Logistik Keluar dan Masuk: Apa Itu dan Bagaimana Mengoptimalkannya

Saat Anda membaca ini, jantung Anda memompa darah keluar ke tubuh Anda dan menerima darah untuk dioksigenasi.

Kedua tugas ini bekerja secara bersamaan dan tanpa istirahat. Jika tidak, tubuh Anda akan berhenti berfungsi.

Meskipun itu cara yang aneh untuk memulai posting blog, ini adalah metafora yang tepat untuk logistik masuk dan keluar.

Lokasi pusat sistem inventaris Anda (gudang Anda) terus menerima dan mengirimkan inventaris.

Jika irama ini berhenti setiap saat, seluruh sistem akan berantakan.

Artikel ini akan membahas pentingnya mengoptimalkan kedua sistem untuk memaksimalkan keuntungan dan mengembangkan bisnis Anda.

Apa Definisi Logistik?

Logistik adalah perencanaan, peluncuran, perampingan, dan pengelolaan arus efektif barang, jasa, dan informasi terkait dari tempat asal ke titik konsumsi untuk tujuan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Dengan kata lain, logistik adalah tentang memberikan produk yang tepat kepada pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat.

Ada dua aspek utama logistik: outbound dan inbound.

Logistik keluar adalah mengirimkan produk ke pelanggan, sedangkan logistik masuk adalah mengirimkan produk dari pemasok kepada Anda.

Mengapa Logistik Masuk dan Keluar Penting?

Agar berhasil, perusahaan yang berpusat pada produk harus memiliki operasi logistik yang dijalankan dengan baik. Logistik keluar sangat penting karena menentukan seberapa baik perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan.

Jika produk tidak tersedia saat pelanggan menginginkannya, Anda kehilangan bisnis. Cukup sederhana.

Logistik masuk sama vitalnya karena mempengaruhi biaya barang. Semakin efisien dan hemat biaya logistik masuk, semakin rendah biaya barang bagi perusahaan.

Dengan mengukur dan mengoptimalkan kedua area ini, Anda dapat meningkatkan laba perusahaan Anda.

Dan salah satu hal paling efektif yang dapat Anda lakukan adalah memodelkan proses Anda saat ini dan mengukur kinerja melalui Pemetaan Aliran Nilai.

Kekuatan Pemetaan Aliran Nilai

Untuk meningkatkan operasi eCommerce Anda, Anda harus terlebih dahulu memahaminya.

Kemudian, Anda dapat membuat peta jalan menuju peningkatan melalui Pemetaan Aliran Nilai.

Apa itu Pemetaan Aliran Nilai?

Pemetaan aliran nilai adalah metode yang lahir dari filosofi lean manufacturing.

Bisnis dari semua ukuran menggunakannya untuk membuat panduan visual dari semua komponen yang diperlukan untuk memberikan layanan atau produk ke pengguna akhir.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan visualisasi tingkat tinggi dari seluruh proses dan kemudian mengoptimalkannya.

Diagram yang dihasilkan dari VSM menunjukkan aliran material dan informasi di seluruh organisasi. Bisnis dapat menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi proses apa pun dengan mengidentifikasi pemborosan dan aktivitas yang tidak bernilai tambah.

Bagaimana Pemetaan Aliran Nilai Digunakan di eCommerce?

Bahkan bagi kami tipe insinyur, segelintir spreadsheet saja tidak cukup. Kita perlu melihat bisnis kita divisualisasikan.

VSM dapat membantu Anda melakukannya dengan membuat diagram aliran material dan informasi dalam kegiatan bisnis biasa.

Contohnya termasuk pengiriman material reguler, waktu tunggu, COG, pola pengambilan gudang, dan banyak lagi.

Setelah Anda memvisualisasikan area ini, Anda mungkin akan mengidentifikasi beberapa pola atau alur kerja yang sia-sia.

Anda kemudian dapat menghilangkannya dengan menerapkan peningkatan proses dalam operasi rantai pasokan Anda.

Menggunakan VSM dapat membuat operasi eCommerce Anda lebih efisien dan menguntungkan. Namun, jangan langsung terjun sebelum meletakkan dasar yang diperlukan.

Persiapan untuk VSM Anda

Ingatlah bahwa tidak selalu merupakan ide yang baik untuk mulai mengurangi pemborosan dan meningkatkan inefisiensi sampai Anda mengidentifikasi area kodependen .

Reaksi spontan setelah melihat masalah adalah dengan segera memperbaiki keadaan daripada mempertimbangkan efek riak dari membuat perubahan.

Mengubah cara kerja satu area dapat berdampak serius di hulu atau hilir dalam rantai pasokan.

Lebih buruk lagi, Anda dapat menerapkan perubahan yang dapat merugikan Anda dan orang lain secara finansial.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana perubahan kecil dapat secara signifikan mengubah arah bisnis Anda, lihat posting kami di Bullwhip Effect .

Studi Kasus Dampak Negatif

Pertimbangkan ini: kami pernah mengenal sebuah perusahaan yang melakukan studi efisiensi. Studi menunjukkan bahwa operator mungkin menggunakan terlalu banyak gerakan dan selotip untuk menyegel kotak untuk pengiriman.

Tidak ada studi dampak yang dilakukan, dan manajer mengubah proses di tempat segera setelah dipetakan untuk memotong lima pita di bagian bawah kemasan menjadi tiga. Masuk akal, bukan?

Tidak begitu banyak. Beberapa pengiriman pergi ke pelanggan, dan peralatan jatuh dari kotak pada waktu yang berbeda selama bongkar muat.

Peralatannya juga tidak murah. Pada saat berita kembali ke pemilik eCommerce, kerusakan $30.000 telah terjadi, dan setengah dari lokasi gudang yang menyimpan kumpulan peralatan telah dikemas sedemikian rupa untuk pengiriman.

Anda dapat membayangkan mimpi buruk mengemas ulang peralatan, membuat pelanggan yang frustrasi tetap senang, dan memakan kerugian dari modal itu.

Jadi, yang terbaik adalah mengidentifikasi ketergantungan dan dampak bersama tersebut dan mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan untuk VSM sebelum Anda mulai membuat perubahan besar-besaran.

Pra-Pekerjaan untuk Memetakan Aliran Nilai Aktivitas Logistik Masuk Anda

Untuk memetakan sistem masuk Anda, berikut adalah aktivitas utama yang terjadi dalam proses logistik masuk Anda:

• Sumber dan pengadaan: Proses menemukan dan memperoleh produk yang akan Anda jual di situs eCommerce Anda.
• Receiving and putaway: Menerima produk dari pemasok dan menyimpannya di gudang.
• Pergudangan: Proses menyimpan produk di gudang sampai dikirim ke pelanggan.
• Manajemen inventaris: Proses pelacakan dan pengelolaan tingkat inventaris di gudang Anda.
• Manajemen pengembalian: Penanganan dan pemrosesan pengembalian dari pelanggan untuk menyiapkannya untuk dikembalikan ke pemasok.
• Purchasing: Proses membeli produk yang akan Anda jual di situs eCommerce Anda.
• Transportasi: Proses mendapatkan produk dari pemasok ke gudang Anda.
• Layanan pelanggan: Proses memberikan dukungan pelanggan, termasuk menanggapi pertanyaan dan keluhan.

Menghancurkan semuanya

Mengidentifikasi area untuk dipelajari adalah cara terbaik untuk memecah faktor menjadi bagian yang dapat dikelola untuk Pemetaan Aliran Nilai.

Kemudian Anda dapat menggabungkan semua peta Anda di akhir. Berikut adalah contoh titik awal untuk pemetaan nilai.

Langkah-langkah dalam Logistik Masuk (Penerimaan)

• Pembelian dan Sumber
• Perekaman dan Penerimaan
• Pemberitahuan
• Muat Kedatangan
• menerima
• Inspeksi

Alur yang dijelaskan di atas adalah gambaran tingkat tinggi dari proses penerimaan. Anda dapat menggunakannya untuk membuat peta aliran nilai Anda sendiri atau menggunakannya sebagai titik awal untuk studi lebih lanjut.

Anda juga dapat memecah langkah-langkah dalam setiap proses untuk membuat peta aliran nilai yang lebih detail. Misalnya, Anda dapat membagi langkah “Pembelian dan Sumber” menjadi:

• Meneliti produk
• Menemukan pemasok
• Nego harga
• Menempatkan pesanan

Anda juga dapat membagi langkah "Perekaman dan Tanda Terima" menjadi:

• Membuat pesanan pembelian
• Memasukkan data ke dalam sistem
• Mencetak label
• Mengarsipkan dokumen

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, pertimbangkan untuk memecah proses menjadi langkah-langkah yang lebih kecil atau berfokus pada satu area proses pada satu waktu.

Setelah Anda memiliki peta terperinci dari proses logistik masuk, Anda dapat mengidentifikasi area perbaikan.

Tantangan Logistik Masuk

Di bawah ini adalah beberapa masalah umum dalam manajemen rantai pasokan eCommerce. Banyak dari ini mungkin muncul saat Anda memulai proses pemetaan VSM Anda.

• Inbound shipping inefisiensi : Ini adalah keterlambatan, barang rusak, produk hilang.
• Kehabisan Stok : Skenario ini berarti Anda tidak memiliki produk yang tepat dalam jumlah yang tepat pada waktu yang tepat.
• Laporan stok yang tidak akurat : Manajemen inventaris adalah bagian dari operasi masuk dan terlalu banyak atau terlalu sedikit produk; informasi produk yang kedaluwarsa dan masalah terkait dapat menghambat atau bahkan menghentikan produksi
• Mengelola pertumbuhan : Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, begitu pula kompleksitas logistik masuk Anda. Anda perlu meningkatkan (atau menurunkan) yang sesuai.
• Kekosongan informasi : Kurangnya transparansi, informasi, atau data tidak tersosialisasikan dengan baik kepada masyarakat yang membutuhkan pada saat mereka membutuhkannya.
• Lonjakan pengiriman dan penerimaan: Musim dan promosi dapat mendatangkan malapetaka pada logistik masuk jika tidak dikelola dengan hati-hati.
• Memproses pengembalian: Pengembalian harus diproses, diperiksa, dan dikembalikan ke rak (atau dikirim kembali ke pemasok).
• Keandalan pemasok: Jika pemasok Anda tidak memenuhi kewajiban mereka, hal itu akan berdampak langsung pada logistik masuk Anda.
• Menyeimbangkan penawaran dan permintaan: Anda harus memiliki produk yang tepat dalam stok, tetapi tidak terlalu banyak. Ini adalah garis halus yang perlu dikelola dengan hati-hati.

Praktik Terbaik untuk Merinci Proses Area

Sekarang setelah Anda memahami logistik masuk dan tantangannya, Anda dapat mulai memetakannya menggunakan VSM.

(Ya, kita akhirnya sampai pada bagian yang menyenangkan.)

Salah satu sumber yang bagus untuk mempelajari cara melakukannya adalah bacaan ringan Belajar Melihat: Pemetaan Aliran Nilai untuk Menambah Nilai dan Menghilangkan MUDA oleh Mike Rother. Anda bisa mendapatkan buklet di tempat-tempat seperti Amazon dengan harga di bawah $50.

Ada juga beberapa template VSM online, dan Anda bahkan dapat membuatnya menggunakan Microsoft Visio yang tampak profesional dan sangat efektif.

Untuk melihat langkah-langkah membuat VSM di Visio, Anda bisa klik di sini: Create a Value Stream Map .

Setelah acara Pemetaan Aliran Nilai, Anda dapat mengambil tampilan makro dari proses yang dipelajari. Atau, singsingkan lengan baju Anda dan gunakan pengukuran kerja dan studi waktu untuk menguraikannya menjadi hal-hal kecil "di lapangan".

Kasus terakhir melibatkan keluar sana dengan clipboard dan stopwatch untuk merekam waktu yang dihabiskan untuk kegiatan dan proses. Atau mengamati persentase waktu yang dihabiskan operator untuk tugas tertentu.

Kemudian, Anda dapat menggunakan hasil dari semua upaya Anda untuk menentukan di mana Anda dapat memotong gerakan yang sia-sia, perjalanan, langkah yang tidak perlu, dll., atau mengoptimalkan operasi, tata letak, atau sistem apa pun.

Anda dapat membandingkan mitra, pemasok, atau pesaing lain untuk melihat bagaimana mereka melakukan ini atau menyewa konsultan untuk membantu. Ada banyak sekali literatur, template, dan alat yang menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukan semua yang dijelaskan di sini.

Cara lain untuk mengoptimalkan logistik masuk Anda setelah Anda sepenuhnya memahami operasi Anda adalah dengan:

• Analisis pilihan Anda: Untuk membuat keputusan terbaik bagi perusahaan eCommerce Anda, Anda perlu menganalisis pilihan di depan Anda. Berapa harga pokok barang? Berapa biaya untuk menyimpan persediaan? Berapa biaya pengiriman? Ini adalah pertanyaan valid yang membutuhkan jawaban sebelum memutuskan strategi.
• Kembangkan strategi untuk mengatasi inefisiensi di seluruh sistem: Setelah menganalisis opsi Anda secara menyeluruh, Anda dapat mengembangkan strategi untuk mengatasi inefisiensi di seluruh sistem. Ini dapat melibatkan otomatisasi proses tertentu, mengintegrasikan sistem Anda, atau merampingkan operasi Anda.
• Bangun hubungan yang kuat dengan pemasok: Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok sangat penting dalam mengoptimalkan logistik masuk Anda. Dengan menjaga komunikasi yang baik dan bekerja sama, Anda dapat menghindari gangguan dalam rantai pasokan dan menjaga operasi Anda berjalan dengan lancar.
• Gunakan sistem manajemen transportasi (TMS): TMS dapat membantu Anda mengelola logistik masuk dengan melacak pengiriman, mengoptimalkan rute, dan mengurangi biaya.
• Gunakan sistem manajemen gudang (WMS): WMS dapat membantu Anda mengoptimalkan operasi gudang dengan mengelola inventaris, melacak pengiriman, dan meningkatkan pemenuhan pesanan.
• Menggabungkan pengiriman: Menggabungkan pengiriman dapat membantu Anda mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dengan menggabungkan pengiriman dan mengurangi biaya transportasi.
• Gunakan segmentasi: Gunakan integrasi operator pengiriman untuk mendapatkan tarif pengiriman waktu nyata dan label cetak. Gunakan segmentasi pelanggan untuk menargetkan kelompok pelanggan tertentu dengan penawaran khusus.

Anda berada di Jalur yang Benar

Setelah proses Anda turun dan VSM selesai, saatnya untuk mencari beberapa kemenangan cepat.

Anda akan menemukan banyak dari mereka dengan logistik masuk karena ini adalah bagian penting dari rantai pasokan eCommerce—dan karena itu sering diabaikan.

Bagaimana Dengan Meningkatkan Logistik Outbound?

Yang benar adalah logistik keluar bisa sama menantang dan kompleksnya dengan masuk. Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, seperti rute pengiriman, waktu pengiriman, dan batasan ukuran paket.

Tetapi dengan meluangkan waktu untuk memahami operasi Anda dan mengoptimalkan logistik masuk Anda, Anda sudah berada di jalur yang benar untuk meningkatkan logistik keluar Anda.

Kegiatan Logistik Keluar

Seperti halnya dengan logistik masuk, ada kegiatan yang umum untuk logistik keluar, termasuk:

• Pemrosesan Pesanan Pelanggan: Ini adalah penerimaan dan pemenuhan pesanan pelanggan.
• Order Picking: Ini adalah proses memilih produk yang termasuk dalam pesanan.
• Pengisian ulang: Ini adalah proses menambahkan produk ke inventaris untuk memastikan bahwa selalu ada stok yang cukup. Banyak platform WMS seperti SkuVault menawarkan fitur pemberitahuan stok rendah yang memberi tahu Anda kapan harus mengisi kembali materi Anda.
• Pengepakan dan Pengiriman: Mengemas produk ke dalam kotak atau wadah dan mengirimkannya ke pelanggan.
• Verifikasi/Pemuatan truk: Ini adalah proses verifikasi bahwa pesanan sudah benar dan memuatnya ke truk pengiriman.
• Transportasi/Pengiriman pesanan, pengembalian: Ini adalah proses pengiriman pesanan ke pelanggan dan memproduksi produk ke pemasok.
• Pelacakan pengiriman: Ini adalah proses pemantauan status pengiriman dan mencatat keterlambatan atau masalah.
• Layanan Pelanggan: Ini adalah proses menanggapi pertanyaan pelanggan tentang pesanan atau pengiriman mereka.
• Reverse Logistics: Proses pengembalian produk ke pemasok atau produsen.
• Pengiriman: Ini adalah proses pengiriman produk ke pelanggan atau penerima barang.
• Saluran Distribusi: Ini adalah berbagai cara produk dikirimkan ke pelanggan.
• Last-Mile Delivery: Pengiriman produk ke pelanggan akhir atau pengguna akhir.
• Delivery Optimization: Proses meningkatkan efisiensi pengiriman.

Tantangan Logistik Keluar

Ada beberapa tantangan dalam hal logistik keluar. Berikut adalah beberapa yang utama:

• Mengelola meningkatnya kompleksitas pesanan pelanggan.
• Menentukan rute pelayaran yang paling efisien.
• Memenuhi tenggat waktu pengiriman.
• Mematuhi peraturan pengiriman.
• Berkoordinasi dengan operasi, pemasok, dan operator.
• Menangani pengembalian dan membalikkan logistik.
• Memastikan bahwa produk dikirim dengan akurat dan dalam kondisi sempurna.
• Biaya transportasi.
• Meningkatnya harapan pelanggan
• Menentukan rute pengiriman yang paling efisien: Ini adalah tantangan untuk mencari tahu rute pengiriman mana yang paling efisien.
• Pembatasan kemasan: Ini adalah tantangan untuk mengemas produk dengan cara yang memenuhi persyaratan operator pengiriman.

Cara Mengoptimalkan Logistik Keluar Anda

Untungnya, ada solusi untuk tantangan ini, dan beberapa cara untuk mengoptimalkan logistik keluar Anda meliputi:

• Optimalkan rute pengiriman dengan menggunakan perangkat lunak perencanaan rute dan perencanaan rute yang cerdas.
• Pahami kapan pengiriman cepat dimulai dan rencanakan operasi Anda sesuai dengan itu.
• Beradaptasi dengan strategi inventaris saat ini yang digunakan dengan model bisnis Anda.
• Bekerja samalah dengan penyedia logistik pihak ketiga untuk membantu Anda mengelola logistik keluar. Mereka dapat membantu Anda mengelola kerumitan pesanan pelanggan dan memenuhi tenggat waktu pengiriman.
• Gunakan sistem manajemen gudang (WMS) seperti SkuVault untuk menyederhanakan proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman pesanan.
• Bekerja dengan mitra logistik yang dapat membantu Anda
• Meningkatkan komunikasi antara operasi, pemasok, operator, dan pelanggan.
• Mengelola pengembalian dan pengembalian logistik dengan lebih baik dengan Perangkat Lunak Manajemen Pengembalian.
• Menawarkan layanan pelanggan yang melebihi harapan pelanggan.
• Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Transportasi untuk meningkatkan biaya transportasi dan melacak pengiriman.
• Integrasikan WMS Anda dengan sistem pengiriman operator Anda untuk mengotomatiskan proses pengemasan dan pengiriman.

Beberapa dari strategi ini mungkin tidak berlaku untuk perusahaan eCommerce Anda, tetapi semoga ini memberi Anda titik awal untuk memikirkan cara mengoptimalkan logistik keluar Anda.

Anda dapat menggunakan Pemetaan Aliran Nilai untuk logistik keluar. Ada pula Transportation Value Stream Maps (TVSM).

Literatur berikut digabungkan dengan panduan Mike Rother yang disebutkan di atas dapat membantu Anda mengatur upaya VSM outbound dan transportasi Anda:

Peta Aliran Nilai Transportasi oleh Bernard Villarreal

Selain itu, ada perangkat lunak canggih yang dapat Anda beli dan gunakan untuk membuat grafik VSM yang dipoles. Namun, model yang digambar tangan dengan foto yang diatur dan direkam untuk keabadian juga berfungsi dengan baik.

The Takeaways

Seperti yang Anda lihat, logistik adalah proses yang kompleks, tetapi penting untuk keberhasilan perusahaan eCommerce Anda. Ada banyak bagian yang bergerak, dan sangat penting untuk mengoptimalkan setiap bagian dari proses untuk memastikan bahwa perusahaan Anda efisien dan menguntungkan.

Dengan memahami tantangan dan menerapkan beberapa solusi yang disebutkan di atas, Anda dapat membawa logistik perusahaan eCommerce Anda ke tingkat berikutnya, menghemat uang untuk biaya transportasi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan keuntungan.

Jual Lebih Cepat, Pilih Lebih Cepat, dan Kirim Lebih Cepat dengan SkuVault

SkuVault memiliki banyak fitur untuk membantu Anda mengoptimalkan operasi logistik Anda, seperti pemberitahuan stok rendah, pelacakan pesanan, dan verifikasi pengiriman.

Jika Anda ingin menskalakan, Anda memerlukan solusi WMS yang dapat membantu bisnis Anda:

• Hubungkan saluran
• Mengatur gudang
• Kelola inventaris secara efisien dengan integrasi yang kuat dan alur kerja yang sederhana

Dalam hal ini, SkuVault adalah solusi yang tepat untuk Anda. Jadwalkan demo hari ini , dan lihat bagaimana SkuVault dapat membantu bisnis Anda berkembang.