Versenden von gesetzlich vorgeschriebenen E-Mails: So zeigen Sie sich am besten

Haben Sie Probleme damit, Massen-E-Mails an Ihren Kundenstamm zu senden, ohne den Ruf Ihrer Marke als Versender zu beschädigen? Mit der Einführung von Transparenzvorschriften kann es schwierig sein, sich in der Welt des E-Mail-Marketings zurechtzufinden und gleichzeitig die verschiedenen Gesetze für digitale Nachrichten auf der ganzen Welt einzuhalten. In den letzten Jahren gab es eine wachsende Nachfrage nach groß angelegten, gesetzlich vorgeschriebenen Mitteilungen; Gleichzeitig haben wir eine verstärkte Durchsetzung des Datenschutzes und einen stärkeren Fokus auf Compliance festgestellt. Um diesen Änderungen Rechnung zu tragen, haben viele Marken Schritte unternommen, um ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Datenschutzrichtlinien und andere wichtige Dokumente transparenter zu gestalten.

Das Versenden dieser gesetzlich vorgeschriebenen Mitteilungen per E-Mail an ein großes Publikum, bei dem die Datenqualität unbekannt ist, kann den Ruf eines Absenders gefährden. Diese Art von Massenmailing hat manchmal dazu geführt, dass primäre Mailboxen die Marken blockiert haben, die sie versenden; Das liegt daran, dass diese Kampagnen das Potenzial haben, eine große Anzahl von Spam-Fallen zu treffen und die Flaggen für Posteingangsanbieter zu erhöhen. In der Vergangenheit hat Braze dazu beigetragen, mehrere Spamhaus-Einträge im Zusammenhang mit dieser Aktivität zu lösen, sodass Kunden die Auswirkungen möglicher laufender Sperren erfolgreich minimieren konnten.

Als allgemeine Regel sollten Marken sorgfältig überlegen, bevor sie diese Mitteilungen per E-Mail versenden, einschließlich der Erwägung anderer Kanäle, die je nach den Umständen besser geeignet sein könnten. Wenn Sie sich entscheiden, eine vorgeschriebene Mitteilung per E-Mail zu senden, anstatt einen sichereren Kanal zu verwenden, tun Sie dies mit Vorsicht. Um Ihnen zu helfen, hat Braze einen Leitfaden erstellt, der Ihnen hilft, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen und einige der Fallstricke bei der Zustellbarkeit zu vermeiden, die beim Senden dieser E-Mails auftreten können.

Ein Haftungsausschluss, bevor wir beginnen – ich bin kein Anwalt, und nichts davon ist eine Rechtsberatung. Bitte wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, um sich in rechtlichen Angelegenheiten beraten zu lassen, aber beachten Sie, dass die Zustellbarkeitsanforderungen, einschließlich unserer AUP , über das Gesetz hinausgehen und darauf abzielen, sicherzustellen, dass unsere Kunden Branchenstandards und Best Practices verstehen.

Vor dem Absenden

• Erkundigen Sie sich bei Ihrer Rechtsabteilung, welche Arten von Empfängern empfohlen werden, kontaktiert zu werden. Die Ausrichtung auf bestimmte Empfängertypen – wie z. B. E-Mail-Adressen, die sich abgemeldet, hart zurückgesendet, beschwert oder anderweitig unterdrückt haben – könnte sich verheerend auf Ihren Ruf als Absender auswirken. Das Senden von Nachrichten an diese Empfänger verstößt auch gegen die Braze Acceptable Use Policy (AUP).

• Berücksichtigen Sie alle Kommunikationskanäle, die Ihre Marke verwendet, um sicherzustellen, dass Nachrichten Ihre vorgesehenen Empfänger erreichen. Müssen alle diese Empfänger per E-Mail kontaktiert werden? Sind andere Kanäle – wie Push-Benachrichtigungen, Benachrichtigungen vor Ort oder In-App-Messaging – akzeptable Methoden für Ihre Rechtsabteilung? Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass die Empfänger gesetzlich vorgeschriebene Nachrichten per E-Mail erhalten müssen, obwohl andere Kanäle den Bedarf decken können, ohne dass dies die Zustellbarkeit der E-Mail beeinträchtigt.

• Berücksichtigen Sie die Häufigkeit, mit der Kunden mit Ihren Nachrichten interagieren. Das Verständnis Ihrer Empfänger und welche Zielgruppen häufig oder selten interagieren, sollte ein Faktor bei der Bestimmung Ihrer Versandliste sein. Es ist zweifelhaft, dass ein Empfänger, der sich seit über 18 Monaten nicht mehr mit Ihrer Marke beschäftigt hat (durch Öffnen einer E-Mail, Kauf eines Produkts, Besuch Ihrer Website usw.), aufgenommen werden muss oder eine Mitteilung erhalten möchte – oder ob er dies möchte erhalten, werden bereit sein, es zu öffnen.

• Überlegen Sie, ob es sich bei dieser Kommunikation um Marketing- oder Transaktionskommunikation handelt . Der Standard-Fallback besteht darin, anzugeben, dass Sie diese Nachrichten als Transaktions-E-Mails senden, für die keine Anmeldung oder Zustimmung erforderlich ist, aber Spam-Blocklist-Unternehmen unterscheiden nicht zwischen Transaktions- und Marketingkommunikation und behandeln sie gleich. Dementsprechend sollten Sie die Zustellbarkeitsrisiken, Auswirkungen auf das Volumen und die Auswirkungen auf Ihre laufenden Transaktions-E-Mails bewerten, wenn ein Problem auftritt. Wenn Sie gesetzeskonform sein möchten und glauben, dass Sie Transaktionsnachrichten senden, stellen Sie sicher, dass der Inhalt wirklich servicebezogen ist, ohne einen Hauch von Marketinginhalten. Das Einfügen von Marketinginhalten in die E-Mail könnte Abonnenten über die Absicht der Nachricht verwirren und gesetzliche Anforderungen beeinträchtigen. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung einer eigenen Vorlage, die sich optisch von Ihrer regulären Marketingkommunikation unterscheidet. Diese Vorlage sollte jedoch immer noch Ihr Branding enthalten, damit die Empfänger sicher sein können, dass es von Ihnen stammt und nicht als betrügerisch angesehen wird. Denken Sie auch an den Inhalt: Eine kurze, auf den Punkt gebrachte Nachricht, die die Aktualisierungen umreißt, ist besser als eine lange, wortreiche E-Mail voller Juristensprache, insbesondere für Empfänger, die mobile Geräte verwenden.

  

• Planen Sie das Timing für Ihre Kampagne. Das Timing ist entscheidend; Daher ist es wichtig zu erkennen, wann die Kampagne ausgehen muss. Überlegen Sie, wie es in den Rest Ihres Mailing-Zeitplans passt, um zu vermeiden, dass andere wichtige Versendungen in der Pipeline beeinträchtigt werden.

• Teilen Sie die Kampagne auf so viele Tage wie möglich auf. Dies ermöglicht eine ordnungsgemäße Messung der Auswirkungen und schnelle Reaktionen, wenn etwas Unerwartetes in Bezug auf die E-Mail-Leistung oder die Reputation des Versands auftritt. Abhängig von der Größe Ihrer Liste empfiehlt es sich, sie auf mindestens drei Tage aufzuteilen. Unter idealen Umständen würde dies über eine Woche oder so mit nicht mehr als 10 % Anstieg Ihres aktuellen Tagesvolumens aufgeteilt werden. Es gibt natürlich Vorbehalte, einschließlich der Datensauberkeit Ihrer Liste, des Alters der Daten und wie Ihre Rechtsabteilung die Zeitskalen für den Versand festlegt. Braze verfügt über Zustellbarkeitsexperten, die Ihnen dabei helfen können, einen benutzerdefinierten Plan dafür zu erstellen.

• Vermeiden Sie es, Interaktionsfilter für fragwürdige Daten zu öffnen, die sich negativ auf die Zustellbarkeit auswirken können. Fragwürdige Daten können Empfänger sein, die eine E-Mail zuletzt vor über einem Jahr geöffnet haben, zuvor unterdrückte Daten und ältere Adressen, die wahrscheinlich hart abprallen. Wenn Öffnungs-Engagement-Filter erforderlich sind, gibt es zwei Gedankengänge, wie man sie am besten sendet:

  • Laden Sie Ihren Versand basierend auf dem Engagement vorab, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass engagierte Abonnenten die Nachricht erhalten und sehen. Der potenzielle Nachteil dieses Ansatzes besteht darin, dass das Risiko besteht, dass mehrere Tage lang an rein uninteressierte Empfänger gesendet werden, die die Nachricht möglicherweise nicht sehen, oder dass die E-Mail möglicherweise blockiert wird.

  • Stellen Sie sicher, dass jede Sendung eine Mischung aus engagierten und nicht engagierten Empfängern hat, beispielsweise in einem Verhältnis von 60/40. Dies kann das nicht engagierte Publikum mit Kohorten aktiverer Adressen verwässern, aber es wird wahrscheinlich einen Punkt geben, an dem die nicht engagierten die engagierten überwiegen. Wenn die nicht engagierte Zielgruppe größer ist als die engagierte, könnte im Idealfall ein alternativer Kanal für Empfänger außerhalb eines bestimmten Engagementfensters (z. B. 12+ Monate) verwendet werden.

Während des Sendens

Während der erste Versand erfolgt, sollten Sie Ihre Kennzahlen genau überwachen – insbesondere Öffnungsraten, Soft- und Hard-Bounces, Abmeldungen und Beschwerden. Dies sind die kritischen Anzeichen für ein Problem mit dem Senden. Denken Sie daran, dass die Öffnungsraten aufgrund der Art der Kampagne wahrscheinlich etwas niedriger sind als das, was Sie normalerweise sehen.

• Niedrige Öffnungsraten weisen auf geringes Engagement hin und signalisieren wahrscheinlich, dass E-Mails in den Spam-Ordner und nicht in den Posteingang gefiltert werden. Überwachen Sie Ihre Öffnungsraten auf Postfachebene, um die Auswirkungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie nicht nur bei einem Postfach gefiltert werden.

• Ein hoher Prozentsatz an Hard Bounces weist auf eine schlechte Datenqualität hin. Frühindikatoren sind Tippfehler bei E-Mail-Adressen oder deaktivierte Accounts aufgrund mangelnder Nutzung. Wenn viele Hard Bounces beobachtet werden, sollten Sie Ihren Erfassungsort und Ihre Datenhygienepraktiken untersuchen, um die Grundursache(n) besser zu identifizieren.

• Ein hoher Prozentsatz an Soft Bounces kann auf ein volles Postfach hinweisen, das bei einem Postfachanbieter aufgegeben oder gesperrt werden könnte. Es kann auch auf ein Problem mit der Sendezuverlässigkeit hinweisen, bei dem der Postfachanbieter entscheidet, die Annahme von E-Mails zu verzögern oder vollständig zu blockieren.

• Eine hohe Anzahl von Spam- Beschwerden zeigt, ob die Empfänger die Nachricht begrüßt oder auf die schädliche „Spam“-Schaltfläche geklickt haben.

Nach dem Senden

Organisieren Sie nach Ihrer Einsendung eine Obduktion, um zu verstehen, was funktioniert hat und was nicht. Je nachdem, welches Ziel Sie sich zu Beginn gesetzt haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie so viele Empfänger wie möglich erfolgreich erreicht haben oder dass die gesetzliche Verpflichtung nicht erfüllt wurde, weil zu viele E-Mails abgelehnt oder blockiert wurden.

Berücksichtigen Sie auch Ihre laufenden Marketingaktivitäten. Sehen Sie bei diesem Versand einen Katereffekt, der den Versand Ihrer regulären Mailings verhindert? Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Braze-Zustellbarkeitsexperten, um Hilfe zu erhalten.

Schlüssel zum Mitnehmen

Eine gesetzlich vorgeschriebene Nachricht, die per E-Mail gesendet wird, kann riskant sein, mit lang anhaltenden Auswirkungen auf Ihre E-Mail-Zustellbarkeit und die Fähigkeit, E-Mails erfolgreich an Empfänger zu senden. Risiken können jedoch durch Voraussicht, Planung und Hingabe an Best Practices für die E-Mail-Zustellbarkeit minimiert werden.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Braze eine bessere Zustellbarkeit unterstützen kann? Schauen Sie sich unseren Blick auf die Braze Premium Deliveryability Services an.