Como hospedar e promover com sucesso um evento online

Seja uma mudança inesperada no clima, um cancelamento de local ou uma pandemia global , você não pode prever o que atrapalhará a realização de um evento que planejou.

E isso é um eufemismo muito grande agora. O Covid-19 deu aos organizadores de eventos um número sem precedentes de desafios a enfrentar. Felizmente, em muitos casos, converter eventos ao vivo em eventos online provou ser um ótimo plano B.

Jovem estudante assistindo aula online e estudando em casa. Jovem tomando notas enquanto olha para a tela do computador seguindo o professor fazendo matemática na videochamada. Aluna latina estudando em casa e assistindo o professor explicando a fórmula matemática no bate-papo por vídeo.

O que é um evento online?

Assim como o nome sugere, um evento online ou um evento virtual é um evento que acontece totalmente online. Esses eventos não têm localização física, mas ainda podem ser interativos. Eles podem ser webinars, tutoriais, conferências, reuniões, feiras, oportunidades de networking ou transmissões ao vivo de outros tipos.

Antes da Covid-19, os eventos online já se tornaram uma das estratégias de marketing mais rápidas para obter grandes resultados e impulsionar ideias de negócios ou campanhas. Isso ocorre porque eles podem ajudá-lo a chegar na frente de um público maior do que qualquer local poderia conter. E você pode medir cada pedaço de engajamento. Esta é uma vantagem para a sua marca e um sorteio para qualquer um dos seus participantes/palestrantes.

E do ponto de vista do público, a partir do conforto de sua localização preferida, eles podem acessar o conteúdo do seu interesse. É uma situação vantajosa para todos. Como vantagem adicional, os eventos on-line também podem economizar dinheiro com fornecedores, locais e transporte.

Como você hospeda um evento online de sucesso?

Existem algumas coisas que você deve considerar para tornar seu evento online um sucesso.

Crie uma experiência interativa

Ao converter seu evento presencial em um evento online, considere como torná-lo interativo. O uso de ferramentas sociais e bate-papos são um ótimo complemento para qualquer evento online. Eles dão aos participantes a oportunidade de fazer perguntas e fornecer feedback e comentários à medida que você avança.

Se parecer muito difícil fazer apresentações e interações com o público simultaneamente, considere pré-gravar seu conteúdo. Em seguida, tenha os palestrantes e outros organizadores à disposição para responder às perguntas que surgirem quando o evento for ao vivo.

Outra maneira de incentivar a interação é pedir aos participantes que enviem suas perguntas com antecedência. Em seguida, seus palestrantes podem refletir sobre eles e abordá-los durante suas apresentações, além de abordar perguntas ao vivo.

Alternativamente, se você tiver um formato de entrevista, seus entrevistadores podem fazer perguntas aos seus palestrantes.

Escolha a tecnologia certa

É importante descobrir qual software usar para tornar seu evento visível. Há tantas opções disponíveis online, mas algumas são melhores do que outras, dependendo de suas necessidades.

Se você pretende compartilhar uma performance ou apresentação ao vivo, o Facebook Live , o YouTube Live ou o Zoom podem ser boas escolhas. Para uma cúpula ou conferência, com mais peças em movimento, você pode usar softwares como HeySummit, Remo ou Virtual Summits .

E não se esqueça de obter um microfone sólido para capturar e transmitir seu áudio. O Blue Yeti X é um ótimo investimento a ser feito, e o Blue Snowball uma opção mais econômica.

Para atualizações pré e pós-evento, certifique-se de ter as ferramentas de automação de e-mail configuradas e prontas para uso (por exemplo, MailChimp, ConvertKit, Campaign Monitor ou ActiveCampaign)

Faça alguns testes

Seu público pode estar participando de seu evento online com certas expectativas de sua marca. Ou você pode estar prestes a causar uma primeira impressão. De qualquer forma, você terá seu tempo e atenção. Faça valer a pena e deixe o mínimo possível ao acaso.

Teste seu áudio e vídeo antes de transmitir. Verifique se o seu microfone, câmera e iluminação parecem profissionais. A experiência que você fornece deve ser imersiva para o seu público. Além disso, é importante que seja ininterrupto. Falhas técnicas não são divertidas para você, seus palestrantes ou seu público.

Ao fazer suas execuções de teste, certifique-se de avaliar o quão envolvente é o conteúdo. Os palestrantes ou o apresentador estão fazendo muito contato visual? Eles estão quebrando longas explicações com anedotas e perguntas? Que tal adicionar alguns compartilhamentos de tela e enquetes? Teste e ajuste até ficar feliz.

Promovendo um evento online

Depois de decidir sediar um evento online, surge a próxima pergunta. Como você promove seu evento? Os melhores lugares são através das redes sociais, seu site e anúncios pagos usando uma combinação de vídeos e banners. Abaixo, você encontrará uma visão geral rápida e mais algumas dicas para obter leads e exposição da marca aqui.

Mídia social

Facebook – O Facebook é uma maneira infalível de divulgar as notícias. Use uma combinação de anúncios direcionados e postagens regulares em sua página sobre seu evento. Destaque todas as coisas diferentes que atrairiam os participantes. Você também pode criar uma página de evento no FB e ter uma ideia aproximada de quantas pessoas estão interessadas em participar. Como esta página pode funcionar como um lembrete para as pessoas interessadas no evento, ela é útil de várias maneiras.

LinkedIn – O LinkedIn permite que você promova seu evento aproveitando suas conexões profissionais. Use uma combinação de postagens na página da sua empresa, anúncios direcionados e postagens em grupos cujos membros provavelmente estejam interessados ​​em seu evento. E entre em contato com seus participantes, palestrantes e participantes para pedir que compartilhem que farão parte do seu evento.

Instagram – Aproveite que o Instagram é uma plataforma altamente visual. Promova seu evento por meio de pequenos teasers de vídeo e imagens de participantes e palestrantes. Certifique-se de dimensionar seu conteúdo para histórias do IG também. A partir do momento em que seu evento é anunciado, você pode continuar atualizando seus seguidores e públicos-alvo por meio de anúncios, com atualizações.

Seu site

Página do evento – Adicione uma página de evento dedicada ao seu site informando seus visitantes sobre o evento. Inclua todas as informações que seus participantes precisam saber. E atualize isso regularmente. Você deve direcionar nosso público para este evento para esta página para obter todos os detalhes que eles precisam saber. Da data e hora do evento, ao processo de inscrição, preços e agendas, aos palestrantes e suas biografias. Não pule nenhum detalhe.

Postagens do blog – Use as postagens do blog como provocações para dar às pessoas uma visão dos bastidores do que elas podem esperar do seu evento. Inclua detalhes sobre os tópicos abordados, palestrantes ou participantes e atualizações importantes do evento.

Banners – Adicione banners à sua página inicial, assim como outras páginas do seu site com CTAs direcionando-os a se cadastrar ou saber mais dependendo do seu objetivo.

Marketing de email

E-mail – Adicione detalhes sobre seu evento à sua assinatura de e-mail. Tente mantê-lo direto ao ponto para que seja o mais curto e claro possível. Por exemplo, um pequeno bordão no final da assinatura e um botão de CTA para quem estiver interessado. Isso ajudará você a promover seu evento sutilmente em sua rede existente.

Certifique-se de incluir seu evento em seu boletim informativo por e-mail se você enviar um regularmente. Caso contrário, essa é uma ótima desculpa para entrar em contato com todos os que estão na lista de e-mail da sua empresa.

E para leads quentes que você possa ter, tente configurar uma campanha de e-mail através da qual você destaque todos os benefícios do seu evento por meio de uma série de e-mails.

Para adicionar a esta lista também existem sites de agregação de eventos , como Eventbrite ou Meetup, através dos quais você pode enviar convites para seu evento.

Hospedar um evento online não é um passeio no parque. Especialmente se for uma decisão que você precisa tomar quando um evento presencial precisa ser cancelado. Mas pode ser uma experiência gratificante para você, seus participantes e seu público. Especialmente em um momento em que a conexão significa mais do que nunca.