Trimiterea de e-mailuri obligatorii din punct de vedere legal: Cum să puneți cel mai bun pas înainte

Te confrunți cu cum să trimiți e-mailuri în masă către baza ta de clienți fără a afecta reputația de trimitere a mărcii tale? Odată cu introducerea reglementărilor privind transparența, poate fi o provocare să navighezi în lumea marketingului prin e-mail, respectând în același timp diversele legi privind mesageria digitală din întreaga lume. În ultimii câțiva ani, a existat o cerere din ce în ce mai mare de a trimite comunicații la scară largă, obligatorii din punct de vedere legal; în același timp, am observat o aplicare sporită a confidențialității și un accent mai puternic pe conformitate. Pentru a face față acestor modificări, multe mărci au luat măsuri pentru a fi mai transparente cu privire la Termenii și condițiile, Politicile de confidențialitate și alte documente importante.

Trimiterea acestor comunicări obligatorii prin e-mail către un public larg în care calitatea datelor este necunoscută poate prezenta riscuri pentru reputația expeditorului. Aceste tipuri de corespondență în masă au determinat uneori căsuțele poștale primare să blocheze mărcile care le trimit; asta pentru că aceste campanii au potențialul de a atinge un număr mare de capcane de spam, ridicând semnale pentru furnizorii de mesaje primite. În trecut, Braze a ajutat la rezolvarea mai multor listări Spamhaus legate de această activitate, permițând clienților să minimizeze cu succes impactul posibilelor blocaje aflate în desfășurare.

Ca regulă generală, mărcile ar trebui să se gândească cu atenție înainte de a trimite aceste notificări prin e-mail, inclusiv să ia în considerare alte canale care ar putea fi mai potrivite, în funcție de circumstanțe. Dacă decideți să trimiteți o comunicare obligatorie prin e-mail în loc să utilizați un canal mai sigur, faceți-o cu precauție. Pentru a vă ajuta, Braze a creat un ghid care să vă ajute să puneți cel mai bun pas înainte și să evitați unele dintre capcanele de livrare care pot apărea atunci când trimiteți aceste e-mailuri.

O declinare legală înainte de a începe — nu sunt avocat și nimic din toate acestea nu reprezintă sfaturi juridice. Consultați-vă echipa juridică pentru îndrumări în chestiuni juridice, dar rețineți că cerințele de livrare, inclusiv AUP- ul nostru , depășesc legea și urmăresc să se asigure că clienții noștri înțeleg standardele din industrie și cele mai bune practici.

Înainte de a trimite

• Consultați-vă cu echipa de avocați pentru a identifica tipurile de destinatari recomandați pentru a fi contactați. Direcționarea anumitor tipuri de destinatari, cum ar fi adresele de e-mail care s-au dezabonat, s-au refuzat greu, s-au plâns sau sunt în alt mod suprimate, ar putea face ravagii în reputația dvs. de trimitere. Trimiterea de mesaje către acești destinatari încalcă și Politica de utilizare acceptabilă (AUP) Braze.

• Luați în considerare toate canalele de comunicare pe care marca dvs. le folosește pentru a vă asigura că mesajele ajung la destinatarii vizați. Trebuie să fie contactați toți acești destinatari prin e-mail? Sunt alte canale, cum ar fi notificările push, notificările la fața locului sau mesageria în aplicație, metode acceptabile pentru echipa dvs. juridică? O concepție greșită obișnuită este că destinatarii trebuie să primească mesajele legale prin e-mail atunci când, de fapt, alte canale pot satisface nevoia fără a risca consecințele de livrare a e-mailului.

• Luați în considerare frecvența cu care clienții interacționează cu mesajele dvs. Înțelegerea destinatarilor dvs. și ce public interacționează frecvent sau rar ar trebui să fie un factor atunci când stabiliți lista de trimiteri. Este îndoielnic că un destinatar care nu s-a implicat cu marca dvs. (prin deschiderea unui e-mail, achiziționarea unui produs, vizualizarea site-ului dvs. web etc.) în peste 18 luni va trebui inclus sau ar dori să primească o comunicare sau dacă primiți-l, va fi dispus să îl deschidă.

• Luați în considerare dacă această comunicare este o comunicare de marketing sau tranzacțională . Soluția standard este de a declara că trimiteți aceste mesaje ca e-mailuri tranzacționale care nu necesită înscriere sau consimțământ, dar companiile din lista de blocare a spamului nu fac distincție între comunicările tranzacționale și de marketing și le vor trata la fel. În consecință, ar trebui să evaluați riscurile de livrare, implicațiile de volum și impactul asupra e-mailurilor tranzacționale în curs de desfășurare, dacă există o problemă. Dacă doriți să respectați legalitatea și credeți că trimiteți mesaje tranzacționale, asigurați-vă că conținutul este cu adevărat legat de servicii, fără un indiciu de conținut de marketing. Includerea conținutului de marketing în e-mail ar putea deruta abonații cu privire la intenția mesajului și ar putea compromite cerințele legale. O modalitate bună de a realiza acest lucru este să utilizați un șablon distinct, diferit din punct de vedere vizual de comunicările dvs. de marketing obișnuite; totuși, acest șablon ar trebui să conțină în continuare branding-ul dvs., astfel încât destinatarii să poată fi siguri că a venit de la dvs. și nu îl vor considera fraudulos. De asemenea, luați în considerare conținutul: un mesaj scurt, la obiect, care prezintă actualizările, este mai bun decât un e-mail lung, pronunțat, plin de lege, în special pentru destinatarii care folosesc dispozitive mobile.

  

• Planificați timpul pentru campania dvs. Timpul este critic; prin urmare, este esențial să identificăm momentul în care trebuie să iasă campania. Luați în considerare modul în care se potrivește cu restul programului de corespondență pentru a evita afectarea altor trimiteri de chei în curs.

• Împărțiți campania în cât mai multe zile posibil. Acest lucru permite măsurarea corectă a impactului și reacțiile rapide în cazul în care apare ceva neașteptat cu performanța e-mailului sau reputația trimiterii. În funcție de dimensiunea listei dvs., cea mai bună practică este să o împărțiți în minimum trei zile; în circumstanțe ideale, aceasta ar fi împărțită pe o săptămână sau cam asa ceva, cu o creștere cu cel mult 10% a volumelor zilnice curente. Există, desigur, avertismente la acest lucru, inclusiv curățenia datelor din lista dvs., vechimea datelor și modul în care echipa dvs. juridică stabilește intervalele de timp pentru trimitere. Braze are experți în livrabilitate care vă pot ajuta să construiți un plan personalizat pentru acest lucru.

• Evitați deschiderea filtrelor de implicare pentru date îndoielnice care pot avea un impact negativ asupra livrării. Datele discutabile pot include destinatarii care au deschis ultima dată un e-mail în urmă cu peste un an, date suprimate anterior și adrese mai vechi care sunt susceptibile de a respinge greu. Dacă este necesară deschiderea filtrelor de implicare, există două linii de gândire cu privire la cea mai bună modalitate de a le trimite:

  • Încărcați în avans trimiterea în funcție de implicare pentru a crește probabilitatea ca abonații implicați să primească și să vadă mesajul. Potențialul dezavantaj al acestei abordări este că riscă câteva zile de trimitere către destinatari pur neangajați, care ar putea să nu vadă mesajul sau ca e-mailul să fie blocat.

  • Asigurați-vă că fiecare trimitere are un amestec de destinatari implicați și neangajați, de exemplu, într-un raport de 60/40. Acest lucru poate dilua publicul neangajat cu cohorte de adrese mai active, dar probabil va exista un moment în care cei neangajați depășesc cei implicați. În mod ideal, dacă publicul neangajat este mai mare decât cel implicat, ar putea fi folosit un canal alternativ pentru destinatarii din afara unei anumite ferestre de implicare (de exemplu, peste 12 luni).

În timpul trimiterii

În timp ce se efectuează prima trimitere, monitorizați-vă îndeaproape valorile, în special ratele de deschidere, respingeri ușoare și dure, dezabonări și reclamații. Acestea sunt semnele critice ale unei probleme cu trimiterea. Rețineți că este posibil ca ratele de deschidere să fie puțin mai mici decât ceea ce vedeți de obicei, datorită naturii campaniei.

• Ratele scăzute de deschidere indică implicarea scăzută și semnalează probabil că e-mailurile sunt filtrate în dosarul de spam în loc de căsuța de e-mail. Monitorizați ratele de deschidere la nivel de cutie poștală pentru a verifica impactul și pentru a vă asigura că nu sunteți filtrat la o singură cutie poștală.

• Un procent mare de respingeri dure arată o calitate slabă a datelor. Indicatorii principali sunt adresele de e-mail greșite sau conturile dezactivate din cauza lipsei de utilizare. Dacă se observă sărituri puternice ridicate, veți dori să investigați punctul dvs. de colectare și practicile de igienă a datelor pentru a identifica mai bine cauza (cauzele) principală.

• Un procent mare de respingeri soft poate semnala o cutie poștală plină care ar putea fi abandonată sau blocată la un furnizor de cutie poștală. De asemenea, poate indica o problemă de reputație a trimiterii prin care furnizorul de cutie poștală alege să întârzie sau să blocheze acceptarea e-mailurilor.

• Un număr mare de reclamații de spam va ilustra dacă destinatarii au salutat mesajul sau au făcut clic pe butonul dăunător „spam”.

După Trimitere

După trimiterea dvs., organizați o autopsie pentru a înțelege ce a funcționat și ce nu. În funcție de obiectivul pe care l-ați setat la început, puteți determina că ați ajuns cu succes la cât mai mulți destinatari sau că obligația legală nu a fost îndeplinită din cauza prea multor e-mailuri respinse sau blocate.

De asemenea, luați în considerare activitatea dvs. de marketing în curs. Observați un efect de mahmureală de la această trimitere care împiedică trimiterea e-mailurilor dvs. obișnuite? Dacă da, luați în considerare să contactați expertul în livrarea Braze pentru ajutor.

Cheie la pachet

Un mesaj obligatoriu legal care este trimis prin e-mail poate fi riscant, cu efecte de lungă durată asupra livrării e-mailului și asupra capacității de a trimite e-mailuri cu succes destinatarilor. Cu toate acestea, riscurile pot fi minimizate prin gândire, planificare și dedicare celor mai bune practici de livrare prin e-mail.

Doriți să aflați mai multe despre modul în care Braze poate sprijini o livrabilitate mai puternică? Consultați aspectul nostru asupra serviciilor Braze Premium de livrare.