كيفية إدارة جهات الاتصال في Gmail للأعمال

أصبح لدى جهات اتصال Gmail الآن تصميمها المحسن الذي يتجه إلى المفهوم المادي تمامًا مثل نظام Google البيئي بأكمله. دعنا نواجه حقيقة أنه ، سواء كنت تحب مدير جهات الاتصال أم لا ، فمن الأجمل كثيرًا العمل باستخدام أيقونات جميلة وواجهة أكثر وضوحًا. هذه الأداة هي المنقذ لأولئك الذين يستخدمون Gmail على أساس يومي.

1. إعداد Gmail للأعمال

قبل أن تتمكن من إدارة جهات الاتصال الخاصة بك في Gmail ، ستحتاج إلى إعداد Gmail للأعمال بحيث يمكنك استخدام عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل. يمكن القيام بذلك في 3 خطوات بسيطة.

اختر تنسيق عنوان البريد الإلكتروني

يجب عليك اختيار عنوان بريدك الإلكتروني المهني بعناية. يجب أن يكون تنسيق عناوين بريدك الإلكتروني متسقًا عبر شركتك. التنسيقات الأكثر شيوعًا هي [email protected] و [email protected] و [email protected]. الشخص الذي يجب أن تختاره يعتمد على شركتك. يعد استخدام الاسم الأول فقط غير رسمي أثناء اختيار الاسم الأول والأخير يعطي طابعًا رسميًا.

تحقق من اسم المجال الخاص بك

اسم المجال الخاص بك هو عنوان URL لموقع الويب الخاص بك. إذا كان لديك مجال بالفعل ولم تسجله من خلال Google ، فستحتاج إلى إثبات ملكيتك للنطاق . للقيام بذلك ، انتقل إلى مسجل المجال وأدخل سجلات MX التي يوفرها G Suite. اضغط على حفظ ، وقمت بإعداد حساب G Suite الخاص بك بنجاح. ستتلقى بريدًا إلكترونيًا عندما يكون صندوق الوارد جاهزًا للعمل ، ويستغرق ذلك ما بين 2-48 ساعة.

اختر خطتك

على الرغم من أنك أعددت خطتك بالفعل ، فإن الإصدار التجريبي المجاني يستمر لمدة أسبوعين فقط. سيتعين عليك الترقية إلى خيار مدفوع للحفاظ على حسابك نشطًا. تتقاضى Google رسومًا لكل مستخدم ، حيث تبلغ تكلفة الخطة الأقل تكلفة 5 دولارات لكل مستخدم. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من 30 غيغابايت من التخزين السحابي ، فانتقل إلى الخطة غير المحدودة التي يبلغ سعرها 10 دولارات لكل مستخدم.

2. ميزات Gmail لإدارة جهات الاتصال

تتيح لك إدارة جهات اتصال Gmail تتبع جهات الاتصال الخاصة بك في قائمة جهات الاتصال ودمجها وتحريرها وإنشائها ومراجعتها. يمكنك ببساطة الاحتفاظ بجهات الاتصال الخاصة بك في مكان واحد ويمكنك إدارتها جميعًا مرة واحدة. فيما يلي أهم الميزات.

استيراد

إذا كان لديك العديد من صناديق البريد الوارد مع موفري المجال الآخرين مثل Yahoo و Outlook و Hotmail وغيرهم ، فيمكنك استخدام ميزة استيراد CSV لدمج قائمة جهات الاتصال بحساب Gmail الخاص بك. قد تكون هناك مشكلة في استيراد جهات الاتصال عندما تحاول استيراد أكثر من 3000 جهة اتصال في المرة الواحدة. لتجنب ذلك - قسّم جهات الاتصال الخاصة بك إلى عدة مجموعات وقم بتكوين بعض ملفات CSV.

استعادة

بشرى سارة لأولئك الذين قاموا بحذف جهات الاتصال الخاصة بهم عن طريق الخطأ. يُسمح لك باستعادتها خلال آخر 30 يومًا . يمكنك أيضًا تحديد الفترة الزمنية للعودة والتراجع عن التغييرات.

تصدير جهات الاتصال

إذا كنت تريد ترحيل بعض جهات الاتصال من حساب إلى آخر (أو حتى نظام آخر) ، فيمكنك استخدام ميزة تصدير CSV . تأكد من تنزيل ملف CSV مع جهات الاتصال ، ثم قم باستيراده إلى حساب آخر. سيعمل الملف أيضًا كنسخة احتياطية إضافية للبيانات.

دمج التكرارات

في حالة وجود جهات اتصال مماثلة لنفس الشخص ، تسمح لك Google بدمجها في واحدة ، دون الحاجة إلى الانتقال واحدة تلو الأخرى وحذفها. يعرض لك النظام نفسه النسخ ويقترح دمجها .

3. أدوات وتطبيقات لإدارة جهات اتصال Gmail

سنركز هنا على كيفية تجنب إحباطك من إدارة جهات الاتصال. على سبيل المثال ، لماذا على الأرض سيكون لدي أفضل جهات الاتصال عندما تحدثت إلى هؤلاء المستلمين منذ عامين؟ الشيء هو أنهم سيظهرون بسبب كمية المراسلات التي لا تستند إلى تاريخ الاتصال الأخير. لذلك إذا كنت معتادًا على التحدث إلى حبيبك السابق عبر البريد الإلكتروني لبضع سنوات ، فسيكون تذكيرك السابق "لطيفًا" يظهر على رأس قائمتك. الخيار الأفضل ، في هذه الحالة ، هو حذف جهة الاتصال (على الرغم من أنه لا يمكنك فعل ذلك مع الجميع).

دعنا نلقي نظرة على بعض التطبيقات التي قد تساعدك:

الاتصال الكامل -

هو تطبيق يجمع جهات الاتصال الخاصة بك من جهات اتصال Gmail ووسائل التواصل الاجتماعي. يقوم بالعثور على التكرارات ودمجها من تلقاء نفسه حتى لا تضطر إلى التساؤل عما إذا كان هناك أي منها. من خلال إضافة الملاحظات والصور وملفات التعريف الاجتماعية وآخر منشوراتهم ، ستكون دائمًا على دراية بمن تتحدث إليه.

Evercontact -

هو برنامج ذكي يتعرف على المعلومات من توقيع جهة الاتصال ويحفظ جهة الاتصال في دفتر العناوين الخاص بك. علاوة على ذلك - يقوم بتحديث المعلومات دون تدخل.

Contactzilla -

هو برنامج آخر يزيل كل الزحام حول تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك الحصول على دفاتر عناوين غير محدودة لتخزين البيانات واستيراد / تصدير جهات الاتصال الخاصة بك والمزامنة مع جميع الأجهزة والأنظمة الأساسية التي تمتلكها ولا توجد طريقة ستلاحظ فيها التكرارات أثناء استخدام هذا التطبيق.

4. كيفية تنظيم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.
افضل تمرين

بينما يحاول بعض المستخدمين تجربة جميع أدوات إدارة جهات الاتصال الممكنة ، يظل الباقي مخلصًا لجهات اتصال Google لأنها جوهر برنامج إدارة جهات اتصال Gmail الأصلي. تتم مزامنتها على أجهزة مختلفة ولديها بعض خيارات التكامل الجيدة. تحتفظ ببيانات كل شخص تدردش معه في مكان واحد.

كما لوحظ منذ البداية ، أعادت Google تصميم جهات الاتصال الخاصة بها وربما لا يزال البعض منكم يستخدم الإصدار القديم. لذلك ، تحتاج إلى الانتقال إلى الإصدار الجديد ، وللقيام بذلك ، ما عليك سوى النقر على خيار "تجربة معاينة جهات الاتصال" وهناك تذهب.

دمج التكرارات

تتيح لك مزايا الإصدار الجديد الاسترخاء والسماح لـ Google بالعثور على النسخ المكررة لجميع جهات الاتصال الخاصة بك ودمجها ، لذلك لم تعد مضطرًا إلى التدقيق في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك والقيام بكل شيء يدويًا.

قم بإزالة القمامة

قم بتنظيف الربيع في قائمتك. كما يبدو رتيبًا ، يجب عليك التنظيف أحيانًا والتخلص من عناوين البريد الإلكتروني التي أضفتها إلى جهات الاتصال الخاصة بك منذ سنوات. إنه يشبه الحفاظ على البيئة الخاصة بك بالترتيب وعدم التحميل الزائد عليها حيث لا يمكنك الوصول إلى أكثر من 25000 جهة اتصال. لذا انتقل إلى قائمتك وأرسل بعض العناوين إلى سلة المهملات.

جوجل بلس الفظاعة

هل استفدت من هذه الشبكة كما هي؟ أشك في أن أي شخص يفعل. علاوة على ذلك ، يقوم بتكديس جهات الاتصال الخاصة بك وإذا كان لديك بالفعل بيانات شخص تم إدخالها فيه ، فإن خيار العثور على التكرارات لن يعتبر متابعي Google Plus نسخًا. في هذه الحالة ، يعرض Mark O'Neill استبعاد متابعين Google Plus من قائمتك.

العمل مع جهات الاتصال الخاصة بك

حان الوقت الآن لتكريس نفسك لكل جهة اتصال لديك. يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ، على الرغم من أنك ستكون فخوراً للغاية في النهاية عندما يتم تخزين جميع معلومات الأشخاص في سجلاتهم. يمكنك أيضًا إضافة النسخ حول كيفية نطق اسم الشخص. كم هو مجنون ولكن مدروس هذا؟

إنشاء مجموعات

لماذا لا تقطع جميع جهات الاتصال في مجموعات معينة ترسل إليها رسالة نصية؟ سيوفر لك هذا الوقت عند إنشاء بريد إلكتروني لأشخاص معينين من خلال عدم إضافة المستلمين واحدًا تلو الآخر ولكن كمجموعة كاملة بدلاً من ذلك.

تصدير جهات الاتصال

فقط للتأكد من أنك لن تفقد جهات الاتصال الخاصة بك أبدًا - قم بعمل نسخة احتياطية عن طريق حفظها في ملف CSV. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "المزيد" واختر خيار "تصدير". ثم يمكنك تنزيل الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتخزينه إما هناك أو في مكان ما على السحابة.

5. كيف يمكنك استخدام Gmail NetHunt CRM لإدارة جهات الاتصال؟

بعد كل الجهود المبذولة لمحاولة تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك في Gmail ، توصل الأشخاص إلى استنتاج لبدء استخدام تطبيق Gmail خارج إدارة جهات الاتصال.

لا شك أن NetHunt CRM يمكن أن يساعدك في إدارة جهات الاتصال في Gmail. أول شيء يجب ملاحظته هنا هو أن NetHunt هو Gmail CRM الذي يعيش داخل صندوق الوارد الخاص بك. عندما تأخذ NetHunt ، تحصل على كل من نظام CRM والبرنامج الذي يعمل مع جهات الاتصال الخاصة بك للحفاظ على تنظيمها.

ستسمح لك ميزة ربط البريد الإلكتروني بتتبع جميع المحادثات التي تم إجراؤها وستمنحك الملصقات الملونة على رسائل البريد الإلكتروني الواردة نظرة عامة سريعة على الشخص الذي يرسل إليك الرسائل النصية ، وبالتالي يمكنك تحديد أولويات معدل الاستجابة.

قم بتحويل جهات الاتصال الخاصة بك إلى سجلات ، وعند فتح بريد إلكتروني من شخص لديك في جهات الاتصال الخاصة بك ، ستحصل على مقتطف من السجل يحتوي على المعلومات بجوار نص رسالة البريد الإلكتروني مباشرةً. ملائم ، أليس كذلك؟ لا مزيد من البحث في سلاسل البريد الإلكتروني المنتشرة في جميع أنحاء صندوق الوارد الخاص بك. يخزن NetHunt كل ما تحتاجه في سجل واحد حيث تم تصميمه ليكون CRM لـ Gmail.