Logiciel de gestion de projet : pourquoi nous utilisons encore Trello et Confluence en 2022

Nous utilisons Trello quotidiennement depuis 2013, et Confluence a suivi peu de temps après. C'est l'une des rares applications sans lesquelles nous ne pourrions pas vivre . Il est sûr de dire qu'une grande partie de notre journée tourne autour des tâches que nous avons dans nos tableaux Trello et des flux de travail d'entreprise que nous documentons en permanence dans Confluence.

Cela étant dit, j'adore essayer de nouvelles applications et j'essaie toujours de trouver des moyens d'améliorer les flux de travail de productivité pour notre entreprise. S'il existe un moyen d'économiser 100 clics par jour, je suis tout à fait d'accord. Avec toutes les innovations de nos jours, il est également passionnant d'avoir une idée de ce qui pourrait être possible ou de la façon dont une application pourrait aborder différemment la gestion d'un projet.

Récemment, nous avons essayé des dizaines de logiciels de gestion de projet différents, et je voulais partager mes découvertes sur la façon dont je pense qu'ils se comparent à Trello et Confluence. TLDR, mon frère et moi utilisons encore Trello et Confluence aujourd'hui car il y a quelques dealbreakers avec d'autres solutions.

Atlassian est une centrale de productivité

Pour ceux d'entre vous qui ne le connaissent pas, Trello est une application de gestion de tâches et de projets lancée par Fog Creek Software (maintenant Glitch) en 2010. Début 2017, Trello a été acquis par Atlassian, et comme ils l'ont dit, "il commence le prochain chapitre de l'autonomisation des équipes partout dans le monde. Atlassian développe également Jira et Confluence, donc avoir Trello dans son arsenal est parfaitement logique.

Confluence est l'outil de collaboration documentaire d'Atlassian. Pensez-y comme Google Docs mais présenté dans un format wiki. Brett et moi utilisons Confluence pour toute notre documentation ; c'est génial !

Atlassian dispose également d'un troisième outil, Jira. Il s'agit essentiellement de leur solution de gestion des tâches spécialement conçue pour les développeurs. Vous pouvez y penser plus comme GitHub. Et même si nous faisons du travail de développement, je vais plonger dans quelques raisons pour lesquelles nous utilisons Trello plutôt que Jira.

L'objectif est de trouver le logiciel de gestion de projet qui convient le mieux à votre entreprise et à vos flux de travail. Ou, comme certains pourraient le dire, le bonheur de la productivité . Il peut s'agir d'une solution tout-en-un ou d'une combinaison de logiciels comme Trello et Confluence. Nous préférerions de loin une solution tout-en-un, mais il y a presque toujours des problèmes dans cette voie.

En ce qui concerne la gestion des tâches et la documentation, voici quelques éléments que nous recherchons :

• Le logiciel doit être rapide et ne doit pas ralentir avec le temps, quelle que soit la quantité de données qu'il contient. Une version Web est indispensable et les applications sont un joli bonus.
• Un tableau kanban (cartes et colonnes se déplaçant de gauche à droite) est indispensable pour les tâches.
• Les tâches doivent avoir la possibilité de placer plusieurs étiquettes dessus à la fois et de pouvoir les afficher sur le devant du tableau.
• Les étiquettes doivent avoir la possibilité de changer leurs couleurs.
• L'interface utilisateur doit être bien pensée et facile à utiliser.
• La recherche universelle doit être rapide et précise.
• La prise en charge de Markdown est indispensable.
• Le mode sombre est un avantage.
• L'écriture de style bloc est un dealbreaker, car cela crée une écriture maladroite. C'est l'une des plaintes que j'ai avec l'éditeur de blocs WordPress. Et en fait, pourquoi j'ai récemment cessé d'écrire dans WordPress.
• Avoir un outil d'importation est un plus. Personne ne souhaite recréer toutes ses tâches ou tous ses documents s'il envisage de migrer vers une nouvelle application.

Pourquoi nous utilisons Trello et Confluence (avantages et inconvénients)

Après avoir essayé à peu près tous les logiciels de gestion de projet sur le marché, il y a quelques raisons pour lesquelles nous aimons toujours et utilisons Trello et Confluence.

Trello

Chaque fois que j'ai une idée pour un contenu ou une tâche que je dois terminer, je l'écris immédiatement dans Trello. Il y a trop de choses à retenir, et c'est pourquoi un logiciel de gestion des tâches est si important.

Je serai le premier à admettre que Trello a un design un peu daté de nos jours. Honnêtement, peu de choses ont changé en termes d'apparence depuis que j'ai commencé à l'utiliser. Et leur icône d'application Mac inclinée me rend fou ! Heureusement, Rob Scholten a publié une icône Trello appropriée que vous pouvez utiliser.

Cependant, lorsqu'il s'agit de productivité, la convivialité l'emporte toujours sur la conception. J'ai appris cela à la dure. Courir après le dernier logiciel de gestion de projet avec la dernière conception flashy est une perte de temps totale.

En matière de convivialité, Trello est solide comme le roc ! C'est une de ces choses qui fonctionne tout le temps. J'ai actuellement 272 cartes Trello en file d'attente sur mon tableau. Je me concentre uniquement sur l'élimination d'autant de tâches que possible en une journée. Découvrez cette petite astuce rapide sur la façon de voir le nombre total de vos cartes Trello.

Certains se plaignent d'Atlassian et de la lenteur avec laquelle ils publient de nouvelles fonctionnalités. Et pourtant, c'est exactement pourquoi cela se produit. Ils ont une énorme base d'utilisateurs à considérer. Quand ils déploient quelque chose, cela doit être presque parfait dans un sens. Je préférerais de loin des améliorations lentes et régulières bien planifiées, puis ajouter des fonctionnalités le plus rapidement possible (ClickUp en est malheureusement un bon exemple).

Vous trouverez ci-dessous un exemple de configuration de mon tableau Trello. Beaucoup de mes tâches concernent la rédaction, le contenu et le référencement. J'ai les six colonnes suivantes :

• Backlog : Un endroit pour lancer de nouvelles idées de contenu.
• À faire : décidé d'aller de l'avant.
• Messages piliers : éléments de contenu longs sur lesquels je travaille toujours.
• En cours : Ce sur quoi je travaille.
• En attente/en attente : quelque chose qui le retient ou dont la publication est prévue.
• Terminé : Terminé ou publié.

Si vous n'êtes pas familier avec le fonctionnement des tableaux kanban, vous pensez généralement à tout de gauche à droite. Ainsi, les tâches se déplacent sur mon tableau au fur et à mesure qu'elles sont traitées et finissent par se retrouver dans la colonne "Terminé".

La version gratuite de Trello vous permet d'avoir un nombre illimité de tableaux, de cartes et de listes. Si vous avez besoin de choses comme des power-ups, des modèles, etc., vous voudrez utiliser la version premium à partir de 9,99 $ par utilisateur et par mois.

Les modèles sont en fait assez géniaux! Disons, par exemple, que j'ai une mise à jour de plugin WordPress que je dois tester sur tous nos sites. J'ai un modèle pour cela avec toutes les étiquettes de nos sites et une description de ce que je dois régulièrement faire (comme tester le plugin sur le site de staging, créer un point de restauration en production et appliquer la mise à jour en production). Cela me fait gagner une tonne de clics et de temps pour les tâches que je dois faire régulièrement.

Si vous êtes un gros utilisateur de Trello, je vous recommande fortement de payer pour la version premium. Voici quelques power-ups que nous utilisons :

• Champs personnalisés : placez les données de volume de recherche sur chaque sujet/carte.
• Slack : envoyez des cartes Trello à un canal Slack ou à un DM.
• Confluence Cloud : Attachez des pages Confluence Cloud aux cartes Trello.
• Répéteur de carte : répétez les tâches régulières. Idéal pour les newsletters hebdomadaires.

Pour vous SEO, j'utilise ensuite le Power-Up Champs personnalisés pour créer les attributs "texte" suivants qui s'affichent automatiquement sur chaque carte :

• #1 Mot-clé
• Volume de recherche #1
• #1 Difficulté KW
• #2 Mot-clé
• #2 Volume de recherche
• #2 Difficulté KW

J'utilise Ahrefs pour récupérer toutes mes données de mots clés. Si vous avez besoin d'une alternative moins chère, KWFinder est la meilleure solution. Vous pouvez décocher l'option pour afficher les attributs de champ personnalisés au recto de vos cartes. Ceci est utile une fois que vous obtenez beaucoup de cartes Trello.

Je connecte également le Butler Power-Up pour archiver automatiquement les cartes dans la colonne "Terminé" après qu'elles y soient restées pendant 15 jours. Je recommande de le faire car Trello peut commencer à ralentir si vous obtenez trop de cartes actives. Les cartes archivées ne sont jamais supprimées et toujours disponibles dans la recherche. Cela permet à Trello de fonctionner à une vitesse fulgurante, tout le temps !

C'est juste mon tableau; nous avons également un conseil pour le développement de plugins qui est structuré différemment. C'est la beauté des tableaux kanban dans Trello ; vous pouvez vraiment les personnaliser pour les adapter au mieux à votre flux de travail.

Voici quelques éléments que j'aimerais voir ajoutés et/ou améliorés dans Trello :

• Ils ont des étiquettes colorées, que j'utilise beaucoup, mais ils ont besoin de plus d'options de couleur. Votez pour cette demande.
• L'application Mac fonctionne très bien, mais elle a certainement besoin d'un mode sombre. C'est l'heure. Votez pour cette demande.
• Les liens sont automatiquement déroulés, ce qui est vraiment ennuyeux. Votez pour cette demande.
• Je préfère Markdown maintenant, mais cela peut être un peu ennuyeux si vous collez des liens dans Trello à partir d'un autre outil comme Google Docs.

Confluence

Confluence est l'endroit où nous documentons tout pour notre entreprise, des modèles d'e-mails pour les tickets aux étapes de dépannage internes pour les problèmes récurrents. Ce que j'aime à propos de Confluence, c'est qu'il est structuré comme un wiki. Il s'agit d'écrire et d'accéder immédiatement à votre contenu.

L'écriture elle-même dans Confluence est assez fluide, ce qui est incroyablement important. Il n'utilise pas de blocs maladroits que beaucoup d'autres applications utilisent. Une autre chose que les applications se trompent est qu'elles pensent qu'il suffit d'avoir une intégration avec Google Docs. Ils ne comprennent pas que Google Docs n'est pas structuré de manière à faciliter la gestion de tout.

Confluence est l'un des produits d'Atlassian qui ne cesse de s'améliorer. Ils ont amélioré leurs performances cette année, et cela a fait une grande différence. Si vous consultez leur feuille de route, ils ont déjà des améliorations de performances supplémentaires en préparation. Ce sont des choses que j'aime voir !

Une autre chose que j'aime vraiment à propos de Confluence, c'est qu'il prend en charge Markdown. Il correspond à la plupart des raccourcis que vous trouvez dans l'éditeur de blocs WordPress, ainsi que dans Trello. Cela en fait un jeu d'enfant pour rebondir entre toutes les applications.

Nous utilisons la version gratuite de Confluence depuis quelques années. Pour les moins de dix utilisateurs, la version gratuite comprend des espaces et des pages illimités et le versionnement des pages. La version premium commence à 8,33 $ par utilisateur et par mois (si vous payez annuellement). À mon avis, Confluence vous offre beaucoup de fonctionnalités pour quelque chose avec une version gratuite.

Atlassian travaille également à l'intégration de toutes ses applications. Dans Confluence et Trello, il existe désormais un raccourci facile pour rebondir entre eux. Ils ont également des connexions universelles.

Voici quelques éléments que j'aimerais voir ajoutés et/ou améliorés dans Confluence :

• Ce serait bien d'avoir une application Mac native. Votez pour cette demande.
• J'aimerais voir le mode sombre ajouté à l'application Web s'ils ne lancent pas l'application Mac bientôt. Votez pour cette demande.

Problèmes avec d'autres logiciels de gestion de projet

Maintenant pour la partie amusante ! Plonger dans tous les différents logiciels de gestion de projet que nous avons essayés. Juste avertissement, certains des commentaires suivants sont basés sur nos opinions personnelles. Mais j'espère aussi que les entreprises et/ou les développeurs verront cela et prendront des notes. La critique constructive est la façon dont les produits et services s'améliorent.

Notion

Notion est le premier logiciel que nous avons essayé ; après avoir vu des critiques élogieuses à leur sujet pendant des années. Ils offrent une solution tout-en-un pour les tâches, le wiki, etc. Nous étions ravis et espérions que notre recherche était terminée avant même qu'elle ne commence. Cependant, nous avons rencontré des problèmes dès le début.

C'est drôle parce que Notion fait de la publicité sur Google comme "Passez à Notion - Un wiki qui n'est pas maladroit". Et pourtant, nous avons trouvé Notion bien plus maladroit que Confluence. Peut-être qu'ils n'ont pas utilisé la dernière version. Et ce n'est pas seulement Notion, de nos jours, de nombreux logiciels utilisent une approche d'éditeur de blocs hybride avec des outils en ligne qui survolent lorsque vous déplacez votre souris. Aucun de nous n'en est fan pour l'écriture. Pour le design, c'est génial, mais ce sont deux choses totalement différentes.

Ensuite, il y a les tableaux kanban. Dès le début, l'expérience kanban de Notion semble inférieure à celle de Trello . Vous avez plusieurs barres de défilement partout. Et l'une des choses les plus ennuyeuses est que vous ne pouvez pas faire défiler une seule colonne tout en verrouillant les autres en place. Lorsque vous avez des centaines de tâches, cela signifie un défilement sans fin de tout l'écran dans Notion. Trello garde votre place et traite chaque colonne séparément.

De plus, les commentaires sur une carte ont deux problèmes majeurs dans Notion. Premièrement, ils ne séparent pas les commentaires mais changent la date de modification. Deuxièmement, les dernières modifications apportées à un commentaire apparaissent en bas, pas en haut . Trello sépare tous les commentaires et affiche le dernier commentaire en haut. Cela a beaucoup plus de sens. Certaines de mes tâches/cartes ont plus de 50 commentaires. Lorsque je clique sur un, je ne veux pas faire défiler; Je veux jeter un coup d'œil rapide en haut pour voir ce qui a été travaillé en dernier.

Notion, pour une raison quelconque, aime vraiment vous faire défiler ! J'espère qu'ils finiront par améliorer leur flux de travail, car je pense que de nombreux utilisateurs de Trello pourraient les considérer comme une alternative viable s'ils le font. Mais pour être juste envers Notion, ils n'ont jamais été destinés à remplacer le gestionnaire de tâches.

Ensuite, il y a les tâches d'archivage. Cela fonctionne bien pour créer une colonne "Terminé" dans Notion et un filtre pour masquer les tâches. Cependant, c'est comme du jerry-rigging, quelque chose qui devrait fonctionner immédiatement. L'archivage aide non seulement l'utilisateur à gérer l'encombrement, mais il aide également les applications avec leurs propres performances. Donc, je ne sais pas pourquoi ce n'est pas déjà dans Notion. C'est un gagnant-gagnant pour toutes les personnes impliquées.

Ensuite, il y a des tableaux. Confluence a de beaux tableaux réactifs pleine page sans aucune barre de défilement jusqu'à ce qu'il soit entièrement dimensionné. Ils font très bien les tables.

Dans Notion, vous avez une barre de défilement horizontale même sur des écrans plus grands, quelle que soit la largeur. Et puis l'éditeur de blocs juste en dessous avec ce qui semble n'avoir aucun rembourrage pour la commande suivante. Il y a juste des choses ici qui semblent inachevées. Et c'est encore plus visible dans l'application Mac.

Il y a beaucoup de choses que j'aime chez Notion, et c'est pourquoi je l'ai énuméré en premier dans cet article. Son mode sombre est magnifique, les prix sont excellents et ils ont des applications pour toutes les plateformes. Ils ont également des outils d'importation de Trello et Confluence.

Nous avons essayé de nous forcer à aimer Notion et à surmonter certaines de ces choses tatillonnes. Cependant, cela ne se compare tout simplement pas à Trello ou à Confluence en ce qui concerne les tableaux kanban et l'écriture. Cela étant dit, c'est certainement l'une des rares applications sur lesquelles je garderai les yeux à l'avenir.

Cliquez vers le haut

ClickUp commercialise son logiciel comme "une application pour tous les remplacer". Bien que cela sonne bien, je pense personnellement que ClickUp est dans un état désastreux pour le moment. Cela a un problème différent de Notion. Ils vont beaucoup trop vite. Ce que vous obtenez est une application avec de nombreuses fonctionnalités, mais aucune n'est parfaite, et elle est très lente. ClickUp est l'une des applications les plus lentes que nous ayons essayées .

Vous pouvez voir de nombreux utilisateurs se plaindre du problème de performances. C'était vraiment le dealbreaker pour nous avec ClickUp. Ils ont un beau mode sombre et les tableaux kanban sont bien faits. Cependant, leur idée des dossiers et de la documentation n'est pas très bien faite. Nulle part par rapport à Confluence. Et la navigation dans beaucoup de leurs menus nécessite beaucoup de clics pour faire des choses simples.

Je pense que ClickUp a un grand potentiel. Mais ils doivent ralentir et se concentrer sur ce qui est important. Leurs développeurs déclarent qu'ils travaillent sur les problèmes de performances. Le temps nous le dira.

Jira

Jira est la solution de gestion des tâches d'Atlassian pour les développeurs. Brett et moi avons en fait pensé à passer à Jira pour remplacer Trello. L'une des raisons est qu'il y a une intégration légèrement plus étroite entre Jira et Confluence qu'entre Trello et Confluence. Cependant, il y a quelques problèmes avec Jira.

Jira est lent et l'a toujours été. J'ai utilisé Jira pendant mon séjour chez Kinsta, et c'était assez frustrant. Le design de Jira est en fait assez sympa ; cependant, en ce qui concerne les tableaux kanban, il existe de grandes limitations. Une chose est que vous ne pouvez pas créer des étiquettes de couleurs différentes et les afficher sur le devant de vos tableaux. Vous pouvez créer des épopées, mais celles-ci ne sont pas conçues à cette fin. Votez pour cette demande.

Il y a aussi un thème sombre dans les travaux, mais pas encore là.

Fibreux

J'étais vraiment enthousiasmé par Fibery. Ils ont un éditeur incroyable quand il s'agit d'écrire. Leurs tableaux kanban fonctionnent également bien. Ils n'ont pas de fonction d'archivage pour les tâches, mais vous pouvez créer un filtre pour afficher celles récemment terminées et masquer le reste dans une colonne "Terminé". J'ai compris comment pirater des étiquettes ensemble en utilisant un champ personnalisé pour la sélection multiple. Vous pouvez ensuite saisir vos étiquettes et leur attribuer un code couleur. Cependant, ce n'est pas prêt à l'emploi comme Trello.

Ce n'est que lorsque nous avons tout importé que cela a commencé à ralentir. Et immédiatement, nous savions que cela n'allait pas fonctionner. C'était aussi assez cher; cependant, en novembre 2021, ils ont mis à jour leurs prix, et c'est maintenant plus abordable pour les petites équipes.

Todoist

J'ai toujours aimé l'interface utilisateur de Todoist. Ils ont des designers UX géniaux, un beau mode sombre, et c'est rapide. Il y a quelque temps, ils ont lancé une vue tableau kanban. Je les comparerais un peu à Atlassian car ils sont lents à publier des fonctionnalités, mais généralement, ils fonctionnent très bien quand ils le font. Ceci est encore une fois dû à son énorme base d'utilisateurs qu'ils doivent prendre en compte.

Cependant, il y a quelques problèmes, surtout si vous venez d'une application comme Trello.

• Il n'y a aucun moyen d'ajouter plusieurs étiquettes colorées sur les cartes.
• Ils n'ont pas la possibilité d'archiver les cartes mais plutôt de les marquer comme terminées. Le problème est qu'ils disparaissent ensuite. Vous pouvez les trouver en effectuant une recherche, mais je préfère voir mes 10 dernières tâches terminées dans une colonne à des fins de comparaison. Cela rend une colonne "Terminé" pas très utile dans Todoist.
• Les commentaires les plus récents sur une tâche/carte sont en bas. Cela n'a aucun sens et c'est le même problème que Notion.

Linéaire

Il n'y a pas d'autre moyen de le dire que Linear is beautiful. Il a un mode sombre élégant et il est incroyablement rapide. Le tableau Kanban fonctionne très bien et vous avez des étiquettes colorées avec des priorités. Il n'y a pas de documentation ou de fonctionnalité wiki, mais si je cherchais uniquement une application de gestion de projet ou de tâche, ce serait probablement l'un de mes premiers choix.

Asana

Asana existe depuis longtemps et bon nombre de ces flux de travail sont assez bien définis. Cependant, la seule chose qu'ils n'ont pas encore, c'est un wiki. Une fois qu'ils le feront, nous reviendrons certainement sur celui-ci.

lundi.com

Monday.com a probablement l'équipe de marché la plus solide de toutes les applications que j'ai mentionnées. Je vois de la publicité pour Monday.com partout où je vais. Cependant, après avoir essayé leur application, il manquait en fait les fonctionnalités dont nous avions besoin, à la fois pour les tâches et pour un wiki. J'aime la simplicité, mais il doit aussi avoir certaines fonctionnalités pour être utile à la productivité.

Autres applications que nous avons essayées

Nous avons essayé une multitude d'autres logiciels de gestion de projet qui n'ont pas fonctionné dès le départ. Voici quelques-uns d'entre eux:

Résumé

Jusqu'à ce que quelque chose de mieux se présente ou que les applications apportent des mises à jour et des modifications, Brett et moi continuerons avec Trello et Confluence pour notre entreprise. C'est ahurissant que plus d'applications n'aient pas de wikis. Beaucoup d'entre eux se concentrent sur d'autres fonctionnalités et manquent des éléments critiques en ce qui concerne leurs tableaux kanban. C'est un peu ironique car c'est là que les utilisateurs passeront probablement la majorité de leur temps.

Un autre énorme problème avec de nombreuses applications ci-dessus utilisant un éditeur basé sur des blocs (Notion, Slite, ClickUp, etc.) est que l' extension populaire Grammarly Chrome ne fonctionne pas correctement . La grammaire ne vérifie que chaque cellule et/ou bloc lorsque vous cliquez dessus, pas l'intégralité de l'article. C'est l'une des raisons pour lesquelles je ne peux jamais passer à ceux-ci pour la documentation et pourquoi j'attends quelque chose de mieux.

Si quelque chose change dans nos flux de travail, je m'assurerai de revenir et de mettre à jour ce message.

Utilisez-vous Trello ou Confluence ? Je suis toujours curieux d'entendre ce que vous utilisez ou les opinions que vous pourriez avoir sur n'importe quel logiciel de gestion de projet dans lequel nous avons plongé. N'hésitez pas à laisser vos commentaires ci-dessous.