Crescer um negócio é um trabalho árduo. Mas é quase impossível crescer se você não gerenciar o fluxo de caixa corretamente. O gerenciamento eficaz do fluxo de caixa é crucial para a saúde geral da empresa e garante que você possa sustentar investimentos em crescimento adicional (como gastos alocados em publicidade, funcionários adicionais, pesquisa e desenvolvimento etc.).

Infelizmente, o fluxo de caixa é muitas vezes negligenciado pelos pequenos empresários. Uma das principais razões é que o fluxo de caixa não pode ser calculado com muita facilidade. O fluxo de caixa é derivado de uma variedade de fatores, incluindo financiamento, operações e investimentos, e pode ser demorado para calcular. O QuickBooks fornece um relatório pronto para uso e você pode usá-lo como ponto de partida.

Como melhorar seu procedimento de cobrança de recebíveis para melhor fluxo de caixa e crescimento

Para este post, não abordaremos os atributos de todo o cálculo do fluxo de caixa. No entanto, discutiremos como o gerenciamento eficaz de contas a receber melhora o fluxo de caixa e libera fundos para um maior crescimento.

3 passos para um melhor processo de cobrança

Antes de nos aprofundarmos no impacto positivo que a gestão de recebíveis tem no fluxo de caixa, é importante destacar maneiras de melhorar seu procedimento de cobrança. Aqui estão algumas notas sobre como você pode aumentar imediatamente a taxa na qual você cobra seu saldo de contas a receber em aberto:

1 - Desenvolva um sistema

Um dos aspectos mais importantes do processo de cobrança da sua empresa é o sistema. Ao expandir uma empresa, é importante desenvolver processos organizados para todos os principais componentes de suas operações - e cobranças não é diferente. Uma abordagem bem documentada das cobranças permite que sua equipe seja consistente com as comunicações e inclua pontos de contato com os clientes durante todo o processo de pagamento. Por exemplo, é importante enviar as faturas imediatamente, fazer o acompanhamento alguns dias antes do vencimento e enviar uma nota imediatamente quando estiver vencida. Além disso, uma vez que você tenha um bom sistema de cobrança, é importante atribuir a responsabilidade a alguém de sua equipe ou a um fornecedor externo para trabalhar no processo de cobrança.

2 - Envie uma fatura adequada

Muitas organizações não pagarão uma fatura se você não incluir todas as informações necessárias. Antes de enviar uma fatura, verifique os requisitos de faturamento do cliente (talvez referenciados em um contrato ou acordo de serviço) e inclua todas as informações necessárias. Alguns elementos importantes incluem um número de fatura exclusivo, data de fatura, condições de pagamento, instruções de pagamento, informações de endereço e até mesmo um W9 (se necessário). Em muitos casos, os clientes não são proativos na identificação antecipada de problemas de fatura, portanto, você pode evitar atrasos posteriormente validando as informações da fatura.

3 - Aceitar Várias Formas de Pagamento

Cada empresa lida com seus pagamentos de forma diferente. Atualmente, os clientes têm uma variedade de opções disponíveis para pagamento, incluindo cheques, PayPal, cartões de crédito, ACH, transferências bancárias e muito mais. Se você deseja agilizar as coletas, geralmente é útil permitir várias formas de pagamento e consultar as instruções em sua fatura. Você descobrirá que é muito provável que as empresas processem uma fatura mais rapidamente se ela se encaixar em sua prática comercial normal.

Liberando fundos extras para o crescimento dos negócios

Convenhamos, a maioria das pequenas empresas está procurando maneiras de crescer... seja por meio de maior lucratividade ou aumento de receita. Uma das melhores maneiras de estimular o crescimento é através do acesso a dinheiro adicional. Quando sua empresa tem mais dinheiro disponível, ela tem mais opções disponíveis para patrocinar iniciativas de crescimento.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais um processo de cobrança eficaz coloca mais dinheiro no seu bolso e permite que você faça investimentos em atividades de crescimento.

1 - Diminui taxas atrasadas de fornecedores (contas a pagar)

Uma das maiores razões pelas quais as empresas lutam com o fluxo de caixa é que elas não coletam os pagamentos com rapidez suficiente para pagar as obrigações de curto prazo.

Digamos que você esteja administrando um negócio baseado em projetos e precise pagar subcontratados. Bem, se você não coletar os pagamentos prontamente de seus clientes, poderá incorrer em taxas atrasadas de seus fornecedores. As taxas extras de atraso e o malabarismo constante da posição de caixa de um projeto podem causar estresse nos negócios. Além das taxas atrasadas avaliadas pelos fornecedores, você também pode achar difícil obter condições favoráveis ​​no futuro.

2 - Diminui as taxas de juros cobradas nas linhas de crédito

Ao gerenciar o fluxo de caixa, muitas empresas recorrem às linhas de crédito quando enfrentam uma deficiência em seu caixa. Dependendo do estágio do seu negócio, uma linha de crédito pode ser cara. Se o seu negócio está em seus estágios iniciais, uma linha de crédito oferecida por um credor pode estar perto de 30-40% APR. Como alternativa, se você puder aumentar a eficiência do seu processo de cobrança e obter acesso mais rápido ao dinheiro de seus clientes... então poderá evitar os custos mais altos de capital de giro.

3 - Diminui o tempo gasto pelos funcionários em cobranças

Um dos aspectos mais importantes de um processo de gestão de recebíveis é o sistema. Se sua empresa puder documentar e mapear o processo e implantar um caminho claro para a cobrança de pagamentos, suas operações serão mais eficientes. Assim, os funcionários não terão que se esforçar para receber os pagamentos em atraso e não perderá tempo em estratégias de cobrança de faturas em atraso.

Conclusão

Em última análise, o fluxo de caixa é um dos mais importantes motores de crescimento para uma pequena empresa. Ao implementar um processo eficiente de gerenciamento de recebíveis e receber pagamentos de acordo com suas condições de pagamento, você tem a capacidade de liberar dinheiro extra para sua empresa e investir no crescimento. Use o dinheiro que você tem disponível para investir em publicidade, lançar um esforço de rebranding, investir em suprimentos e muito mais.

Nosso colaborador convidado Tristan Peligrino é um empreendedor de longa data que fundou várias pequenas empresas. Ele começou sua carreira como consultor de TI trabalhando para grandes organizações como PwC, IBM e Oracle. Após um início de carreira em consultoria, Tristan se ramificou para criar uma empresa líder de produção de vídeo regional e empresa de marketing digital, e agora está focado em liderar a gestão financeira com pequenas empresas na Receivable.io.