Wie man Besprechungsanfragen von Fremden höflich ablehnt
Veröffentlicht: 2016-10-09Der Unterschied zwischen erfolgreichen Menschen und sehr erfolgreichen Menschen besteht darin, dass sehr erfolgreiche Menschen zu fast allem „nein“ sagen. – Warren Buffett
Wenn Sie Berater, Autor, Coach oder sehr erfolgreich in Ihrem Bereich sind, erhalten Sie zweifellos E-Mails und LinkedIn-Nachrichten von Personen, die mit Ihnen sprechen möchten. Und so sehr man jedem helfen möchte, die Zeit reicht einfach nicht.
Wie machst du das, ohne dass die andere Person sauer auf dich wird?
Um es klar zu sagen, möchte ich Ihnen versichern, dass ein „Nein“ ausreicht. Du bist es niemandem schuldig, mehr sagen zu müssen. Aber es gibt Zeiten, in denen jeder von uns damit zu kämpfen hat, eine Bitte abzulehnen. Vielleicht ist es von einem befreundeten Kollegen oder Freund oder sogar von einem Freund eines Freundes. Was ist in solchen Fällen der beste Weg, jemanden abzulehnen?
Ich persönlich beantworte jeden Tag zahlreiche E-Mails von Fremden, aber ich akzeptiere selten die täglichen Anfragen nach „kauf dir eine Tasse Kaffee“ oder „15-Minuten-Telefonat“. Ich sende oft eine Antwort-E-Mail, die mit „Danke für Ihre Kontaktaufnahme“ beginnt, gefolgt von:
1. „… aber ich habe gerade eine Deadline und nehme keine neuen Meetings an, bis ich fertig bin.“
Ich verwende diesen Ansatz oft bei Fremden, die mich kalt kontaktieren. Ich gebe nicht an, was die Frist ist. Da sie Fremde sind, müssen sie meine Daten nicht kennen und sollten nicht erwarten, dass ich sie teile. Und das Wort Deadline hat etwas Magisches, eine Kraft, mit der sich die meisten Menschen identifizieren können.
2. „…aber leider ist mein Terminkalender derzeit so voll, dass ich nur Anrufe und Meetings mit zahlenden Kunden entgegennehmen kann. Danke für Ihr Verständnis."
Ich verwende diesen Ansatz für Menschen, die nach kostenloser Beratung suchen, von der sie und ihr Unternehmen enorm profitieren.
Es ist wirklich unglaublich, wie oft Menschen, die bereits über ein anständiges Einkommen und Vermögen verfügen, nach Zeit und Informationen fragen, die ihnen eine Menge Geld einbringen, aber sie denken nicht daran, jemanden für die Antwort einzustellen. Der obige Ansatz ist ein sanfter Hinweis darauf, dass sie es tun können, wenn sie wirklich mit mir über ihr geschäftliches Problem sprechen wollen, wenn sie bereit sind zu zahlen. Stattdessen verschwinden sie fast immer.
3. „… und ich freue mich über die Verbindung, aber in meinem Kalender ist bis 14:15 Uhr ET am [wählen Sie ein Datum in fünf Monaten] kein Tageslicht.“
Das sage ich normalerweise zu jemandem, den ich nicht persönlich kenne, der aber vage verbunden ist (z. B. ein Freund von jemandem, der vor ein paar Jahren für mich gearbeitet hat). Die Absicht dieses Ansatzes ist es, sie nicht direkt abzulehnen, sondern sie wissen zu lassen, dass ich hektisch bin und einen sehr vollen Kalender habe.
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Diese Antwort sendet die Nachricht, dass ihr Anliegen besser ziemlich wichtig sein sollte, und wenn sie sich wirklich mit Ihnen treffen wollen, werden sie das angebotene Zeitfenster in ferner Zukunft nehmen. Ich habe festgestellt, dass die meisten dieser Leute einfach antworten und sagen: „Oh, keine Sorge, Sie klingen überfordert. Lass uns einfach eine Verbindung herstellen, wenn du weniger beschäftigt bist.“ Und sie gehen weg.
4. „… und mein nächster freier Termin für einen Telefonanruf ist am Donnerstag nächster Woche von 2:00 Uhr bis 2:15 Uhr ET. Lassen Sie mich wissen, ob das für Sie funktioniert.“
Beachten Sie, dass das Zeitfenster am, nicht pm ist; das ist Absicht. Ich benutze diese Leitung nur etwa ein- oder zweimal im Jahr, denn wenn die Person meinen Bluff callt, muss ich tatsächlich lange aufbleiben oder meinen Hintern aus dem Bett schleppen, um den Anruf anzunehmen. Aber ich benutze das bei Leuten, die wirklich, wirklich hartnäckig sind. Wenn ich weiß, dass sie ein hartnäckiger Fremder sind, der nur versucht, mir etwas zu verkaufen, kann ich leicht nein sagen. Aber wenn ein Freund oder Geschäftspartner vorschlug, mich anzurufen, möchte ich ihn aus Höflichkeit meinem Freund gegenüber nicht ignorieren.
Aber dieser Ansatz belastet den Anforderer. Wie sehr wollen sie mit mir reden? Sind sie wirklich bereit, den Anruf mitten in der Nacht zu tätigen? Normalerweise antworten sie mit: „Klar, nächsten Donnerstagnachmittag ist toll, aber du hattest einen Tippfehler und hast AM geschrieben, das wäre sicher eine verrückte Zeit!“ Ich schreibe dann zurück: „Kein Tippfehler. Ich bin ein 24/7-Typ, und das ist mein einziger freier Platz für die nächsten Monate. Willst du es?"
Ich hatte noch nie jemanden in dieser Situation, der um den Anruf gebeten hat, was wirklich erstaunlich ist. Ihre anfängliche Anfrage lautet normalerweise so etwas wie „Kevin, du bist ein Bestsellerautor der New York Times , und ich möchte auch einer werden“ oder „Kevin, du bist ein Selfmade-Millionär, und ich möchte auch einer werden.“ Den Anruf um 2 Uhr morgens, um in die Bestsellerlisten zu kommen oder Millionär zu werden, nehmen sie aber nicht entgegen. Und wenn jemals jemand sagt: „Wetten, ich rufe Sie dann an“, kann ich immer antworten und sagen, dass ich einen Weg gefunden habe, etwas zu verschieben, und dass wir uns während der normalen Geschäftszeiten unterhalten können.
5. „… aber ich glaube nicht, dass ich der beste Mensch bin; Ich möchte Sie an [NAME] verweisen.“
Das ist ganz einfach. Leute fragen oft nach Ihrer Zeit, weil sie denken, dass Sie etwas wissen, das ihnen helfen kann, oder dass Sie ein Entscheidungsträger sind, der etwas kaufen kann. Wenn dies nicht der Fall ist oder wenn Sie diese Entscheidungsbefugnis an jemanden in Ihrem Team „delegiert“ haben, verwenden Sie diesen Ansatz.
Sie können es immer relativieren, indem Sie sagen: „Am schnellsten kommen Sie voran, wenn Sie direkt mit meiner Kollegin Paulina sprechen. Aber keine Sorge. Wenn Sie mit Paulina sprechen, sprechen Sie mit mir. Sie ist hier die ultimative Entscheidungsträgerin.“
6. „… aber ich kann während der normalen Geschäftszeiten keine Besprechungen oder Anrufe mehr entgegennehmen. Aber ich kann meine E-Mails oft auf Reisen oder nachts abrufen. Möchten Sie per E-Mail kommunizieren?“
Dies ist wahrscheinlich die Antwort, die ich am häufigsten verwende. Ich versuche wirklich, auf jede E-Mail zu antworten, die ich von Lesern, E-Mail-Newsletter-Abonnenten, Empfehlungen usw. erhalte. Und E-Mail ist viel effizienter als Live-Telefonanrufe.
7. „… und in der Regel plane ich für Erstgespräche nur 15 Minuten ein. Wenn Sie interessiert sind, könnten Sie mir einen Entwurf der Tagesordnung zukommen lassen, damit ich sehen kann, was wir behandeln werden und welches gewünschte Ergebnis Sie sich erhoffen?“
Wenn du die Person nicht einfach abweisen willst, ist diese Art der Antwort eine gute Möglichkeit, sie wissen zu lassen, dass du sehr beschäftigt bist. Wenn sie also wirklich mit dir sprechen möchte, ist sie besser dazu bereit etwas Vorarbeit. Normalerweise höre ich nie wieder von diesen Leuten.
Und da haben Sie es – sieben schmerzlose Möglichkeiten, nein zu sagen. Denn denken Sie daran:
Jedes „Ja“ ist ein „Nein“ zu etwas anderem.
Kevin Kruse ist der Autor von „15 Secrets Successful People Know About Time Management“ und „The Millionaire Day Planner: A 1-Page Planning Tool“.