Jak skutecznie zorganizować i promować wydarzenie online?

Niezależnie od tego, czy jest to nieoczekiwana zmiana pogody, odwołanie miejsca, czy globalna pandemia , nie możesz przewidzieć, co stanie się przeszkodą w organizacji zaplanowanego wydarzenia.

A to w tej chwili spore niedopowiedzenie. Covid-19 dał organizatorom wydarzeń bezprecedensową liczbę wyzwań, z którymi trzeba się zmierzyć. Na szczęście w wielu przypadkach konwersja wydarzeń na żywo w wydarzenia online okazała się świetnym planem B.

Młody student ogląda lekcję online i studiuje w domu. Młoda kobieta robienia notatek patrząc na ekran komputera po profesor robi matematyki na wideorozmowie. Latynoska studentka ucząca się w domu i obserwująca nauczyciela wyjaśniającego formułę matematyczną na czacie wideo.

Co to jest wydarzenie online?

Jak sama nazwa wskazuje, wydarzenie online lub wydarzenie wirtualne to wydarzenie, które odbywa się całkowicie online. Te wydarzenia nie mają fizycznej lokalizacji, ale nadal mogą być interaktywne. Mogą to być seminaria internetowe, samouczki, konferencje, spotkania, targi, możliwości nawiązywania kontaktów lub inne transmisje na żywo.

Przed Covid-19 wydarzenia online stały się już jedną z najszybszych strategii marketingowych umożliwiających osiąganie dużych wyników i uruchamianie pomysłów biznesowych lub kampanii. Dzieje się tak dlatego, że mogą pomóc Ci dotrzeć do publiczności większej, niż mogłoby pomieścić jakiekolwiek miejsce. I możesz zmierzyć każdy kawałek zaangażowania. To korzyść dla Twojej marki i losowanie dla każdego z Twoich uczestników/mówców.

A z punktu widzenia odbiorców, w zaciszu preferowanej lokalizacji, mogą uzyskać dostęp do treści, które ich interesują. Jest to korzystne dla wszystkich. Dodatkową zaletą jest to, że wydarzenia online pozwalają zaoszczędzić pieniądze na dostawcach, miejscach i transporcie.

Jak zorganizować udane wydarzenie online?

Jest kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, aby Twoje wydarzenie online odniosło sukces.

Stwórz interaktywne doświadczenie

Konwertując wydarzenie osobiste w wydarzenie online, pamiętaj, aby zastanowić się, jak uczynić je interaktywnym. Korzystanie z narzędzi społecznościowych i czatów jest doskonałym dodatkiem do każdego wydarzenia online. Dają uczestnikom możliwość zadawania pytań oraz przekazywania informacji zwrotnych i komentarzy w miarę postępów.

Jeśli żonglowanie równoczesnym prowadzeniem prezentacji i interakcji z publicznością wydaje się trudne, rozważ wstępne nagranie treści. Następnie miej pod ręką prelegentów i innych organizatorów, aby odpowiadali na pytania pojawiające się po rozpoczęciu wydarzenia.

Innym sposobem na zachęcenie do interakcji jest poproszenie uczestników o wcześniejsze przesłanie pytań. Następnie Twoi mówcy mogą zastanowić się nad nimi i zaadresować je podczas swoich prezentacji, oprócz zadawania pytań na żywo.

Alternatywnie, jeśli masz format rozmowy kwalifikacyjnej, Twoi ankieterzy mogą zadawać pytania Twoim prelegentom.

Wybierz odpowiednią technologię

Ważne jest, aby dowiedzieć się, jakiego oprogramowania użyć, aby wydarzenie było widoczne. Jest tak wiele opcji dostępnych online, ale niektóre są lepsze niż inne, w zależności od Twoich potrzeb.

Jeśli chcesz udostępnić występ na żywo lub prezentację, Facebook Live , YouTube Live lub Zoom mogą być dobrym wyborem. Na zjazd lub konferencję z większą liczbą ruchomych elementów możesz użyć oprogramowania takiego jak HeySummit, Remo lub Virtual Summits .

I nie zapomnij o solidnym mikrofonie do przechwytywania i przesyłania strumieniowego dźwięku. Blue Yeti X to świetna inwestycja, a Blue Snowball to bardziej przyjazna dla budżetu opcja.

W przypadku aktualizacji przed i po wydarzeniu upewnij się, że masz skonfigurowane i gotowe do użycia narzędzia do automatyzacji poczty e-mail (np. MailChimp, ConvertKit, Monitor kampanii lub ActiveCampaign)

Zrób kilka przebiegów testowych

Twoi odbiorcy mogą uczestniczyć w Twoim wydarzeniu online z pewnymi oczekiwaniami Twojej marki. Albo możesz zrobić pierwsze wrażenie. Tak czy inaczej, będziesz miał ich czas i uwagę. Zadbaj o to i pozostaw jak najmniej przypadkowi.

Przetestuj swoje audio i wideo przed transmisją. Sprawdź, czy Twój mikrofon, kamera i oświetlenie wyglądają profesjonalnie. Zapewniane przez Ciebie wrażenia powinny być wciągające dla Twoich odbiorców. Ponadto ważne jest, aby był nieprzerwany. Usterki techniczne nie są zabawne dla Ciebie, głośników ani publiczności.

Podczas przeprowadzania testów upewnij się, że oceniasz, jak atrakcyjna jest treść. Czy mówcy lub prezenter nawiązują dużo kontaktu wzrokowego? Czy rozbijają długie wyjaśnienia anegdotami i pytaniami? Co powiesz na dodanie udostępniania ekranu i ankiet? Testuj i dostosowuj, aż będziesz szczęśliwy.

Promowanie wydarzenia online

Gdy już zdecydujesz się na organizację wydarzenia online, pojawia się kolejne pytanie. Jak promujesz swoje wydarzenie? Najlepsze miejsca to media społecznościowe, Twoja witryna internetowa i płatne reklamy, wykorzystujące kombinację filmów i banerów. Poniżej znajdziesz krótki przegląd i więcej wskazówek dotyczących pozyskiwania potencjalnych klientów i eksponowania marki.

Media społecznościowe

Facebook – Facebook to niezawodny sposób na rozpowszechnianie wiadomości. Użyj kombinacji ukierunkowanych reklam i zwykłych postów na swojej stronie o swoim wydarzeniu. Podkreśl wszystkie różne rzeczy, które mogą przemawiać do uczestników. Możesz także stworzyć stronę wydarzenia na FB i zorientować się, ile osób jest zainteresowanych uczestnictwem. Ponieważ ta strona może służyć jako przypomnienie dla osób zainteresowanych wydarzeniem, jest przydatna na więcej niż jeden sposób.

LinkedIn – LinkedIn pozwala promować Twoje wydarzenie, wykorzystując Twoje kontakty zawodowe. Użyj kombinacji wpisów na stronie swojej firmy, reklam kierowanych i wpisów w grupach, których członkowie mogą być zainteresowani Twoim wydarzeniem. I skontaktuj się z uczestnikami, prelegentami i uczestnikami, aby poprosić ich o podzielenie się, że będą częścią Twojego wydarzenia.

Instagram – wykorzystaj fakt, że Instagram jest platformą wysoce wizualną. Promuj swoje wydarzenie za pomocą krótkich zwiastunów wideo oraz zdjęć uczestników i prelegentów. Pamiętaj, aby dostosować również swoje treści do historii IG. Od momentu ogłoszenia wydarzenia możesz aktualizować swoich obserwujących i docelowych odbiorców za pomocą reklam z aktualizacjami.

Twoja strona internetowa

Strona wydarzenia – Dodaj dedykowaną stronę wydarzenia do swojej witryny, informując odwiedzających o wydarzeniu. Dołącz wszystkie informacje, które powinni znać Twoi uczestnicy. I aktualizuj to regularnie. Powinieneś skierować naszą publiczność na to wydarzenie na tę stronę, aby uzyskać wszystkie szczegóły, które muszą znać. Od daty i godziny wydarzenia, przez proces rejestracji, ceny i agendy, po prelegentów i ich biografie. Nie pomijaj żadnych szczegółów.

Posty na blogu – Wykorzystaj posty na blogu jako zwiastuny, aby dać ludziom zakulisowe spojrzenie na to, czego mogą się spodziewać po Twoim wydarzeniu. Dołącz szczegółowe informacje na temat poruszanych tematów, prelegentów lub uczestników oraz ważne aktualizacje wydarzeń.

Banery – dodawaj banery do swojej strony głównej, a także do innych stron w Twojej witrynie, z wezwaniami do działania, które kierują ich do zarejestrowania się lub uzyskania dodatkowych informacji w zależności od celu.

Marketing e-mailowy

E-mail — dodaj szczegóły dotyczące wydarzenia do podpisu w wiadomości e-mail. Staraj się, aby tekst był jak najkrótszy i klarowny. Na przykład krótkie hasło na końcu podpisu i przycisk CTA dla wszystkich zainteresowanych. Pomoże to w subtelnej promocji wydarzenia w istniejącej sieci.

Pamiętaj o dołączeniu wydarzenia do biuletynu e-mailowego, jeśli wysyłasz go regularnie. Jeśli nie, jest to świetna wymówka, aby dotrzeć do wszystkich osób na liście e-mailowej Twojej firmy.

A dla ciepłych leadów, które możesz mieć, spróbuj skonfigurować kampanię e-mailową, dzięki której podkreślisz wszystkie zalety swojego wydarzenia za pomocą serii e-maili.

Aby dodać do tej listy, istnieją również witryny agregujące wydarzenia, takie jak Eventbrite lub Meetup, za pośrednictwem których możesz wysyłać zaproszenia na swoje wydarzenie.

Organizacja wydarzenia online to nie spacer po parku. Zwłaszcza jeśli jest to decyzja, którą musisz podjąć, gdy wydarzenie osobiste musi zostać odwołane. Ale może to być satysfakcjonujące doświadczenie dla Ciebie, Twoich uczestników i odbiorców. Zwłaszcza w czasach, gdy połączenie znaczy więcej niż kiedykolwiek.