Программное обеспечение для управления проектами: почему мы все еще используем Trello и Confluence в 2022 году

Мы ежедневно пользуемся Trello с 2013 года, а вскоре после этого появился Confluence. Это одно из немногих приложений, без которых мы не можем жить . Можно с уверенностью сказать, что большая часть нашего дня посвящена задачам, которые мы выполняем на наших досках Trello, и бизнес-процессам, которые мы постоянно документируем в Confluence.

При этом я люблю пробовать новые приложения и всегда пытаюсь найти способы повысить производительность рабочих процессов для нашего бизнеса. Если есть способ сэкономить 100 кликов в день, я только за. Со всеми инновациями в наши дни также интересно почувствовать, что может быть возможно, или как приложение может по-другому подойти к управлению проектом.

Недавно мы попробовали десятки различных программ для управления проектами, и я хотел поделиться своими выводами о том, как, по моему мнению, они сочетаются с Trello и Confluence. TLDR, мой брат и я до сих пор используем Trello и Confluence, потому что есть несколько нарушителей условий сделки с другими решениями.

Atlassian — производительность

Для тех из вас, кто не знаком с ним, Trello — это приложение для управления задачами и проектами, запущенное Fog Creek Software (теперь Glitch) еще в 2010 году. открывает новую главу в расширении возможностей команд во всем мире». Atlassian также разрабатывает Jira и Confluence, поэтому наличие Trello в ее арсенале имеет смысл.

Confluence — это инструмент Atlassian для совместной работы с документами. Думайте об этом как о Google Docs, но в формате вики. Бретт и я используем Confluence для всей нашей документации; это потрясающе!

У Atlassian также есть третий инструмент — Jira. По сути, это их решение для управления задачами, разработанное специально для разработчиков. Вы можете думать об этом больше как о GitHub. И хотя мы занимаемся разработкой, я расскажу о некоторых причинах, по которым мы используем Trello, а не Jira.

Вся цель состоит в том, чтобы найти программное обеспечение для управления проектами, которое лучше всего подходит для вашего бизнеса и рабочих процессов. Или, как некоторые могли бы сказать, блаженство продуктивности . Это может быть комплексное решение или комбинация программного обеспечения, такого как Trello и Confluence. Мы бы предпочли комплексное решение, но на этом пути почти всегда возникают проблемы.

Когда дело доходит до управления задачами и документации, вот некоторые вещи, на которые мы обращаем внимание:

• Программное обеспечение должно работать быстро и не должно замедляться со временем, независимо от того, сколько в нем данных. Веб-версия обязательна, а приложения — приятный бонус.
• Канбан-доска (карточки и столбцы, перемещающиеся слева направо) является обязательным условием для выполнения задач.
• Задачи должны иметь возможность размещать на них несколько меток одновременно и иметь возможность отображать их на лицевой стороне доски.
• Этикетки должны иметь возможность менять свой цвет.
• Пользовательский интерфейс должен быть продуманным и простым в использовании.
• Универсальный поиск должен быть молниеносным и точным.
• Поддержка уценки обязательна.
• Темный режим является преимуществом.
• Написание в блочном стиле является нарушением условий сделки, так как это создает неуклюжий текст. Это одна из моих претензий к редактору блоков WordPress. И собственно почему я в последнее время вообще перестал писать на WordPress.
• Наличие инструмента импортера является плюсом. Никто не хочет воссоздавать все свои задачи или документы, если они рассматривают возможность перехода на новое приложение.

Почему мы используем Trello и Confluence (за и против)

Попробовав практически все программы для управления проектами на рынке, мы все еще любим и используем Trello и Confluence по нескольким причинам.

Трелло

Всякий раз, когда у меня появляется идея для части контента или задачи, которую мне нужно закончить, я сразу же записываю ее в Trello. Есть слишком много вещей, которые нужно помнить, и именно поэтому программное обеспечение для управления задачами так важно.

Я буду первым, кто признает, что в наши дни у Trello немного устаревший дизайн . Честно говоря, мало что изменилось с точки зрения внешнего вида с тех пор, как я впервые начал его использовать. И их наклонный значок приложения Mac сводит меня с ума! К счастью, Роб Шолтен выпустил подходящую иконку Trello, которую вы можете использовать.

Однако когда дело доходит до производительности, удобство использования всегда важнее дизайна. Я усвоил это на собственном горьком опыте. Погоня за новейшим программным обеспечением для управления проектами с новейшим ярким дизайном — пустая трата времени.

Когда дело доходит до удобства использования, Trello надежен! Это одна из тех вещей, которые просто работают все время. В настоящее время у меня на доске в очереди стоят 272 карточки Trello. Я просто сосредоточен на том, чтобы выполнить как можно больше задач за день. Ознакомьтесь с этим небольшим быстрым трюком о том, как увидеть общее количество карточек Trello.

Некоторые жалуются на Atlassian и на то, как медленно они выпускают новые функции. И тем не менее, именно поэтому это происходит. У них есть огромная пользовательская база для рассмотрения. Когда они что-то выкатывают, это должно быть почти идеально в каком-то смысле. Я бы предпочел медленные и неуклонные улучшения, которые хорошо спланированы, а затем как можно более быстрое добавление функций (к сожалению, ClickUp — хороший пример этого).

Ниже приведен пример настройки моей доски Trello. Многие мои задачи связаны с написанием текстов, контентом и SEO. У меня есть следующие шесть столбцов:

• Бэклог: Место для новых идей контента.
• Что делать: Решил двигаться вперед.
• Основные посты: длинные тексты, над которыми я постоянно работаю.
• В процессе: Над чем я работаю.
• Ожидание/задержка: Что-то задерживает его или запланировано к публикации.
• Готово: завершено или опубликовано.

Если вы не знакомы с тем, как работают доски канбан, вы обычно думаете обо всем слева направо. Таким образом, задачи перемещаются по моей доске по мере того, как над ними работают, и, наконец, попадают в столбец «Готово».

Бесплатная версия Trello позволяет вам иметь неограниченное количество досок, карточек и списков. Если вам нужны такие вещи, как бонусы, шаблоны и т. д., вы можете использовать премиум-версию, начиная с 9,99 долларов США на пользователя в месяц.

Шаблоны на самом деле очень классные! Скажем, например, у меня есть обновление плагина WordPress, которое мне нужно протестировать на всех наших сайтах. У меня есть шаблон для этого со всеми ярлыками для наших сайтов и описанием того, что мне регулярно нужно делать (например, тестировать плагин на промежуточном сайте, создавать точку восстановления в рабочей среде и применять обновление в рабочей среде). Это экономит мне массу кликов и времени для задач, которые мне нужно делать регулярно.

Если вы активный пользователь Trello, я настоятельно рекомендую заплатить за премиум-версию. Вот несколько бонусов, которые мы используем:

• Пользовательские поля: поместите данные об объеме поиска в каждую тему/карточку.
• Slack: отправляйте карточки Trello в канал Slack или в DM.
• Confluence Cloud: прикрепите страницы Confluence Cloud к карточкам Trello.
• Card Repeater: Ставьте обычные задачи на повтор. Отлично подходит для еженедельных рассылок.

Для вас, SEO-оптимизаторов, я использую усиление настраиваемых полей, чтобы создать следующие «текстовые» атрибуты, которые автоматически отображаются на каждой карточке:

• Ключевое слово №1
• № 1 по объему поиска
• # 1 кВт Сложность
• Ключевое слово № 2
• # 2 Объем поиска
• # 2 кВт Сложность

Я использую Ahrefs для получения всех данных о ключевых словах. Если вам нужна более дешевая альтернатива, KWFinder — лучший выбор. Вы можете снять флажок, чтобы отображать атрибуты настраиваемых полей на лицевой стороне ваших карточек. Это полезно, когда вы получаете много карточек Trello.

Я также подключаю усиление дворецкого для автоматического архивирования карточек в колонке «Готово» после того, как они пролежали там 15 дней. Я рекомендую сделать это, потому что Trello может начать тормозить, если вы получите слишком много активных карточек. Архивные карточки никогда не удаляются и всегда доступны в поиске. Благодаря этому Trello всегда работает с невероятной скоростью !

Это только моя доска; у нас также есть доска для разработки плагинов, которая имеет другую структуру. В этом прелесть канбан-досок в Trello; вы действительно можете настроить их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашему рабочему процессу.

Вот несколько вещей, которые я хотел бы добавить или улучшить в Trello:

• У них есть цветные этикетки, которые я часто использую, но им нужно больше цветовых вариантов. Проголосуйте за этот запрос.
• Приложение Mac отлично работает, но ему определенно нужен темный режим. Пора. Проголосуйте за этот запрос.
• Ссылки автоматически разворачиваются, что очень раздражает. Проголосуйте за этот запрос.
• Сейчас я предпочитаю Markdown, но это может немного раздражать, если вы вставляете ссылки в Trello из другого инструмента, такого как Google Docs.

Слияние

Confluence — это место, где мы документируем все для нашего бизнеса, от шаблонов электронной почты для заявок до внутренних шагов по устранению неполадок для повторяющихся проблем. Что мне нравится в Confluence, так это то, что он структурирован как вики. Все дело в написании и немедленном доступе к вашему контенту.

Само письмо в Confluence довольно гладкое, что невероятно важно. Он не использует неуклюжие блоки, которые используют многие другие приложения. Еще одна ошибка приложений заключается в том, что они считают, что интеграции с Google Docs достаточно. Они не понимают, что Google Docs не структурирован таким образом, чтобы упростить управление всем.

Confluence — один из продуктов Atlassian, который становится все лучше и лучше. В этом году они улучшали производительность, и это имело большое значение. Если вы посмотрите их дорожную карту, они уже работают над дополнительными улучшениями производительности. Это то, что я люблю видеть!

Еще одна вещь, которая мне очень нравится в Confluence, это то, что он поддерживает Markdown. Он соответствует большинству ярлыков, которые вы найдете в редакторе блоков WordPress, а также в Trello. Это позволяет легко переключаться между всеми приложениями.

Мы используем бесплатную версию Confluence уже пару лет. Для пользователей младше десяти лет бесплатная версия включает неограниченное количество мест и страниц, а также управление версиями страниц. Премиум-версия начинается с 8,33 долларов США на пользователя в месяц (если вы платите ежегодно). На мой взгляд, Confluence дает вам много возможностей для чего-то с бесплатной версией.

Atlassian также работает над интеграцией всех своих приложений. И в Confluence, и в Trello теперь можно легко переключаться между ними. У них также есть универсальные логины.

Вот несколько вещей, которые я хотел бы добавить или улучшить в Confluence:

• Было бы неплохо иметь собственное приложение для Mac. Проголосуйте за этот запрос.
• Я бы хотел, чтобы темный режим был добавлен в веб-приложение, если они не запустят приложение для Mac в ближайшее время. Проголосуйте за этот запрос.

Проблемы с другим программным обеспечением для управления проектами

Теперь самое интересное! Погружение во все различные программы для управления проектами, которые мы пробовали. Справедливое предупреждение, некоторые из следующих отзывов основаны на нашем личном мнении. Но я также надеюсь, что компании и/или разработчики увидят это и примут к сведению. Конструктивная критика помогает улучшить продукты и услуги.

Понятие

Notion — первое программное обеспечение, которое мы попробовали; после просмотра восторженных отзывов о них в течение многих лет. Они предлагают комплексное решение для задач, вики и т. д. Мы были взволнованы и надеялись, что наши поиски закончились, даже не начавшись. Однако с самого начала мы столкнулись с проблемами.

Это забавно, потому что Notion рекламируется в Google как «Переключитесь на Notion — вики, которая не громоздкая». И все же мы обнаружили, что Notion намного неуклюже, чем Confluence. Возможно, они не используют последнюю версию. И это не только Notion, многие программы в наши дни используют подход гибридного блочного редактора со встроенными инструментами, которые зависают, когда вы двигаете мышью. Никто из нас не фанат этого для письма. Для дизайна это круто, но это две совершенно разные вещи.

Тогда есть канбан-доски. С самого начала опыт канбана в Notion кажется ниже, чем в Trello . У вас есть несколько полос прокрутки везде. И одна из самых раздражающих вещей заключается в том, что вы не можете прокрутить вниз один столбец, зафиксировав остальные на месте. Когда у вас сотни задач, это означает бесконечную прокрутку всего экрана в Notion. Trello сохраняет ваше место и обрабатывает каждый столбец отдельно.

Кроме того, комментарии к карточке имеют две основные проблемы в Notion. Во-первых, они не разделяют комментарии, а меняют дату редактирования. Во-вторых, последние изменения комментария отображаются внизу, а не вверху . Trello разделяет все комментарии и отображает последний комментарий вверху. Это имеет больше смысла. К некоторым моим задачам/карточкам добавлено более 50 комментариев. Когда я нажимаю на один, я не хочу прокручивать; Я хочу быстро бросить взгляд наверх, чтобы увидеть, над чем в последний раз работали.

По какой-то причине Notion очень любит заставлять вас прокручивать! Я надеюсь, что они в конечном итоге улучшат свой рабочий процесс, так как я думаю, что многие люди из Trello могут счесть их жизнеспособной альтернативой, если они это сделают. Но, чтобы быть справедливым к Notion, они никогда не предназначались для замены диспетчера задач.

Затем идет архивирование задач. Можно создать столбец «Готово» в Notion и фильтр для скрытия задач. Тем не менее, это похоже на сборку, что-то, что должно работать из коробки. Архивация не только помогает пользователю избавиться от беспорядка, но и помогает приложениям работать с их собственной производительностью. Так что не уверен, почему этого еще нет в Notion. Это беспроигрышный вариант для всех участников.

Затем идут столы. В Confluence есть красивые полностраничные адаптивные таблицы без полос прокрутки, пока они не будут полностью уменьшены. Они очень хорошо делают столы.

В Notion у вас есть горизонтальная полоса прокрутки даже на больших экранах, независимо от ширины. А затем редактор блоков прямо под ним с тем, что, кажется, не имеет отступов для следующей команды. Здесь есть только вещи, которые кажутся незавершенными. И это еще более заметно в приложении для Mac.

В Notion мне нравится многое, и именно поэтому я перечислил его первым в этом посте. Его темный режим прекрасен, цены отличные, и у них есть приложения для всех платформ. У них также есть инструменты импорта от Trello и Confluence.

Мы пытались заставить себя полюбить Notion и избавиться от некоторых придирчивых вещей. Тем не менее, он не идет ни в какое сравнение с Trello или Confluence, когда дело доходит до канбан-досок и письма. С учетом сказанного, это определенно одно из немногих приложений, на которое я буду обращать внимание в будущем.

кликап

ClickUp позиционирует свое программное обеспечение как «одно приложение, которое заменит их все». Хотя это звучит здорово, лично я считаю, что ClickUp в настоящее время находится в катастрофическом состоянии. Это другая проблема, чем Notion. Они движутся слишком быстро. Вы получаете приложение со многими функциями, но ни одно из них не идеально, и оно очень медленное. ClickUp — одно из самых медленных приложений, которые мы пробовали .

Вы можете видеть, что многие пользователи жалуются на проблему с производительностью. Это действительно стало для нас решающим фактором с ClickUp. У них красивый темный режим, и доски канбан сделаны хорошо. Однако их представление о папках и документации реализовано не очень хорошо. Нигде по сравнению с Confluence. И навигация во многих их меню требует много кликов, чтобы сделать простые вещи.

Я думаю, что ClickUp имеет большой потенциал. Но им нужно замедлиться и сосредоточиться на том, что важно. Их разработчики заявляют, что работают над проблемами производительности. Время покажет.

Джира

Jira — это решение Atlassian для управления задачами для разработчиков. Бретт и я действительно думали о переходе на Jira, чтобы заменить Trello. Одна из причин заключается в более тесной интеграции между Jira и Confluence, чем между Trello и Confluence. Однако есть некоторые проблемы с Jira.

Jira медленная и всегда такой была. Я использовал Jira во время работы в Kinsta, и это меня очень разочаровало. Дизайн Jira на самом деле довольно приятный; однако, когда дело доходит до канбан-досок, существуют некоторые большие ограничения. Во-первых, вы не можете создавать разноцветные этикетки и размещать их на лицевой стороне своих досок. Вы можете создавать эпики, но они не предназначены для этой цели. Проголосуйте за этот запрос.

Также в работах есть тёмная тема, хотя её пока нет.

Фибери

Я был очень взволнован Файбери. У них замечательный редактор, когда дело доходит до письма. Их доски канбан также работают хорошо. У них нет функции архивирования задач, но вы можете создать фильтр, чтобы показывать недавно выполненные задачи и скрывать остальные в столбце «Готово». Я понял, как объединять метки, используя настраиваемое поле для множественного выбора. Затем вы можете ввести свои метки и закодировать их цветом. Тем не менее, это не из коробки, как Trello.

Только когда мы импортировали все, он начал замедляться. И мы сразу поняли, что это не сработает. Кроме того, раньше это было довольно дорого; однако в ноябре 2021 года они обновили свои цены, и теперь они стали более доступными для небольших команд.

Todoist

Мне всегда нравился интерфейс Todoist. У них есть отличные дизайнеры UX, красивый темный режим и он быстрый. Некоторое время назад они запустили вид доски канбан. Я бы немного сравнил их с Atlassian, потому что они медленно выпускают функции, но в целом они работают очень хорошо, когда они это делают. Это опять-таки связано с огромной пользовательской базой, которую они должны учитывать.

Однако у него есть пара проблем, особенно если вы используете такое приложение, как Trello.

• Невозможно добавить несколько цветных меток на карты.
• У них нет возможности архивировать карты, а только помечать их как выполненные. Проблема в том, что они потом исчезают. Вы можете найти их с помощью поиска, но я предпочитаю видеть мои последние 10 или около того выполненных задач в столбце для сравнения. Это делает столбец «Готово» не очень полезным в Todoist.
• Самые последние комментарии к задаче/карточке находятся внизу. Это не имеет никакого смысла, и это та же проблема, что и у Notion.

Линейный

Нет другого способа выразить это, кроме того, что Linear прекрасен. У него гладкий темный режим, и он безумно быстрый. Канбан-доска отлично работает, и у вас есть цветные метки вместе с приоритетами. Там нет документации или функции вики, но если бы я искал только приложение для управления проектами или задачами, это, вероятно, было бы одним из моих первых вариантов.

Асана

Asana существует уже давно, и многие из этих рабочих процессов довольно хорошо реализованы. Однако единственное, чего у них пока нет, — это вики. Как только они это сделают, мы обязательно еще раз взглянем на это.

Monday.com

У Monday.com, вероятно, самая сильная рыночная команда из всех приложений, которые я упомянул. Я везде вижу рекламу Monday.com. Однако после того, как мы попробовали их приложение, в нем действительно не было нужных нам функций, как для задач, так и для вики. Мне нравится простота, но она также должна иметь определенные функции, которые будут полезны для повышения производительности.

Другие приложения, которые мы пробовали

Было множество других программ для управления проектами, которые мы пробовали, но они сразу не работали. Вот лишь некоторые из них:

Резюме

Пока не появится что-то лучшее или в приложения не будут внесены обновления и изменения, мы с Бреттом будем использовать Trello и Confluence для нашего бизнеса. Удивительно, что у многих приложений нет вики. Многие из них сосредотачиваются на других функциях и пропускают важные вещи, когда дело доходит до их канбан-досок. Это немного иронично, потому что именно здесь пользователи, вероятно, будут проводить большую часть своего времени.

Еще одна огромная проблема со многими из вышеперечисленных приложений, использующих блочный редактор (Notion, Slite, ClickUp и т. д.), заключается в том, что популярное расширение Grammarly Chrome не работает должным образом . Grammarly проверяет только каждую ячейку и/или блок, когда вы нажимаете на них, а не всю статью. Это одна из причин, по которой я никогда не могу перейти к ним для получения документации, и почему я жду чего-то лучшего.

Если что-то изменится в наших рабочих процессах, я обязательно вернусь и обновлю этот пост.

Вы используете Trello или Confluence? Мне всегда любопытно услышать, что вы используете, или ваши мнения о любом программном обеспечении для управления проектами, в которое мы погрузились. Не стесняйтесь оставлять свои комментарии ниже.