Invio di e-mail legalmente obbligatorie: come dare il meglio di sé

Stai lottando con come inviare e-mail di massa alla tua base di clienti senza danneggiare la reputazione di invio del tuo marchio? Con l'introduzione delle normative sulla trasparenza, può essere difficile navigare nel mondo dell'email marketing rimanendo conformi alle varie leggi sulla messaggistica digitale in tutto il mondo. Negli ultimi anni, c'è stata una crescente richiesta di invio di comunicazioni su larga scala, obbligatorie per legge; allo stesso tempo, abbiamo visto una maggiore applicazione della privacy e una maggiore attenzione alla conformità. Per far fronte a questi cambiamenti, molti marchi hanno adottato misure per essere più trasparenti in merito a termini e condizioni, informative sulla privacy e altri documenti importanti.

L'invio di queste comunicazioni legalmente obbligatorie via e-mail a un vasto pubblico in cui la qualità dei dati è sconosciuta può comportare rischi per la reputazione di un mittente. Questi tipi di mailing di massa a volte hanno portato le caselle di posta primarie a bloccare i marchi che li inviano; questo perché queste campagne hanno il potenziale per colpire un gran numero di trappole di spam, alzando i flag per i fornitori di posta in arrivo. In passato, Braze ha contribuito a risolvere diversi elenchi di Spamhaus relativi a questa attività, consentendo ai clienti di ridurre al minimo l'impatto di possibili blocchi in corso.

Come regola generale, i marchi dovrebbero riflettere attentamente prima di inviare questi avvisi via e-mail, anche prendendo in considerazione altri canali che potrebbero essere più adatti, a seconda delle circostanze. Se decidi di inviare una comunicazione obbligatoria tramite e-mail invece di utilizzare un canale più sicuro, fallo con cautela. Per dare una mano, Braze ha creato una guida per aiutarti a dare il meglio di te ed evitare alcune delle insidie ​​di deliverability che possono sorgere quando invii queste e-mail.

Una dichiarazione di non responsabilità prima di iniziare: non sono un avvocato e niente di tutto questo è una consulenza legale. Si prega di consultare il proprio team legale per la guida in materia legale, ma si noti che i requisiti di consegna, incluso il nostro AUP , vanno oltre la legge e mirano a garantire che i nostri clienti comprendano gli standard e le migliori pratiche del settore.

Prima dell'invio

• Verificare con il proprio team legale per identificare i tipi di destinatari consigliati per essere contattati. Il targeting di determinati tipi di destinatari, come gli indirizzi e-mail che hanno annullato l'iscrizione, sono stati respinti, si sono lamentati o sono stati altrimenti soppressi, potrebbe danneggiare la tua reputazione di invio. L'invio di messaggi a questi destinatari viola anche la Braze Acceptable Use Policy (AUP).

• Considera tutti i canali di comunicazione utilizzati dal tuo marchio per garantire che i messaggi raggiungano i destinatari previsti. Tutti questi destinatari devono essere contattati via e-mail? Altri canali, come notifiche push, avvisi in loco o messaggistica in-app, sono metodi accettabili per il tuo team legale? Un malinteso comune è che i destinatari debbano ricevere i messaggi legali via e-mail quando, in realtà, altri canali potrebbero soddisfare la necessità senza rischiare conseguenze sulla consegna delle e-mail.

• Considera la frequenza con cui i clienti interagiscono con i tuoi messaggi. Comprendere i destinatari e quali segmenti di pubblico si impegnano frequentemente o raramente dovrebbe essere un fattore quando si determina l'elenco di invio. È dubbio che un destinatario che non ha interagito con il tuo marchio (aprendo un'e-mail, acquistando un prodotto, visualizzando il tuo sito Web, ecc.) in oltre 18 mesi dovrà essere incluso o vorrebbe ricevere una comunicazione, o se lo ricevi, sarà disposto ad aprirlo.

• Considera se questa comunicazione è una comunicazione di marketing o transazionale . Il fallback standard è dichiarare che stai inviando questi messaggi come e-mail transazionali che non richiedono opt-in o consenso, ma le società di blocklist di spam non distinguono tra comunicazioni transazionali e di marketing e le tratteranno allo stesso modo. Di conseguenza, è necessario valutare i rischi di consegna, le implicazioni sul volume e l'impatto sulle e-mail transazionali in corso in caso di problemi. Se vuoi essere legalmente conforme e ritieni di inviare messaggi transazionali, assicurati che il contenuto sia realmente correlato al servizio senza un accenno di contenuto di marketing. L'inclusione di contenuti di marketing nell'e-mail potrebbe confondere gli abbonati sull'intento del messaggio e potrebbe compromettere i requisiti legali. Un buon modo per raggiungere questo obiettivo è utilizzare un modello distinto che sia visivamente diverso dalle normali comunicazioni di marketing; tuttavia, questo modello dovrebbe comunque contenere il tuo marchio in modo che i destinatari possano essere sicuri che provenga da te e non lo considerino fraudolento. Inoltre, considera il contenuto: un messaggio breve e diretto che delinea gli aggiornamenti è meglio di un'e-mail lunga e prolissa piena di legalese, in particolare per i destinatari che utilizzano dispositivi mobili.

• Pianifica i tempi della tua campagna. Il tempismo è fondamentale; pertanto, è essenziale identificare quando la campagna deve uscire. Considera come si adatta al resto del tuo programma di spedizione per evitare di influire su altri invii chiave nella pipeline.

  

• Suddividi la campagna nel maggior numero di giorni possibile. Ciò consente una corretta misurazione dell'impatto e reazioni rapide se si verifica qualcosa di imprevisto con le prestazioni della posta elettronica o la reputazione di invio. A seconda delle dimensioni dell'elenco, è consigliabile suddividerlo in un minimo di tre giorni; in circostanze ideali, questo sarebbe suddiviso in una settimana o giù di lì con un aumento non superiore al 10% dei volumi giornalieri attuali. Ci sono, ovviamente, degli avvertimenti su questo, inclusa la pulizia dei dati del tuo elenco, l'età dei dati e il modo in cui il tuo team legale imposta i tempi per l'invio. Braze dispone di esperti di deliverability che possono aiutarti a creare un piano personalizzato per questo.

• Evita di aprire i filtri di coinvolgimento a dati discutibili che possono avere un impatto negativo sulla consegna. I dati discutibili possono includere destinatari che hanno aperto un'e-mail per l'ultima volta più di un anno fa, dati precedentemente soppressi e indirizzi meno recenti che potrebbero essere oggetto di hard bounce. Se sono richiesti filtri di coinvolgimento di apertura, ci sono due linee di pensiero sul modo migliore per inviarlo:

  • Carica in anticipo il tuo invio in base al coinvolgimento per aumentare la probabilità che gli abbonati coinvolti ricevano e vedano il messaggio. Il potenziale svantaggio di questo approccio è che rischia diversi giorni di invio a destinatari puramente non coinvolti che potrebbero non vedere il messaggio o che la posta potrebbe essere bloccata.

  • Assicurati che ogni invio abbia una combinazione di destinatari coinvolti e non coinvolti, ad esempio, in un rapporto 60/40. Ciò può diluire il pubblico non coinvolto con coorti di indirizzi più attivi, ma probabilmente ci sarà un punto in cui i non coinvolti superano i coinvolti. Idealmente, se il pubblico non coinvolto è più ampio di quello impegnato, potrebbe essere utilizzato un canale alternativo per i destinatari al di fuori di una determinata finestra di coinvolgimento (ad esempio, 12+ mesi).

Durante l'invio

Mentre esce il primo invio, monitora attentamente le tue metriche, in particolare i tassi di apertura, i soft e hard bounce, le cancellazioni e i reclami. Questi sono i segni critici di un problema con l'invio. Tieni presente che è probabile che i tassi di apertura siano leggermente inferiori a quelli che vedi di solito, a causa della natura della campagna.

• Bassi tassi di apertura indicano un basso coinvolgimento e probabilmente segnalano che le e-mail vengono filtrate nella cartella spam anziché nella posta in arrivo. Monitora i tuoi tassi di apertura a livello di casella di posta per verificare l'impatto e assicurati di non essere filtrato solo in una casella di posta.

• Un'alta percentuale di hard bounce mostra una scarsa qualità dei dati. Gli indicatori principali sono indirizzi e-mail refusi o account disattivati ​​per mancato utilizzo. Se si osservano rimbalzi rigidi elevati, ti consigliamo di esaminare il tuo punto di raccolta e le pratiche di igiene dei dati per identificare meglio le cause alla radice.

• Un'alta percentuale di soft bounce può segnalare una cassetta postale piena che potrebbe essere abbandonata o bloccata presso un provider di cassette postali. Può anche indicare un problema di reputazione dell'invio per cui il provider della casella di posta sceglie di ritardare o bloccare completamente l'accettazione della posta.

• Un numero elevato di reclami per spam dimostrerà se i destinatari hanno accolto con favore il messaggio o hanno fatto clic sul dannoso pulsante "spam".

Dopo l'invio

Dopo il tuo invio, organizza un'autopsia per capire cosa ha funzionato e cosa no. A seconda dell'obiettivo che ti sei prefissato all'inizio, potresti determinare di aver raggiunto con successo il maggior numero di destinatari possibile o che l'obbligo legale non è stato rispettato a causa di troppe e-mail rifiutate o bloccate.

Inoltre, considera la tua attività di marketing in corso. Stai vedendo un effetto postumi di una sbornia da questo invio che impedisce l'invio dei tuoi normali invii? In tal caso, prendi in considerazione la possibilità di contattare il tuo Braze Deliverability Expert per assistenza.

Chiave da asporto

Un messaggio legalmente obbligatorio inviato tramite e-mail può essere rischioso, con effetti a lungo termine sulla capacità di recapito delle e-mail e sulla capacità di inviare e-mail ai destinatari con successo. Tuttavia, i rischi possono essere ridotti al minimo con lungimiranza, pianificazione e dedizione alle migliori pratiche di recapito della posta elettronica.

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