如何在企業版 Gmail 中管理聯繫人

Gmail 通訊錄現在改進了設計，朝著物質概念方向發展，就像整個 Google 生態系統一樣。 讓我們面對這樣一個事實，無論您是否喜歡聯繫人管理器，使用漂亮的圖標和更清晰的界面都會變得更好。 對於那些每天使用 Gmail 的人來說，這個工具是救命稻草。

1. 為企業設置 Gmail

在您可以在 Gmail 中管理您的聯繫人之前，您需要設置 Gmail 企業版，以便您可以使用企業電子郵件地址。 這可以通過 3 個簡單的步驟完成。

選擇電子郵件地址格式

您應該仔細選擇您的專業電子郵件地址。 您的電子郵件地址的格式應該在您的公司中保持一致。 最常見的格式是 [email protected]、[email protected] 和 [email protected]。 您應該選擇哪一個取決於您的公司。 只使用名字更隨意，而選擇這個名字和姓氏會散發出正式的氛圍。

驗證您的域名

您的域名是您網站的 URL。 如果您已經擁有一個域並且沒有通過 Google 註冊，那麼您需要證明您擁有該域。 為此，請導航至您的域名註冊商並輸入 G Suite 提供的 MX 記錄。 點擊保存，您已成功設置您的 G Suite 帳戶。 當收件箱準備就緒時，您將收到一封電子郵件，這需要 2-48 小時。

選擇您的計劃

儘管您已經設置了計劃，但免費試用期僅持續 2 週。 您必須升級到付費選項才能使您的帳戶保持活躍。 谷歌按用戶收費，最便宜的計劃為每位用戶 5 美元。 如果您需要超過 30 GB 的雲存儲空間，請選擇每位用戶 10 美元的無限制計劃。

2. 聯繫人管理的 Gmail 功能

Gmail 聯繫人管理允許您跟踪、合併、編輯、創建、查看聯繫人列表中的聯繫人。 您只需將聯繫人保存在一個地方，即可一次性管理所有聯繫人。 這是最重要的功能。

輸入

如果您與其他域提供商（例如 Yahoo、Outlook、Hotmail 等）持有多個收件箱，則可以使用CSV 導入功能將聯繫人列表合併到您的 Gmail 帳戶。 當您嘗試一次導入超過 3,000 個聯繫人時，導入聯繫人可能會出現問題。 為避免這種情況 - 將您的聯繫人分成幾批並組成幾個 CSV 文件。

恢復

對於那些碰巧不小心刪除聯繫人的人來說是個好消息。 您可以在過去 30 天內恢復這些內容。 您還可以指定要返回的時間段並撤消更改。

導出聯繫人

如果您想將一些聯繫人從一個帳戶遷移到另一個（甚至是另一個系統），您可以使用CSV 導出功能。 確保您下載了包含聯繫人的 CSV 文件，然後將其導入另一個帳戶。 該文件還將用作額外的數據備份。

合併重複項

如果您有同一個人的相似聯繫人，谷歌允許您將它們合併為一個，而無需一一刪除。 系統本身會向您顯示副本並建議合併它們。

3. Gmail 聯繫人管理工具和應用

在這裡，我們將重點介紹如何避免您對聯繫人管理感到沮喪。 例如，當我 2 年前最後一次與這些收件人交談時，為什麼我會擁有頂級聯繫人？ 問題是他們會出現由於不是基於最後聯繫日期的通信量。 因此，如果您過去幾年都通過電子郵件與您的前任交談，那麼過去重要的另一半將成為您列表頂部的“好”提醒。 在這種情況下，最好的選擇是刪除聯繫人（儘管您不能對所有人都這樣做）。

讓我們看一些可能對您有所幫助的應用程序：

全接觸——

是一個應用程序，它結合了您的 Gmail 聯繫人和社交媒體中的聯繫人。 它會自行查找並合併重複項，因此您不必懷疑是否有任何重複項。 通過添加筆記、照片、社交資料、他們的最新帖子，您將始終知道您在與誰交談。

常接觸——

是一款智能軟件，可以從聯繫人的簽名中識別信息，並將聯繫人保存到您的通訊錄中。 更重要的是——它可以不受干擾地更新信息。

Contactzilla —

是另一個程序，它消除了組織聯繫人的所有麻煩。 您可以擁有無限的地址簿來存儲數據、導入/導出您的聯繫人、與您擁有的所有設備和平台同步，並且在使用此應用程序時您不會注意到重複。

4. 如何組織您的聯繫人列表。
最佳實踐

雖然一些用戶正在嘗試所有可能的聯繫人管理工具，但其餘用戶仍然忠於 Google 聯繫人，因為它是本地 Gmail 聯繫人管理軟件的核心。 它在不同的設備上同步，並有一些很好的集成選項。 您將與您聊天的每個人的數據保存在一個地方。

正如從一開始就注意到的那樣，谷歌已經重新設計了它的聯繫人，你們中的一些人可能仍然使用舊版本。 因此，您需要遷移到新版本，只需單擊“試用聯繫人預覽”選項即可。

合併重複項

新版本的好處是讓您放鬆，讓 Google 找到您所有聯繫人的重複項並將它們合併，因此您不再需要篩選您的聯繫人列表並手動執行所有操作。

刪除垃圾

在你的清單中進行春季大掃除。 儘管聽起來很單調，但您有時必須清理並擺脫多年前添加到聯繫人中的電子郵件地址。 這就像保持您的環境井井有條，而不是使其超載，因為您無法超過 25,000 個聯繫人的限制。 因此，請瀏覽您的列表並將一些地址發送到垃圾箱。

谷歌加恐怖

您是否曾經從這個網絡中受益？ 我懷疑有人會這樣做。 此外，它會堆積您的聯繫人，如果您已經在其中輸入了個人數據，則查找重複項的選項不會將 Google Plus 關注者視為副本。 在這種情況下，Mark O'Neill 提議從您的列表中排除 Google Plus 關注者。

與您的聯繫人一起工作

現在是時候專注於您擁有的每個聯繫人了。 這很耗時，儘管最終當所有人的信息都存儲在他們的記錄中時，您會感到非常自豪。 您甚至可以添加有關如何發音人名的轉錄。 這是多麼瘋狂但深思熟慮？

創建組

為什麼不將您發短信的某些組中的所有聯繫人分塊？ 這將節省您在向某些人撰寫電子郵件時的時間，而不是一個一個地添加收件人，而是將其添加為一個整體。

聯繫人導出

只是為了確保您永遠不會丟失您的聯繫人 - 通過將它們保存在 CSV 文件中進行備份。 為此，請單擊“更多”按鈕並選擇“導出”選項。 然後，您可以將文件下載到您的計算機並將其存儲在此處或云中的某個位置。

5. 如何使用 Gmail NetHunt CRM 進行聯繫人管理？

在嘗試在 Gmail 中組織聯繫人的所有努力之後，人們得出結論開始使用外部 Gmail 應用程序進行聯繫人管理。

NetHunt CRM 無疑可以幫助您管理 Gmail 中的聯繫人。 這里首先要注意的是，NetHunt 是一個 Gmail CRM，它存在於您的收件箱中。 當您使用 NetHunt 時，您將獲得一個 CRM 系統和與您的聯繫人一起工作以保持他們井井有條的軟件。

電子郵件鏈接功能將允許您跟踪執行的所有對話，並且傳入電子郵件上的彩色標籤將使您快速了解給您發短信的人，因此您可以優先考慮您的回复率。

將您的聯繫人轉換為記錄，當您打開聯繫人中的某個人的電子郵件時，您將在電子郵件正文旁邊獲得包含信息的記錄片段。 方便，不是嗎？ 無需再挖掘散落在收件箱中的電子郵件線程。 NetHunt 將您需要的所有內容存儲在一條記錄中，因為它被設計為 Gmail 的 CRM。