Software de management de proiect: de ce folosim în continuare Trello și Confluence în 2022

Folosim Trello zilnic din 2013, iar Confluence a urmat la scurt timp după aceea. Sunt una dintre puținele aplicații fără de care nu am putea trăi . Este sigur să spunem că o mare parte a zilei noastre se învârte în jurul sarcinilor pe care le avem în panourile noastre Trello și a fluxurilor de lucru de afaceri pe care le documentăm continuu în Confluence.

Acestea fiind spuse, îmi place să încerc aplicații noi și încerc mereu să găsesc modalități de a îmbunătăți fluxurile de lucru ale productivității pentru afacerea noastră. Dacă există o modalitate de a economisi 100 de clicuri pe zi, sunt de acord. Cu toate inovațiile din zilele noastre, este, de asemenea, interesant să ne facem o idee despre ceea ce ar putea fi posibil sau modul în care o aplicație ar putea aborda în mod diferit gestionarea unui proiect.

Recent, am încercat zeci de diverse software de management de proiect și am vrut să-mi împărtășesc descoperirile despre modul în care cred că se compară cu Trello și Confluence. TLDR, fratele meu și cu mine încă folosim Trello și Confluence astăzi, deoarece există câteva dealbreakers cu alte soluții.

Atlassian este o putere de productivitate

Pentru cei dintre voi care nu sunt familiarizați cu acesta, Trello este o aplicație de management de sarcini și proiecte lansată de Fog Creek Software (acum Glitch) în 2010. La începutul lui 2017, Trello a fost achiziționat de Atlassian și, după cum spuneau ei, „este începe următorul capitol în abilitarea echipelor de pretutindeni.” Atlassian dezvoltă și Jira și Confluence, așa că a avea Trello în arsenalul său este perfect logic.

Confluence este instrumentul de colaborare document al Atlassian. Gândiți-vă la asta ca Google Docs, dar prezentate într-un format wiki. Eu și Brett folosim Confluence pentru toată documentația noastră; este minunat!

Atlassian are și un al treilea instrument, Jira. Aceasta este, practic, soluția lor de gestionare a sarcinilor, adaptată special pentru dezvoltatori. Vă puteți gândi mai degrabă la GitHub. Și, deși lucrăm la dezvoltare, voi descoperi câteva motive pentru care folosim Trello în detrimentul Jira.

Întregul obiectiv este să găsiți software-ul de management de proiect care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs. și pentru fluxurile de lucru. Sau, după cum ar putea spune unii, beatitudinea productivității . Aceasta ar putea fi o soluție all-in-one sau o combinație de software precum Trello și Confluence. Preferăm o soluție all-in-one, dar aproape întotdeauna există probleme pe această cale.

Când vine vorba de gestionarea sarcinilor și documentare, iată câteva lucruri pe care le căutăm:

• Software-ul ar trebui să fie rapid și să nu încetinească în timp, indiferent de câte date sunt în el. O versiune web este o necesitate, iar aplicațiile sunt un bonus frumos.
• O tablă kanban (cărți și coloane care se deplasează de la stânga la dreapta) este o necesitate pentru sarcini.
• Sarcinile ar trebui să aibă capacitatea de a plasa mai multe etichete pe ele simultan și de a le putea afișa pe partea din față a plăcii.
• Etichetele ar trebui să aibă opțiunea de a-și schimba culorile.
• Interfața de utilizare ar trebui să fie bine gândită și ușor de utilizat.
• Căutarea universală ar trebui să fie rapidă și precisă.
• Asistența pentru Markdown este o necesitate.
• Modul întunecat este un avantaj.
• Scrierea în stil bloc este un dealbreaker, deoarece aceasta creează o scriere greoaie. Este una dintre plângerile pe care le am cu WordPress Block Editor. Și de fapt de ce am încetat recent să scriu în WordPress.
• A avea un instrument de importator este un plus. Nimeni nu vrea să-și recreeze toate sarcinile sau documentele dacă se gândește să migreze la o nouă aplicație.

De ce folosim Trello și Confluence (pro și contra)

După ce am încercat aproape fiecare software de management de proiect de pe piață, există câteva motive pentru care încă iubim și folosim Trello și Confluence.

Trello

Ori de câte ori am o idee pentru un conținut sau o sarcină pe care trebuie să o termin, o notez imediat în Trello. Sunt prea multe lucruri de reținut și de aceea software-ul de gestionare a sarcinilor este atât de important.

Voi fi primul care recunosc, Trello are un design puțin învechit în aceste zile. Sincer, nu s-au schimbat multe în ceea ce privește modul în care arată de când am început să-l folosesc. Și pictograma lor înclinată pentru aplicația Mac mă înnebunește! Din fericire, Rob Scholten a lansat o pictogramă Trello adecvată pe care o puteți folosi.

Cu toate acestea, când vine vorba de productivitate, uzabilitate este întotdeauna învingătoare pe design. Am învățat asta pe calea grea. Urmărirea celui mai nou software de management de proiect cu cel mai recent design strălucitor este o pierdere totală de timp.

Când vine vorba de utilizare, Trello este solid! Este unul dintre acele lucruri care funcționează tot timpul. În prezent, am 272 de cărți Trello la coadă pe tablă. Sunt concentrat doar să elimin cât mai multe sarcini într-o zi. Consultați acest mic truc rapid despre cum să vă vedeți numărul total de carduri Trello.

Unii se plâng de Atlassian și de cât de lent sunt pentru a lansa noi funcții. Și totuși, tocmai de aceea se întâmplă. Au o bază imensă de utilizatori de luat în considerare. Când lansează ceva, trebuie să fie aproape perfect într-un fel. Aș prefera cu mult îmbunătățiri lente și constante, care sunt bine planificate, apoi adăugarea de funcții cât mai repede posibil (ClickUp este, din păcate, un bun exemplu în acest sens).

Mai jos este un exemplu despre cum este configurată placa mea Trello. Multe dintre sarcinile mele se referă la scriere, conținut și SEO. Am următoarele șase coloane:

• Backlog: Un loc pentru a arunca idei noi de conținut.
• De făcut: am decis să merg mai departe.
• Postări de pilon: piese de conținut de lungă durată la care lucrez mereu.
• În curs: la ce lucrez.
• În așteptare/reținere: ceva care o susține sau este programată pentru publicare.
• Terminat: Terminat sau publicat.

Dacă nu sunteți familiarizat cu modul în care funcționează panourile kanban, de obicei vă gândiți la totul, de la stânga la dreapta. Așadar, sarcinile se deplasează peste tot pe măsură ce se lucrează la ele și ajung în sfârșit în coloana „Terminat”.

Versiunea gratuită a Trello vă permite să aveți un număr nelimitat de panouri, cărți și liste. Dacă aveți nevoie de lucruri precum power-up-uri, șabloane etc., veți dori să utilizați versiunea premium începând de la 9,99 USD per utilizator pe lună.

Șabloanele sunt de fapt destul de grozave! Să spunem, de exemplu, că am o actualizare a pluginului WordPress pe care trebuie să o testez pe toate site-urile noastre. Am un șablon pentru acesta cu toate etichetele pentru site-urile noastre și o descriere a ceea ce trebuie să fac în mod regulat (cum ar fi testarea pluginului pe site-ul de staging, crearea unui punct de restaurare în producție și aplicarea actualizării în producție). Acest lucru îmi economisește o mulțime de clicuri și timp pentru sarcini pe care trebuie să le fac în mod regulat.

Dacă sunteți un utilizator intens al Trello, vă recomand să plătiți pentru versiunea premium. Iată câteva power-up-uri pe care le folosim:

• Câmpuri personalizate: introduceți datele despre volumul de căutare pe fiecare subiect/card.
• Slack: trimiteți carduri Trello către un canal Slack sau DM.
• Confluence Cloud: Atașați paginile Confluence Cloud la cardurile Trello.
• Repetitor de carduri: repetați sarcinile obișnuite. Excelent pentru buletine informative săptămânale.

Pentru că SEO sunteți acolo, folosesc apoi pornirea câmpurilor personalizate pentru a crea următoarele atribute „text” care se afișează automat pe fiecare card:

• Cuvânt cheie #1
• #1 Volumul de căutare
• #1 KW Dificultate
• #2 Cuvânt cheie
• #2 Volumul de căutare
• #2 KW Dificultate

Folosesc Ahrefs pentru a prelua toate datele despre cuvintele mele. Dacă aveți nevoie de o alternativă mai ieftină, KWFinder este cel mai bun lucru. Puteți debifa opțiunea de a afișa atributele câmpului personalizat pe partea din față a cardurilor. Acest lucru este util odată ce obțineți o mulțime de cărți Trello.

De asemenea, conectez Butler Power-Up pentru a arhiva automat cardurile în coloana „Terminat” după ce au fost acolo timp de 15 zile. Vă recomand să faceți acest lucru deoarece Trello poate începe să încetinească dacă obțineți prea multe cărți active. Cardurile arhivate nu sunt niciodată șterse și întotdeauna disponibile în căutare. Acest lucru îl face pe Trello să funcționeze fulgerător, tot timpul !

Asta e doar placa mea; avem, de asemenea, o placă pentru dezvoltarea pluginurilor care este structurată diferit. Aceasta este frumusețea plăcilor kanban din Trello; le puteți personaliza cu adevărat pentru a se potrivi cel mai bine fluxului dvs. de lucru.

Iată câteva lucruri pe care aș dori să le văd adăugate și sau îmbunătățite în Trello:

• Au etichete colorate, pe care le folosesc foarte mult, dar au nevoie de mai multe opțiuni de culoare. Votați această solicitare.
• Aplicația Mac funcționează excelent, dar cu siguranță are nevoie de un mod întunecat. Este timpul. Votați această solicitare.
• Link-urile sunt deschise automat, ceea ce este cu adevărat enervant. Votați această solicitare.
• Prefer Markdown acum, dar poate fi puțin enervant dacă lipiți linkuri în Trello dintr-un alt instrument precum Google Docs.

Confluenţă

Confluence este locul în care documentăm totul pentru afacerea noastră, de la șabloanele de e-mail pentru bilete până la pașii interni de depanare pentru probleme recurente. Lucrul care îmi place la Confluence este că este structurat ca un wiki. Totul este să scrii și să ajungi imediat la conținutul tău.

Scrierea în sine în Confluence este destul de netedă, ceea ce este incredibil de important. Nu folosește blocuri greoaie pe care le folosesc multe alte aplicații. Un alt lucru pe care aplicațiile îl greșesc este că cred că este suficientă integrarea cu Google Docs. Ei nu înțeleg că Google Docs nu este structurat într-un mod care să faciliteze gestionarea totul.

Confluence este unul dintre produsele Atlassian care este din ce în ce mai bun. Au îmbunătățit performanța anul acesta și a făcut o mare diferență. Dacă le verificați foaia de parcurs, au îmbunătățiri suplimentare de performanță deja în lucru. Acestea sunt lucrurile pe care îmi place să le văd!

Un alt lucru care îmi place foarte mult la Confluence este că acceptă Markdown. Se potrivește cu majoritatea comenzilor rapide pe care le găsiți în Editorul de blocuri WordPress, precum și Trello. Acest lucru face să săriți ușor între toate aplicațiile.

Folosim versiunea gratuită a Confluence și o folosim de câțiva ani. Pentru utilizatorii sub zece, versiunea gratuită include spații și pagini nelimitate și versiunea paginilor. Versiunea premium începe de la 8,33 USD per utilizator pe lună (dacă plătiți anual). După părerea mea, Confluence vă oferă o mulțime de funcționalități pentru ceva cu o versiune gratuită.

Atlassian a lucrat și pentru integrarea tuturor aplicațiilor sale. Atât în ​​Confluence, cât și în Trello, există acum o comandă rapidă ușoară pentru a sări între ele. Au, de asemenea, autentificare universală.

Iată câteva lucruri pe care mi-aș dori să le văd adăugate și sau îmbunătățite în Confluence:

• Ar fi bine să aveți o aplicație nativă pentru Mac. Votați această solicitare.
• Aș dori să văd modul întunecat adăugat la aplicația web dacă nu lansează aplicația Mac în curând. Votați această solicitare.

Probleme cu alte programe de management de proiect

Acum pentru partea distractivă! Scufundarea în toate diferitele software de management de proiect pe care le-am încercat. Atenție corectă, unele dintre următoarele feedback-uri se bazează pe opiniile noastre personale. Dar sper și ca companiile și/sau dezvoltatorii să vadă acest lucru și să ia notițe. Critica constructivă este modul în care produsele și serviciile se îmbunătățesc.

Noţiune

Notion este primul software pe care l-am încercat; după ce am văzut recenzii încântătoare despre ei ani de zile. Ele oferă o soluție all-in-one pentru sarcini, wiki etc. Eram încântați și speram că căutarea noastră se terminase chiar înainte de a începe. Cu toate acestea, ne-am confruntat cu probleme încă de la început.

Este amuzant pentru că Notion face publicitate pe Google ca „Switch to Notion – Un wiki care nu este greoi”. Și totuși, am găsit Notion mult mai zdravăn decât Confluence. Poate că nu au folosit cea mai recentă versiune. Și nu este doar Notion, o mulțime de software în zilele noastre folosesc o abordare hibridă a editorului de blocuri cu instrumente inline care trec pe măsură ce mișcați mouse-ul. Niciunul dintre noi nu suntem fani ai asta pentru scris. Pentru design este minunat, dar acestea sunt două lucruri complet diferite.

Apoi sunt panouri kanban. Încă de la început, experiența kanban a lui Notion se simte sub echivalentă cu Trello . Aveți mai multe bare de defilare peste tot. Și unul dintre cele mai enervante lucruri este că nu puteți derula în jos o singură coloană în timp ce le blocați pe celelalte. Când aveți sute de sarcini, aceasta înseamnă derularea fără sfârșit a întregului ecran în Notion. Trello îți păstrează locul și tratează fiecare coloană separat.

De asemenea, comentariile pe un card au două probleme majore în Notion. În primul rând, nu separă comentariile, ci schimbă data editării. În al doilea rând, cele mai recente modificări ale unui comentariu apar în partea de jos, nu în partea de sus . Trello separă toate comentariile și afișează cel mai recent comentariu în partea de sus. Acest lucru are mult mai mult sens. Unele dintre sarcinile/cardurile mele au peste 50 de comentarii despre ele. Când dau clic pe unul, nu vreau să defilez; Vreau să arunc rapid o privire în partea de sus pentru a vedea la ce s-a lucrat ultima dată.

Notion, dintr-un motiv oarecare, îi place foarte mult să te facă să defilezi! Sper că în cele din urmă își vor îmbunătăți fluxul de lucru, deoarece cred că mulți oameni Trello le-ar putea considera o alternativă viabilă dacă o fac. Dar, pentru a fi corect față de Notion, nu au fost menționați niciodată să fie un înlocuitor al managerului de activități.

Apoi sunt sarcinile de arhivare. Funcționează OK pentru a crea o coloană „Terminat” în Notion și un filtru pentru a ascunde sarcinile. Cu toate acestea, aceasta este ca un jerry-rigging, ceva care ar trebui să funcționeze din cutie. Arhivarea nu numai că ajută utilizatorul cu dezordinea, dar ajută aplicațiile cu propria lor performanță. Deci nu sunt sigur de ce acest lucru nu este deja în Notion. Este un câștig-câștig pentru toți cei implicați.

Apoi sunt mesele. Confluence are tabele responsive frumoase pe toată pagina, fără bare de defilare, până când este dimensionat complet. Ei fac mesele foarte bine.

În Notion, aveți o bară de defilare orizontală chiar și pe ecrane mai mari, indiferent de lățime. Și apoi editorul de blocuri chiar sub el cu ceea ce pare să nu aibă umplutură pentru următoarea comandă. Sunt doar lucruri aici care par neterminate. Și este și mai vizibil în aplicația pentru Mac.

Există o mulțime de lucruri care îmi plac la Notion și de aceea le-am enumerat primul în această postare. Modul său întunecat este frumos, prețurile sunt grozave și au aplicații pentru toate platformele. De asemenea, au instrumente de importator de la Trello și Confluence.

Am încercat să ne forțăm să iubim Notion și să trecem de unele dintre aceste lucruri neplăcute. Cu toate acestea, pur și simplu nu se confruntă cu Trello sau Confluence atunci când vine vorba de panouri kanban și scriere. Acestea fiind spuse, este cu siguranță una dintre puținele aplicații la care voi fi cu ochii pe viitor.

ClickUp

ClickUp își comercializează software-ul ca „o aplicație care să le înlocuiască pe toate”. Deși acest lucru sună grozav, personal cred că ClickUp este într-o stare dezastruoasă în acest moment. Aceasta are o problemă diferită de Notion. Se mișcă mult prea repede. Ceea ce primești este o aplicație cu multe caracteristici, dar niciuna care este perfectă și este foarte lentă. ClickUp este una dintre cele mai lente aplicații pe care le-am încercat .

Puteți vedea mulți utilizatori plângându-se de problema de performanță. Acesta a fost cu adevărat dealbreaker pentru noi cu ClickUp. Au un mod întunecat frumos, iar plăcile kanban sunt bine făcute. Cu toate acestea, ideea lor de foldere și documentație nu este foarte bine realizată. Nicăieri în comparație cu Confluence. Și navigarea în multe dintre meniurile lor necesită multe clicuri pentru a face lucruri simple.

Cred că ClickUp are un potențial mare. Dar trebuie să încetinească și să se concentreze pe ceea ce este important. Dezvoltatorii lor declară că lucrează la problemele de performanță. Timpul va spune.

Jira

Jira este soluția Atlassian de gestionare a sarcinilor pentru dezvoltatori. Brett și cu mine ne-am gândit să ne mutăm la Jira pentru a-l înlocui pe Trello. Unul dintre motive este că există o integrare puțin mai strânsă între Jira și Confluence decât există între Trello și Confluence. Cu toate acestea, există unele probleme cu Jira.

Jira este lentă și a fost întotdeauna. Am folosit Jira în timpul petrecut la Kinsta și a fost destul de frustrant. Designul lui Jira este de fapt destul de frumos; cu toate acestea, când vine vorba de panouri kanban, există câteva limitări mari. Un lucru este că nu poți crea etichete colorate diferite și să le arăți pe partea din față a plăcilor tale. Puteți crea epopee, dar acestea nu sunt concepute în acest scop. Votați această solicitare.

Există, de asemenea, o temă întunecată în lucrări, deși nu există încă.

Fibră

Eram foarte încântat de Fibery. Au un editor uimitor când vine vorba de scris. Plăcile lor kanban funcționează bine. Nu au o funcție de arhivare pentru sarcini, dar puteți crea un filtru pentru a le afișa pe cele finalizate recent și pentru a le ascunde pe restul într-o coloană „Terminat”. Mi-am dat seama cum să sparg etichetele împreună folosind un câmp personalizat pentru selecție multiplă. Puteți apoi să introduceți etichetele și să le codați de culoare. Cu toate acestea, acest lucru nu este ieșit din cutie ca Trello.

Abia când am importat totul, a început să încetinească. Și imediat, am știut că nu va funcționa. De asemenea, înainte era destul de scump; cu toate acestea, în noiembrie 2021, și-au actualizat prețurile, iar acum este mai accesibil pentru echipele mai mici.

Todoist

Întotdeauna mi-a plăcut interfața de utilizare Todoist. Au niște designeri UX minunați, un mod întunecat frumos și este rapid. Cu ceva timp în urmă, au lansat o vizualizare de tablă kanban. Le-aș compara puțin cu Atlassian pentru că sunt lenți să lanseze funcții, dar, în general, funcționează foarte bine atunci când o fac. Acest lucru se datorează din nou bazei sale uriașe de utilizatori de care trebuie să ia în considerare.

Cu toate acestea, are câteva probleme, mai ales dacă veniți de la o aplicație precum Trello.

• Nu există nicio modalitate de a adăuga mai multe etichete colorate pe carduri.
• Nu au capacitatea de a arhiva carduri, ci mai degrabă de a le marca ca finalizate. Problema este că apoi dispar. Le puteți găsi căutând, dar prefer să văd ultimele mele 10 sarcini finalizate într-o coloană pentru comparație. Acest lucru face ca o coloană „Terminat” să nu fie foarte utilă în Todoist.
• Cele mai recente comentarii la o sarcină/card sunt în partea de jos. Acest lucru nu are niciun sens și este aceeași problemă pe care o are Notion.

Liniar

Nu există altă modalitate de a spune, în afară de Linear este frumos. Are un mod întunecat elegant și este nebun de rapid. Tabloul Kanban funcționează excelent și aveți etichete colorate împreună cu priorități. Nu există documentație sau caracteristică wiki, dar dacă aș căuta doar o aplicație de gestionare a proiectelor sau a sarcinilor, aceasta ar fi probabil una dintre primele mele alegeri.

Asana

Asana există de mult timp și multe dintre aceste fluxuri de lucru sunt bine stabilite. Totuși, singurul lucru pe care nu îl au încă este un wiki. Odată ce o vor face, cu siguranță vom arunca o altă privire la acesta.

Monday.com

Monday.com are probabil cea mai puternică echipă de pe piață dintre fiecare aplicație pe care am menționat-o. Văd publicitate pentru Monday.com oriunde merg. Cu toate acestea, după ce a încercat aplicația lor, i-au lipsit funcțiile de care aveam nevoie, atât pentru sarcini, cât și pentru un wiki. Îmi place simplitatea, dar trebuie să aibă și anumite caracteristici pentru a fi util pentru productivitate.

Alte aplicații pe care le-am încercat

Pe care le-am încercat au existat o multitudine de alte programe de management de proiect, care nu au funcționat de la început. Iată doar câteva dintre ele:

rezumat

Până când apare ceva mai bun sau până când aplicațiile vor face actualizări și modificări, Brett și cu mine vom folosi Trello și Confluence pentru afacerea noastră. Este uluitor că mai multe aplicații nu au wiki-uri. Mulți dintre ei se concentrează pe alte funcții și ratează lucruri critice când vine vorba de panourile lor kanban. Este un fel de ironic, deoarece aici utilizatorii își vor petrece probabil cea mai mare parte a timpului.

O altă problemă uriașă cu multe dintre aplicațiile de mai sus care folosesc un editor bazat pe blocuri (Notion, Slite, ClickUp etc.) este că populara extensie Grammarly Chrome nu funcționează corect . Grammarly verifică numai fiecare celulă și/sau bloc pe măsură ce faceți clic pe ele, nu întregul articol. Acesta este unul dintre motivele pentru care nu pot trece niciodată la acestea pentru documentare și de ce aștept ceva mai bun.

Dacă se schimbă vreodată ceva cu fluxurile noastre de lucru, mă voi asigura că revin și actualizez această postare.

Folosești Trello sau Confluence? Sunt întotdeauna curios să aud ce folosiți sau părerile pe care le-ați putea avea despre orice software de management de proiect în care ne-am cufundat. Simțiți-vă liber să lăsați comentariile dvs. mai jos.