Comment refuser poliment les demandes de réunion d'inconnus
Publié: 2016-10-09La différence entre les personnes qui réussissent et les personnes qui réussissent très bien est que les personnes qui réussissent très bien disent « non » à presque tout. — Warren Buffett
Si vous êtes consultant, auteur, coach ou très performant dans votre domaine, vous recevez sans aucun doute des e-mails et des messages LinkedIn de personnes qui souhaitent vous parler. Et même si vous aimeriez aider chaque personne, il n'y a pas juste assez de temps.
Alors, comment faites-vous sans que l'autre personne ne se fâche contre vous ?
Pour être clair, je tiens à vous assurer que « non » suffit. Vous ne devez à personne d'en dire plus. Mais il y a des moments où l'un d'entre nous a du mal à refuser une demande. Cela vient peut-être d'un collègue ou d'un ami amical ou même d'un ami d'un ami. Dans ces cas, quelle est la meilleure façon de refuser quelqu'un ?
Personnellement, je réponds chaque jour à de nombreux e-mails d'inconnus, mais j'accepte rarement les demandes quotidiennes de "vous offrir une tasse de café" ou "d'appel téléphonique de 15 minutes". J'envoie souvent un e-mail de réponse commençant par "Merci de m'avoir contacté", suivi de :
1. "... mais je suis sur une date limite en ce moment et je ne prends pas de nouvelles réunions jusqu'à ce que j'aie terminé."
J'utilise souvent cette approche avec des inconnus qui me contactent à froid. Je ne précise pas quel est le délai. Puisqu'ils sont des étrangers, ils n'ont pas besoin de connaître mes coordonnées et ne devraient pas s'attendre à ce que je les partage. Et le mot délai a une magie, un pouvoir auquel la plupart des gens peuvent s'identifier.
2. « … mais malheureusement, mon emploi du temps est tellement chargé en ce moment que je ne peux prendre que des appels et des rendez-vous avec des clients payants. Merci de votre compréhension."
J'utilise cette approche pour les personnes qui recherchent des conseils gratuits qui leur seront extrêmement utiles, ainsi qu'à leur entreprise.
C'est vraiment incroyable combien de fois les gens qui ont déjà un revenu et des actifs décents demanderont du temps et des informations qui leur rapporteront une tonne d'argent, mais ils ne pensent pas à embaucher quelqu'un pour la réponse. L'approche ci-dessus est un petit coup de pouce que s'ils veulent vraiment me parler de leur problème commercial, ils peuvent le faire s'ils sont prêts à payer. Ils disparaissent presque toujours à la place.
3. "... et je suis heureux de me connecter, mais il n'y a pas de lumière du jour sur mon calendrier jusqu'à 14h15 HE le [choisissez une date dans cinq mois]."
C'est ce que je dis habituellement à quelqu'un que je ne connais pas personnellement mais qui est vaguement connecté d'une manière ou d'une autre (comme un ami de quelqu'un qui travaillait pour moi il y a quelques années). L'intention de cette approche n'est pas de les rejeter catégoriquement, mais de leur faire savoir que je suis pressé et que j'ai un calendrier très chargé.
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Cette réponse envoie le message que leur problème a intérêt à être assez important, et s'ils veulent vraiment vous rencontrer, ils prendront le créneau horaire proposé dans un avenir lointain. J'ai constaté que la plupart de ces personnes répondent simplement et disent : « Oh, pas de soucis, vous avez l'air submergé. Connectons-nous simplement lorsque vous êtes moins occupé. Et ils s'en vont.
4. "... et mon prochain créneau ouvert pour un appel téléphonique est de 2h00 à 2h15 HE le jeudi de la semaine prochaine. Laissez-moi savoir si cela fonctionne pour vous."
Notez que le créneau horaire est am, pas pm ; c'est exprès. Je n'utilise cette ligne qu'une ou deux fois par an, car si la personne m'appelle au bluff, je devrai en fait rester debout tard ou sortir mes fesses du lit pour prendre l'appel. Mais je l'utilise sur les gens qui sont vraiment, vraiment persistants. Si je sais qu'il s'agit d'un étranger persistant qui essaie juste de me vendre quelque chose, je peux facilement dire non. Mais si un ami ou un partenaire commercial m'a suggéré de m'appeler, je ne veux pas l'ignorer par courtoisie envers mon ami.
Mais cette approche remet un fardeau sur le demandeur. À quel point veulent-ils me parler ? Sont-ils vraiment prêts à passer l'appel au milieu de la nuit ? Habituellement, ils répondent par : "Bien sûr, jeudi prochain après-midi, c'est bien, mais vous avez fait une faute de frappe et avez écrit AM, ce serait certainement un moment fou !" Je réponds alors : « Pas de faute de frappe. Je suis un gars qui travaille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et c'est mon seul créneau libre pour les prochains mois. Est-ce que tu le veux?"
Je n'ai jamais vu une personne dans cette situation demander l'appel, ce qui est vraiment incroyable. Leur demande initiale est généralement quelque chose comme "Kevin, tu es un auteur à succès du New York Times et je veux le devenir aussi" ou "Kevin, tu es un millionnaire autodidacte et je veux le devenir aussi". Pourtant, ils ne prendront pas l'appel à 2 heures du matin pour figurer sur les listes de best-sellers ou pour devenir millionnaire. Et, si jamais quelqu'un dit : « Tu paries, je t'appellerai alors », je peux toujours répondre et dire que j'ai trouvé un moyen de déplacer quelque chose et que nous pouvons parler pendant les heures normales de bureau.
5. « … mais je ne pense pas être la meilleure personne ; J'aimerais vous référer à [NOM].
C'est facile. Les gens demandent souvent votre temps parce qu'ils pensent que vous savez quelque chose qui peut les aider ou que vous êtes un décideur qui peut acheter quelque chose. Si ce n'est pas le cas, ou si vous avez « délégué » ce pouvoir de décision à un membre de votre équipe, utilisez cette approche.
Vous pouvez toujours le nuancer en disant quelque chose comme : « Le moyen le plus rapide de progresser sur ce point est que vous parliez directement à ma collègue Paulina. Mais ne vous inquiétez pas. Quand tu parles à Paulina, tu me parles. Elle est le décideur ultime ici.
6. « … mais je ne peux plus prendre de rendez-vous ni d'appels pendant les heures normales de bureau. Mais je peux souvent rattraper mes e-mails pendant le voyage ou la nuit. Souhaitez-vous communiquer par e-mail ? »
C'est probablement la réponse que j'utilise le plus souvent. J'essaie vraiment de répondre à tous les e-mails que je reçois des lecteurs, des abonnés à la newsletter par e-mail, des références, etc. Et les e-mails sont bien plus efficaces que les appels téléphoniques en direct.
7. « … et en règle générale, je ne prévois que 15 minutes pour les premiers appels. Si vous êtes intéressé, pourriez-vous envoyer un projet d'ordre du jour afin que je puisse voir ce que nous allons couvrir et quel résultat souhaité vous espérez ? »
Encore une fois, si vous ne voulez pas simplement rejeter la personne, ce type de réponse est un bon moyen de lui faire savoir que vous êtes très occupé, donc s'il veut vraiment vous parler, il vaut mieux qu'il soit disposé à le faire quelques travaux préparatoires. D'habitude, je n'entends plus jamais parler de ces personnes.
Et voilà, sept façons indolores de dire non. Parce que rappelez-vous :
Chaque "oui" est un "non" à autre chose.
Kevin Kruse est l'auteur de 15 secrets que les personnes qui réussissent connaissent sur la gestion du temps et de "The Millionaire Day Planner : A 1-Page Planning Tool".