IVA per manichini: una guida facile per i venditori di WordPress EDD (UE e Regno Unito)

Se vendi prodotti digitali online, l'IVA è un argomento su cui dovresti dedicare del tempo per conoscere. Per dirla semplicemente, l'IVA è un'imposta sul consumo di beni e servizi nell'UE e nel Regno Unito . Se pensi che le tasse negli Stati Uniti siano fonte di confusione, l'IVA la porta a un livello completamente nuovo.

Sono andato in questa tana del coniglio un paio di anni fa e oggi condividerò tutto ciò che ho imparato. Molte risorse che parlano di IVA non sono ancora molto utili o non lo spiegano facilmente. Non tutti noi siamo commercialisti e talvolta può essere opprimente. Per fortuna, per gli sviluppatori e i venditori di WordPress, affrontare l'IVA è molto più semplice ora di quanto non fosse in passato.

La maggior parte degli esempi seguenti sono presi dal punto di vista di un'impresa registrata negli Stati Uniti, ma non importa dove ti trovi, penso che troverai qualcosa di utile.

Importante: non sono un avvocato, quindi per favore consultane uno in caso di dubbi sulle informazioni di seguito.

• Che cos'è l'IVA?
• Sanzioni per il mancato pagamento dell'IVA
• Registrazione OSS IVA UE
• Registrazione IVA nel Regno Unito
• Riscuotere l'IVA in Easy Digital Download
• Come pagare l'IVA

Che cos'è l'IVA?

L'imposta sul valore aggiunto (IVA) è un'imposta sui consumi sul valore aggiunto di beni e servizi nell'UE e nel Regno Unito. Puoi pensare a questo come un equivalente a qualcosa come l'imposta sulle vendite qui negli Stati Uniti.

Nota: in questo post, mi vedrai fare riferimento all'UE e al Regno Unito separatamente. Questo perché da gennaio 2021 il Regno Unito ha lasciato l'UE (Brexit). Sono necessari diversi passaggi IVA per ciascuno.

B2C

Qualsiasi azienda con sede negli Stati Uniti è tenuta ad addebitare l'IVA per le transazioni business-to-consumer ( B2C ) a quelle nell'UE e nel Regno Unito. Sì, hai sentito bene.

La tariffa si basa sul paese del cliente. Ad esempio, in Francia l'IVA è del 20% mentre in Ungheria è del 27%. Vedi le aliquote fiscali per paese.

B2B

Per le transazioni business-to-business ( B2B ), fai ciò che viene chiamato un reverse charge dell'IVA. Se l'attività del cliente è registrata nell'UE o nel Regno Unito e ha un numero di partita IVA valido, è esente da IVA.

Puoi pensare a un numero di partita IVA come i numeri di identificazione del datore di lavoro (EIN) negli Stati Uniti. Ogni azienda registrata nell'UE e nel Regno Unito deve averne uno. I numeri di partita IVA, tuttavia, possono essere condivisi pubblicamente e molte volte è necessario per scopi legali (come su una fattura o sul piè di pagina del tuo sito Web). Numeri EIN che generalmente vuoi tenere per te.

Una partita IVA avrà un aspetto simile a questo: DE123456789 (esempio dalla Germania). Quando qualcuno acquista un prodotto da te per la propria attività, può inserire il proprio numero di partita IVA e non viene addebitata l'IVA al momento del pagamento.

Un numero di partita IVA deve essere valido, ovviamente, affinché l'addebito inverso funzioni. Puoi facilmente cercare le partite IVA sul sito web della Commissione Europea. Si tratta di un sistema in tempo reale che verifica la validità dei numeri di identificazione IVA rispetto alle banche dati gestite dagli Stati membri. Le soluzioni di e-commerce come Easy Digital Downloads hanno estensioni che possono farlo automaticamente per te.

Il Regno Unito ha anche un proprio sistema di convalida dell'IVA che puoi utilizzare su GOV.UK. Una partita IVA nel Regno Unito sarà simile a questa: GB123456789 .

Sanzioni per il mancato pagamento dell'IVA

Ci sono sanzioni per il mancato pagamento dell'IVA? Sì e no . Onestamente, questa è una specie di area grigia.

Attualmente, ogni singolo paese dell'UE, così come il Regno Unito, applica la propria conformità all'IVA con le verifiche fiscali. Proprio come fa l'IRS. Per far rispettare questo negli Stati Uniti, avrebbero bisogno della cooperazione del governo degli Stati Uniti. Le possibilità che ciò accada non sono molto probabili.

Detto questo, ecco un paio di motivi per cui consiglio vivamente di pagare l'IVA:

• Pace della mente. Non sai mai cosa potrebbe succedere. Dover rimborsare le tasse per una piccola azienda di WordPress potrebbe rovinarti.
• Alla gente non piacciono le tasse, ma aiutano a sostenere i paesi e le loro economie. Se vendi il tuo prodotto in un paese dell'UE o del Regno Unito, ha senso aiutarli a sostenerli e seguire le leggi in vigore.
• Lungo la strada potresti decidere di avviare e trasferire la tua attività nell'UE o nel Regno Unito. Molto probabilmente le tracce cartacee ti seguiranno e quindi ti esponi a un grosso rischio di un audit.

Registrazione OSS IVA UE

A partire dal 1 luglio 2021, il Mini One Stop Shop (MOSS) è diventato One-Stop Shop (OSS).

L'UE è composta da 27 Stati membri (paesi). Il Regno Unito si è ritirato dall'UE il 31 gennaio 2020. È necessario pagare l'IVA a ogni singolo paese utilizzando la propria aliquota IVA. Prima di correre nella paura, ecco perché è stato creato lo sportello unico (OSS) . Semplifica il processo. Ti consente di inviare i tuoi pagamenti IVA tutti in una volta, quindi gestiscono la distribuzione a ciascuno stato membro per te. Uff!

Ogni stato membro ha fondamentalmente il proprio OSS. Se la tua azienda è registrata negli Stati Uniti, puoi selezionare qualsiasi OSS nell'UE. Personalmente consiglio di utilizzare Revenue, l'OSS irlandese.

L'Irlanda OSS VAT è popolare per la sua facilità d'uso. Vedi i passaggi per registrarti.

Dopo la registrazione, riceverai una conferma da Revenue. Sono molto amichevoli e sorprendentemente molto veloci nel rispondere. Confermeranno il tuo account e ti rilasceranno un numero di partita IVA. Se sei negli Stati Uniti, sarà simile a questo: EU123456789

Dopo aver ottenuto la tua partita IVA, dovrai creare un account sul loro sito Web per effettuare i pagamenti. Per fare ciò, ti rilasceranno un numero di accesso ROS. Questo viene spedito in una lettera fisica. Se stai usando Revenue, la lettera arriva dall'Irlanda. Per me, ci è voluto poco più di una settimana per arrivare.

Una volta che hai il tuo numero di accesso ROS, puoi usarlo per creare un account sul loro sito Web, insieme a un certificato scaricabile che devi utilizzare per accedere. Assicurati di archiviare questo file di certificato in un luogo sicuro e preferibilmente in un luogo di cui è stato eseguito il backup.

L'intero processo per ottenere una partita IVA valida e rendere operativo il tuo account richiede circa due settimane .

Registrazione IVA nel Regno Unito

Per il Regno Unito, è necessario utilizzare un sistema separato a causa della Brexit e del fatto che non faccia più parte dell'UE. Puoi registrare un account su UK.GOV. Questo ti darà accesso a quella che chiamano la piattaforma HM Revenue and Customs.

Ti guideranno attraverso i passaggi e raccoglieranno i dettagli della tua attività. Ti consiglio di utilizzare la pianificazione IVA predefinita al momento della registrazione. Questo segue il normale programma di pagamento trimestrale a cui probabilmente sei abituato. Hanno un'altra opzione chiamata Schema di contabilità annuale IVA se ne hai bisogno. Al termine, riceverai una conferma.

Le informazioni che hai inviato saranno ora verificate. I controlli di sicurezza eseguiti da HM Revenue and Customs (HMRC) significano che nella maggior parte dei casi ci vorrà circa una settimana per completare questo processo, ma a volte potrebbe richiedere più tempo.

Ci sono voluti solo un paio di giorni per essere verificato quando l'ho fatto. Assegneranno alla tua azienda una partita IVA nel Regno Unito. Se ti trovi negli Stati Uniti, sarà simile a questo: GB123456789 . Nel Regno Unito, a volte lo mostrano anche in questo formato: 123 4567 89 .

Riscuotere l'IVA in Easy Digital Download

Prima di immergermi in VAT e Easy Digital Downloads (EDD), è importante menzionare prima altre alternative.

Freemius, ad esempio, si occupa di pagare l'IVA per te. Alcuni processori di pagamento come FastSpring e Paddle possono anche gestire l'IVA per te. Il motivo per cui utilizzo Easy Digital Downloads è per ridurre le commissioni dei venditori . Tutte queste sono grandi piattaforme; si tratta solo di fare ciò che funziona meglio per la tua attività. L'utilizzo di EDD potrebbe richiedere poco lavoro in più rispetto a Freemius, da qui il motivo di questo articolo.

La buona notizia per sviluppatori e venditori di WordPress è che ci sono ottime soluzioni per riscuotere e pagare l'IVA quando si utilizza Easy Digital Downloads. In precedenza stavo usando Quaderno (che va bene), ma nel 2019 il fantastico team di Barn2 Plugins ha rilasciato il plug-in EDD EU VAT.

Essendo gli stessi sviluppatori, il loro team comprende esattamente di cosa hanno bisogno i venditori che utilizzano EDD. Lo consiglio vivamente ed è quello che userò negli esempi seguenti.

Devo anche dare un grido al loro sostegno. È ottimo! Ho inviato loro un'e-mail in merito a un problema con il campo di verifica dell'IVA e la soluzione era nel prossimo aggiornamento del plug-in.

Configura il plug-in IVA UE EDD

Dopo aver installato il plug-in EDD EU VAT, tutto ciò che devi fare è abilitare le tasse in EDD (se non l'hai già fatto). Gli sviluppatori mantengono aggiornato il plug-in con le ultime aliquote IVA per ogni stato membro dell'UE. Non devi preoccuparti di configurare le aliquote fiscali.

Dopo aver abilitato le tasse, vai alla scheda "Estensioni" in EDD e compila le informazioni per l'IVA UE. Assicurati di selezionare l'opzione "Includi informazioni IVA nella pagina dei dettagli dell'ordine".

Assicurati di compilare tutte le informazioni della tua attività, incluso il numero di partita IVA, che ora dovresti avere. Se hai numeri di partita IVA UE e UK, ti consiglio di inserirli entrambi. Ad esempio: EU123456789 / GB123456789 .

Il plug-in aggiunge il campo della partita IVA nella pagina di pagamento EDD. Questo utilizza il "Paese di fatturazione" per determinare se questo debba essere nascosto o meno in base al paese di origine del tuo negozio. Ad esempio, il nostro negozio si trova negli Stati Uniti, quindi per impostazione predefinita questo campo non viene visualizzato per le persone negli Stati Uniti.

A partire da maggio 2021, il plug-in EDD EU VAT ti consente anche di riscuotere l'IVA per il Regno Unito dopo la Brexit . Il Regno Unito utilizza un servizio di convalida separato e il team di Barn2 Plugins ha aggiornato il plug-in per convalidare le partite IVA del Regno Unito. Non è necessario fare alcun lavoro extra; convaliderà automaticamente le partite IVA dell'UE e del Regno Unito rispetto ai database IVA corretti. L'addebito inverso per l'IVA funziona anche per l'UE e il Regno Unito.

Fornire una fattura IVA adeguata

Parte della riscossione e del rispetto dell'IVA è essere in grado di fornire una fattura adeguata. Questo deve includere dettagli come la ragione sociale, l'indirizzo, l'importo della vendita, l'importo imponibile e il numero di partita IVA.

Sebbene il plug-in EDD EU VAT aggiunga questi dettagli alla pagina dell'ordine, non è un'ottima soluzione per i clienti scaricare e stampare qualcosa in un secondo momento. Fidati di me; se non implementi una soluzione semplice per le fatture IVA, riceverai molte email. Ci sono stato.

Ci sono due diverse estensioni che consiglio per questo:

Opzione 1: fatture EDD

L'estensione Fatture EDD fornisce fatture HTML di base che i clienti possono scaricare e personalizzare in qualsiasi momento dal proprio account.

Opzione 2 : EDD fatture PDF (consigliato)

L'estensione Fatture PDF fornisce una fattura PDF ben formattata che i clienti possono scaricare in qualsiasi momento dal proprio account. Il motivo per cui consiglio questo è perché ha anche un comodo collegamento per il download per gli amministratori. Se qualcuno ti invia un'e-mail e vuole che gli fornisci una fattura, non c'è un modo semplice per farlo con l'opzione 1.

Nota: il plug-in IVA UE EDD ha un'integrazione con entrambe le estensioni di cui sopra in modo che vengano aggiunte tutte le informazioni sull'IVA corrette.

Documenta l'IVA sul tuo sito WordPress

Sono un grande sostenitore della documentazione. Non dimenticare di aggiungere almeno un documento sul tuo sito su come riscuoti l'IVA e cosa possono fare per risolvere eventuali problemi di verifica della partita IVA. Guarda un esempio sul nostro sito Perfmatters. Questo ti farà risparmiare alcuni ticket di supporto.

Come pagare l'IVA (UE e Regno Unito)

L'IVA viene riscossa dall'utente e deve essere presentata all'autorità fiscale del rispettivo stato membro dell'UE. Viene reso disponibile tramite il Revenue Online Service (ROS) alla fine di ogni trimestre solare e devi completare il reso entro 20 giorni da tale data.

Ad esempio, la dichiarazione relativa al trimestre solare gennaio-marzo deve essere presentata entro il 20 aprile dello stesso anno.

• 20 aprile , per il primo trimestre che termina il 31 marzo
• 20 luglio , per il secondo trimestre che termina il 30 giugno
• 20 ottobre , per il terzo trimestre che termina il 30 settembre
• 20 gennaio , per il quarto trimestre che termina il 31 dicembre

Questo è simile a come funzionano le tasse stimate negli Stati Uniti. Tuttavia, è importante notare che le scadenze trimestrali dell'IRS non sempre corrispondono alle scadenze dell'IVA. Quindi assicurati di aggiungere tutte e otto le diverse date al tuo calendario.

Per il Regno Unito, puoi scegliere di effettuare pagamenti trimestrali e corrispondono alle scadenze per l'UE. Questo rende le cose un po' più facili in quanto puoi pagare l'IVA, sia per l'UE che per il Regno Unito, allo stesso tempo. I pagamenti dell'IVA nel Regno Unito devono essere inviati tramite UK.GOV.

Esportazione dei dati IVA da EDD

Quando arriva il momento di pagare l'IVA, dovrai esportare il tuo rapporto IVA da EDD. Il plug-in EDD EU VAT aggiunge due nuovi rapporti in "Download → Rapporti".

Se ti trovi negli Stati Uniti, ti interessa davvero solo il principale rapporto IVA dell'UE. Con questo, puoi generare tutte le vendite a cui è allegata l'IVA. Barn2 Plugins ha anche una buona procedura dettagliata.

La dichiarazione IVA OSS in Irlanda deve essere compilata in Euro , indipendentemente dalla valuta applicata al momento della vendita. Il rapporto IVA UE EDD, tuttavia, non fa il tasso di cambio per te. Nel CSV, vedrai l'IVA riscossa come USD. Ciò significa che devi convertirlo in EUR.

Tasso di cambio da USD a EUR (IVA UE)

Secondo le entrate, è necessario applicare il tasso di cambio ufficiale della Banca centrale europea (BCE) applicabile l'ultimo giorno del trimestre solare . Tali tassi sono pubblicati online sul sito web della BCE e sono aggiornati quotidianamente.

Questo lo rende un po' più semplice perché significa che non devi applicare il tasso di cambio per ogni giorno separato, ma solo quello che è l'ultimo giorno del trimestre solare. Uff!

È importante notare che un dollaro USA vale poco più di un euro. Si aggira tra 0,83 e 0,96. Ciò significa che non devi preoccuparti di perdere un sacco di soldi quando fai il tasso di cambio.

Ecco un esempio di come il mio foglio Google è impostato per gestire il tasso di cambio da USD a Euro. Questo si basa su un tasso di cambio di 0,893.

Tutto quello che devi fare è moltiplicare l'importo dell'IVA in USD per il tasso di cambio per ottenere l'importo dell'IVA in €. Quindi sommali. Quindi, nell'esempio sopra, l'IVA totale dovuta sarebbe di € 82,33. In Fogli Google o Excel, puoi creare un modello e utilizzare una formula come =SUM(I3*J3) per calcolare tutto automaticamente. In questo modo, è abbastanza veloce ogni trimestre.

Tasso di cambio da USD a GBP (IVA britannica)

Il processo per il Regno Unito è molto simile. Secondo GOV.UK, utilizzi i tassi di cambio pubblicati da HM Revenue and Customs (HMRC). Questo è noto come il tasso di cambio del periodo. Proprio come con l'IVA UE, questo rende un po' più semplice in quanto non devi applicare il tasso di cambio per ogni giorno separato.

È importante notare che un dollaro USA vale poco più di una sterlina (GBP). Si aggira tra 0,73 e 0,87. Ciò significa che non devi preoccuparti di perdere un sacco di soldi quando fai il tasso di cambio.

Crea un account Wise aziendale gratuito

Dopo aver ottenuto l'importo totale, il prossimo problema da affrontare è come pagare l'IVA nel modo più conveniente, senza una serie di commissioni per transazioni estere o bonifici. Molte banche negli Stati Uniti addebitano tra $ 35-50 per bonifici internazionali in uscita.

È qui che Wise (precedentemente TransferWise) viene in soccorso. Se non hai familiarità con Wise, in pratica è un modo economico e veloce per inviare denaro all'estero. Consiglio di creare un account business gratuito. Questo servizio è davvero incredibile!

Puoi aprire un conto bancario per ogni paese a cui invii regolarmente denaro . Ad esempio, ne ho uno per EUR e uno per GBP.

Puoi trasferire la tua IVA UE dal tuo conto bancario statunitense a Wise e convertirla immediatamente in EUR. Quindi fai quello che chiamano un addebito ROS dal tuo account Wise a Revenue (banca Danske situata a Copenaghen, in Danimarca).

La stessa cosa vale per l'IVA britannica. Trasferisci la tua IVA britannica dal tuo conto bancario statunitense a Wise e convertila immediatamente in GBP. Quindi fai un addebito diretto dal tuo account Wise a HMRC.

Invia dichiarazione per VAT OSS (IVA UE)

Dopo aver impostato il tuo account Wise, sei pronto per inviare la tua dichiarazione OSS IVA. Segue i passaggi seguenti. Hanno anche un utile video passo passo.

Passo 1

Accedi al sito web delle Entrate (ROS). In "File a Return" seleziona "VAT OSS" e fai clic su "File Return".

Passo 2

Assicurati che il periodo IVA OSS corrente per il trimestre sia selezionato e fai clic su "Continua".

Passaggio 3

Conferma di aver selezionato il reso corretto in base al trimestre di calendario corrente. Quindi fare clic su "Continua".

Passaggio 4

Inserisci tutti gli importi IVA che hai riscosso per ogni stato membro dell'UE . Questi sono i dati che hai calcolato sopra nel foglio Google. Quindi fare clic su "Continua".

Passaggio 5

Conferma i tuoi dati di reso e inviali. Riceverai un'e-mail in circa un giorno lavorativo da ROS. Puoi quindi andare sul loro sito Web e salvare una copia del tuo reso ufficiale come PDF.

Invio di e-mail di conferma a ROS

Dopo aver inviato la tua dichiarazione OSS IVA, è il momento di inviare loro un'e-mail di conferma che hai avviato un addebito ROS dal tuo conto bancario (il tuo conto bancario aziendale Wise). Questo è qualcosa di cui hanno bisogno. Di seguito è riportato un esempio del modello di email che utilizzo.

Oggetto: Pagamento OSS IVA, [ragione sociale], EUXXXXXXXXX, 01/04/2020 – 30/06/2020

Ho appena avviato un addebito ROS.

– Pagamento OSS IVA per [nome azienda], EUXXXXXXXXX
– Trimestre: 01/04/2020 – 30/06/2020
– Importo totale: € 0,00
– Numero di avviso: XXXXXXXXXA

Se hai bisogno di qualcos'altro, per favore fatemelo sapere.

Grazie,
Brian

Una volta inviati loro un'e-mail, ci vogliono alcuni giorni lavorativi e li vedrai detrarre i soldi dal tuo account Wise. Puoi quindi controllare il tuo account online per confermare che la tua IVA è stata pagata per il trimestre.

Pagare in eccesso

Se paghi in eccesso con l'IVA, riceverai i rimborsi depositati nella tua banca dai vari stati dell'UE stessi, non da OSS.

Invia la dichiarazione per l'IVA nel Regno Unito

Documenterò i passaggi per presentare le dichiarazioni IVA nel Regno Unito nel prossimo trimestre. Assicurati di ricontrollare!

Ulteriori domande sull'IVA

Sommario

Vedi, non è stato troppo difficile, vero? Si spera che ormai tu abbia una comprensione leggermente migliore di come funziona l'IVA sia nell'UE che nel Regno Unito. E ora sai come riscuoterlo e pagarlo quando vendi i tuoi plugin, temi o qualsiasi prodotto digitale di WordPress con Easy Digital Downloads.

In caso di domande relative a IVA o EDD, non esitare a scriverle di seguito. Ancora una volta, non sono un avvocato, ma sono sempre felice di offrire i miei consigli.

Assicurati di controllare anche il mio post su ciò che abbiamo imparato costruendo e vendendo plugin per WordPress.