Как управлять контактами в Gmail для бизнеса
Опубликовано: 2017-07-10Gmail Contacts теперь имеет улучшенный дизайн, ориентированный на материальную концепцию, как и вся экосистема Google. Согласитесь, нравится вам менеджер контактов или нет, работать с красивыми иконками и более понятным интерфейсом намного приятнее. Этот инструмент спасает тех, кто ежедневно использует Gmail.
1. Настройте Gmail для бизнеса
Прежде чем вы сможете управлять своими контактами в Gmail, вам необходимо настроить Gmail для бизнеса, чтобы вы могли использовать рабочий адрес электронной почты. Это можно сделать в 3 простых шага.
Выберите формат адреса электронной почты
Вы должны тщательно выбрать свой профессиональный адрес электронной почты. Формат ваших адресов электронной почты должен быть одинаковым для всей вашей компании. Наиболее распространенными форматами являются [email protected], [email protected] и [email protected]. Тот, с которым вы должны пойти, зависит от вашей компании. Использование только имени более непринужденно, в то время как выбор этого имени и фамилии создает формальную атмосферу.
Подтвердите свое доменное имя
Ваше доменное имя — это URL-адрес вашего веб-сайта. Если у вас уже есть домен и вы не зарегистрировали его через Google, вам нужно будет доказать, что вы являетесь владельцем домена . Для этого перейдите к регистратору вашего домена и введите записи MX, которые предоставляет G Suite. Нажмите «Сохранить», и вы успешно настроили свою учетную запись G Suite. Вы получите электронное письмо, когда почтовый ящик будет готов к работе, что занимает от 2 до 48 часов.
Выберите свой план
Хотя вы уже настроили свой план, бесплатная пробная версия длится всего 2 недели. Вам придется перейти на платную версию, чтобы ваша учетная запись оставалась активной. Google взимает плату за пользователя, при этом самый дешевый план стоит 5 долларов за пользователя. Если вам нужно более 30 ГБ облачного хранилища, выберите безлимитный план по цене 10 долларов за пользователя.
2. Функции Gmail для управления контактами
Управление контактами Gmail позволяет отслеживать, объединять, редактировать, создавать и просматривать контакты в списке контактов. Вы просто храните свои контакты в одном месте и можете управлять ими всеми сразу. Вот самые важные особенности.
Импорт
Если у вас есть несколько почтовых ящиков с другими поставщиками доменов, такими как Yahoo, Outlook, Hotmail и другими, вы можете использовать функцию импорта CSV , чтобы объединить список контактов с вашей учетной записью Gmail. Может возникнуть проблема с импортом контактов, если вы пытаетесь импортировать более 3000 контактов за раз. Чтобы этого избежать — разбейте контакты на несколько пакетов и составьте несколько CSV-файлов.
Восстановление
Хорошие новости для тех, кто случайно удалил свои контакты. Вы можете восстановить их в течение последних 30 дней . Вы также можете указать, к какому периоду времени вернуться и отменить изменения.
Экспорт контактов
Если вы хотите перенести некоторые контакты из одной учетной записи в другую (или даже в другую систему), вы можете использовать функцию экспорта CSV . Убедитесь, что вы загрузили CSV-файл с контактами, а затем импортируйте его в другую учетную запись. Файл также будет служить дополнительной резервной копией данных.
Объединить дубликаты
Если у вас есть похожие контакты одного и того же человека, Google позволяет объединить их в один, без необходимости переходить по одному и удалять их. Система сама показывает вам копии и предлагает их объединить .
3. Инструменты и приложения для управления контактами Gmail
Здесь мы сосредоточимся на том, как избежать разочарования в управлении контактами. Например, с какой стати у меня были лучшие контакты, когда я в последний раз разговаривал с этими получателями 2 года назад? Дело в том, что они будут появляться из-за количества переписки, не основанной на дате последнего контакта. Так что, если вы общались со своим бывшим по электронной почте в течение нескольких лет, прошлый любимый человек будет «приятным» напоминанием, появившимся в верхней части вашего списка. Лучший вариант в этом случае — удалить контакт (хотя вы не можете сделать это со всеми).
Давайте посмотрим на некоторые приложения, которые могут вам помочь:
Полный контакт —
это приложение, которое объединяет ваши контакты как из ваших контактов Gmail, так и из социальных сетей. Он находит и объединяет дубликаты самостоятельно, поэтому вам не нужно задаваться вопросом, есть ли они там. Добавляя заметки, фотографии, социальные профили, свои последние посты, вы всегда будете в курсе, с кем разговариваете.
Вечный контакт —
это интеллектуальное программное обеспечение, которое распознает информацию из подписи контакта и сохраняет контакт в вашей адресной книге. Более того – он обновляет информацию без помех.
Контактзилла —
это еще одна программа, которая устраняет всю суету вокруг организации ваших контактов. У вас может быть неограниченное количество адресных книг для хранения данных, импорта/экспорта ваших контактов, синхронизации со всеми вашими устройствами и платформами, и при использовании этого приложения вы не заметите дубликатов.
4. Как организовать свой список контактов.
Лучшая практика
В то время как некоторые пользователи пробуют все возможные инструменты управления контактами, остальные остаются лояльными к Google Contacts, потому что это ядро родного программного обеспечения для управления контактами Gmail. Он синхронизируется на разных устройствах и имеет несколько хороших вариантов интеграции. Вы храните все данные, с которыми общаетесь, в одном месте.
Как было замечено с самого начала, Google изменил дизайн своих контактов, и некоторые из вас все еще могут использовать старую версию. Поэтому вам нужно перейти на новую версию , и для этого просто нажмите «Попробовать предварительный просмотр контактов» и все готово.
Объединить дубликаты
Преимущества новой версии позволяют расслабиться и позволить Google найти дубликаты всех ваших контактов и объединить их, поэтому вам больше не нужно просеивать список контактов и делать все вручную.
Удалить мусор
Проведите генеральную уборку в своем списке. Как бы монотонно это ни звучало, иногда вам приходится наводить порядок и избавляться от адресов электронной почты, которые вы добавили в свои контакты много лет назад. Это все равно, что поддерживать порядок в своей среде и не перегружать ее, поскольку вы не можете достичь предела в 25 000 контактов. Итак, просмотрите свой список и отправьте несколько адресов в корзину.
Гугл плюс ужас
Вы когда-нибудь получали пользу от этой сети как таковой? Я сомневаюсь, что кто-то делает. Кроме того, он накапливает ваши контакты, и если вы уже ввели в него данные человека, опция поиска дубликатов не будет считать подписчиков Google Plus копиями. В этом случае Марк О’Нил предлагает исключить подписчиков Google Plus из вашего списка.
Работайте со своими контактами
Сейчас самое время посвятить себя каждому контакту, который у вас есть. Это отнимает много времени, хотя в конце концов вы будете очень горды, когда вся информация о людях будет храниться в их записях. Вы даже можете добавить транскрипцию того, как произносится имя человека. Насколько это безумно, но продуманно?
Создать группы
Почему бы не разбить все контакты на определенные группы, которым вы отправляете сообщения? Это сэкономит ваше время при составлении электронного письма для определенных людей, добавляя получателей не по одному, а вместо этого всей группой.
Экспорт контактов
Чтобы не потерять контакты, сделайте резервную копию, сохранив их в файле CSV. Для этого нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите опцию «Экспорт». Затем вы можете загрузить файл на свой компьютер и сохранить его либо там, либо где-то в облаке.
5. Как вы можете использовать Gmail NetHunt CRM для управления контактами?
После всех усилий по организации ваших контактов в Gmail люди приходят к выводу, что нужно начать использовать внешнее приложение Gmail для управления контактами.
NetHunt CRM, без сомнения, может помочь вам управлять контактами в Gmail. Самое первое, что нужно отметить, это то, что NetHunt — это CRM Gmail, который находится ВНУТРИ вашего почтового ящика. Когда вы берете NetHunt, вы получаете как систему CRM, так и программное обеспечение, которое работает с вашими контактами, чтобы поддерживать их организованность.
Функция привязки электронной почты позволит вам отслеживать все выполненные разговоры, а красочные метки на входящих электронных письмах дадут вам краткий обзор человека, который вам пишет, таким образом, вы можете расставить приоритеты в скорости ответа.
Преобразуйте свои контакты в записи, и при открытии электронного письма от человека, который есть у вас в контактах, вы получите фрагмент записи с информацией прямо рядом с телом электронного письма. Удобно, не правда ли? Больше не нужно копаться в цепочках писем, разбросанных по всему почтовому ящику. NetHunt хранит все, что вам нужно, в одной записи, поскольку она была разработана как CRM для Gmail.