發送法律規定的電子郵件：如何展現你最好的一面

您是否正在為如何在不損害品牌發送聲譽的情況下向客戶群發送大量電子郵件而苦惱？ 隨著透明度法規的出台，在遵守全球各種數字消息法的同時駕馭電子郵件營銷領域可能會充滿挑戰。 在過去的幾年中，發送大規模的、法律要求的通信的需求不斷增長； 與此同時，我們看到隱私執法力度加大，對合規性的關注度也越來越高。 為了適應這些變化，許多品牌已採取措施使其條款和條件、隱私政策和其他重要文件更加透明。

通過電子郵件將這些法律強制通信發送給數據質量未知的大量受眾可能會給發件人的聲譽帶來風險。 這類群發郵件有時會導致主要郵箱屏蔽發送它們的品牌； 這是因為這些活動有可能擊中大量垃圾郵件陷阱，從而為收件箱提供商豎起旗幟。 過去，Braze 幫助解決了與此活動相關的幾個 Spamhaus 列表，使客戶能夠成功地將可能正在進行的塊的影響降至最低。

作為一般規則，品牌在通過電子郵件發送這些通知之前應仔細考慮，包括根據具體情況考慮其他可能更合適的渠道。 如果您決定通過電子郵件而不是使用更安全的渠道發送強制通信，請謹慎行事。 為了提供幫助，Braze 創建了一份指南，幫助您展現最佳狀態並避免在發送這些電子郵件時可能出現的一些可傳遞性陷阱。

開始之前的法律免責聲明——我不是律師，這些都不是法律建議。 請諮詢您的法律團隊以獲取他們在法律事務方面的指導，但請注意，包括我們的AUP在內的可交付性要求超出了法律範圍，旨在確保我們的客戶了解行業標準和最佳實踐。

發送前

• 請諮詢您的法律團隊以確定建議聯繫的收件人類型。 針對某些收件人類型（例如已取消訂閱、硬退回、投訴或以其他方式被抑制的電子郵件地址）可能會對您的發送聲譽造成嚴重破壞。 向這些收件人發送消息也違反了 Braze 可接受使用政策 (AUP)。

• 考慮您的品牌使用的所有溝通渠道，以確保信息到達您的目標收件人手中。 是否需要通過電子郵件聯繫所有這些收件人？ 其他渠道（例如推送通知、現場通知或應用程序內消息傳遞）是否為您的法律團隊可接受的方法？ 一個常見的誤解是，收件人必須通過電子郵件接收合法消息，而事實上，其他渠道可能會滿足需求，而不會冒電子郵件可傳遞性後果的風險。

• 考慮客戶參與您的消息傳遞的頻率。 了解您的收件人以及哪些受眾經常或不經常參與應該是確定您的發送列表的一個因素。 懷疑在超過 18 個月內沒有與您的品牌互動（通過打開電子郵件、購買產品、查看您的網站等）的收件人是否需要被包括在內或想要接收通信——或者如果他們確實收到了，會願意打開的。

• 考慮這種溝通是營銷溝通還是交易溝通。 標準的回退是聲明您將這些消息作為交易電子郵件發送，不需要選擇加入或同意，但垃圾郵件黑名單公司不區分交易和營銷通信，並將它們一視同仁。 因此，如果存在問題，您應該評估可送達性風險、數量影響以及對您正在進行的交易電子郵件的影響。 如果您想遵守法律並相信您發送的是交易消息，請確保內容真正與服務相關，沒有任何營銷內容的暗示。 在電子郵件中包含營銷內容可能會使訂閱者混淆消息的意圖，並可能損害法律要求。 實現這一目標的一個好方法是使用與您的常規營銷傳播在視覺上不同的獨特模板； 但是，此模板仍應包含您的品牌，以便收件人可以確定它來自您，不會認為它是欺詐性的。 此外，請考慮內容：概述更新的簡短、中肯的消息優於充滿法律術語的冗長、冗長的電子郵件，尤其是對於使用移動設備的收件人而言。

• 計劃您的廣告系列的時間。 時機很關鍵； 因此，必須確定何時需要開展活動。 考慮它如何與您的其餘郵寄計劃相適應，以避免影響管道中的其他關鍵發送。

  

• 盡可能多地拆分廣告系列。 如果電子郵件性能或發送聲譽出現任何意外情況，這允許正確衡量影響和快速反應。 根據列表的大小，最佳做法是將其拆分至少三天； 在理想情況下，這將在一周左右的時間內進行，當前每日交易量的增加不超過 10%。 當然，這有一些注意事項，包括您列表的數據清潔度、數據的年齡以及您的法律團隊如何設置發送時間範圍。 Braze 擁有交付能力專家，他們可以幫助您為此制定定制計劃。

• 避免對可能對交付能力產生負面影響的可疑數據開放參與過濾器。 有問題的數據可能包括一年多前最後一次打開電子郵件的收件人、之前隱藏的數據和可能被硬退回的舊地址。 如果需要打開參與過濾器，則有兩種最佳發送方式的思路：

  • 根據參與度預先加載您的發送，以增加參與訂閱者接收和查看消息的可能性。 這種方法的潛在缺點是，它可能會冒幾天的風險將郵件發送給可能看不到郵件的完全未參與的收件人，或者郵件可能會被阻止。

  • 確保每次發送都有參與和未參與的收件人的混合，例如，比例為 60/40。 這樣做可以用更活躍的地址隊列來稀釋不參與的受眾，但可能會有一個點，即不參與的人超過參與的人。 理想情況下，如果未參與的觀眾多於參與的觀眾，則可以為特定參與窗口（例如 12 個月以上）以外的接收者使用備用渠道。

發送中

當第一封郵件發出時，請密切監控您的指標——尤其是打開率、軟和硬退信、退訂和投訴。 這些是發送問題的關鍵跡象。 請記住，由於活動的性質，打開率可能會比您通常看到的要低一些。

• 打開率低表明參與度低，並且可能表明電子郵件被過濾到垃圾郵件文件夾而不是收件箱。 在郵箱級別監控您的打開率以檢查影響並確保您不會僅在一個郵箱中被過濾。

• 高比例的硬退回表明數據質量差。 主要指標是電子郵件地址拼寫錯誤或因未使用而停用的帳戶。 如果觀察到高硬退回率，您將需要調查您的收集點和數據衛生實踐，以更好地確定根本原因。

• 高比例的軟退回可能表示郵箱已滿，可能會被郵箱提供商放棄或阻止。 它還可能表明存在發送信譽問題，郵箱提供商由此選擇延遲或完全阻止接受郵件。

• 大量垃圾郵件投訴將說明收件人是否歡迎該郵件或單擊具有破壞性的“垃圾郵件”按鈕。

發送後

發送後，組織事後分析以了解哪些有效，哪些無效。 根據您在開始時設定的目標，您可能會確定您已成功接觸到盡可能多的收件人，或者由於太多電子郵件被拒絕或阻止而未履行法律義務。

此外，請考慮您正在進行的營銷活動。 您是否看到此發送的後遺症會阻止您發送常規郵件？ 如果是這樣，請考慮聯繫您的 Braze 交付能力專家尋求幫助。

關鍵要點

通過電子郵件發送的法律強制消息可能存在風險，會對您的電子郵件送達率和成功向收件人發送電子郵件的能力產生長期影響。 但是，可以通過深思熟慮、計劃和致力於電子郵件交付最佳實踐來最大程度地降低風險。

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