Comment organiser et promouvoir avec succès un événement en ligne

Qu'il s'agisse d'un changement de temps inattendu, d'une annulation de lieu ou d'une pandémie mondiale , vous ne pouvez pas prédire ce qui vous empêchera d'organiser un événement que vous avez planifié.

Et c'est un très gros euphémisme en ce moment. Covid-19 a donné aux organisateurs d'événements un nombre sans précédent de défis à relever. Heureusement, dans de nombreux cas, la conversion d'événements en direct en événements en ligne s'est avérée être un excellent plan B.

Jeune étudiant regardant la leçon en ligne et étudiant à la maison. Jeune femme prenant des notes tout en regardant un écran d'ordinateur après qu'un professeur a fait des maths lors d'un appel vidéo. Étudiante latine étudiant à la maison et regardant l'enseignant expliquer la formule mathématique sur le chat vidéo.

Qu'est-ce qu'un événement en ligne ?

Comme son nom l'indique, un événement en ligne ou un événement virtuel est un événement qui se déroule entièrement en ligne. Ces événements n'ont pas de lieu physique mais peuvent toujours être interactifs. Il peut s'agir de webinaires, de tutoriels, de conférences, de réunions, de salons professionnels, d'opportunités de réseautage ou de flux en direct d'autres types.

Avant le Covid-19, les événements en ligne étaient déjà devenus l'une des stratégies marketing les plus rapides pour obtenir de gros résultats et lancer des idées ou des campagnes commerciales. C'est parce qu'ils peuvent vous aider à vous présenter devant un public plus grand que n'importe quel lieu. Et vous pouvez mesurer chaque élément d'engagement. C'est un avantage pour votre marque et un tirage au sort pour l'un de vos participants/conférenciers.

Et du point de vue du public, depuis le confort de son emplacement préféré, il peut accéder au contenu qui l'intéresse. C'est gagnant-gagnant. Comme avantage supplémentaire, les événements en ligne peuvent également vous faire économiser de l'argent sur les fournisseurs, les lieux et le transport.

Comment organisez-vous un événement en ligne réussi ?

Il y a quelques éléments à prendre en compte pour réussir votre événement en ligne.

Créer une expérience interactive

Lorsque vous convertissez votre événement en personne en un événement en ligne, assurez-vous de réfléchir à la manière dont vous pouvez le rendre interactif. L'utilisation d'outils sociaux et de chats est un excellent ajout à tout événement en ligne. Ils donnent aux participants la possibilité de poser des questions et de fournir des commentaires et des commentaires au fur et à mesure.

S'il vous semble difficile de jongler pour que les présentations et les interactions avec le public se déroulent simultanément, envisagez de préenregistrer votre contenu. Demandez ensuite aux conférenciers et aux autres organisateurs de répondre aux questions au fur et à mesure qu'elles se présentent lors de la mise en ligne de l'événement.

Une autre façon d'encourager l'interaction consiste à demander aux participants d'envoyer leurs questions à l'avance. Ensuite, vos conférenciers peuvent y réfléchir et y répondre lors de leurs présentations, en plus de répondre aux questions en direct.

Alternativement, si vous avez un format d'entretien, vos enquêteurs peuvent poser des questions à vos intervenants.

Choisissez la bonne technologie

Il est important de déterminer quel logiciel utiliser pour rendre votre événement visible. Il y a tellement d'options disponibles en ligne, mais certaines sont meilleures que d'autres en fonction de vos besoins.

Si vous souhaitez partager une performance ou une présentation en direct, Facebook Live , YouTube Live ou Zoom peuvent être de bons choix. Pour un sommet ou une conférence, avec plus de pièces mobiles, vous pouvez utiliser des logiciels comme HeySummit, Remo ou Virtual Summits .

Et n'oubliez pas de vous procurer un micro solide pour capturer et diffuser votre audio. Le Blue Yeti X est un excellent investissement à faire, et le Blue Snowball une option plus économique.

Pour les mises à jour avant et après l'événement, assurez-vous que les outils d'automatisation des e-mails sont configurés et prêts à l'emploi (par exemple, MailChimp, ConvertKit, Campaign Monitor ou ActiveCampaign)

Faites quelques essais

Votre public peut participer à votre événement en ligne avec certaines attentes vis-à-vis de votre marque. Ou vous pourriez être sur le point de faire une première impression. Dans tous les cas, vous aurez leur temps et leur attention. Faites en sorte que cela en vaille la peine et laissez le moins de chance possible.

Testez votre audio et vidéo avant de diffuser. Vérifiez si votre microphone, votre caméra et votre éclairage ont l'air professionnels. L'expérience que vous offrez doit être immersive pour votre public. Aussi, il est important que ce soit ininterrompu. Les problèmes techniques ne sont pas amusants pour vous, vos orateurs ou votre public.

Lorsque vous effectuez vos tests, assurez-vous d'évaluer l'engagement du contenu. Les orateurs ou le présentateur font-ils beaucoup de contact visuel ? Brisent-ils de longues explications avec des anecdotes et des questions ? Que diriez-vous d'ajouter du partage d'écran et des sondages ? Testez et ajustez jusqu'à ce que vous soyez satisfait.

Promouvoir un événement en ligne

Une fois que vous avez décidé d'organiser un événement en ligne, la question suivante se pose. Comment faites-vous la promotion de votre événement ? Les meilleurs endroits sont les médias sociaux, votre site Web et les publicités payantes utilisant une combinaison de vidéos et de bannières. Vous trouverez ci-dessous un aperçu rapide et vous trouverez ici d'autres conseils pour obtenir des prospects et une exposition à la marque.

Des médias sociaux

Facebook – Facebook est un moyen infaillible de diffuser les nouvelles. Utilisez une combinaison de publicités ciblées et de publications régulières sur votre page concernant votre événement. Mettez en évidence toutes les différentes choses qui intéresseraient les participants. Vous pouvez également créer une page d'événement sur FB et avoir une idée approximative du nombre de personnes intéressées à participer. Étant donné que cette page peut servir de rappel pour les personnes intéressées par l'événement, elle est utile à plus d'un titre.

LinkedIn – LinkedIn vous permet de promouvoir votre événement en tirant parti de vos relations professionnelles. Utilisez une combinaison de publications sur la page de votre entreprise, de publicités ciblées et de publications dans des groupes dont les membres sont susceptibles d'être intéressés par votre événement. Et contactez vos participants, conférenciers et invités pour leur demander de partager qu'ils feront partie de votre événement.

Instagram – Profitez du fait qu'Instagram est une plateforme très visuelle. Faites la promotion de votre événement à l'aide de courts teasers vidéo et d'images des participants et des conférenciers. Assurez-vous également de dimensionner votre contenu pour les histoires IG. À partir du moment où votre événement est annoncé, vous pouvez continuer à mettre à jour vos abonnés et les publics ciblés via des publicités, avec des mises à jour.

Votre site web

Page d'événement - Ajoutez une page d'événement dédiée à votre site Web pour informer vos visiteurs de l'événement. Incluez toutes les informations que vos participants doivent connaître. Et mettez-le à jour régulièrement. Vous devriez diriger notre public pour cet événement vers cette page pour tous les détails dont ils ont besoin de savoir. De la date et de l'heure de l'événement, au processus d'inscription, aux prix et aux programmes, aux conférenciers et à leurs biographies. Ne sautez aucun détail.

Articles de blog – Utilisez les articles de blog comme teasers pour donner aux gens un aperçu des coulisses de ce qu'ils peuvent attendre de votre événement. Incluez des détails sur les sujets abordés, les conférenciers ou les participants et les mises à jour importantes sur les événements.

Bannières - Ajoutez des bannières à votre page d'accueil, ainsi qu'à d'autres pages de votre site avec des CTA les invitant à s'inscrire ou à en savoir plus en fonction de votre objectif.

Publicité par e-mail

E-mail – Ajoutez des détails sur votre événement à votre signature d'e-mail. Essayez d'aller droit au but afin qu'il soit aussi court et clair que possible. Par exemple, un court slogan à la fin de la signature et un bouton CTA pour toute personne intéressée. Cela vous aidera à promouvoir subtilement votre événement auprès de votre réseau existant.

Assurez-vous d'inclure votre événement dans votre newsletter par e-mail si vous en envoyez une régulièrement. Sinon, c'est une excellente excuse pour contacter tous ceux qui figurent sur la liste de diffusion de votre entreprise.

Et pour les pistes chaleureuses que vous pourriez avoir, essayez de mettre en place une campagne d'e-mails à travers laquelle vous mettez en évidence tous les avantages de votre événement à travers une série d'e-mails.

Pour ajouter à cette liste, il existe également des sites d'agrégation d'événements tels que Eventbrite ou Meetup à travers lesquels vous pouvez envoyer des invitations pour votre événement.

Organiser un événement en ligne n'est pas une promenade de santé. Surtout s'il s'agit d'une décision que vous devez prendre lorsqu'un événement en personne doit être annulé. Mais cela peut être une expérience enrichissante pour vous, vos participants et votre public. Surtout à une époque où la connexion signifie plus que jamais.