Software di gestione dei progetti: perché utilizziamo ancora Trello e Confluence nel 2022

Utilizziamo Trello quotidianamente dal 2013 e Confluence è seguito poco dopo. Sono una delle poche app di cui non potremmo fare a meno . È sicuro dire che gran parte della nostra giornata ruota attorno alle attività che abbiamo nelle nostre bacheche Trello e ai flussi di lavoro aziendali che documentiamo continuamente in Confluence.

Detto questo, adoro provare nuove app e cerco sempre di trovare modi per migliorare i flussi di lavoro della produttività per la nostra azienda. Se c'è un modo per risparmiare 100 clic al giorno, sono favorevole. Con tutta l'innovazione di questi giorni, è anche emozionante avere un'idea di ciò che potrebbe essere possibile o di come un'applicazione potrebbe affrontare la gestione di un progetto in modo diverso.

Di recente, abbiamo provato dozzine di vari software di gestione dei progetti e volevo condividere le mie scoperte su come penso che si confrontino con Trello e Confluence. TLDR, io e mio fratello stiamo ancora usando Trello e Confluence oggi perché ci sono alcuni problemi con altre soluzioni.

Atlassian è un concentrato di produttività

Per quelli di voi che non lo conoscono, Trello è un'app di gestione di attività e progetti lanciata da Fog Creek Software (ora Glitch) nel 2010. All'inizio del 2017, Trello è stata acquisita da Atlassian e, come hanno detto, inizia il prossimo capitolo nel potenziare i team ovunque". Atlassian sviluppa anche Jira e Confluence, quindi avere Trello nel suo arsenale ha perfettamente senso.

Confluence è lo strumento di collaborazione documentale di Atlassian. Pensalo come Google Docs ma disposto in un formato wiki. Brett ed io utilizziamo Confluence per tutta la nostra documentazione; è meraviglioso!

Atlassian ha anche un terzo strumento, Jira. Questa è fondamentalmente la loro soluzione di gestione delle attività su misura per gli sviluppatori. Puoi pensarlo più come GitHub. E anche se svolgiamo lavori di sviluppo, approfondirò alcuni motivi per cui utilizziamo Trello rispetto a Jira.

L'intero obiettivo è trovare il software di gestione dei progetti che funzioni meglio per la tua attività e i tuoi flussi di lavoro. O, come qualcuno potrebbe dire, la felicità della produttività . Questa potrebbe essere una soluzione all-in-one o una combinazione di software come Trello e Confluence. Preferiremmo di gran lunga una soluzione all-in-one, ma ci sono quasi sempre problemi su questa strada.

Quando si tratta di gestione delle attività e documentazione, ecco alcune cose che cerchiamo:

• Il software dovrebbe essere veloce e non dovrebbe rallentare nel tempo, indipendentemente dalla quantità di dati che contiene. Una versione web è d'obbligo e le app sono un bel bonus.
• Una scheda kanban (carte e colonne che si spostano da sinistra a destra) è un must per le attività.
• Le attività dovrebbero avere la possibilità di posizionare più etichette su di esse alla volta ed essere in grado di visualizzarle sulla parte anteriore del tabellone.
• Le etichette dovrebbero avere la possibilità di cambiare i loro colori.
• L'interfaccia utente dovrebbe essere ben congegnata e facile da usare.
• La ricerca universale dovrebbe essere fulminea e precisa.
• Il supporto per il ribasso è un must.
• La modalità oscura è un vantaggio.
• La scrittura a blocchi è un rompicapo, poiché crea una scrittura goffa. È una delle lamentele che ho con l'editor blocchi di WordPress. E in realtà perché di recente ho smesso del tutto di scrivere su WordPress.
• Avere uno strumento di importazione è un vantaggio. Nessuno vuole ricreare tutte le proprie attività o documenti se sta valutando la possibilità di migrare a una nuova app.

Perché utilizziamo Trello e Confluence (pro e contro)

Dopo aver provato quasi tutti i software di gestione dei progetti sul mercato, ci sono alcuni motivi per cui amiamo e utilizziamo ancora Trello e Confluence.

Trello

Ogni volta che ho un'idea per un contenuto o un'attività che devo finire, la scrivo immediatamente in Trello. Ci sono troppe cose da ricordare, ed è per questo che il software di gestione delle attività è così importante.

Sarò il primo ad ammettere che Trello ha un design un po' datato in questi giorni. Onestamente, non è cambiato molto in termini di aspetto da quando ho iniziato a usarlo. E la loro icona inclinata dell'app per Mac mi fa impazzire! Per fortuna Rob Scholten ha rilasciato un'icona Trello adeguata che puoi usare.

Tuttavia, quando si tratta di produttività, l'usabilità ha sempre la meglio sul design. L'ho imparato a mie spese. Inseguire il nuovissimo software di gestione dei progetti con l'ultimo design appariscente è una completa perdita di tempo.

Quando si tratta di usabilità, Trello è solido come una roccia! È una di quelle cose che funziona sempre. Al momento ho 272 carte Trello in coda sulla mia scheda. Sono puramente concentrato sull'eliminazione di quanti più compiti possibile in un giorno. Dai un'occhiata a questo piccolo trucco veloce su come vedere il conteggio totale delle tue carte Trello.

Qualche lamentela su Atlassian e su quanto sia lento il rilascio di nuove funzionalità. Eppure, è proprio per questo che accade. Hanno un'enorme base di utenti da considerare. Quando tirano fuori qualcosa, in un certo senso deve essere quasi perfetto. Preferirei di gran lunga miglioramenti lenti e costanti ben pianificati, quindi aggiungere funzionalità il più rapidamente possibile (ClickUp ne è purtroppo un buon esempio).

Di seguito è riportato un esempio di come è configurata la mia scheda Trello. Molti dei miei compiti riguardano la scrittura, i contenuti e la SEO. Ho le seguenti sei colonne:

• Backlog: un posto dove lanciare nuove idee per i contenuti.
• Da fare: deciso di andare avanti.
• Post pilastro: contenuti di lunga durata su cui lavoro sempre.
• In corso: su cosa sto lavorando.
• In attesa/attesa: qualcosa che lo blocca o è programmato per la pubblicazione.
• Fatto: terminato o pubblicato.

Se non hai familiarità con il funzionamento delle schede kanban, in genere stai pensando a tutto, da sinistra a destra. Quindi le attività si spostano su tutta la mia scheda mentre vengono elaborate e alla fine finiscono nella colonna "Fatto".

La versione gratuita di Trello ti consente di avere un numero illimitato di schede, schede ed elenchi. Se hai bisogno di cose come potenziamenti, modelli, ecc., Ti consigliamo di utilizzare la versione premium a partire da $ 9,99 per utente al mese.

I modelli sono davvero fantastici! Supponiamo, ad esempio, di avere un aggiornamento del plug-in di WordPress che devo testare su tutti i nostri siti. Ho un modello per questo con tutte le etichette per i nostri siti e una descrizione di ciò che devo fare regolarmente (come testare il plug-in sul sito di staging, creare un punto di ripristino in produzione e applicare l'aggiornamento in produzione). Questo mi fa risparmiare un sacco di clic e tempo per le attività che devo svolgere regolarmente.

Se sei un utente Trello pesante, consiglio vivamente di pagare per la versione premium. Ecco alcuni potenziamenti che utilizziamo:

• Campi personalizzati: inserisci i dati del volume di ricerca su ogni argomento/scheda.
• Slack: invia le carte Trello a un canale Slack o DM.
• Confluence Cloud: allega le pagine di Confluence Cloud alle carte Trello.
• Ripetitore di carte: ripeti le attività regolari. Ottimo per newsletter settimanali.

Per te SEO è là fuori, quindi utilizzo il potenziamento dei campi personalizzati per creare i seguenti attributi di "testo" che vengono visualizzati automaticamente su ogni scheda:

• # 1 Parola chiave
• # 1 Volume di ricerca
• Difficoltà #1 KW
• # 2 Parola chiave
• # 2 Volume di ricerca
• # 2 Difficoltà KW

Uso Ahrefs per acquisire tutti i dati delle mie parole chiave. Se hai bisogno di un'alternativa più economica, KWFinder è la prossima cosa migliore. Puoi deselezionare l'opzione per mostrare gli attributi del campo personalizzato sulla parte anteriore delle tue carte. Questo è utile quando ottieni molte carte Trello.

Collego anche Butler Power-Up per archiviare automaticamente le carte nella colonna "Fatto" dopo che sono state lì per 15 giorni. Ti consiglio di farlo perché Trello può iniziare a rallentare se ottieni troppe carte attive. Le carte archiviate non vengono mai eliminate e sempre disponibili nella ricerca. Questo fa sì che Trello continui a correre velocissimo, tutto il tempo !

Questa è solo la mia tavola; abbiamo anche una scheda per lo sviluppo di plugin strutturata in modo diverso. Questa è la bellezza delle schede kanban in Trello; puoi davvero personalizzarli per adattarli al meglio al tuo flusso di lavoro.

Ecco alcune cose che vorrei vedere aggiunte e/o migliorate in Trello:

• Hanno etichette colorate, che uso molto, ma hanno bisogno di più opzioni di colore. Vota questa richiesta.
• L'app per Mac funziona alla grande, ma ha sicuramente bisogno di una modalità oscura. È tempo. Vota questa richiesta.
• I collegamenti vengono automaticamente spiegati, il che è davvero fastidioso. Vota questa richiesta.
• Preferisco Markdown ora, ma può essere un po' fastidioso se incolli i link in Trello da un altro strumento come Google Docs.

Confluenza

Confluence è il luogo in cui documentiamo tutto per la nostra attività, dai modelli di e-mail per i ticket alle fasi interne di risoluzione dei problemi per problemi ricorrenti. La cosa che amo di Confluence è che è strutturato come un wiki. Si tratta di scrivere e ottenere subito i tuoi contenuti.

La scrittura stessa in Confluence è piuttosto liscia, il che è incredibilmente importante. Non usa blocchi goffi che usano molte altre app. Un'altra cosa che le app si sbagliano è che pensano che avere un'integrazione con Google Docs sia sufficiente. Non capiscono che Google Docs non è strutturato in modo da semplificare la gestione di tutto.

Confluence è uno dei prodotti Atlassian che continua a migliorare sempre di più. Hanno migliorato le prestazioni quest'anno e ha fatto una grande differenza. Se dai un'occhiata alla loro tabella di marcia, hanno già in cantiere ulteriori miglioramenti delle prestazioni. Queste sono le cose che amo vedere!

Un'altra cosa che mi piace molto di Confluence è che supporta Markdown. Corrisponde alla maggior parte delle scorciatoie che trovi nell'editor blocchi di WordPress, oltre a Trello. Questo rende un gioco da ragazzi rimbalzare tra tutte le app.

Stiamo usando la versione gratuita di Confluence e l'abbiamo da un paio d'anni. Per gli utenti al di sotto dei dieci anni, la versione gratuita include spazi e pagine illimitati e il versionamento delle pagine. La versione premium parte da $ 8,33 per utente al mese (se paghi annualmente). Secondo me, Confluence ti offre molte funzionalità per qualcosa con una versione gratuita.

Atlassian ha anche lavorato per integrare tutte le sue app. Sia in Confluence che in Trello, ora c'è una facile scorciatoia per rimbalzare tra di loro. Hanno anche accessi universali.

Ecco alcune cose che vorrei vedere aggiunte e/o migliorate in Confluence:

• Sarebbe bello avere un'app nativa per Mac. Vota questa richiesta.
• Mi piacerebbe vedere la modalità oscura aggiunta all'app Web se non avviano presto l'app per Mac. Vota questa richiesta.

Problemi con altri software di gestione dei progetti

Adesso per la parte divertente! Immergersi in tutti i diversi software di gestione dei progetti che abbiamo provato. Avviso corretto, alcuni dei seguenti feedback si basano sulle nostre opinioni personali. Ma spero anche che le aziende eo gli sviluppatori lo vedano e prendano appunti. La critica costruttiva è il modo in cui i prodotti e i servizi migliorano.

Nozione

Notion è il primo software che abbiamo provato; dopo aver visto recensioni entusiastiche su di loro per anni. Offrono una soluzione all-in-one per attività, wiki, ecc. Eravamo entusiasti e speravamo che la nostra ricerca fosse terminata prima ancora che iniziasse. Tuttavia, abbiamo riscontrato problemi sin dall'inizio.

È divertente perché Notion pubblicizza su Google come "Passa a Notion: un wiki che non è goffo". Eppure, abbiamo trovato Notion molto più goffo di Confluence. Forse non hanno usato l'ultima versione. E non è solo Notion, molti software in questi giorni utilizzano un approccio di editor di blocchi ibrido con strumenti in linea che si posizionano al passaggio del mouse mentre muovi il mouse. Nessuno di noi è fan di questo per la scrittura. Per il design è fantastico, ma sono due cose completamente diverse.

Poi ci sono le schede kanban. Fin dall'inizio, l'esperienza kanban di Notion sembra inferiore a quella di Trello . Hai più barre di scorrimento ovunque. E una delle cose più fastidiose è che non puoi scorrere una singola colonna bloccando le altre in posizione. Quando hai centinaia di attività, questo significa scorrere senza fine l'intero schermo in Notion. Trello mantiene il tuo posto e tratta ogni colonna separatamente.

Inoltre, i commenti su una carta hanno due problemi principali in Notion. Innanzitutto, non separano i commenti ma cambiano la data di modifica. In secondo luogo, le ultime modifiche a un commento vengono visualizzate in basso, non in alto . Trello separa tutti i commenti e mostra l'ultimo commento in alto. Questo ha molto più senso. Alcuni dei miei compiti/carte contengono più di 50 commenti. Quando faccio clic su uno, non voglio scorrere; Voglio dare un'occhiata rapidamente in alto per vedere su cosa è stato lavorato l'ultimo.

A Notion, per qualche motivo, piace davvero farti scorrere! Spero che alla fine migliorino il loro flusso di lavoro, poiché penso che molte persone di Trello potrebbero considerarli una valida alternativa se lo facessero. Ma per essere onesti con Notion, non sono mai stati pensati per essere un sostituto del task manager.

Poi ci sono le attività di archiviazione. Funziona bene per creare una colonna "Fatto" in Notion e un filtro per nascondere le attività. Tuttavia, questo è come il jerry-rigging, qualcosa che dovrebbe funzionare immediatamente. L'archiviazione non solo aiuta l'utente con il disordine, ma aiuta le app con le proprie prestazioni. Quindi non sono sicuro del motivo per cui questo non è già in Notion. È una vittoria per tutti i soggetti coinvolti.

Poi ci sono i tavoli. Confluence ha bellissime tabelle reattive a pagina intera senza barre di scorrimento fino a quando non viene ridimensionato completamente. Fanno molto bene i tavoli.

In Notion, hai una barra di scorrimento orizzontale anche su schermi più grandi, indipendentemente dalla larghezza. E poi l'editor di blocchi proprio sotto di esso con quello che sembra non avere riempimento per il comando successivo. Ci sono solo cose qui che sembrano incompiute. Ed è ancora più evidente nell'app per Mac.

Ci sono molte cose che mi piacciono di Notion, ed è per questo che l'ho elencato per primo in questo post. La sua modalità oscura è bellissima, i prezzi sono ottimi e hanno app per tutte le piattaforme. Hanno anche strumenti di importazione da Trello e Confluence.

Abbiamo cercato di sforzarci di amare Notion e di superare alcune di queste cose pignolo. Tuttavia, semplicemente non regge contro Trello o Confluence quando si tratta di schede kanban e scrittura. Detto questo, è sicuramente una delle poche app su cui terrò gli occhi aperti in futuro.

Clicca su

ClickUp commercializza il suo software come "un'app per sostituirli tutti". Anche se suona alla grande, personalmente penso che ClickUp sia in uno stato disastroso al momento. Questo ha un problema diverso da Notion. Si stanno muovendo troppo velocemente. Quello che ottieni è un'app con molte funzionalità, ma nessuna perfetta, ed è molto lenta. ClickUp è una delle app più lente che abbiamo provato .

Puoi vedere molti utenti lamentarsi del problema delle prestazioni. Questo è stato davvero il rompicapo per noi con ClickUp. Hanno una bellissima modalità oscura e le schede kanban sono fatte bene. Tuttavia, la loro idea di cartelle e documentazione non è realizzata molto bene. Da nessuna parte rispetto a Confluence. E la navigazione in molti dei loro menu richiede molti clic per fare cose semplici.

Penso che ClickUp abbia un grande potenziale. Ma devono rallentare e concentrarsi su ciò che è importante. I loro sviluppatori affermano che stanno lavorando sui problemi di prestazioni. Il tempo lo dirà.

Jira

Jira è la soluzione di gestione delle attività di Atlassian per gli sviluppatori. Brett ed io abbiamo pensato di trasferirci a Jira per sostituire Trello. Uno dei motivi è che c'è un'integrazione leggermente più stretta tra Jira e Confluence rispetto a quella tra Trello e Confluence. Tuttavia, ci sono alcuni problemi con Jira.

Jira è lenta e lo è sempre stata. Ho usato Jira durante il mio periodo a Kinsta, ed è stato piuttosto frustrante. Il design di Jira è in realtà piuttosto carino; tuttavia, quando si tratta di schede kanban, ci sono alcune grandi limitazioni. Una cosa è che non puoi creare etichette colorate diverse e mostrarle sulla parte anteriore delle tue schede. Puoi creare epiche, ma queste non sono progettate per quello scopo. Vota questa richiesta.

C'è anche un tema oscuro nelle opere, anche se non c'è ancora.

Fibra

Ero davvero entusiasta di Fibery. Hanno un editore straordinario quando si tratta di scrivere. Anche le loro schede kanban funzionano bene. Non hanno una funzione di archiviazione per le attività, ma puoi creare un filtro per mostrare quelle completate di recente e nascondere il resto in una colonna "Fatto". Ho capito come hackerare le etichette insieme utilizzando un campo personalizzato per la selezione multipla. È quindi possibile inserire le etichette e codificarle per colore. Tuttavia, questo non è fuori dagli schemi come Trello.

È stato solo quando abbiamo importato tutto che ha iniziato a rallentare. E subito abbiamo capito che non avrebbe funzionato. Era anche piuttosto costoso; tuttavia, nel novembre 2021, hanno aggiornato i prezzi e ora è più conveniente per i team più piccoli.

Todoista

Ho sempre amato l'interfaccia utente di Todoist. Hanno alcuni fantastici designer di UX, una bellissima modalità oscura ed è veloce. Qualche tempo fa, hanno lanciato una vista della bacheca kanban. Li confronterei un po' con Atlassian perché sono lenti a rilasciare funzionalità, ma in generale funzionano molto bene quando lo fanno. Ciò è dovuto ancora una volta alla sua enorme base di utenti di cui devono tenere conto.

Tuttavia, ha un paio di problemi, soprattutto se provieni da un'app come Trello.

• Non è possibile aggiungere più etichette colorate sulle carte.
• Non hanno la possibilità di archiviare le carte ma piuttosto di contrassegnarle come completate. Il problema è che poi scompaiono. Puoi trovarli cercando, ma preferisco vedere le mie ultime 10 attività completate in una colonna per il confronto. Questo rende una colonna "Fatto" non molto utile in Todoist.
• I commenti più recenti su un'attività/scheda sono in fondo. Questo non ha alcun senso ed è lo stesso problema che ha Notion.

Lineare

Non c'è altro modo per dirlo se non che Linear è bellissimo. Ha un'elegante modalità oscura ed è incredibilmente veloce. La scheda Kanban funziona alla grande e hai etichette colorate insieme alle priorità. Non c'è documentazione o funzionalità wiki, ma se stessi cercando solo un'app per la gestione di progetti o attività, questa sarebbe probabilmente una delle mie prime scelte.

Asana

Asana è in circolazione da molto tempo e molti di questi flussi di lavoro sono stati inchiodati abbastanza bene. Tuttavia, l'unica cosa che non hanno ancora è un wiki. Una volta fatto, daremo sicuramente un'altra occhiata a questo.

lunedì.com

Monday.com ha probabilmente il team di mercato più forte tra tutte le app che ho menzionato. Vedo pubblicità per Monday.com ovunque io vada. Tuttavia, dopo aver provato la loro app, in realtà mancava delle funzionalità di cui avevamo bisogno, sia per le attività che per un wiki. Amo la semplicità, ma deve anche avere alcune caratteristiche per essere utile per la produttività.

Altre app che abbiamo provato

C'era una moltitudine di altri software di gestione dei progetti che abbiamo provato che non hanno funzionato subito. Eccone solo alcuni:

Sommario

Fino a quando non arriverà qualcosa di meglio o le app non apporteranno aggiornamenti e modifiche, io e Brett continueremo con Trello e Confluence per la nostra attività. È sbalorditivo che più app non abbiano wiki. Molti di loro si concentrano su altre funzionalità e perdono cose critiche quando si tratta delle loro schede kanban. Questo è un po' ironico perché è qui che gli utenti probabilmente trascorreranno la maggior parte del loro tempo.

Un altro grosso problema con molte delle app di cui sopra che utilizzano un editor basato su blocchi (Notion, Slite, ClickUp, ecc.) È che la popolare estensione Grammarly Chrome non funziona correttamente . Grammarly controlla solo ogni cella e/o blocco quando fai clic su di esse, non l'intero articolo. Questo è uno dei motivi per cui non posso mai passare a questi per la documentazione e perché sto aspettando qualcosa di meglio.

Se qualcosa dovesse cambiare con i nostri flussi di lavoro, farò in modo di tornare e aggiornare questo post.

Usi Trello o Confluence? Sono sempre curioso di sapere cosa stai usando o opinioni che potresti avere su qualsiasi software di gestione dei progetti in cui ci siamo tuffati. Sentiti libero di lasciare i tuoi commenti sotto.