Perangkat lunak manajemen proyek: Mengapa kami masih menggunakan Trello dan Confluence pada tahun 2022

Kami telah menggunakan Trello setiap hari sejak 2013, dan Confluence mengikuti tak lama setelah itu. Mereka adalah salah satu dari sedikit aplikasi yang kita tidak bisa hidup tanpanya . Aman untuk mengatakan sebagian besar hari kita berkisar pada tugas yang kita miliki di papan Trello kita dan alur kerja bisnis yang terus kita dokumentasikan di Confluence.

Karena itu, saya suka mencoba aplikasi baru dan selalu berusaha menemukan cara untuk meningkatkan alur kerja produktivitas untuk bisnis kami. Jika ada cara untuk menghemat 100 klik sehari, saya setuju. Dengan semua inovasi akhir-akhir ini, menarik juga untuk merasakan apa yang mungkin atau bagaimana pendekatan aplikasi dalam mengelola proyek secara berbeda.

Baru-baru ini, kami mencoba lusinan berbagai perangkat lunak manajemen proyek, dan saya ingin membagikan temuan saya tentang bagaimana menurut saya mereka bertentangan dengan Trello dan Confluence. TLDR, saudara saya dan saya masih menggunakan Trello dan Confluence hari ini karena ada beberapa dealbreaker dengan solusi lain.

Atlassian adalah pembangkit tenaga produktivitas

Bagi Anda yang tidak terbiasa dengannya, Trello adalah aplikasi manajemen tugas dan proyek yang diluncurkan oleh Fog Creek Software (sekarang Glitch) pada tahun 2010. Pada awal 2017, Trello diakuisisi oleh Atlassian, dan seperti yang mereka katakan, “itu memulai bab berikutnya dalam memberdayakan tim di mana pun.” Atlassian juga mengembangkan Jira dan Confluence, jadi memiliki Trello di gudang senjatanya sangat masuk akal.

Confluence adalah alat kolaborasi dokumen Atlassian. Anggap saja seperti Google Documents tetapi ditata dalam format wiki. Brett dan saya menggunakan Confluence untuk semua dokumentasi kami; itu mengagumkan!

Atlassian juga memiliki alat ketiga, Jira. Ini pada dasarnya adalah solusi manajemen tugas mereka yang dirancang khusus untuk pengembang. Anda dapat menganggapnya lebih seperti GitHub. Dan meskipun kami melakukan pekerjaan pengembangan, saya akan membahas beberapa alasan mengapa kami menggunakan Trello daripada Jira.

Seluruh tujuannya adalah untuk menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang paling sesuai untuk bisnis dan alur kerja Anda. Atau, seperti yang mungkin dikatakan beberapa orang, kebahagiaan produktivitas . Ini bisa menjadi solusi lengkap atau kombinasi perangkat lunak seperti Trello dan Confluence. Kami lebih suka solusi all-in-one, tetapi hampir selalu ada masalah dalam perjalanan ini.

Dalam hal manajemen tugas dan dokumentasi, berikut adalah beberapa hal yang kami cari:

• Perangkat lunak harus cepat dan tidak boleh melambat seiring waktu, terlepas dari berapa banyak data yang ada di dalamnya. Versi web adalah suatu keharusan, dan aplikasi adalah bonus yang bagus.
• Papan kanban (kartu dan kolom yang bergerak dari kiri ke kanan) adalah suatu keharusan untuk tugas-tugas.
• Tugas harus memiliki kemampuan untuk menempatkan beberapa label pada satu waktu dan dapat menampilkannya di bagian depan papan.
• Label harus memiliki opsi untuk mengubah warnanya.
• UI harus dipikirkan dengan matang dan mudah digunakan.
• Pencarian universal harus secepat kilat dan akurat.
• Dukungan penurunan harga adalah suatu keharusan.
• Mode gelap adalah keuntungan.
• Penulisan gaya blok adalah pemecah masalah, karena ini menciptakan tulisan yang kikuk. Ini adalah salah satu keluhan yang saya miliki dengan Editor Blok WordPress. Dan sebenarnya mengapa saya baru-baru ini berhenti menulis di WordPress sama sekali.
• Memiliki alat importir merupakan nilai tambah. Tidak ada yang ingin membuat ulang semua tugas atau dokumen mereka jika mereka mempertimbangkan untuk bermigrasi ke aplikasi baru.

Mengapa kami menggunakan Trello dan Confluence (pro dan kontra)

Setelah mencoba hampir semua perangkat lunak manajemen proyek di pasaran, ada beberapa alasan mengapa kami masih menyukai dan menggunakan Trello dan Confluence.

Trello

Setiap kali saya memiliki ide untuk konten atau tugas yang harus saya selesaikan, saya segera menuliskannya di Trello. Ada terlalu banyak hal yang perlu diingat, dan itulah mengapa perangkat lunak manajemen tugas sangat penting.

Saya akan menjadi yang pertama mengakui, Trello memiliki sedikit desain yang ketinggalan zaman akhir-akhir ini. Sejujurnya, tidak banyak yang berubah dalam hal tampilannya sejak saya pertama kali menggunakannya. Dan ikon aplikasi Mac mereka yang miring membuatku gila! Untungnya Rob Scholten merilis ikon Trello yang tepat yang dapat Anda gunakan.

Namun, dalam hal produktivitas, kegunaan selalu mengalahkan desain. Saya telah belajar ini dengan cara yang sulit. Mengejar perangkat lunak manajemen proyek terbaru dengan desain mencolok terbaru adalah buang-buang waktu.

Dalam hal kegunaan, Trello sangat kokoh! Itu salah satu hal yang hanya bekerja sepanjang waktu. Saat ini saya memiliki 272 kartu Trello yang antri di papan saya. Saya murni fokus untuk menyelesaikan tugas sebanyak mungkin dalam sehari. Lihat trik cepat kecil ini tentang cara melihat jumlah total kartu Trello Anda.

Beberapa mengeluh tentang Atlassian dan betapa lambatnya mereka untuk merilis fitur baru. Namun, inilah tepatnya mengapa hal itu terjadi. Mereka memiliki basis pengguna yang besar untuk dipertimbangkan. Ketika mereka meluncurkan sesuatu, itu harus hampir sempurna dalam arti tertentu. Saya lebih suka peningkatan yang lambat dan stabil yang direncanakan dengan baik, kemudian menambahkan fitur secepat mungkin (Sayangnya ClickUp adalah contoh yang bagus untuk ini).

Di bawah ini adalah contoh bagaimana papan Trello saya diatur. Banyak tugas saya berhubungan dengan menulis, konten, dan SEO. Saya memiliki enam kolom berikut:

• Backlog: Tempat untuk membuang ide konten baru.
• Untuk melakukan: Memutuskan untuk bergerak maju.
• Posting pilar: Potongan konten bentuk panjang yang selalu saya kerjakan.
• Sedang berlangsung: Apa yang sedang saya kerjakan.
• Menunggu/menahan: Sesuatu yang menahannya, atau dijadwalkan untuk diterbitkan.
• Selesai: Selesai atau diterbitkan.

Jika Anda tidak terbiasa dengan cara kerja papan kanban, Anda biasanya memikirkan semuanya dari kiri ke kanan. Jadi, tugas berpindah di papan saya saat sedang dikerjakan dan akhirnya berakhir di kolom "Selesai".

Versi gratis Trello memungkinkan Anda memiliki papan, kartu, dan daftar dalam jumlah tak terbatas. Jika Anda memerlukan hal-hal seperti power-up, template, dll., Anda akan ingin menggunakan versi premium mulai dari $9,99 per pengguna per bulan.

Template sebenarnya cukup mengagumkan! Katakanlah, misalnya, saya memiliki pembaruan plugin WordPress yang perlu saya uji di semua situs kami. Saya memiliki templat untuk ini dengan semua label untuk situs kami dan deskripsi tentang apa yang perlu saya lakukan secara teratur (seperti plugin uji di situs pementasan, membuat titik pemulihan pada produksi, dan menerapkan pembaruan pada produksi). Ini menghemat banyak klik dan waktu untuk tugas yang harus saya lakukan secara teratur.

Jika Anda pengguna Trello yang berat, saya sangat merekomendasikan membayar untuk versi premium. Berikut adalah beberapa power-up yang kami gunakan:

• Bidang Kustom: Letakkan data volume pencarian di setiap topik/kartu.
• Slack: Kirim kartu Trello ke saluran Slack atau DM.
• Confluence Cloud: Lampirkan halaman Confluence Cloud ke kartu Trello.
• Pengulang Kartu: Mengulangi tugas rutin. Bagus untuk buletin mingguan.

Untuk SEO Anda di luar sana, saya kemudian menggunakan Power-Up Bidang Kustom untuk membuat atribut "teks" berikut yang secara otomatis ditampilkan di setiap kartu:

• Kata Kunci #1
• Volume Pencarian #1
• Kesulitan #1 KW
• #2 Kata Kunci
• #2 Volume Pencarian
• #2 KW Kesulitan

Saya menggunakan Ahrefs untuk mengambil semua data kata kunci saya. Jika Anda membutuhkan alternatif yang lebih murah, KWFinder adalah pilihan terbaik berikutnya. Anda dapat menghapus centang pada opsi untuk menampilkan atribut bidang khusus di bagian depan kartu Anda. Ini berguna setelah Anda mendapatkan banyak kartu Trello.

Saya juga menghubungkan Butler Power-Up untuk secara otomatis mengarsipkan kartu di kolom "Selesai" setelah mereka berada di sana selama 15 hari. Saya sarankan melakukan ini karena Trello dapat mulai melambat jika Anda mendapatkan terlalu banyak kartu aktif. Kartu yang diarsipkan tidak pernah dihapus dan selalu tersedia dalam pencarian. Ini membuat Trello berjalan sangat cepat, sepanjang waktu !

Itu hanya papan saya; kami juga memiliki papan untuk pengembangan plugin yang terstruktur secara berbeda. Itulah keindahan papan kanban di Trello; Anda benar-benar dapat menyesuaikannya agar sesuai dengan alur kerja Anda.

Berikut adalah beberapa hal yang ingin saya lihat ditambahkan dan atau ditingkatkan di Trello:

• Mereka memiliki label berwarna, yang sering saya gunakan, tetapi mereka membutuhkan lebih banyak pilihan warna. Suara positif untuk permintaan ini.
• Aplikasi Mac berfungsi dengan baik, tetapi pasti membutuhkan mode gelap. Sudah waktunya. Suara positif untuk permintaan ini.
• Tautan secara otomatis terbentang, yang sangat mengganggu. Suara positif untuk permintaan ini.
• Saya lebih suka penurunan harga sekarang, tetapi bisa sedikit mengganggu jika Anda menempelkan tautan ke Trello dari alat lain seperti Google Documents.

Pertemuan

Confluence adalah tempat kami mendokumentasikan segala sesuatu untuk bisnis kami, mulai dari template email untuk tiket hingga langkah pemecahan masalah internal untuk masalah yang berulang. Hal yang saya sukai dari Confluence adalah bahwa itu terstruktur seperti wiki. Ini semua tentang menulis dan mendapatkan konten Anda segera.

Tulisan itu sendiri di Confluence cukup halus, yang sangat penting. Itu tidak menggunakan blok kikuk yang digunakan banyak aplikasi lain. Hal lain yang membuat aplikasi salah adalah mereka menganggap integrasi dengan Google Documents sudah cukup. Mereka tidak mengerti bahwa Google Documents tidak terstruktur dengan cara yang memudahkan pengelolaan semuanya.

Confluence adalah salah satu produk Atlassian yang terus menjadi lebih baik dan lebih baik. Mereka telah meningkatkan kinerja tahun ini, dan itu membuat perbedaan besar. Jika Anda melihat peta jalan mereka, mereka memiliki peningkatan kinerja tambahan yang sedang dikerjakan. Ini adalah hal-hal yang saya suka lihat!

Hal lain yang sangat saya sukai dari Confluence adalah ia mendukung penurunan harga. Ini cocok dengan sebagian besar pintasan yang Anda temukan di Editor Blok WordPress, serta Trello. Ini membuatnya mudah untuk memantul di antara semua aplikasi.

Kami menggunakan versi gratis Confluence dan telah digunakan selama beberapa tahun. Untuk pengguna di bawah sepuluh, versi gratis mencakup ruang dan halaman tak terbatas dan versi halaman. Versi premium mulai dari $8,33 per pengguna per bulan (jika Anda membayar setiap tahun). Menurut pendapat saya, Confluence memberi Anda banyak fungsi untuk sesuatu dengan versi gratis.

Atlassian juga telah berupaya mengintegrasikan semua aplikasi mereka. Di Confluence dan Trello, sekarang ada jalan pintas yang mudah untuk memantul di antara keduanya. Mereka juga memiliki login universal.

Berikut adalah beberapa hal yang ingin saya lihat ditambahkan dan atau ditingkatkan di Confluence:

• Akan menyenangkan memiliki aplikasi Mac asli. Suara positif untuk permintaan ini.
• Saya ingin melihat mode gelap ditambahkan ke aplikasi web jika mereka tidak segera meluncurkan aplikasi Mac. Suara positif untuk permintaan ini.

Masalah dengan perangkat lunak manajemen proyek lainnya

Sekarang untuk bagian yang menyenangkan! Menyelam ke semua perangkat lunak manajemen proyek yang berbeda yang kami coba. Peringatan yang adil, beberapa umpan balik berikut didasarkan pada pendapat pribadi kami. Tapi saya juga berharap perusahaan dan atau pengembang melihat ini dan mencatat. Kritik konstruktif adalah bagaimana produk dan layanan meningkat.

Gagasan

Notion adalah software pertama yang kami coba; setelah melihat sambutan hangat tentang mereka selama bertahun-tahun. Mereka menawarkan solusi lengkap untuk tugas, wiki, dll. Kami sangat senang dan berharap bahwa pencarian kami telah berakhir bahkan sebelum dimulai. Namun, kami mengalami masalah sejak awal.

Ini lucu karena Notion beriklan di Google sebagai "Beralih ke Notion - Sebuah wiki yang tidak kikuk." Namun, kami menemukan Notion jauh lebih kikuk daripada Confluence. Mungkin mereka belum menggunakan versi terbaru. Dan bukan hanya Notion, banyak perangkat lunak saat ini menggunakan pendekatan editor blok hibrida dengan alat sebaris yang melayang saat Anda menggerakkan mouse. Tak satu pun dari kami adalah penggemar ini untuk menulis. Untuk desain itu luar biasa, tetapi itu adalah dua hal yang sama sekali berbeda.

Lalu ada papan kanban. Sejak awal, pengalaman kanban Notion terasa di bawah standar Trello . Anda memiliki banyak bilah gulir di mana-mana. Dan salah satu hal yang paling menjengkelkan adalah Anda tidak dapat menggulir ke bawah satu kolom sambil mengunci yang lain di tempatnya. Saat Anda memiliki ratusan tugas, ini berarti pengguliran seluruh layar tanpa henti di Notion. Trello menjaga tempat Anda dan memperlakukan setiap kolom secara terpisah.

Juga, komentar pada kartu memiliki dua masalah utama dalam Notion. Pertama, mereka tidak memisahkan komentar tetapi mengubah tanggal edit. Kedua, editan terbaru pada komentar muncul di bawah, bukan di atas . Trello memisahkan semua komentar dan menampilkan komentar terbaru di bagian atas. Ini jauh lebih masuk akal. Beberapa tugas/kartu saya memiliki 50+ komentar. Ketika saya mengklik satu, saya tidak ingin menggulir; Saya ingin cepat-cepat melihat ke atas untuk melihat apa yang terakhir dikerjakan.

Gagasan, untuk beberapa alasan, sangat suka membuat Anda menggulir! Saya harap mereka pada akhirnya meningkatkan alur kerja mereka, karena saya pikir banyak orang Trello mungkin menganggapnya sebagai alternatif yang layak jika mereka melakukannya. Tetapi agar adil bagi Notion, mereka tidak pernah dimaksudkan untuk menjadi pengganti manajer tugas.

Lalu ada tugas pengarsipan. Ini berfungsi dengan baik untuk membuat kolom "Selesai" di Notion dan filter untuk menyembunyikan tugas. Namun, ini seperti jerry-rigging, sesuatu yang seharusnya berhasil. Pengarsipan tidak hanya membantu pengguna mengatasi kekacauan, tetapi juga membantu aplikasi dengan kinerjanya sendiri. Jadi tidak yakin mengapa ini belum ada di Notion. Ini adalah win-win untuk semua orang yang terlibat.

Lalu ada meja. Confluence memiliki tabel responsif satu halaman penuh yang indah tanpa scrollbar apa pun hingga ukurannya diturunkan sepenuhnya. Mereka melakukan tabel dengan sangat baik.

Di Notion, Anda memiliki bilah gulir horizontal bahkan di layar yang lebih besar, terlepas dari lebarnya. Dan kemudian editor blok tepat di bawahnya dengan apa yang tampaknya tidak memiliki bantalan untuk perintah berikutnya. Hanya ada hal-hal di sini yang tampaknya belum selesai. Dan itu bahkan lebih terlihat di aplikasi Mac.

Ada banyak hal yang saya suka tentang Notion, dan itulah mengapa saya mencantumkannya terlebih dahulu di posting ini. Mode gelapnya indah, harganya bagus, dan mereka memiliki aplikasi untuk semua platform. Mereka juga memiliki alat importir dari Trello dan Confluence.

Kami mencoba memaksa diri kami untuk mencintai Notion dan melewati beberapa hal yang rumit ini. Namun, itu tidak cocok dengan Trello atau Confluence dalam hal papan kanban dan penulisan. Dengan itu, itu pasti salah satu dari sedikit aplikasi yang akan saya perhatikan di masa depan.

Klik ke atas

ClickUp memasarkan perangkat lunaknya sebagai “satu aplikasi untuk menggantikan semuanya.” Meskipun ini terdengar hebat, menurut saya pribadi ClickUp sedang dalam keadaan bencana saat ini. Ini memiliki masalah yang berbeda dari Notion. Mereka bergerak terlalu cepat. Apa yang Anda dapatkan adalah aplikasi dengan banyak fitur, tetapi tidak ada yang sempurna, dan sangat lambat. ClickUp adalah salah satu aplikasi paling lambat yang kami coba .

Anda dapat melihat banyak pengguna mengeluh tentang masalah kinerja. Ini benar-benar pemecah masalah bagi kami dengan ClickUp. Mereka memiliki mode gelap yang indah, dan papan kanban dilakukan dengan baik. Namun, ide mereka tentang folder dan dokumentasi tidak dilakukan dengan baik. Tidak ada tempat dibandingkan dengan Confluence. Dan navigasi di banyak menu mereka membutuhkan banyak klik untuk menyelesaikan hal-hal sederhana.

Saya pikir ClickUp memiliki potensi besar. Tetapi mereka perlu memperlambat dan fokus pada apa yang penting. Pengembang mereka menyatakan bahwa mereka sedang mengerjakan masalah kinerja. Waktu akan berbicara.

Jira

Jira adalah solusi manajemen tugas Atlassian untuk pengembang. Brett dan saya benar-benar berpikir untuk pindah ke Jira untuk menggantikan Trello. Salah satu alasannya adalah bahwa ada integrasi yang sedikit lebih erat antara Jira dan Confluence daripada antara Trello dan Confluence. Namun, ada beberapa masalah dengan Jira.

Jira lambat dan selalu begitu. Saya menggunakan Jira selama waktu saya di Kinsta, dan itu cukup membuat frustrasi. Desain Jira sebenarnya cukup bagus; namun, jika menyangkut papan kanban, ada beberapa batasan besar. Satu hal adalah Anda tidak dapat membuat label berwarna berbeda dan menunjukkannya di bagian depan papan Anda. Anda dapat membuat epos, tetapi ini tidak dirancang untuk tujuan itu. Suara positif untuk permintaan ini.

Ada juga tema gelap dalam karya, meski belum ada.

serat

Saya sangat senang dengan Fibery. Mereka memiliki editor yang luar biasa dalam hal menulis. Papan kanban mereka juga berfungsi dengan baik. Mereka tidak memiliki fitur arsip untuk tugas, tetapi Anda dapat membuat filter untuk menampilkan tugas yang baru saja diselesaikan dan menyembunyikan sisanya di kolom "Selesai". Saya menemukan cara meretas label bersama menggunakan bidang khusus untuk multi-pilih. Anda kemudian dapat memasukkan label dan memberi kode warna. Namun, ini tidak keluar dari kotak seperti Trello.

Tidak sampai kami mengimpor semua yang mulai melambat. Dan segera, kami tahu itu tidak akan berhasil. Dulu juga cukup mahal; namun, pada November 2021, mereka memperbarui harganya, dan sekarang lebih terjangkau untuk tim yang lebih kecil.

Todoist

Saya selalu menyukai UI Todoist. Mereka memiliki beberapa desainer UX yang luar biasa, mode gelap yang indah, dan cepat. Beberapa waktu lalu, mereka meluncurkan tampilan papan kanban. Saya akan membandingkannya sedikit dengan Atlassian karena mereka lambat untuk merilis fitur, tetapi umumnya, mereka bekerja dengan sangat baik ketika mereka melakukannya. Ini sekali lagi karena basis penggunanya yang besar yang harus mereka perhitungkan.

Itu memang memiliki beberapa masalah, terutama jika Anda berasal dari aplikasi seperti Trello.

• Tidak ada cara untuk menambahkan beberapa label berwarna pada kartu.
• Mereka tidak memiliki kemampuan untuk mengarsipkan kartu melainkan menandainya sebagai selesai. Masalahnya adalah mereka kemudian menghilang. Anda dapat menemukannya dengan mencari, tetapi saya lebih suka melihat 10 tugas terakhir saya atau lebih dalam kolom untuk perbandingan. Ini membuat kolom "Selesai" tidak terlalu berguna di Todoist.
• Komentar terbaru pada tugas/kartu ada di bagian bawah. Ini tidak masuk akal dan merupakan masalah yang sama yang dimiliki Notion.

Linier

Tidak ada cara lain untuk mengatakannya selain Linear itu indah. Ini memiliki mode gelap yang ramping, dan sangat cepat. Papan Kanban berfungsi dengan baik, dan Anda memiliki label berwarna bersama dengan prioritas. Tidak ada dokumentasi atau fitur wiki, tetapi jika saya hanya mencari aplikasi manajemen proyek atau tugas, ini mungkin salah satu pilihan pertama saya.

asana

Asana telah ada sejak lama dan banyak dari alur kerja ini berhasil dengan baik. Namun, satu hal yang belum mereka miliki adalah wiki. Setelah mereka melakukannya, kami pasti akan melihat lagi yang satu ini.

Senin.com

Monday.com mungkin memiliki tim pasar terkuat dari setiap aplikasi yang saya sebutkan. Saya melihat iklan untuk Monday.com ke mana pun saya pergi. Namun, setelah mencoba aplikasi mereka, sebenarnya tidak memiliki fitur yang kami butuhkan, baik untuk tugas maupun wiki. Saya menyukai kesederhanaan, tetapi juga perlu memiliki fitur tertentu agar berguna untuk produktivitas.

Aplikasi lain yang kami coba

Ada banyak perangkat lunak manajemen proyek lain yang kami coba yang tidak langsung berhasil. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Ringkasan

Sampai sesuatu yang lebih baik datang atau aplikasi membuat pembaruan dan perubahan, Brett dan saya akan menggulirkan Trello dan Confluence untuk bisnis kami. Sangat membingungkan bahwa lebih banyak aplikasi tidak memiliki wiki. Banyak dari mereka fokus pada fitur lain dan melewatkan hal-hal penting ketika datang ke papan kanban mereka. Ini agak ironis karena di sinilah pengguna mungkin akan menghabiskan sebagian besar waktu mereka.

Masalah besar lainnya dengan banyak aplikasi di atas menggunakan editor berbasis blok (Notion, Slite, ClickUp, dll.) adalah ekstensi Grammarly Chrome yang populer tidak berfungsi dengan baik . Grammarly hanya memeriksa setiap sel dan atau blok saat Anda mengkliknya, bukan seluruh artikel. Ini adalah salah satu alasan saya tidak pernah bisa pindah ke ini untuk dokumentasi dan mengapa saya menunggu sesuatu yang lebih baik.

Jika ada yang berubah dengan alur kerja kami, saya akan pastikan untuk kembali dan memperbarui posting ini.

Apakah Anda menggunakan Trello atau Confluence? Saya selalu ingin tahu apa yang Anda gunakan atau pendapat yang mungkin Anda miliki tentang perangkat lunak manajemen proyek apa pun yang kami gunakan. Silahkan mengisi komentar di bawah ini.