Come gestire i contatti in Gmail per le aziende

Contatti Gmail ora ha il suo design migliorato che si dirige verso il concetto materiale, proprio come l'intero ecosistema di Google. Ammettiamo che, che ti piaccia o meno il Gestore dei contatti, è molto più bello lavorare con icone bellissime e un'interfaccia più chiara. Questo strumento è un vero toccasana per chi utilizza Gmail quotidianamente.

1. Configura Gmail per le aziende

Prima di poter gestire i tuoi contatti in Gmail, dovrai configurare Gmail per le aziende in modo da poter utilizzare un indirizzo email aziendale. Questo può essere fatto in 3 semplici passaggi.

Scegli un formato di indirizzo email

Dovresti scegliere con cura il tuo indirizzo email professionale. Il formato dei tuoi indirizzi email dovrebbe essere coerente in tutta la tua azienda. I formati più comuni sono [email protected], [email protected] e [email protected]. Quello con cui dovresti andare dipende dalla tua azienda. Usare solo il nome è più casual mentre la scelta di questo nome e cognome emana un'atmosfera formale.

Verifica il tuo nome di dominio

Il tuo nome di dominio è l'URL del tuo sito web. Se hai già un dominio e non lo hai registrato tramite Google, dovrai dimostrare di essere il proprietario del dominio . Per fare ciò, vai al tuo registrar di domini e inserisci i record MX forniti da G Suite. Premi Salva e hai impostato correttamente il tuo account G Suite. Riceverai un'e-mail quando la posta in arrivo sarà pronta per l'uso, operazione che richiede dalle 2 alle 48 ore.

Scegli il tuo piano

Anche se hai già impostato il tuo piano, la prova gratuita dura solo 2 settimane. Dovrai passare a un'opzione a pagamento per mantenere attivo il tuo account. Google addebita per utente, con il piano meno costoso che costa $ 5 per utente. Se hai bisogno di più di 30 GB di spazio di archiviazione cloud, scegli il piano illimitato al prezzo di $ 10 per utente.

2. Funzionalità di Gmail per la gestione dei contatti

La gestione dei contatti di Gmail ti consente di tracciare, unire, modificare, creare, rivedere i tuoi contatti nell'elenco dei contatti. Tieni semplicemente i tuoi contatti in un unico posto e puoi gestirli tutti in una volta. Ecco le caratteristiche più importanti.

Importazione

Se hai più caselle di posta con altri provider di dominio come Yahoo, Outlook, Hotmail e altri, puoi utilizzare una funzione di importazione CSV per unire un elenco di contatti al tuo account Gmail. Potrebbe essersi verificato un problema durante l'importazione dei contatti quando si tenta di importarne più di 3.000 alla volta. Per evitare ciò, dividi i tuoi contatti in più lotti e crea alcuni file CSV.

Ripristino

Buone notizie per coloro a cui capita di eliminare accidentalmente i propri contatti. Puoi ripristinarli negli ultimi 30 giorni . Puoi anche specificare a quale periodo di tempo tornare e annullare le modifiche.

Esporta contatti

Se desideri migrare alcuni contatti da un account a un altro (o anche a un altro sistema), puoi utilizzare una funzione di esportazione CSV . Assicurati di aver scaricato il file CSV con i contatti, quindi importalo in un altro account. Il file servirà anche come backup dei dati aggiuntivo.

Unisci duplicati

Nel caso in cui tu abbia contatti simili della stessa persona, Google ti consente di unirli in uno, senza la necessità di andare uno per uno ed eliminarli. Il sistema stesso mostra le copie e suggerisce di unirle .

3. Strumenti e app per la gestione dei contatti di Gmail

Qui ci concentreremo su come evitare la tua frustrazione con la gestione dei contatti. Ad esempio, perché mai dovrei avere i contatti migliori quando ho parlato l'ultima volta con quei destinatari 2 anni fa? Il fatto è che si presenteranno a causa della quantità di corrispondenza non basata sulla data dell'ultimo contatto. Quindi, se parlavi con il tuo ex via e-mail per alcuni anni, l'altro significativo del passato sarà un "bello" promemoria che apparirà in cima alla tua lista. L'opzione migliore, in tal caso, è eliminare il contatto (sebbene non sia possibile farlo con tutti).

Diamo un'occhiata ad alcune app che potrebbero aiutarti:

Contatto completo —

è un'app che combina i tuoi contatti sia dai tuoi contatti Gmail che dai social media. Trova e unisce i duplicati da solo, quindi non devi chiederti se ce ne sono là fuori. Aggiungendo le note, le foto, i profili social, i loro ultimi post, sarai sempre consapevole di chi stai parlando.

Evercontact —

è un software intelligente che riconosce le informazioni dalla firma del contatto e salva il contatto nella tua rubrica. Inoltre, aggiorna le informazioni senza interferenze.

Contatti —

è un altro programma che elimina tutto il trambusto dell'organizzazione dei tuoi contatti. Puoi avere rubriche illimitate per archiviare dati, importare/esportare i tuoi contatti, sincronizzarti con tutti i dispositivi e le piattaforme che possiedi e non noterai duplicati durante l'utilizzo di questa app.

4. Come organizzare l'elenco dei contatti.
La migliore pratica

Mentre alcuni utenti stanno provando tutti i possibili strumenti di gestione dei contatti, il resto rimane fedele a Contatti Google perché è il cuore del software nativo di gestione dei contatti di Gmail. È sincronizzato su diversi dispositivi e ha alcune buone opzioni di integrazione. Mantieni i dati di tutti con cui chatti in un unico posto.

Come è stato notato fin dall'inizio, Google ha ridisegnato i suoi Contatti e alcuni di voi potrebbero ancora utilizzare la vecchia versione. Pertanto, è necessario passare alla nuova versione e per farlo basta fare clic sull'opzione "Prova l'anteprima dei contatti" e il gioco è fatto.

Unisci duplicati

I vantaggi della nuova versione ti consentono di rilassarti e lasciare che Google trovi i duplicati di tutti i tuoi contatti e li unisca, così non devi più spulciare la tua lista di contatti e fare tutto manualmente.

Rimuovi la spazzatura

Fai le pulizie di primavera nella tua lista. Per quanto monotono possa sembrare, a volte devi ripulire e sbarazzarti degli indirizzi e-mail che avevi aggiunto ai tuoi contatti anni fa. È come mantenere in ordine il proprio ambiente e non sovraccaricarlo poiché non si riesce a superare il limite di 25.000 contatti. Quindi sfoglia la tua lista e invia alcuni degli indirizzi nel cestino.

Google più l'orrore

Ti è mai capitato di beneficiare di questa rete così com'è? Dubito che qualcuno lo faccia. Inoltre, accumula i tuoi contatti e se hai già inserito i dati della persona, l'opzione per trovare i duplicati non considererà i follower di Google Plus come copie. In questo caso, Mark O'Neill si offre di escludere i follower di Google Plus dalla tua lista.

Lavora con i tuoi contatti

Ora è giunto il momento di dedicarti a ogni contatto che hai. Richiede molto tempo, anche se alla fine sarai super orgoglioso quando tutte le informazioni delle persone saranno archiviate nei loro archivi. Puoi anche aggiungere la trascrizione su come pronunciare il nome di una persona. Quanto è folle ma premuroso?

Crea gruppi

Perché non spezzettare tutti i contatti in determinati gruppi a cui mandi messaggi? Ciò ti farà risparmiare tempo quando componi un'e-mail a determinate persone non aggiungendo i destinatari uno per uno ma come un intero gruppo.

Esportazione contatti

Solo per assicurarti di non perdere mai i tuoi contatti, fai un backup salvandoli in un file CSV. Per fare ciò, fai clic sul pulsante "Altro" e scegli l'opzione "Esporta". Quindi puoi scaricare il file sul tuo computer e archiviarlo lì o da qualche parte nel cloud.

5. Come puoi utilizzare Gmail NetHunt CRM per la gestione dei contatti?

Dopo tutti gli sforzi per cercare di organizzare i tuoi contatti in Gmail, le persone giungono alla conclusione di iniziare a utilizzare l'app esterna di Gmail per la gestione dei contatti.

NetHunt CRM senza dubbio può aiutarti a gestire i contatti in Gmail. La prima cosa da notare qui è che NetHunt è un CRM di Gmail che vive DENTRO la tua casella di posta. Quando prendi NetHunt, ottieni sia un sistema CRM che il software che funziona con i tuoi contatti per mantenerli organizzati.

La funzione di collegamento e-mail ti consentirà di tenere traccia di tutte le conversazioni eseguite e le etichette colorate sulle e-mail in arrivo ti daranno una rapida panoramica della persona che ti invia messaggi, così puoi dare la priorità al tuo tasso di risposta.

Converti i tuoi contatti in record e quando apri un'e-mail da una persona che hai nei tuoi contatti, riceverai uno snippet di record con le informazioni proprio accanto al corpo di un'e-mail. Comodo, vero? Non dovrai più scavare tra i thread di posta elettronica sparsi per la tua casella di posta. NetHunt archivia tutto ciò di cui hai bisogno in un unico record poiché è stato progettato come CRM per Gmail.