Cum să găzduiești și să promovezi cu succes un eveniment online

Fie că este o schimbare neașteptată a vremii, o anulare a unei locații sau o pandemie globală , nu puteți prezice ce vă va împiedica să găzduiți un eveniment pe care l-ați planificat.

Și asta este o subestimare destul de mare acum. Covid-19 le-a oferit organizatorilor de evenimente un număr fără precedent de provocări de înfruntat. Din fericire, în multe cazuri, conversia evenimentelor live în evenimente online s-a dovedit a fi un plan B grozav.

Tânăr student care urmărește lecția online și studiază de acasă. Tânără care ia notițe în timp ce se uită la ecranul computerului urmând ca profesorul făcând matematică la un apel video. Studentă latină care studiază de acasă și se uită la profesor explicând formula de matematică pe chat video.

Ce este un eveniment online?

Așa cum sugerează și numele, un eveniment online sau un eveniment virtual este un eveniment care are loc complet online. Aceste evenimente nu au o locație fizică, dar pot fi totuși interactive. Acestea pot fi webinarii, tutoriale, conferințe, întâlniri, expoziții comerciale, oportunități de creare de rețele sau fluxuri live de alt fel.

Pre-Covid-19, evenimentele online deveniseră deja una dintre cele mai rapide strategii de marketing pentru a obține rezultate mari și a lansa idei de afaceri sau campanii. Acest lucru se datorează faptului că vă pot ajuta să ajungeți în fața unui public mai mare decât ar putea găzdui orice locație. Și poți măsura fiecare parte de implicare. Acesta este un avantaj pentru marca dvs. și o remiză pentru oricare dintre participanții/vorbitorii dvs.

Și din punctul de vedere al publicului, din confortul locației preferate, aceștia pot accesa conținutul care îi interesează. Este un câștig pentru toate. Ca un avantaj suplimentar, evenimentele online vă pot economisi bani pentru furnizori, locații și transport.

Cum găzduiești un eveniment online de succes?

Există câteva lucruri pe care ar trebui să le iei în considerare pentru ca evenimentul tău online să fie de succes.

Creați o experiență interactivă

Când vă convertiți evenimentul personal într-un eveniment online, asigurați-vă că luați în considerare modul în care îl puteți face interactiv. Utilizarea instrumentelor sociale și a chat-urilor reprezintă un plus excelent pentru orice eveniment online. Ele oferă participanților oportunitatea de a pune întrebări și de a oferi feedback și comentarii pe măsură ce mergi.

Dacă vi se pare mult să jonglați pentru a avea prezentări și interacțiuni ale publicului simultan, luați în considerare preînregistrarea conținutului. Apoi, purtați vorbitori și alți organizatori la îndemână pentru a răspunde întrebărilor pe măsură ce apar atunci când evenimentul este difuzat.

O altă modalitate de a încuraja interacțiunea este prin a le cere participanților să trimită întrebările lor în avans. Apoi, vorbitorii dvs. pot reflecta asupra lor și le pot adresa în timpul prezentărilor lor, pe lângă întrebările live.

Alternativ, dacă aveți un format de interviu, intervievatorii pot pune întrebări vorbitorilor dvs.

Alege tehnologia potrivită

Este important să vă dați seama ce software să utilizați pentru a vă face evenimentul vizibil. Există atât de multe opțiuni disponibile online, dar unele sunt mai bune decât altele, în funcție de nevoile dvs.

Dacă doriți să distribuiți o performanță sau o prezentare live, Facebook Live , YouTube Live sau Zoom pot fi alegeri bune. Pentru un summit sau o conferință, cu mai multe piese în mișcare puteți folosi software precum HeySummit, Remo sau Virtual Summits .

Și nu uitați să obțineți un microfon solid pentru a capta și a reda audio. Blue Yeti X este o investiție grozavă de făcut, iar Blue Snowball o opțiune mai prietenoasă cu bugetul.

Pentru actualizările înainte și după eveniment, asigurați-vă că aveți instrumente de automatizare a e-mailului configurate și gata de funcționare (de exemplu, MailChimp, ConvertKit, Campaign Monitor sau ActiveCampaign)

Efectuați câteva probe

Publicul dvs. ar putea participa la evenimentul dvs. online cu anumite așteptări ale mărcii dvs. Sau s-ar putea să fii pe cale să faci o primă impresie. Oricum, veți avea timpul și atenția lor. Faceți-o să merite și lăsați cât mai puțin la voia întâmplării.

Testați-vă audio și video înainte de a difuza. Verificați dacă microfonul, camera foto și iluminatul arată profesional. Experiența pe care o oferiți ar trebui să fie captivantă pentru publicul dvs. De asemenea, este important ca acesta să fie neîntrerupt. Defecțiunile tehnice nu sunt distractive pentru tine, vorbitorii tăi sau publicul tău.

Pe măsură ce efectuați testele, asigurați-vă că evaluați cât de captivant este conținutul. Vorbitorii sau prezentatorul fac mult contact vizual? Despart explicațiile lungi cu anecdote și întrebări? Ce zici de adăugarea unor partajări de ecran și sondaje? Testează și modifică până când ești fericit.

Promovarea unui eveniment online

Odată ce te-ai decis să găzduiești un eveniment online, apare următoarea întrebare. Cum îți promovezi evenimentul? Cele mai bune locuri sunt prin intermediul rețelelor sociale, al site-ului dvs. web și al anunțurilor plătite folosind o combinație de videoclipuri și bannere. Mai jos veți găsi o prezentare generală rapidă și puteți găsi mai multe sfaturi pentru obținerea de clienți potențiali și expunerea mărcii aici.

Social Media

Facebook – Facebook este o modalitate sigură de a primi știrile. Utilizați o combinație de anunțuri direcționate și postări regulate pe pagina dvs. despre evenimentul dvs. Evidențiați toate lucrurile diferite care ar atrage participanții. De asemenea, puteți crea o pagină de eveniment pe FB și vă puteți face o idee aproximativă despre câte persoane sunt interesate să participe. Deoarece această pagină se poate dubla ca un memento pentru persoanele care sunt interesate de eveniment, este utilă în mai multe moduri.

LinkedIn – LinkedIn vă permite să vă promovați evenimentul prin valorificarea conexiunilor profesionale. Folosiți o combinație de postări pe pagina companiei dvs., anunțuri direcționate și postări în grupuri ai căror membri probabil vor fi interesați de evenimentul dvs. Și contactați participanții, vorbitorii și participanții dvs. pentru a le cere să vă spună că vor face parte din evenimentul dvs.

Instagram – Profită de faptul că Instagram este o platformă foarte vizuală. Promovați-vă evenimentul prin scurte teasere video și imagini cu participanții și vorbitori. Asigurați-vă că dimensionați conținutul și pentru poveștile IG. Din momentul în care evenimentul dvs. este anunțat, puteți continua să vă actualizați adepții și publicul vizat prin reclame, cu actualizări.

Site-ul tau

Pagina evenimentului – Adăugați o pagină dedicată evenimentului pe site-ul dvs., care le spune vizitatorilor despre eveniment. Includeți toate informațiile pe care participanții dvs. trebuie să le cunoască. Și actualizați acest lucru în mod regulat. Ar trebui să conduceți publicul nostru pentru acest eveniment la această pagină pentru toate detaliile pe care trebuie să le cunoască. De la data și ora evenimentului, până la procesul de înregistrare, prețuri și agende, până la vorbitori și biografia acestora. Nu sări peste niciun detaliu.

Postări de blog – Folosiți postările de blog ca teasers pentru a oferi oamenilor o privire în culise la ceea ce se pot aștepta de la evenimentul dvs. Includeți detalii despre subiectele abordate, vorbitori sau participanți și actualizări importante ale evenimentelor.

Bannere – Adăugați bannere în pagina dvs. de pornire, precum și în alte pagini de pe site-ul dvs., cu CTA care îi direcționează să se înregistreze sau să învețe mai multe, în funcție de obiectivul dvs.

Marketing prin e-mail

E-mail – Adăugați detalii despre evenimentul dvs. la semnătura de e-mail. Încercați să mențineți subiectul, astfel încât să fie cât mai scurt și clar posibil. De exemplu, un scurt slogan la sfârșitul semnăturii și un buton CTA pentru oricine este interesat. Acest lucru vă va ajuta să vă promovați evenimentul în mod subtil în rețeaua existentă.

Asigurați-vă că includeți evenimentul dvs. în buletinul informativ prin e-mail dacă trimiteți unul în mod regulat. Dacă nu, aceasta este o scuză excelentă pentru a contacta toți cei de pe lista de e-mail a companiei tale.

Iar pentru clienți potențiali pe care le poți avea, încearcă să înființezi o campanie de e-mail prin care să evidențiezi toate beneficiile evenimentului tău printr-o serie de e-mailuri.

Pentru a adăuga la această listă, există și site-uri de agregare a evenimentelor, cum ar fi Eventbrite sau Meetup, prin care puteți trimite invitații pentru evenimentul dvs.

Găzduirea unui eveniment online nu este o plimbare în parc. Mai ales dacă este o decizie pe care trebuie să o iei atunci când un eveniment în persoană trebuie să fie anulat. Dar poate fi o experiență plină de satisfacții pentru tine, participanții tăi și publicul tău. Mai ales într-o perioadă în care conexiunea înseamnă mai mult ca niciodată.