美味電子郵件格式的必備秘訣

每天，普通上班族會收到多達 121 封電子郵件。 這意味著您已經完成了工作以吸引收件人的注意。 發送現成的電子郵件模板還不夠好； 要擊敗競爭對手並真正脫穎而出，您的電子郵件需要很美味。

電子郵件的每一行都需要將收件人引導到下一封，一直到簽字。 為了使每一行都易於理解和平衡，它們的格式正確至關重要。

你可能會發送一封冷電子郵件、一封跟進郵件、一個請求、一個介紹，等等； 這是您的電子郵件必不可少的要素。

舔手指電子郵件的五個關鍵要素：

1. 主題行
2. 問候
3. 身體
4. 收盤線
5. 簽名

看起來很容易？ 這不是什麼新鮮事。 讓我們仔細看看準備收到回复的電子郵件的每個特定步驟。

1. 主題行的點綴

看看你的收件箱，你看到了什麼？

主題行！

電子郵件主題行是您踏入收件人的大門。 完美的主題行取決於您選擇的單詞、您使用的長度以及您提供的價值。

儘管是電子郵件中最短的部分，但主題行在決定您的電子郵件是被打開還是被扔進垃圾箱方面起著關鍵作用。 您可以擁有有史以來最漂亮的電子郵件，但如果沒有吸引人的專業主題行，它可能永遠不會出現。

最好的電子郵件主題行檢查所有這些框：

• 長度在1-5 個單詞之間。
• 總結了電子郵件正文的主要意圖。
• 與身體的第一條線很好地結合在一起。
• 向收件人明確說明郵件的類型（初始、回复 [re:]、轉發 [fwd:] 或跟進。
• 吸引潛在客戶的注意力，並在他們掃描收件箱時彈出。

作為獎勵提示，大腦訓練初創公司 Solitaired 的創始人 Darshan Somashekar 建議測試以小寫開頭的主題行。 他解釋說：“它有助於主題行脫穎而出，並使溝通不那麼正式”

清晰簡潔是生成完美主題行的關鍵。 簡明扼要地描述電子郵件中等待收件人的內容，並牢記移動用戶。 主題行中不要超過 7 個字。

2. 熱烈歡迎

弄清楚如何開始一封電子郵件——尤其是當你給你不太了解的人寫信時——是一個挑戰。

“嘿”是不是太隨意了？ “親愛的”是否過於正式？ 是“早上好！” 太高興了？

如果您認為電子郵件問候不重要，那您就錯了。 你如何開始一封電子郵件會定下基調並塑造收件人對你的看法。 它還可以確定他們是否繼續閱讀。 所以，是的，這很重要。

我們有一個贏家。 雖然中性簡單，但也不會出錯。

你應該避免的問候：

“敬啟者…”。 這不是 19 世紀，伙計。 這是開始發送電子郵件的一種冷酷且沒有人情味的方式。 收件人可能會想，“好吧，這與我無關……我不需要繼續閱讀。”

“親愛的先生/夫人/女士。 [姓氏]，……”/“尊敬的先生或女士，……”。 太正式了。 事實上，所有的“親愛的……”聽起來也很過時。 另外，這個稱呼告訴收件人你不知道他們是誰。 他們為什麼要對你說的話感興趣？

“[名]！”。 這是非正式的和突然的。 然後，當您添加感嘆號時，它就會變得煩人。

“你好…”。 這個問候聽起來也很突然。 它缺乏吸引收件人注意力所需的定制。

在電子郵件中包含此人的姓名是引起他們注意的重要方式。

3. 遵循漂亮的 C&S 規則為您的電子郵件正文格式

平均而言，用戶僅閱讀您頁面上 20% 的內容（來源：尼爾森諾曼集團）。 同樣的命運等待著您的電子郵件。

你腦海中出現的第一個想法是：“20%？ 這是某種玩笑嗎？ 我花了好幾個小時製作了一封措辭完美的電子郵件，結果卻忽略了其中的五分之四？！”。

很遺憾，這是真的。。

這個令人沮喪的事實有一個非常簡單的原因……掃描。 眼動追踪研究發現，大多數人以“F”模式閱讀在線內容（來源：尼爾森諾曼集團）。

您的電子郵件收件人需要接收特定有價值的信息，並且不想閱讀冗長的電子郵件來找到它。

把自己放在收件人的眼睛後面一秒鐘。你希望找到問題的答案、一些有用的建議、提議，或者最終找到解決方案。 您為此目標掃描內容。 如果你沒有足夠快地找到它，你會直接回到你的收件箱。

長話短說，您的電子郵件應該簡潔且可掃描。

我該怎麼做？

• 保持語言簡單，內容有價值。 請記住，您正在與一個忙碌的人打交道，他將在幾秒鐘內決定您的電子郵件的有用性。 嘗試使您的內容令人賞心悅目。 人們希望輕鬆閱讀電子郵件，而無需為技術術語和營銷絨毛而苦惱。
• 使用由一兩個句子組成的段落。 將您的想法分成新的段落並將重要元素格式化為粗體（例如：您的報價、詢問、更新等）。 空白使收件人更容易感知電子郵件正文的內容；
• 不要過度解釋。 尊重收件人的時間。 如果您的電子郵件被太多信息所淹沒，它肯定會被忽視，更不用說無人回復了。 不要拐彎抹角； 直奔主題。 如有必要，附上一份包含更詳細信息的文件，或根據收件人的要求提供一份；
• 不要讓它太浮華。 雖然營銷電子郵件中可以接受圖形和不尋常的字體，但商務電子郵件不需要任何這些裝飾。 並非所有電子郵件客戶端都能正確顯示您的格式，因此請堅持使用默認的 11 或 12 磅字體和黑色文本。 謹慎使用粗體和斜體。

需要更多編寫完美專業電子郵件的技巧嗎？ 這是完整的指南以及清單； 你不會出錯的。

4. 用一個特別的結尾來增添趣味

簽收是您可以用來吸引收件人注意力的最後一個元素； 您獲得電子郵件回复的最後機會。

正確的收盤線需要根據個人情況來決定。 讓我們想想您可能會遇到的一些日常專業環境。以下是一些示例，說明如何以最佳方式結束您的電子郵件。

您正在等待與某人會面或進一步合作。 為了與他們保持聯繫，提供未來交流的可能性很重要：

您正在向收件人提供幫助。 例如，您可能會向他們發送對他們有價值的內容或新信息。

您想發送祝賀信。 每個人都喜歡接受讚美和問候。 以認可他們成就的最後說明結束您的電子郵件。 這鼓勵了進一步的合作，並為您和您的公司樹立了積極的態度。

收件人為你做了一些事情，所以你需要向他們表達你的感激之情：

提示：使用表情符號

商業和營銷中的表情符號越來越受歡迎。 它們有助於引導信息的語氣。 您可以使消息看起來更加個性化和友好，因此如果您想要使用它們，請使用它們。 但在這裡保持平衡不要過度。

5.把你的電子郵件簽名像櫻桃一樣放在上面

為了加強對自己的正面印象，請在電子郵件末尾包含您的電子郵件簽名。 設置正確的電子郵件簽名是一個讓您清楚自己是誰、正在做什麼以及讓人們更容易聯繫到您的機會。

如果您注意引起他們的注意並留在客戶的腦海中，那麼您需要的不僅僅是您的姓名和聯繫信息。 通過插入以下內容將基本的電子郵件簽名轉換為營銷工具：

• 公司標誌；
• 您或您的公司獲得的令人印象深刻的獎項；
• 你的照片;
• 品牌元素；
• 宣傳標語；
• 社交媒體鏈接。

但是您不需要選擇所有提到的點。 例如，如果您同時包含照片和徽標，則會使您的簽名過於繁重和混亂。 注意保持電子郵件簽名簡短而中肯； 簽名跨越半頁是不明智的。

平衡內容和設計。 有效的電子郵件簽名建立在極簡設計之上。 添加 2 種顏色，例如：一種在徽標中，另一種在圖標或品牌名稱中。 但要確保顏色相互匹配。

不要忘記號召性用語。 CTA 正是鼓勵您的客戶與您互動的原因。 您希望他們採取的行動幾乎可以是任何事情，並且取決於您的目標。 通過 CTA，您的客戶可以下載電子書、了解一些特別優惠和折扣、預訂演示等等。

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冷電子郵件

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跟進電子郵件

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觸控式電子郵件

如果您在一段時間後重新聯繫，雙贏的選擇是通過電子郵件表明您對他們公司的興趣。 如果您的潛在客戶有博客或活躍在社交媒體上，您可以巧妙地回應他們發布的內容。 以下是您的操作方法：