Cómo administrar contactos en Gmail para empresas

Contactos de Gmail ahora tiene su diseño mejorado dirigiéndose al concepto de material al igual que todo el ecosistema de Google. Enfrentemos el hecho de que, te guste o no el Administrador de contactos, es mucho más agradable trabajar con hermosos íconos y una interfaz más clara. Esta herramienta es un salvavidas para aquellos que usan Gmail a diario.

1. Configurar Gmail para empresas

Antes de que pueda administrar sus contactos en Gmail, deberá configurar Gmail para empresas para poder usar una dirección de correo electrónico comercial. Esto se puede hacer en 3 simples pasos.

Elija un formato de dirección de correo electrónico

Debe elegir cuidadosamente su dirección de correo electrónico profesional. El formato de sus direcciones de correo electrónico debe ser uniforme en toda su empresa. Los formatos más comunes son [email protected], [email protected] y [email protected]. El que debe elegir depende de su empresa. Usar solo el nombre es más informal, mientras que elegir este nombre y apellido genera un ambiente formal.

Verifica tu nombre de dominio

Su nombre de dominio es la URL de su sitio web. Si ya tiene un dominio y no lo registró a través de Google, deberá demostrar que es el propietario del dominio . Para hacer esto, navegue hasta su registrador de dominio e ingrese los registros MX que proporciona G suite. Presiona guardar y habrás configurado con éxito tu cuenta de G suite. Recibirá un correo electrónico cuando la bandeja de entrada esté lista, lo que demora entre 2 y 48 horas.

Elige tu plan

Aunque ya ha configurado su plan, la prueba gratuita solo dura 2 semanas. Tendrá que actualizar a una opción paga para mantener su cuenta activa. Google cobra por usuario, y el plan menos costoso cuesta $5 por usuario. Si necesita más de 30 GB de almacenamiento en la nube, elija el plan ilimitado que tiene un precio de $ 10 por usuario.

2. Funciones de Gmail para la gestión de contactos

La administración de contactos de Gmail le permite rastrear, fusionar, editar, crear y revisar sus contactos en la lista de contactos. Simplemente mantenga sus contactos en un solo lugar y puede administrarlos todos a la vez. Aquí están las características más importantes.

Importador

Si tiene varias bandejas de entrada con otros proveedores de dominio, como Yahoo, Outlook, Hotmail y otros, puede usar una función de importación de CSV para fusionar una lista de contactos en su cuenta de Gmail. Podría haber un problema al importar contactos cuando intentas importar más de 3000 de ellos a la vez. Para evitar esto, divida sus contactos en varios lotes y cree algunos archivos CSV.

restaurando

Buenas noticias para aquellos que accidentalmente eliminan sus contactos. Se le permite restaurar aquellos dentro de los últimos 30 días . También puede especificar a qué período de tiempo volver y deshacer los cambios.

Exportar contactos

Si desea migrar algunos contactos de una cuenta a otra (o incluso a otro sistema), puede usar una función de exportación CSV . Asegúrese de descargar el archivo CSV con los contactos, luego impórtelo a otra cuenta. El archivo también servirá como una copia de seguridad de datos adicional.

Combinar duplicados

En caso de que tengas contactos similares de una misma persona, Google te permite fusionarlos en uno solo, sin necesidad de ir uno por uno y borrarlos. El propio sistema te muestra las copias y te sugiere fusionarlas .

3. Herramientas y aplicaciones para la gestión de contactos de Gmail

Aquí nos centraremos en cómo evitar su frustración con la gestión de contactos. Por ejemplo, ¿por qué diablos tendría los mejores contactos cuando hablé por última vez con esos destinatarios hace 2 años? La cuestión es que aparecerán debido a la cantidad de correspondencia que no se basa en la última fecha de contacto. Entonces, si solía hablar con su ex por correo electrónico durante algunos años, la pareja anterior será un recordatorio "agradable" que aparecerá en la parte superior de su lista. La mejor opción, en ese caso, es eliminar el contacto (aunque no puedes hacerlo con todos).

Echemos un vistazo a algunas aplicaciones que podrían ayudarte:

Contacto completo —

es una aplicación que combina tus contactos tanto de tus contactos de Gmail como de tus redes sociales. Encuentra y fusiona los duplicados por sí solo para que no tenga que preguntarse si hay alguno por ahí. Al agregar notas, fotos, perfiles sociales, sus últimas publicaciones, siempre sabrá con quién está hablando.

Siemprecontacto —

es un software inteligente que reconoce la información de la firma del contacto y guarda el contacto en su libreta de direcciones. Además, actualiza la información sin interferencias.

contactozilla —

es otro programa que elimina todo el ajetreo de organizar sus contactos. Puede tener libretas de direcciones ilimitadas para almacenar datos, importar/exportar sus contactos, sincronizar con todos los dispositivos y plataformas que posee y no hay forma de que note duplicados mientras usa esta aplicación.

4. Cómo organizar tu lista de contactos.
Mejores prácticas

Mientras que algunos usuarios están probando todas las herramientas de administración de contactos posibles, el resto se mantiene fiel a Google Contacts porque es el núcleo del software de administración de contactos nativo de Gmail. Está sincronizado en diferentes dispositivos y tiene algunas buenas opciones de integración. Mantienes los datos de todas las personas con las que chateas en un solo lugar.

Como se ha señalado desde el principio, Google ha rediseñado sus Contactos y algunos de ustedes aún pueden usar la versión anterior. Por lo tanto, debe pasar a la nueva versión , y para hacerlo simplemente haga clic en la opción "Probar vista previa de contactos" y listo.

Combinar duplicados

Las ventajas de la nueva versión te permiten relajarte y dejar que Google encuentre los duplicados de todos tus contactos y los fusione, para que ya no tengas que revisar tu lista de contactos y hacer todo manualmente.

eliminar la basura

Haz la limpieza de primavera de tu lista. Por monótono que parezca, a veces tienes que limpiar y deshacerte de las direcciones de correo electrónico que habías agregado a tus contactos hace años. Es como mantener tu entorno en orden y no sobrecargarlo ya que no puedes pasar del límite de 25.000 contactos. Así que revise su lista y envíe algunas de las direcciones a la papelera.

Google más horror

¿Alguna vez se beneficia de esta red tal como es? Dudo que alguien lo haga. Además, amontona tus contactos y si ya tienes los datos de la persona ingresados, la opción de encontrar los duplicados no considerará a los seguidores de Google Plus como copias. En este caso, Mark O'Neill ofrece excluir a los seguidores de Google Plus de su lista.

Trabaja con tus contactos

Ahora es el momento de dedicarte a cada contacto que tengas. Lleva mucho tiempo, aunque al final te sentirás muy orgulloso cuando toda la información de las personas se almacene en sus registros. Incluso puede agregar la transcripción sobre cómo pronunciar el nombre de una persona. ¿Qué tan loco pero reflexivo es eso?

Crear grupos

¿Por qué no fragmentar todos los contactos en ciertos grupos a los que envía mensajes de texto? Esto le ahorrará tiempo al redactar un correo electrónico para ciertas personas al no agregar los destinatarios uno por uno, sino como un grupo completo.

Exportación de contactos

Solo para asegurarse de que nunca pierda sus contactos, haga una copia de seguridad guardándolos en un archivo CSV. Para hacerlo, haga clic en el botón "Más" y elija la opción "Exportar". Luego puede descargar el archivo a su computadora y almacenarlo allí o en algún lugar de la nube.

5. ¿Cómo puede utilizar Gmail NetHunt CRM para la gestión de contactos?

Después de todos los esfuerzos para tratar de organizar sus contactos en Gmail, las personas llegan a la conclusión de comenzar a usar la aplicación externa de Gmail para la administración de contactos.

Sin duda, NetHunt CRM puede ayudarlo a administrar contactos en Gmail. Lo primero que debe tener en cuenta aquí es que NetHunt es un CRM de Gmail que vive DENTRO de su bandeja de entrada. Cuando toma NetHunt, obtiene un sistema CRM y el software que funciona con sus contactos para mantenerlos organizados.

La función de enlace de correo electrónico le permitirá realizar un seguimiento de todas las conversaciones realizadas y las etiquetas coloridas en los correos electrónicos entrantes le brindarán una descripción general rápida de la persona que le envía mensajes de texto, por lo que puede priorizar su tasa de respuesta.

Convierta sus contactos en registros, y al abrir un correo electrónico de una persona que tiene en sus contactos, obtendrá un fragmento de registro con la información justo al lado del cuerpo de un correo electrónico. Conveniente, ¿no? No busques más en los hilos de correo electrónico dispersos por toda tu bandeja de entrada. NetHunt almacena todo lo que necesita en un solo registro, ya que fue diseñado como un CRM para Gmail.