La TVA pour les nuls : un guide simple pour les vendeurs WordPress EDD (UE et Royaume-Uni)

Si vous vendez des produits numériques en ligne, la TVA est un sujet sur lequel vous devriez prendre le temps de vous renseigner. Pour faire simple, la TVA est une taxe à la consommation sur les biens et services dans l'UE et au Royaume-Uni . Si vous pensez que les taxes aux États-Unis sont déroutantes, la TVA l'amène à un tout autre niveau.

Je suis allé dans ce terrier de lapin il y a quelques années, et aujourd'hui je vais partager tout ce que j'ai appris. De nombreuses ressources qui parlent de la TVA ne sont toujours pas très utiles ou ne l'expliquent pas facilement. Nous ne sommes pas tous des comptables fiscalistes, et parfois cela peut être accablant. Heureusement, pour les développeurs et les vendeurs WordPress, il est beaucoup plus facile de s'attaquer à la TVA qu'auparavant.

La plupart des exemples ci-dessous sont pris du point de vue d'une entreprise enregistrée aux États-Unis, mais peu importe où vous êtes, je pense que vous trouverez quelque chose d'utile.

Important : je ne suis pas avocat, veuillez donc en consulter un si vous avez des doutes sur les informations ci-dessous.

• Qu'est-ce que la TVA ?
• Pénalités pour non-paiement de la TVA
• Enregistrement TVA UE OSS
• Immatriculation à la TVA au Royaume-Uni
• Collecter la TVA dans Easy Digital Downloads
• Comment payer la TVA

Qu'est-ce que la TVA ?

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe à la consommation sur la valeur ajoutée aux biens et services dans l'UE et au Royaume-Uni. Vous pouvez considérer cela comme un équivalent de quelque chose comme la taxe de vente ici aux États-Unis.

Remarque : Dans cet article, vous me verrez faire référence à l'UE et au Royaume-Uni séparément. En effet, depuis janvier 2021, le Royaume-Uni a quitté l'UE (Brexit). Il existe différentes étapes de TVA nécessaires pour chacun.

B2C

Toute entreprise située aux États-Unis est tenue de facturer la TVA pour les transactions entre entreprises et consommateurs ( B2C ) à celles de l'UE et du Royaume-Uni. Oui, vous avez bien entendu.

Le tarif est basé sur le pays du client. Par exemple, en France la TVA est de 20% alors qu'en Hongrie c'est un énorme 27%. Voir les taux d'imposition par pays.

B2B

Pour les transactions interentreprises ( B2B ), vous faites ce qu'on appelle une TVA autoliquidée. Si l'entreprise du client est enregistrée dans l'UE ou au Royaume-Uni et dispose d'un numéro de TVA valide, elle est exonérée de TVA.

Vous pouvez penser à un numéro de TVA comme les numéros d'identification d'employeur (EIN) aux États-Unis. Chaque entreprise enregistrée dans l'UE et au Royaume-Uni doit en avoir une. Les numéros de TVA, cependant, peuvent être partagés publiquement, et souvent vous en avez besoin à des fins légales (comme sur une facture ou le pied de page de votre site Web). Les numéros EIN que vous souhaitez généralement garder pour vous.

Un numéro de TVA ressemblera à ceci : DE123456789 (exemple de l'Allemagne). Lorsqu'une personne vous achète un produit pour son entreprise, elle peut saisir son numéro de TVA et ne paie pas de TVA au moment du paiement.

Un numéro de TVA doit être valide, bien sûr, pour que l'autoliquidation fonctionne. Vous pouvez facilement rechercher les numéros de TVA sur le site Web de la Commission européenne. Il s'agit d'un système en temps réel qui vérifie la validité des numéros d'identification à la TVA par rapport aux bases de données gérées par les États membres. Les solutions de commerce électronique comme Easy Digital Downloads ont des extensions qui peuvent le faire automatiquement pour vous.

Le Royaume-Uni possède également son propre système de validation de la TVA que vous pouvez utiliser sur GOV.UK. Un numéro de TVA britannique ressemblera à ceci : GB123456789 .

Pénalités pour non-paiement de la TVA

Existe-t-il des pénalités en cas de non-paiement de la TVA ? Oui et non . Honnêtement, c'est une sorte de zone grise.

Actuellement, chaque pays de l'UE, ainsi que le Royaume-Uni, applique sa propre conformité à la TVA avec des audits fiscaux. Tout comme le fait l'IRS. Pour appliquer cela aux États-Unis, ils auraient besoin de la coopération du gouvernement américain. Les chances que cela se produise ne sont pas très probables.

Cela étant dit, voici quelques raisons pour lesquelles je recommande fortement de payer la TVA :

• Tranquillité d'esprit. Vous ne savez jamais ce qui pourrait arriver. Devoir rembourser des impôts pour une petite entreprise WordPress pourrait vous ruiner.
• Les gens n'aiment pas les impôts, mais ils aident à soutenir les pays et leurs économies. Si vous vendez votre produit dans un pays de l'UE ou du Royaume-Uni, il est logique de les soutenir et de respecter les lois en vigueur.
• Vous pourriez décider plus tard de reprendre et de déplacer votre entreprise vers l'UE ou le Royaume-Uni. Des traces écrites vous suivront très probablement, et vous vous exposez alors à un gros risque d'audit.

Enregistrement TVA UE OSS

A compter du 1er juillet 2021, le Mini One Stop Shop (MOSS) est devenu le One-Stop Shop (OSS).

L'UE se compose de 27 États membres (pays). Le Royaume-Uni s'est retiré de l'UE le 31 janvier 2020. Vous devez payer la TVA à chaque pays en utilisant son propre taux de TVA. Avant de courir dans la peur, c'est pourquoi le guichet unique (OSS) a été créé. Cela simplifie le processus. Il vous permet de soumettre vos paiements de TVA en une seule fois, puis ils s'occupent pour vous de la distribution à chaque État membre. Phew!

Chaque État membre a essentiellement son propre OSS. Si votre entreprise est enregistrée aux États-Unis, vous pouvez sélectionner n'importe quel OSS dans l'UE. Personnellement, je recommande d'utiliser Revenue, l'OSS d'Irlande.

La TVA irlandaise OSS est populaire pour sa facilité d'utilisation. Voir les étapes pour vous inscrire.

Après votre inscription, vous recevrez une confirmation de Revenue. Ils sont très sympathiques et étonnamment très rapides à répondre. Ils confirmeront votre compte et vous délivreront un numéro d'identification à la TVA. Si vous êtes aux États-Unis, cela ressemblera à ceci : EU123456789

Après avoir obtenu votre numéro de TVA, vous devrez créer un compte sur leur site Web pour effectuer vos paiements. Pour ce faire, ils vous délivreront un numéro d'accès ROS. Ceci est envoyé par la poste dans une lettre physique. Si vous utilisez Revenue, la lettre vient d'Irlande. Pour moi, il a fallu un peu plus d'une semaine pour arriver.

Une fois que vous avez votre numéro d'accès ROS, vous pouvez l'utiliser pour créer un compte sur leur site Web, ainsi qu'un certificat téléchargeable que vous devez utiliser pour vous connecter. Assurez-vous de stocker ce fichier de certificat dans un endroit sûr, et de préférence dans un endroit sauvegardé.

L'ensemble du processus d'obtention d'un numéro de TVA valide et de création de votre compte prend environ deux semaines .

Immatriculation à la TVA au Royaume-Uni

Pour le Royaume-Uni, vous devez utiliser un système distinct en raison du Brexit et ne plus faire partie de l'UE. Vous pouvez créer un compte sur UK.GOV. Cela vous donnera accès à ce qu'ils appellent la plate-forme HM Revenue and Customs.

Ils vous guideront à travers les étapes et recueilleront les détails de votre entreprise. Je vous recommande d'utiliser le barème de TVA par défaut lors de votre inscription. Cela suit le calendrier de paiement trimestriel normal auquel vous êtes probablement habitué. Ils ont une autre option appelée Régime comptable annuel de TVA si vous en avez besoin. Après avoir terminé, vous recevrez une confirmation.

Les informations que vous avez soumises seront maintenant vérifiées. Les contrôles de sécurité effectués par HM Revenue and Customs (HMRC) signifient que dans la plupart des cas, il faudra environ une semaine pour que ce processus soit terminé, mais parfois cela peut prendre plus de temps.

Il n'a fallu que quelques jours pour être vérifié quand je l'ai fait. Ils attribueront à votre entreprise un numéro de TVA britannique. Si vous êtes aux États-Unis, cela ressemblera à ceci : GB123456789 . Au Royaume-Uni, ils l'affichent parfois aussi dans ce format : 123 4567 89 .

Collecter la TVA dans Easy Digital Downloads

Avant de plonger dans la TVA et les téléchargements numériques faciles (EDD), il est important de mentionner d'abord d'autres alternatives.

Freemius, par exemple, gère le paiement de la TVA pour vous. Certains processeurs de paiement comme FastSpring et Paddle peuvent également gérer la TVA pour vous. La raison pour laquelle j'utilise Easy Digital Downloads est de réduire les frais des vendeurs . Ce sont toutes d'excellentes plateformes; c'est juste une question de faire ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise. L'utilisation d'EDD peut nécessiter peu de travail supplémentaire par rapport à Freemius, d'où la raison de cet article.

La bonne nouvelle pour les développeurs et les vendeurs WordPress est qu'il existe d'excellentes solutions pour collecter et payer la TVA lors de l'utilisation de Easy Digital Downloads. J'utilisais auparavant Quaderno (ce qui est bien), mais en 2019, l'incroyable équipe de Barn2 Plugins a publié son plugin EDD EU VAT.

En tant que développeurs eux-mêmes, leur équipe comprend exactement ce dont les vendeurs utilisant EDD ont besoin. Je le recommande vivement et c'est ce que je vais utiliser dans les exemples ci-dessous.

Je dois aussi crier sur leur soutien. C'est bien! Je leur ai envoyé un e-mail concernant un problème avec le champ de paiement de la TVA et le correctif était dans la prochaine mise à jour du plugin.

Configurer le plugin EDD EU VAT

Après avoir installé le plug-in EDD EU VAT, il vous suffit d'activer les taxes dans EDD (si vous ne l'avez pas déjà fait). Les développeurs maintiennent le plugin à jour avec les derniers taux de TVA pour chaque État membre de l'UE. Vous n'avez pas à vous soucier de la configuration des taux d'imposition.

Après avoir activé les taxes, accédez à l'onglet "Extensions" dans EDD et remplissez les informations relatives à la TVA de l'UE. Assurez-vous de cocher l'option "Inclure les informations de TVA sur la page des détails de la commande".

Assurez-vous de remplir toutes les informations de votre entreprise, y compris votre numéro de TVA, que vous devriez maintenant avoir. Si vous avez des numéros de TVA européens et britanniques, je vous recommande de saisir les deux. Par exemple : EU123456789 / GB123456789 .

Le plugin ajoute le champ du numéro de TVA sur votre page de paiement EDD. Cela utilise le "pays de facturation" pour déterminer si cela doit être masqué ou non en fonction du pays d'origine de votre boutique. Par exemple, notre magasin est aux États-Unis, donc par défaut, ce champ n'apparaît pas pour les personnes aux États-Unis.

Depuis mai 2021, le plug-in EDD EU VAT vous permet également de percevoir la TVA pour le Royaume-Uni après le Brexit . Le Royaume-Uni utilise un service de validation distinct et l'équipe Barn2 Plugins a mis à jour le plugin pour valider les numéros de TVA britanniques. Vous n'avez pas besoin de faire de travail supplémentaire; il validera automatiquement les numéros de TVA de l'UE et du Royaume-Uni par rapport aux bases de données de TVA correctes. L'autoliquidation de la TVA fonctionne également pour l'UE et le Royaume-Uni.

Fournir une facture de TVA appropriée

Une partie de la collecte et du respect de la TVA consiste à être en mesure de fournir une facture appropriée. Cela doit inclure des détails tels que le nom de votre entreprise, votre adresse, le montant de la vente, le montant imposable et le numéro d'identification à la TVA.

Bien que le plug-in EDD EU VAT ajoute ces détails à la page de commande, ce n'est pas une excellente solution pour les clients de télécharger et d'imprimer quelque chose ultérieurement. Fais-moi confiance; si vous ne mettez pas en place une solution simple pour les factures avec TVA, vous recevrez beaucoup d'e-mails. J'ai été là.

Il y a deux extensions différentes que je recommande pour cela :

Option 1 : Factures EDD

L'extension EDD Invoices fournit des factures HTML de base que les clients peuvent télécharger et personnaliser à tout moment depuis leur compte.

Option 2 : Factures EDD PDF (recommandé)

L'extension PDF Invoices fournit une facture PDF bien formatée que les clients peuvent télécharger à tout moment depuis leur compte. La raison pour laquelle je recommande celui-ci est qu'il dispose également d'un lien de téléchargement pratique pour les administrateurs. Si quelqu'un vous envoie un e-mail et souhaite que vous lui fournissiez une facture, il n'y a pas de moyen facile de le faire avec l'option 1.

Remarque : Le plugin EDD EU VAT a une intégration avec les deux extensions ci-dessus afin que toutes les informations de TVA appropriées soient ajoutées.

Documenter la TVA sur votre site WordPress

Je suis un grand maniaque de la documentation. N'oubliez pas d'ajouter au moins un document sur votre site sur la façon dont vous percevez la TVA et sur ce qu'ils peuvent faire pour résoudre les problèmes de vérification du numéro de TVA. Voir un exemple sur notre site Perfmatters. Cela vous évitera quelques tickets d'assistance.

Comment payer la TVA (UE et Royaume-Uni)

La TVA est collectée par vous et doit être soumise à l'autorité fiscale de son État membre respectif de l'UE. Il est mis à disposition via le Revenue Online Service (ROS) à la fin de chaque trimestre civil et vous devez remplir votre déclaration dans les 20 jours suivant cette date.

Par exemple, la déclaration relative au trimestre civil janvier-mars doit être déposée au plus tard le 20 avril de cette année.

• 20 avril , pour le premier trimestre se terminant le 31 mars
• 20 juillet , pour le deuxième trimestre se terminant le 30 juin
• 20 octobre , pour le troisième trimestre se terminant le 30 septembre
• 20 janvier , pour le quatrième trimestre se terminant le 31 décembre

Ceci est similaire à la façon dont les impôts estimés fonctionnent aux États-Unis. Cependant, il est important de noter que les délais trimestriels de l'IRS ne correspondent pas toujours aux délais de TVA. Assurez-vous donc d'ajouter les huit dates différentes à votre calendrier.

Pour le Royaume-Uni, vous pouvez choisir d'effectuer des paiements trimestriels, et ils correspondent aux délais de l'UE. Cela rend les choses un peu plus faciles car vous pouvez payer la TVA, à la fois pour l'UE et le Royaume-Uni, en même temps. Les paiements de TVA britannique doivent être soumis via UK.GOV.

Exportation des données de TVA depuis EDD

Au moment de payer la TVA, vous devrez exporter votre déclaration de TVA depuis EDD. Le plug-in EDD EU VAT ajoute deux nouveaux rapports sous "Téléchargements → Rapports".

Si vous êtes aux États-Unis, vous ne vous souciez vraiment que du rapport principal sur la TVA de l'UE. Avec cela, vous pouvez générer toutes les ventes auxquelles la TVA est attachée. Barn2 Plugins a également une bonne procédure pas à pas.

La déclaration de TVA OSS en Irlande doit être remplie en euros , quelle que soit la devise appliquée lors de la vente. Le rapport EDD EU VAT, cependant, ne fait pas le taux de change pour vous. Dans le CSV, vous verrez la TVA collectée en USD. Cela signifie que vous devez le convertir en EUR.

Taux de change USD-EUR (TVA UE)

Selon Revenue, vous devez appliquer le taux de change officiel de la Banque centrale européenne (BCE) applicable le dernier jour du trimestre civil . Ces taux sont publiés en ligne sur le site Internet de la BCE et sont mis à jour quotidiennement.

Cela rend les choses un peu plus faciles car cela signifie que vous n'avez pas à appliquer le taux de change pour chaque jour séparé, juste ce qu'il est le dernier jour du trimestre civil. Phew!

Il est important de noter qu'un dollar américain vaut un peu plus qu'un euro. Il oscille entre 0,83 et 0,96. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de perdre beaucoup d'argent lorsque vous calculez le taux de change.

Voici un exemple de la façon dont ma feuille de calcul Google est configurée pour gérer le taux de change de l'USD à l'euro. Ceci est basé sur un taux de change de 0,893.

Tout ce que vous avez à faire est de multiplier le montant de la TVA en USD par le taux de change pour obtenir le montant de la TVA en €. Puis additionnez-les. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, la TVA totale due serait de 82,33 €. Dans Google Sheets ou Excel, vous pouvez créer un modèle et utiliser une formule comme =SUM(I3*J3) pour tout calculer automatiquement. De cette façon, c'est assez rapide chaque trimestre.

Taux de change USD à GBP (TVA britannique)

Le processus pour le Royaume-Uni est très similaire. Selon GOV.UK, vous utilisez les taux de change publiés par HM Revenue and Customs (HMRC). C'est ce qu'on appelle le taux de change de la période. Tout comme avec la TVA de l'UE, cela rend les choses un peu plus faciles car vous n'avez pas à appliquer le taux de change pour chaque jour séparé.

Il est important de noter qu'un dollar américain vaut un peu plus qu'une livre sterling (GBP). Il oscille entre 0,73 et 0,87. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de perdre beaucoup d'argent lorsque vous calculez le taux de change.

Créer un compte professionnel Wise gratuit

Une fois que vous avez le montant total, le prochain problème à résoudre est de savoir comment payer la TVA de la manière la plus rentable, sans un tas de frais de transaction étrangère ou de virement bancaire. De nombreuses banques aux États-Unis facturent entre 35 et 50 $ pour les virements internationaux sortants.

C'est là que Wise (anciennement TransferWise) vient à la rescousse. Si vous n'êtes pas familier avec Wise, il s'agit essentiellement d'un moyen rapide et bon marché d'envoyer de l'argent à l'étranger. Je recommande de créer un compte professionnel gratuit. Ce service est en fait assez incroyable!

Vous pouvez créer un compte bancaire pour chaque pays vers lequel vous envoyez régulièrement de l'argent . Par exemple, j'en ai un pour EUR et un pour GBP.

Vous pouvez transférer votre TVA européenne de votre compte bancaire américain vers Wise et la convertir immédiatement en EUR. Vous faites ensuite ce qu'ils appellent un débit ROS de votre compte Wise à Revenue (banque Danske située à Copenhague, au Danemark).

Il en va de même pour la TVA britannique. Transférez votre TVA britannique de votre compte bancaire américain vers Wise et convertissez-la immédiatement en GBP. Effectuez ensuite un prélèvement direct de votre compte Wise vers HMRC.

Soumettre une déclaration pour TVA OSS (TVA UE)

Après avoir configuré votre compte Wise, vous êtes prêt à soumettre votre déclaration de TVA OSS. Suivez les étapes ci-dessous. Ils ont également une vidéo étape par étape utile.

Étape 1

Connectez-vous au site Web Revenue (ROS). Sous « Déposer une déclaration », sélectionnez « TVA OSS » et cliquez sur « Déposer une déclaration ».

Étape 2

Assurez-vous que la période actuelle de TVA OSS pour le trimestre est sélectionnée et cliquez sur « Continuer ».

Étape 3

Confirmez que vous avez sélectionné la bonne déclaration sur la base du trimestre civil en cours. Cliquez ensuite sur "Continuer".

Étape 4

Entrez tous les montants de TVA que vous avez perçus pour chaque État membre de l'UE . Ce sont les données que vous avez calculées ci-dessus dans la feuille Google. Cliquez ensuite sur "Continuer".

Étape 5

Confirmez vos données de retour et soumettez-les. Vous recevrez un e-mail dans environ un jour ouvrable de la part de ROS. Vous pouvez ensuite aller sur leur site Web et enregistrer une copie de votre déclaration officielle au format PDF.

Envoi d'un e-mail de confirmation à ROS

Une fois que vous avez soumis votre déclaration de TVA OSS, il est temps de leur envoyer un e-mail de confirmation indiquant que vous avez lancé un débit ROS sur votre compte bancaire (votre compte bancaire professionnel Wise). C'est quelque chose dont ils ont besoin. Vous trouverez ci-dessous un exemple du modèle d'e-mail que j'utilise.

Objet : Paiement TVA OSS, [nom de l'entreprise], EUXXXXXXXXX, 01/04/2020 - 30/06/2020

Je viens d'initier un débit ROS.

– Paiement TVA OSS pour [nom de l'entreprise], EUXXXXXXXXX
– Trimestre : 01/04/2020 – 30/06/2020
– Montant total : 0,00 €
– Numéro d'avis : XXXXXXXXXA

Si vous avez besoin de quelque chose d'autre, faites-le moi savoir.

Merci,
Brian

Une fois que vous leur avez envoyé un e-mail, cela prend quelques jours ouvrables et vous les verrez déduire l'argent de votre compte Wise. Vous pouvez ensuite vérifier votre compte en ligne pour confirmer que votre TVA a été payée pour le trimestre.

Payer en trop

Si vous payez trop de TVA, vous obtiendrez des remboursements déposés dans votre banque par les différents États de l'UE eux-mêmes, et non par l'OSS.

Soumettre une déclaration pour la TVA britannique

Je documenterai les étapes de soumission des déclarations de TVA au Royaume-Uni au cours du prochain trimestre. Assurez-vous de vérifier!

Questions supplémentaires sur la TVA

Résumé

Vous voyez, ce n'était pas trop difficile, n'est-ce pas ? J'espère que vous avez maintenant une meilleure compréhension du fonctionnement de la TVA dans l'UE et au Royaume-Uni. Et maintenant, vous savez comment le collecter et le payer lors de la vente de vos plugins WordPress, thèmes ou de tout produit numérique avec Easy Digital Downloads.

Si vous avez des questions concernant la TVA ou l'EDD, n'hésitez pas à les déposer ci-dessous. Encore une fois, je ne suis pas avocat, mais je suis toujours heureux d'offrir mes conseils.

Assurez-vous également de consulter mon article sur ce que nous avons appris sur la création et la vente de plugins WordPress.