Software de gerenciamento de projetos: por que ainda usamos Trello e Confluence em 2022

Estamos usando o Trello diariamente desde 2013, e o Confluence veio logo depois. Eles são um dos poucos aplicativos sem os quais não poderíamos viver . É seguro dizer que grande parte do nosso dia gira em torno das tarefas que temos em nossos quadros do Trello e dos fluxos de trabalho de negócios que documentamos continuamente no Confluence.

Com isso dito, adoro experimentar novos aplicativos e estou sempre tentando encontrar maneiras de melhorar os fluxos de trabalho de produtividade para nossos negócios. Se houver uma maneira de economizar 100 cliques por dia, sou a favor. Com toda a inovação nos dias de hoje, também é empolgante ter uma ideia do que pode ser possível ou como um aplicativo pode abordar o gerenciamento de um projeto de maneira diferente.

Recentemente, testamos dezenas de vários softwares de gerenciamento de projetos e eu queria compartilhar minhas descobertas sobre como acho que elas se comparam ao Trello e ao Confluence. TLDR, meu irmão e eu ainda estamos usando o Trello e o Confluence hoje porque existem alguns problemas com outras soluções.

A Atlassian é uma potência de produtividade

Para aqueles que não estão familiarizados com ele, o Trello é um aplicativo de gerenciamento de tarefas e projetos lançado pela Fog Creek Software (agora Glitch) em 2010. No início de 2017, o Trello foi adquirido pela Atlassian e, como eles disseram, “ele começa o próximo capítulo em capacitar equipes em todos os lugares.” A Atlassian também desenvolve o Jira e o Confluence, então ter o Trello em seu arsenal faz todo o sentido.

O Confluence é a ferramenta de colaboração de documentos da Atlassian. Pense nisso como o Google Docs, mas apresentado em um formato wiki. Brett e eu usamos o Confluence para toda a nossa documentação; é incrivel!

A Atlassian também possui uma terceira ferramenta, o Jira. Esta é basicamente sua solução de gerenciamento de tarefas adaptada especificamente para desenvolvedores. Você pode pensar nisso mais como GitHub. E mesmo que façamos um trabalho de desenvolvimento, vou me aprofundar em alguns motivos pelos quais usamos o Trello em vez do Jira.

Todo o objetivo é encontrar um software de gerenciamento de projetos que funcione melhor para seus negócios e fluxos de trabalho. Ou, como alguns podem dizer, felicidade de produtividade . Esta pode ser uma solução completa ou uma combinação de software como Trello e Confluence. Preferimos uma solução completa, mas quase sempre há problemas nesse caminho.

Quando se trata de gerenciamento de tarefas e documentação, aqui estão algumas coisas que procuramos:

• O software deve ser rápido e não deve ficar lento com o tempo, independentemente da quantidade de dados nele contido. Uma versão web é obrigatória, e os aplicativos são um bom bônus.
• Um quadro kanban (cartões e colunas movendo-se da esquerda para a direita) é obrigatório para as tarefas.
• As tarefas devem ter a capacidade de colocar vários rótulos de cada vez e exibi-las na frente do quadro.
• As etiquetas devem ter a opção de alterar suas cores.
• A interface do usuário deve ser bem pensada e fácil de usar.
• A pesquisa universal deve ser extremamente rápida e precisa.
• O suporte a Markdown é uma obrigação.
• O modo escuro é uma vantagem.
• A escrita em estilo de bloco é um problema, pois isso cria uma escrita desajeitada. É uma das reclamações que tenho com o WordPress Block Editor. E, na verdade, por que parei de escrever no WordPress recentemente.
• Ter uma ferramenta de importação é uma vantagem. Ninguém quer recriar todas as suas tarefas ou documentos se estiver pensando em migrar para um novo aplicativo.

Por que usamos o Trello e o Confluence (prós e contras)

Depois de experimentar quase todos os softwares de gerenciamento de projetos do mercado, existem algumas razões pelas quais ainda amamos e estamos usando o Trello e o Confluence.

Trello

Sempre que tenho uma ideia para um conteúdo ou tarefa que preciso terminar, imediatamente anoto no Trello. Há muitas coisas para lembrar, e é por isso que o software de gerenciamento de tarefas é tão importante.

Serei o primeiro a admitir, o Trello tem um design meio datado hoje em dia. Honestamente, não mudou muito em termos de aparência desde que comecei a usá-lo. E o ícone inclinado do aplicativo para Mac me deixa louco! Felizmente, Rob Scholten lançou um ícone apropriado do Trello que você pode usar.

No entanto, quando se trata de produtividade, a usabilidade sempre supera o design. Eu aprendi isso da maneira mais difícil. Perseguir o mais novo software de gerenciamento de projetos com o mais recente design chamativo é uma completa perda de tempo.

Quando se trata de usabilidade, o Trello é sólido como uma rocha! É uma daquelas coisas que funciona o tempo todo. Atualmente, tenho 272 cartões Trello na fila do meu quadro. Estou puramente focado em eliminar o máximo de tarefas que puder em um dia. Confira este pequeno truque rápido sobre como ver sua contagem total de cartões do Trello.

Algumas queixas sobre a Atlassian e como eles são lentos para lançar novos recursos. E, no entanto, é exatamente por isso que isso acontece. Eles têm uma enorme base de usuários a considerar. Quando eles lançam algo, tem que ser quase perfeito em certo sentido. Eu preferiria melhorias lentas e constantes que são bem planejadas e, em seguida, adicionar recursos o mais rápido possível (o ClickUp é, infelizmente, um bom exemplo disso).

Abaixo está um exemplo de como minha placa Trello está configurada. Muitas das minhas tarefas estão relacionadas à escrita, conteúdo e SEO. Eu tenho as seguintes seis colunas:

• Backlog: Um lugar para lançar novas ideias de conteúdo.
• Para fazer: Decidi seguir em frente.
• Postagens do pilar: peças de conteúdo de formato longo nas quais estou sempre trabalhando.
• Em andamento: No que estou trabalhando.
• Aguardando/em espera: Algo que está segurando ou agendado para publicação.
• Concluído: Concluído ou publicado.

Se você não está familiarizado com o funcionamento dos quadros kanban, normalmente pensa em tudo da esquerda para a direita. Assim, as tarefas passam pelo meu quadro à medida que estão sendo trabalhadas e, finalmente, acabam na coluna “Concluído”.

A versão gratuita do Trello permite que você tenha um número ilimitado de quadros, cartões e listas. Se você precisar de coisas como power-ups, modelos, etc., você vai querer usar a versão premium a partir de $ 9,99 por usuário por mês.

Os modelos são realmente muito impressionantes! Digamos, por exemplo, que eu tenha uma atualização de plugin do WordPress que preciso testar em todos os nossos sites. Eu tenho um modelo para isso com todos os rótulos para nossos sites e uma descrição do que preciso fazer regularmente (como plug-in de teste no site de teste, criar um ponto de restauração na produção e aplicar a atualização na produção). Isso me economiza uma tonelada de cliques e tempo para tarefas que preciso fazer regularmente.

Se você é um usuário pesado do Trello, recomendo pagar pela versão premium. Aqui estão alguns power-ups que usamos:

• Campos personalizados: coloque dados de volume de pesquisa em cada tópico/cartão.
• Slack: Envie cartões do Trello para um canal do Slack ou DM.
• Confluence Cloud: Anexe páginas do Confluence Cloud aos cartões do Trello.
• Repetidor de cartão: coloque tarefas regulares em repetição. Ótimo para boletins semanais.

Para o seu SEO, eu uso o Power-Up de Campos Personalizados para criar os seguintes atributos de “texto” que são exibidos automaticamente em cada cartão:

• Palavra-chave nº 1
• Volume de pesquisa nº 1
• #1 Dificuldade KW
• Palavra-chave nº 2
• Nº 2 Volume de pesquisa
• #2 Dificuldade KW

Eu uso o Ahrefs para pegar todos os meus dados de palavras-chave. Se você precisa de uma alternativa mais barata, o KWFinder é a próxima melhor opção. Você pode desmarcar a opção de mostrar os atributos de campo personalizados na frente de seus cartões. Isso é útil quando você obtém muitos cartões do Trello.

Também conecto o Power-Up do mordomo para arquivar automaticamente os cartões na coluna "Concluído" depois que eles estiverem lá por 15 dias. Eu recomendo fazer isso porque o Trello pode começar a desacelerar se você tiver muitos cartões ativos. Os cartões arquivados nunca são excluídos e estão sempre disponíveis na pesquisa. Isso mantém o Trello funcionando rápido, o tempo todo !

Essa é apenas a minha prancha; também temos uma placa para desenvolvimento de plugins que está estruturada de forma diferente. Essa é a beleza dos quadros kanban no Trello; você pode realmente personalizá-los para melhor se adequar ao seu fluxo de trabalho.

Aqui estão algumas coisas que eu gostaria de ver adicionadas e ou melhoradas no Trello:

• Eles têm etiquetas coloridas, que eu uso muito, mas precisam de mais opções de cores. Dê um upvote neste pedido.
• O aplicativo para Mac funciona muito bem, mas definitivamente precisa de um modo escuro. Está na hora. Dê um upvote neste pedido.
• Os links são desfraldados automaticamente, o que é realmente irritante. Dê um upvote neste pedido.
• Eu prefiro o Markdown agora, mas pode ser um pouco chato se você estiver colando links no Trello de outra ferramenta como o Google Docs.

Confluência

O Confluence é onde documentamos tudo para nossos negócios, desde modelos de e-mail para tickets até etapas internas de solução de problemas para problemas recorrentes. O que eu amo no Confluence é que ele é estruturado como um wiki. É tudo sobre escrever e chegar ao seu conteúdo imediatamente.

A escrita em si no Confluence é bem suave, o que é incrivelmente importante. Ele não usa blocos desajeitados que muitos outros aplicativos usam. Outra coisa que os aplicativos erram é que eles acham que ter uma integração com o Google Docs é suficiente. Eles não entendem que o Google Docs não está estruturado de forma a facilitar o gerenciamento de tudo.

O Confluence é um dos produtos da Atlassian que está cada vez melhor. Eles têm melhorado o desempenho este ano, e isso fez uma grande diferença. Se você verificar o roteiro deles, eles já têm melhorias de desempenho adicionais em andamento. Essas são as coisas que eu amo ver!

Outra coisa que eu realmente gosto no Confluence é que ele suporta Markdown. Ele corresponde à maioria dos atalhos que você encontra no WordPress Block Editor, bem como no Trello. Isso facilita muito a troca entre todos os aplicativos.

Estamos usando a versão gratuita do Confluence e há alguns anos. Para menos de dez usuários, a versão gratuita inclui espaços e páginas ilimitados e versão de página. A versão premium começa em $ 8,33 por usuário por mês (se você pagar anualmente). Na minha opinião, o Confluence oferece muitas funcionalidades para algo com uma versão gratuita.

A Atlassian também vem trabalhando para integrar todos os seus aplicativos. Tanto no Confluence quanto no Trello, agora existe um atalho fácil para alternar entre eles. Eles também têm logins universais.

Aqui estão algumas coisas que eu gostaria de ver adicionadas e ou melhoradas no Confluence:

• Seria bom ter um aplicativo Mac nativo. Dê um upvote neste pedido.
• Gostaria de ver o modo escuro adicionado ao aplicativo da Web se eles não iniciarem o aplicativo para Mac em breve. Dê um upvote neste pedido.

Problemas com outros softwares de gerenciamento de projetos

Agora a parte divertida! Mergulhando em todos os diferentes softwares de gerenciamento de projetos que experimentamos. Aviso justo, alguns dos comentários a seguir são baseados em nossas opiniões pessoais. Mas também espero que as empresas e ou desenvolvedores vejam isso e tomem notas. A crítica construtiva é como os produtos e serviços melhoram.

Noção

Notion é o primeiro software que testamos; depois de ver elogios sobre eles por anos. Eles oferecem uma solução completa para tarefas, wiki, etc. Estávamos animados e esperando que nossa busca tivesse terminado antes mesmo de começar. No entanto, tivemos problemas desde o início.

É engraçado porque o Notion anuncia no Google como “Switch to Notion – Um wiki que não é desajeitado”. E, no entanto, achamos o Notion muito mais desajeitado que o Confluence. Talvez eles não tenham usado a versão mais recente. E não é apenas o Notion, muitos softwares hoje em dia estão usando uma abordagem de editor de blocos híbridos com ferramentas em linha que pairam à medida que você move o mouse. Nenhum de nós é fã disso por escrever. Para o design é incrível, mas são duas coisas completamente diferentes.

Depois, há os quadros kanban. Desde o início, a experiência kanban do Notion parece inferior ao Trello . Você tem várias barras de rolagem em todos os lugares. E uma das coisas mais irritantes é que você não pode rolar para baixo uma única coluna enquanto trava as outras no lugar. Quando você tem centenas de tarefas, isso significa rolagem infinita de toda a tela no Notion. O Trello mantém seu lugar e trata cada coluna separadamente.

Além disso, os comentários em um cartão têm dois problemas principais no Notion. Primeiro, eles não separam os comentários, mas alteram a data de edição. Em segundo lugar, as edições mais recentes de um comentário aparecem na parte inferior, não na parte superior . O Trello separa todos os comentários e exibe o último comentário no topo. Isso faz muito mais sentido. Algumas das minhas tarefas/cartões têm mais de 50 comentários. Quando clico em um, não quero rolar; Eu quero olhar rapidamente para o topo para ver o que foi trabalhado por último.

Noção, por algum motivo, realmente gosta de fazer você rolar! Espero que eles eventualmente melhorem seu fluxo de trabalho, pois acho que muitas pessoas do Trello podem considerá-los uma alternativa viável se o fizerem. Mas, para ser justo com a Notion, eles nunca foram feitos para substituir o gerenciador de tarefas.

Depois, há tarefas de arquivamento. Funciona bem para criar uma coluna “Concluído” no Notion e um filtro para ocultar as tarefas. No entanto, isso é como jerry-rigging, algo que deve funcionar fora da caixa. O arquivamento não apenas ajuda o usuário com a desordem, mas também ajuda os aplicativos com seu próprio desempenho. Portanto, não tenho certeza por que isso ainda não está no Notion. É um ganho para todos os envolvidos.

Depois, há mesas. O Confluence tem belas tabelas responsivas de página inteira sem nenhuma barra de rolagem até que seja dimensionado totalmente para baixo. Eles fazem mesas muito bem.

No Notion, você tem uma barra de rolagem horizontal mesmo em telas maiores, independente da largura. E então o editor de blocos logo abaixo dele com o que parece não ter preenchimento para o próximo comando. Há apenas coisas aqui que parecem inacabadas. E é ainda mais perceptível no aplicativo para Mac.

Há muitas coisas de que gosto no Notion, e é por isso que o listei primeiro neste post. Seu modo escuro é lindo, o preço é ótimo e eles têm aplicativos para todas as plataformas. Eles também têm ferramentas de importação do Trello e do Confluence.

Tentamos nos forçar a amar o Notion e superar algumas dessas coisas minuciosas. No entanto, ele simplesmente não se compara ao Trello ou ao Confluence quando se trata de quadros kanban e escrita. Com isso dito, é definitivamente um dos poucos aplicativos em que estarei de olho no futuro.

Clique para cima

A ClickUp comercializa seu software como “um aplicativo para substituir todos eles”. Embora isso pareça ótimo, pessoalmente acho que o ClickUp está em um estado desastroso no momento. Isso tem um problema diferente do Notion. Eles estão se movendo muito rápido. O que você obtém é um aplicativo com muitos recursos, mas nenhum perfeito, e é muito lento. ClickUp é um dos aplicativos mais lentos que tentamos .

Você pode ver muitos usuários reclamando sobre o problema de desempenho. Este foi realmente o problema para nós com o ClickUp. Eles têm um belo modo escuro e os quadros kanban são bem feitos. No entanto, sua ideia de pastas e documentação não é muito bem feita. Em nenhum lugar comparado ao Confluence. E a navegação em muitos de seus menus requer muitos cliques para fazer coisas simples.

Acho que o ClickUp tem um grande potencial. Mas eles precisam desacelerar e se concentrar no que é importante. Seus desenvolvedores afirmam que estão trabalhando nos problemas de desempenho. O tempo vai dizer.

Jira

O Jira é a solução de gerenciamento de tarefas da Atlassian para desenvolvedores. Brett e eu pensamos em mudar para o Jira para substituir o Trello. Uma razão é que há uma integração um pouco mais estreita entre o Jira e o Confluence do que entre o Trello e o Confluence. No entanto, existem alguns problemas com o Jira.

Jira é lento e sempre foi. Usei o Jira durante meu tempo na Kinsta e foi bastante frustrante. O design do Jira é realmente muito bom; no entanto, quando se trata de quadros kanban, existem algumas grandes limitações. Uma coisa é que você não pode criar etiquetas de cores diferentes e mostrá-las na frente de seus quadros. Você pode criar épicos, mas eles não são projetados para esse propósito. Dê um upvote neste pedido.

Há também um tema sombrio nos trabalhos, embora ainda não esteja lá.

Fibroso

Eu estava realmente empolgado com Fibery. Eles têm um editor incrível quando se trata de escrever. Seus quadros kanban também funcionam bem. Eles não têm um recurso de arquivamento para tarefas, mas você pode criar um filtro para mostrar os concluídos recentemente e ocultar o restante em uma coluna "Concluído". Eu descobri como hackear rótulos usando um campo personalizado para seleção múltipla. Você pode então inserir suas etiquetas e codificá-las por cores. No entanto, isso não está fora da caixa como o Trello.

Foi só quando importamos tudo que começou a desacelerar. E imediatamente, sabíamos que não ia funcionar. Também costumava ser bastante caro; no entanto, em novembro de 2021, eles atualizaram seus preços e agora estão mais acessíveis para equipes menores.

Todoist

Eu sempre amei a interface do Todoist. Eles têm alguns designers de UX incríveis, um belo modo escuro e é rápido. Um tempo atrás, eles lançaram uma visualização de quadro kanban. Eu os compararia um pouco com o Atlassian porque eles demoram a liberar recursos, mas geralmente funcionam muito bem quando o fazem. Novamente, isso se deve à sua enorme base de usuários que eles precisam levar em consideração.

No entanto, ele tem alguns problemas, especialmente se você estiver vindo de um aplicativo como o Trello.

• Não há como adicionar vários rótulos coloridos nos cartões.
• Eles não têm a capacidade de arquivar cartões, mas sim marcá-los como concluídos. O problema é que eles desaparecem. Você pode encontrá-los pesquisando, mas prefiro ver minhas últimas 10 tarefas concluídas em uma coluna para comparação. Isso faz com que uma coluna “Concluído” não seja muito útil no Todoist.
• Os comentários mais recentes em uma tarefa/cartão estão na parte inferior. Isso não faz sentido e é o mesmo problema que o Notion tem.

Linear

Não há outra maneira de dizer que Linear é lindo. Ele tem um modo escuro elegante e é incrivelmente rápido. O quadro Kanban funciona muito bem e você tem etiquetas coloridas junto com as prioridades. Não há documentação ou recurso de wiki, mas se eu estivesse procurando apenas um aplicativo de gerenciamento de projetos ou tarefas, essa provavelmente seria uma das minhas primeiras escolhas.

Asana

A Asana existe há muito tempo e tem muitos desses fluxos de trabalho muito bem definidos. No entanto, a única coisa que eles ainda não têm é um wiki. Assim que o fizerem, definitivamente vamos dar outra olhada neste.

Monday.com

O Monday.com provavelmente tem a equipe de mercado mais forte de todos os aplicativos que mencionei. Vejo publicidade da Monday.com em todos os lugares que vou. No entanto, depois de experimentar o aplicativo, ele realmente não possuía os recursos que precisávamos, tanto para tarefas quanto para um wiki. Adoro a simplicidade, mas também precisa ter certos recursos para ser útil para a produtividade.

Outros aplicativos que testamos

Houve uma infinidade de outros softwares de gerenciamento de projetos que tentamos que não funcionaram logo de cara. Aqui estão apenas alguns deles:

Resumo

Até que algo melhor apareça ou os aplicativos façam atualizações e alterações, Brett e eu estaremos rolando com o Trello e o Confluence para nossos negócios. É incompreensível que mais aplicativos não tenham wikis. Muitos deles se concentram em outros recursos e perdem coisas críticas quando se trata de seus quadros kanban. Isso é meio irônico, porque é onde os usuários provavelmente passarão a maior parte do tempo.

Outro grande problema com muitos dos aplicativos acima usando um editor baseado em blocos (Notion, Slite, ClickUp, etc.) é que a popular extensão Grammarly Chrome não funciona corretamente . O Grammarly verifica apenas cada célula e/ou bloco à medida que você clica neles, não o artigo inteiro. Esta é uma razão pela qual eu nunca posso mudar para estes para documentação e porque estou esperando por algo melhor.

Se alguma coisa mudar em nossos fluxos de trabalho, voltarei e atualizarei esta postagem.

Você usa Trello ou Confluence? Estou sempre curioso para saber o que você está usando ou opiniões que possa ter sobre qualquer software de gerenciamento de projetos em que mergulhamos. Fique à vontade para deixar seus comentários abaixo.