วิธีจัดการผู้ติดต่อใน Gmail สำหรับธุรกิจ

ขณะนี้ที่อยู่ติดต่อของ Gmail มีการออกแบบที่ได้รับการปรับปรุงโดยมุ่งไปที่แนวคิดด้านวัสดุ เช่นเดียวกับระบบนิเวศของ Google ทั้งหมด มาเผชิญหน้ากันด้วยว่า ไม่ว่าคุณจะชอบตัวจัดการรายชื่อติดต่อหรือไม่ การทำงานกับไอคอนที่สวยงามและอินเทอร์เฟซที่ชัดเจนนั้นดีกว่ามาก เครื่องมือนี้เป็นเครื่องช่วยชีวิตสำหรับผู้ที่ใช้ Gmail เป็นประจำทุกวัน

1. ตั้งค่า Gmail สำหรับธุรกิจ

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดการรายชื่อติดต่อใน Gmail คุณจะต้องตั้งค่า Gmail สำหรับธุรกิจเพื่อให้คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลธุรกิจได้ สามารถทำได้ใน 3 ขั้นตอนง่ายๆ

เลือกรูปแบบที่อยู่อีเมล

คุณควรเลือกที่อยู่อีเมลมืออาชีพของคุณอย่างระมัดระวัง รูปแบบของที่อยู่อีเมลของคุณควรสอดคล้องกันทั่วทั้งบริษัท รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดคือ [email protected], [email protected] และ [email protected] หนึ่งที่คุณควรไปด้วยขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ การใช้เพียงชื่อจะไม่เป็นทางการมากขึ้นในขณะที่การเลือกชื่อและนามสกุลนี้ทำให้รู้สึกเป็นทางการ

ยืนยันชื่อโดเมนของคุณ

ชื่อโดเมนของคุณคือ URL ของเว็บไซต์ของคุณ หากคุณมีโดเมนอยู่แล้วและไม่ได้ลงทะเบียนผ่าน Google คุณจะต้อง พิสูจน์ว่าคุณเป็นเจ้าของโดเมน ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ผู้รับจดทะเบียนโดเมนของคุณและป้อนระเบียน MX ที่ G Suite ให้ไว้ กดบันทึก และคุณตั้งค่าบัญชี G Suite สำเร็จแล้ว คุณจะได้รับอีเมลเมื่อกล่องจดหมายพร้อมใช้งาน ซึ่งใช้เวลาระหว่าง 2-48 ชั่วโมง

เลือกแผนของคุณ

แม้ว่าคุณจะตั้งค่าแผนของคุณแล้ว แต่การทดลองใช้ฟรีจะมีระยะเวลาเพียง 2 สัปดาห์เท่านั้น คุณจะต้องอัปเกรดเป็นตัวเลือกที่ต้องชำระเงินเพื่อให้บัญชีของคุณใช้งานได้ต่อไป Google เรียกเก็บเงินต่อผู้ใช้ โดยแผนราคาถูกที่สุดคือ 5 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ หากคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มากกว่า 30 GB ให้เลือก แผนไม่จำกัด ซึ่งมีราคาอยู่ที่ $10 ต่อผู้ใช้

2. คุณสมบัติ Gmail สำหรับการจัดการผู้ติดต่อ

การจัดการที่อยู่ติดต่อของ Gmail ช่วยให้คุณสามารถติดตาม ผสาน แก้ไข สร้าง ตรวจสอบที่อยู่ติดต่อของคุณในรายชื่อผู้ติดต่อ คุณเพียงแค่ เก็บรายชื่อติดต่อไว้ในที่เดียว และสามารถจัดการได้ทั้งหมดในคราวเดียว นี่คือคุณสมบัติที่สำคัญที่สุด

นำเข้า

หากคุณมีกล่องจดหมายเข้าหลายกล่องกับผู้ให้บริการโดเมนรายอื่น เช่น Yahoo, Outlook, Hotmail และอื่นๆ คุณสามารถใช้ คุณลักษณะการนำเข้า CSV เพื่อรวมรายชื่อผู้ติดต่อเข้ากับบัญชี Gmail ของคุณได้ อาจมีปัญหาในการนำเข้าที่อยู่ติดต่อเมื่อคุณพยายามนำเข้ามากกว่า 3,000 รายการในแต่ละครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ – แบ่งผู้ติดต่อของคุณออกเป็นหลายกลุ่มและสร้างไฟล์ CSV สองสามไฟล์

ฟื้นฟู

ข่าวดีสำหรับผู้ที่บังเอิญลบผู้ติดต่อของพวกเขา คุณสามารถกู้คืนได้ภายใน 30 วันที่ผ่าน มา คุณยังสามารถระบุช่วงเวลาที่จะย้อนกลับไปและเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้อีกด้วย

ส่งออกผู้ติดต่อ

หากคุณต้องการย้ายที่อยู่ติดต่อบางส่วนจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง (หรือแม้แต่ระบบอื่น) คุณสามารถใช้ คุณลักษณะการส่งออก CSV ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดาวน์โหลดไฟล์ CSV พร้อมรายชื่อติดต่อ จากนั้นนำเข้าไปยังบัญชีอื่น ไฟล์นี้จะทำหน้าที่เป็นข้อมูลสำรองเพิ่มเติม

รวมรายการที่ซ้ำกัน

ในกรณีที่คุณมีผู้ติดต่อที่คล้ายกันของบุคคลเดียวกัน Google อนุญาตให้คุณรวมเป็นหนึ่งเดียวโดยไม่จำเป็นต้องไปทีละคนแล้วลบออก ระบบจะแสดงสำเนาและ แนะนำให้รวมสำเนาเหล่า นั้น

3. เครื่องมือและแอปสำหรับการจัดการที่อยู่ติดต่อของ Gmail

เราจะเน้นที่วิธีหลีกเลี่ยงความหงุดหงิดกับการจัดการรายชื่อติดต่อ ตัวอย่างเช่น เหตุใดฉันจึงมีผู้ติดต่ออันดับต้นๆ เมื่อฉันพูดคุยกับผู้รับเหล่านั้นครั้งล่าสุดเมื่อ 2 ปีที่แล้ว ประเด็นคือพวกเขาจะปรากฏตัวเนื่องจากจำนวนการติดต่อไม่ขึ้นอยู่กับวันที่ติดต่อครั้งล่าสุด ดังนั้น หากคุณเคยคุยกับแฟนเก่าผ่านอีเมลมาสักสองสามปี คนสำคัญในอดีตจะเป็นเครื่องเตือนใจที่ "ดี" ปรากฏขึ้นที่ด้านบนของรายการ ตัวเลือกที่ดีที่สุด ในกรณีนี้ คือการลบผู้ติดต่อ (แม้ว่าคุณจะไม่สามารถทำอย่างนั้นกับทุกคนได้)

มาดูแอพบางตัวที่อาจช่วยคุณได้:

ติดต่อเต็มรูปแบบ —

เป็นแอปที่รวมรายชื่อติดต่อของคุณจากรายชื่อติดต่อ Gmail และโซเชียลมีเดีย มันค้นหาและรวมรายการที่ซ้ำกันด้วยตัวมันเอง ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องสงสัยว่ายังมีอีกหรือไม่ การเพิ่มโน้ต รูปภาพ โปรไฟล์โซเชียล โพสต์ล่าสุด คุณจะรับรู้ได้เสมอว่าคุณกำลังพูดกับใคร

เอเวอร์คอนแทค —

เป็นซอฟต์แวร์อัจฉริยะที่รับรู้ข้อมูลจากลายเซ็นของผู้ติดต่อและบันทึกผู้ติดต่อลงในสมุดที่อยู่ของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น – มันอัพเดทข้อมูลโดยไม่มีการรบกวน

คอนแทคซิล่า —

เป็นโปรแกรมอื่นที่ช่วยขจัดความเร่งรีบในการจัดระเบียบรายชื่อติดต่อของคุณ คุณสามารถมีสมุดที่อยู่ไม่จำกัดเพื่อเก็บข้อมูล นำเข้า/ส่งออกผู้ติดต่อของคุณ ซิงค์กับอุปกรณ์และแพลตฟอร์มทั้งหมดที่คุณเป็นเจ้าของ และไม่มีทางที่คุณจะสังเกตเห็นว่าซ้ำกันขณะใช้แอพนี้

4. วิธีจัดระเบียบรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
ปฏิบัติที่ดีที่สุด

ในขณะที่ผู้ใช้บางคนกำลังทดลองใช้เครื่องมือการจัดการที่อยู่ติดต่อที่เป็นไปได้ทั้งหมด ส่วนที่เหลือยังคงภักดีต่อ Google Contacts เพราะเป็นแกนหลักของซอฟต์แวร์การจัดการที่อยู่ติดต่อของ Gmail มีการซิงโครไนซ์กับอุปกรณ์ต่าง ๆ และมีตัวเลือกการรวมที่ดี คุณเก็บข้อมูลของทุกคนที่คุณแชทด้วยในที่เดียว

ตามที่ได้กล่าวไว้ตั้งแต่ต้น Google ได้ออกแบบรายชื่อติดต่อใหม่ และบางท่านอาจยังใช้เวอร์ชันเก่าอยู่ ดังนั้น คุณต้อง ย้ายไปยังเวอร์ชันใหม่ และในการดำเนินการดังกล่าว เพียงคลิกที่ตัวเลือก "ลองใช้ตัวอย่างที่อยู่ติดต่อ" เท่านี้ก็เรียบร้อย

รวมรายการที่ซ้ำกัน

ข้อดีของเวอร์ชันใหม่ช่วยให้คุณผ่อนคลายและให้ Google ค้นหารายชื่อที่ซ้ำกันทั้งหมดของคุณและรวมเข้าด้วยกัน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกลั่นกรองรายชื่อผู้ติดต่อของคุณและทำทุกอย่างด้วยตนเองอีกต่อไป

ลบขยะ

ทำความสะอาดสปริงในรายการของคุณ ฟังดูซ้ำซากจำเจ บางครั้งคุณต้องทำความสะอาดและกำจัดที่อยู่อีเมลที่คุณเพิ่มในรายชื่อติดต่อของคุณเมื่อหลายปีก่อน มันเหมือนกับการรักษาสภาพแวดล้อมของคุณให้เป็นระเบียบและไม่โอเวอร์โหลดเนื่องจากคุณไม่สามารถเข้าถึงผู้ติดต่อได้เกินขีดจำกัด 25,000 ราย ผ่านรายการของคุณและส่งที่อยู่บางส่วนไปที่ถังขยะ

Google บวกกับความน่ากลัว

คุณเคยได้รับประโยชน์จากเครือข่ายนี้หรือไม่? สงสัยจะไม่มีใครทำ นอกจากนี้ ยังรวบรวมรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ และหากคุณป้อนข้อมูลของบุคคลอยู่แล้ว ตัวเลือกในการค้นหารายการที่ซ้ำกันจะไม่ถือว่าผู้ติดตาม Google Plus เป็นสำเนา ในกรณีนี้ Mark O'Neill เสนอให้แยกผู้ติดตาม Google Plus ออกจากรายการของคุณ

ทำงานกับผู้ติดต่อของคุณ

ถึงเวลาแล้วที่จะอุทิศตัวเองให้กับการติดต่อแต่ละครั้งที่คุณมี ใช้เวลานาน แม้ว่าคุณจะภูมิใจมากเมื่อข้อมูลทั้งหมดของบุคคลจะถูกเก็บไว้ในบันทึกของพวกเขา คุณยังสามารถเพิ่มการถอดเสียงเป็นคำในการออกเสียงชื่อบุคคลได้อีกด้วย ถึงจะบ้าแต่ก็ช่างคิด?

สร้างกลุ่ม

ทำไมไม่ลองแยกรายชื่อติดต่อทั้งหมดในกลุ่มที่คุณส่งข้อความหาดูล่ะ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการเขียนอีเมลถึงบางคน โดยไม่เพิ่มผู้รับทีละคนแต่รวมกลุ่มแทน

การส่งออกผู้ติดต่อ

เพียงเพื่อให้แน่ใจว่ารายชื่อติดต่อของคุณจะไม่มีวันสูญหาย ให้สำรองข้อมูลโดยบันทึกไว้ในไฟล์ CSV โดยคลิกที่ปุ่ม "เพิ่มเติม" และเลือกตัวเลือก "ส่งออก" จากนั้นคุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณและจัดเก็บไว้ที่นั่นหรือที่ใดที่หนึ่งในระบบคลาวด์

5. คุณจะใช้ Gmail NetHunt CRM สำหรับการจัดการรายชื่อได้อย่างไร

หลังจากที่พยายามจัดระเบียบรายชื่อติดต่อของคุณใน Gmail แล้ว ผู้คนก็ได้ข้อสรุปในการเริ่มใช้แอป Gmail ภายนอกสำหรับการจัดการที่อยู่ติดต่อ

NetHunt CRM ช่วยคุณจัดการรายชื่อติดต่อใน Gmail ได้อย่างไม่ต้องสงสัย สิ่งแรกที่ควรทราบที่นี่คือ NetHunt คือ Gmail CRM ที่อยู่ภายในกล่องจดหมายของคุณ เมื่อคุณใช้ NetHunt คุณจะได้ทั้งระบบ CRM และซอฟต์แวร์ที่ทำงานร่วมกับผู้ติดต่อของคุณเพื่อจัดระเบียบ

คุณลักษณะการเชื่อมโยงอีเมลจะช่วยให้คุณสามารถติดตามการสนทนาทั้งหมดที่เกิดขึ้น และป้ายกำกับที่มีสีสันในอีเมลขาเข้าจะทำให้คุณเห็นภาพรวมโดยย่อของบุคคลที่ส่งข้อความถึงคุณ ดังนั้น คุณจึงสามารถจัดลำดับความสำคัญของอัตราการตอบกลับได้

แปลงผู้ติดต่อของคุณให้เป็นเรกคอร์ด และเมื่อเปิดอีเมลจากบุคคลที่คุณมีในผู้ติดต่อของคุณ คุณจะได้รับข้อมูลโค้ดของเรกคอร์ดที่มีข้อมูลอยู่ถัดจากเนื้อหาของอีเมล สะดวกดีไม่ใช่หรือ? ไม่ต้องค้นหาหัวข้ออีเมลที่กระจัดกระจายไปทั่วกล่องจดหมายของคุณอีกต่อไป NetHunt จัดเก็บทุกสิ่งที่คุณต้องการไว้ในบันทึกเดียว เนื่องจากได้รับการออกแบบให้เป็น CRM สำหรับ Gmail