Mengirim Email yang Diamanatkan Secara Hukum: Cara Memajukan Langkah Terbaik Anda

Apakah Anda berjuang dengan cara mengirim email massal ke basis pelanggan Anda tanpa merusak reputasi pengiriman merek Anda? Dengan diperkenalkannya peraturan transparansi, mungkin sulit untuk menavigasi dunia pemasaran email sambil tetap mematuhi berbagai undang-undang perpesanan digital di seluruh dunia. Selama beberapa tahun terakhir, ada peningkatan permintaan untuk mengirimkan komunikasi berskala besar yang diwajibkan secara hukum; pada saat yang sama, kami telah melihat peningkatan penegakan privasi dan fokus yang lebih kuat pada kepatuhan. Untuk mengakomodasi perubahan ini, banyak merek telah mengambil langkah-langkah untuk lebih transparan tentang Syarat & Ketentuan, Kebijakan Privasi, dan dokumen penting lainnya.

Mengirim komunikasi yang diamanatkan secara hukum ini melalui email ke khalayak luas di mana kualitas data tidak diketahui dapat menimbulkan risiko bagi reputasi pengirim. Surat massal semacam ini terkadang menyebabkan kotak surat utama memblokir merek yang mengirimnya; itu karena kampanye ini berpotensi terkena sejumlah besar jebakan spam, mengibarkan bendera untuk penyedia kotak masuk. Di masa lalu, Braze telah membantu menyelesaikan beberapa daftar Spamhaus yang terkait dengan aktivitas ini, memungkinkan pelanggan berhasil meminimalkan dampak dari kemungkinan pemblokiran yang sedang berlangsung.

Sebagai aturan umum, merek harus berpikir dengan hati-hati sebelum mengirimkan pemberitahuan ini melalui email, termasuk mempertimbangkan saluran lain yang mungkin lebih sesuai, tergantung pada keadaan. Jika Anda memutuskan untuk mengirimkan komunikasi wajib melalui email alih-alih menggunakan saluran yang lebih aman, lakukan dengan hati-hati. Untuk membantu, Braze telah membuat panduan untuk membantu Anda mengedepankan yang terbaik dan menghindari beberapa jebakan pengiriman yang dapat muncul saat mengirim email ini.

Penafian hukum sebelum kita mulai—Saya bukan pengacara, dan semua ini bukan nasihat hukum. Silakan berkonsultasi dengan tim hukum Anda untuk mendapatkan panduan mereka dalam masalah hukum, tetapi perhatikan bahwa persyaratan keterkiriman, termasuk AUP kami , melampaui hukum dan bertujuan untuk memastikan bahwa pelanggan kami memahami standar industri dan praktik terbaik.

Sebelum mengirim

• Hubungi tim hukum Anda untuk mengidentifikasi jenis penerima yang direkomendasikan untuk dihubungi. Menargetkan jenis penerima tertentu—seperti alamat email yang telah berhenti berlangganan, hard bounce, komplain, atau ditekan—dapat merusak reputasi pengiriman Anda. Mengirim pesan ke penerima ini juga melanggar Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima Braze (AUP).

• Pertimbangkan semua saluran komunikasi yang digunakan merek Anda untuk memastikan pesan sampai ke penerima yang dituju. Apakah semua penerima ini perlu dihubungi melalui email? Apakah saluran lain—seperti pemberitahuan push, pemberitahuan di tempat, atau perpesanan dalam aplikasi—metode yang dapat diterima untuk tim hukum Anda? Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa penerima diharuskan untuk menerima pesan hukum melalui email, padahal sebenarnya saluran lain dapat memenuhi kebutuhan tanpa risiko konsekuensi keterkiriman email.

• Pertimbangkan frekuensi interaksi pelanggan dengan pesan Anda. Memahami penerima Anda dan audiens mana yang sering atau jarang terlibat harus menjadi faktor saat menentukan daftar pengiriman Anda. Diragukan bahwa penerima yang belum terlibat dengan merek Anda (dengan membuka email, membeli produk, melihat situs web Anda, dll.) selama lebih dari 18 bulan perlu disertakan atau ingin menerima komunikasi—atau jika mereka menerimanya, akan bersedia untuk membukanya.

• Pertimbangkan apakah komunikasi ini merupakan komunikasi pemasaran atau transaksional . Fallback standarnya adalah menyatakan bahwa Anda mengirimkan pesan ini sebagai email transaksional yang tidak memerlukan persetujuan atau persetujuan, tetapi perusahaan spam yang memblokir daftar tidak membedakan antara komunikasi transaksional dan pemasaran dan akan memperlakukannya sama. Oleh karena itu, Anda harus mengevaluasi risiko keterkiriman, implikasi volume, dan dampak pada email transaksional Anda yang sedang berlangsung jika ada masalah. Jika Anda ingin patuh secara hukum dan yakin bahwa Anda mengirimkan pesan transaksional, pastikan bahwa konten tersebut benar-benar terkait dengan layanan tanpa sedikit pun konten pemasaran. Menyertakan konten pemasaran dalam email dapat membingungkan pelanggan tentang maksud pesan tersebut dan dapat membahayakan persyaratan hukum. Cara yang baik untuk mencapainya adalah dengan menggunakan template berbeda yang secara visual berbeda dengan komunikasi pemasaran reguler Anda; namun, template ini harus tetap berisi branding Anda sehingga penerima dapat yakin itu berasal dari Anda dan tidak akan menganggapnya sebagai penipuan. Selain itu, pertimbangkan kontennya: Pesan singkat dan to-the-point yang menguraikan pembaruan lebih baik daripada email panjang bertele-tele yang penuh dengan legalitas, terutama untuk penerima yang menggunakan perangkat seluler.

• Rencanakan waktu untuk kampanye Anda. Pengaturan waktu sangat penting; oleh karena itu, sangat penting untuk mengidentifikasi kapan kampanye harus diluncurkan. Pertimbangkan kesesuaiannya dengan jadwal pengiriman Anda yang lain untuk menghindari pengaruh pengiriman kunci lain dalam saluran.

  

• Pisahkan kampanye selama beberapa hari sebanyak mungkin. Hal ini memungkinkan pengukuran dampak yang tepat dan reaksi cepat jika terjadi sesuatu yang tidak terduga dengan kinerja email atau reputasi pengiriman. Bergantung pada ukuran daftar Anda, praktik terbaik adalah membaginya minimal selama tiga hari; idealnya, ini akan dibagi selama seminggu atau lebih dengan peningkatan tidak lebih dari 10% dalam volume harian Anda saat ini. Tentu saja ada peringatan untuk ini, termasuk kebersihan data daftar Anda, usia data, dan bagaimana tim hukum Anda menetapkan skala waktu pengiriman. Braze memiliki Pakar Keterkiriman yang dapat membantu Anda membuat rencana khusus untuk ini.

• Hindari membuka filter keterlibatan untuk data yang dipertanyakan yang dapat berdampak negatif terhadap pengiriman. Data yang dipertanyakan dapat mencakup penerima yang terakhir kali membuka email lebih dari setahun yang lalu, data yang sebelumnya disembunyikan, dan alamat lama yang cenderung sulit dipantulkan. Jika membuka filter keterlibatan diperlukan, ada dua alur pemikiran tentang cara terbaik untuk mengirimkannya:

  • Muatkan pengiriman Anda di awal berdasarkan keterlibatan untuk meningkatkan kemungkinan pelanggan yang terlibat menerima dan melihat pesan. Kelemahan potensial dari pendekatan ini adalah risiko beberapa hari pengiriman ke penerima murni yang tidak terlibat yang mungkin tidak melihat pesan atau bahwa email mungkin diblokir.

  • Pastikan setiap pengiriman memiliki campuran antara penerima yang aktif dan tidak aktif, misalnya, dalam rasio 60/40. Melakukan hal ini dapat melemahkan audiens yang tidak terlibat dengan kelompok alamat yang lebih aktif, tetapi mungkin akan ada titik di mana audiens yang tidak terlibat lebih banyak daripada yang terlibat. Idealnya, jika pemirsa yang tidak terlibat lebih besar daripada yang terlibat, saluran alternatif dapat digunakan untuk penerima di luar jendela keterlibatan tertentu (misalnya, 12+ bulan).

Selama Mengirim

Saat pengiriman pertama keluar, pantau metrik Anda dengan cermat — terutama tarif terbuka, pantulan lunak dan keras, berhenti berlangganan, dan keluhan. Ini adalah tanda-tanda kritis dari masalah pengiriman. Perlu diingat bahwa tarif terbuka cenderung sedikit lebih rendah dari yang biasanya Anda lihat, karena sifat kampanyenya.

• Tingkat terbuka yang rendah menunjukkan keterlibatan yang rendah dan kemungkinan menandakan bahwa email sedang difilter ke folder spam, bukan ke kotak masuk. Pantau tarif terbuka Anda di tingkat kotak surat untuk memeriksa dampaknya dan pastikan Anda tidak difilter di satu kotak surat saja.

• Persentase hard bounce yang tinggi menunjukkan kualitas data yang buruk. Indikator utamanya adalah alamat email yang salah ketik atau akun yang dinonaktifkan karena kurang digunakan. Jika diamati pantulan keras yang tinggi, Anda sebaiknya menyelidiki titik pengumpulan dan praktik kebersihan data Anda untuk mengidentifikasi akar penyebab dengan lebih baik.

• Persentase pantulan halus yang tinggi dapat menandakan kotak surat penuh yang dapat ditinggalkan atau diblokir di penyedia kotak surat. Ini juga dapat menunjukkan masalah reputasi pengiriman di mana penyedia kotak surat memilih untuk menunda atau langsung memblokir penerimaan surat.

• Banyaknya keluhan spam akan menggambarkan apakah penerima menerima pesan tersebut atau mengklik tombol "spam" yang merusak.

Setelah Mengirim

Setelah pengiriman Anda, atur postmortem untuk memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak. Bergantung pada tujuan yang telah Anda tetapkan di awal, Anda mungkin menentukan bahwa Anda berhasil menjangkau penerima sebanyak mungkin atau bahwa kewajiban hukum tidak terpenuhi karena terlalu banyak email yang ditolak atau diblokir.

Juga, pertimbangkan aktivitas pemasaran Anda yang sedang berlangsung. Apakah Anda melihat efek hangover dari pengiriman ini yang menghentikan pengiriman surat biasa Anda? Jika demikian, pertimbangkan untuk menghubungi Pakar Braze Deliverability Anda untuk mendapatkan bantuan.

Pengambilan Kunci

Pesan yang diamanatkan secara hukum yang dikirim melalui email bisa berisiko, dengan efek jangka panjang pada keterkiriman email Anda dan kemampuan untuk mengirim email ke penerima dengan sukses. Namun, risiko dapat diminimalkan dengan pemikiran, perencanaan, dan dedikasi terhadap praktik terbaik pengiriman email.

Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Braze dapat mendukung keterkiriman yang lebih kuat? Lihat tampilan kami di Layanan Pengiriman Premium Braze.