发送法律规定的电子邮件：如何展现你最好的一面
已发表: 2023-04-24您是否正在为如何在不损害品牌发送声誉的情况下向客户群发送大量电子邮件而苦恼？ 随着透明度法规的出台，在遵守全球各种数字消息法的同时驾驭电子邮件营销领域可能会充满挑战。 在过去的几年中，发送大规模的、法律要求的通信的需求不断增长； 与此同时，我们看到隐私执法力度加大，对合规性的关注度也越来越高。 为了适应这些变化，许多品牌已采取措施使其条款和条件、隐私政策和其他重要文件更加透明。
通过电子邮件将这些法律强制通信发送给数据质量未知的大量受众可能会给发件人的声誉带来风险。 这类群发邮件有时会导致主要邮箱屏蔽发送它们的品牌； 这是因为这些活动有可能击中大量垃圾邮件陷阱，从而为收件箱提供商竖起旗帜。 过去，Braze 帮助解决了与此活动相关的几个 Spamhaus 列表，使客户能够成功地将可能正在进行的块的影响降至最低。
作为一般规则，品牌在通过电子邮件发送这些通知之前应仔细考虑，包括根据具体情况考虑其他可能更合适的渠道。 如果您决定通过电子邮件而不是使用更安全的渠道发送强制通信，请谨慎行事。 为了提供帮助，Braze 创建了一份指南，帮助您展现最佳状态并避免在发送这些电子邮件时可能出现的一些可传递性陷阱。
开始之前的法律免责声明——我不是律师，这些都不是法律建议。 请咨询您的法律团队以获取他们在法律事务方面的指导，但请注意，包括我们的AUP在内的可交付性要求超出了法律范围，旨在确保我们的客户了解行业标准和最佳实践。
发送前
请咨询您的法律团队以确定建议联系的收件人类型。 针对某些收件人类型（例如已取消订阅、硬退回、投诉或以其他方式被抑制的电子邮件地址）可能会对您的发送声誉造成严重破坏。 向这些收件人发送消息也违反了 Braze 可接受使用政策 (AUP)。
考虑您的品牌使用的所有沟通渠道，以确保信息到达您的目标收件人手中。 是否需要通过电子邮件联系所有这些收件人？ 其他渠道（例如推送通知、现场通知或应用程序内消息传递）是否为您的法律团队可接受的方法？ 一个常见的误解是，收件人必须通过电子邮件接收合法消息，而事实上，其他渠道可能会满足需求，而不会冒电子邮件可传递性后果的风险。
考虑客户参与您的消息传递的频率。 了解您的收件人以及哪些受众经常或不经常参与应该是确定您的发送列表的一个因素。 怀疑在超过 18 个月内没有与您的品牌互动（通过打开电子邮件、购买产品、查看您的网站等）的收件人是否需要被包括在内或想要接收通信——或者如果他们确实收到了，会愿意打开的。
考虑这种沟通是营销沟通还是交易沟通。 标准的回退是声明您将这些消息作为交易电子邮件发送，不需要选择加入或同意，但垃圾邮件黑名单公司不区分交易和营销通信，并将它们一视同仁。 因此，如果存在问题，您应该评估可送达性风险、数量影响以及对您正在进行的交易电子邮件的影响。 如果您想遵守法律并相信您发送的是交易消息，请确保内容真正与服务相关，没有任何营销内容的暗示。 在电子邮件中包含营销内容可能会使订阅者混淆消息的意图，并可能损害法律要求。 实现这一目标的一个好方法是使用与您的常规营销传播在视觉上不同的独特模板； 但是，此模板仍应包含您的品牌，以便收件人可以确定它来自您，不会认为它是欺诈性的。 此外，请考虑内容：概述更新的简短、中肯的消息优于充满法律术语的冗长、冗长的电子邮件，尤其是对于使用移动设备的收件人而言。
计划您的广告系列的时间。 时机很关键； 因此，必须确定何时需要开展活动。 考虑它如何与您的其余邮寄计划相适应，以避免影响管道中的其他关键发送。
尽可能多地拆分广告系列。 如果电子邮件性能或发送声誉出现任何意外情况，这允许正确衡量影响和快速反应。 根据列表的大小，最佳做法是将其拆分至少三天； 在理想情况下，这将在一周左右的时间内进行，当前每日交易量的增加不超过 10%。 当然，这有一些注意事项，包括您列表的数据清洁度、数据的年龄以及您的法律团队如何设置发送时间范围。 Braze 拥有交付能力专家，他们可以帮助您为此制定定制计划。
- 避免对可能对交付能力产生负面影响的可疑数据开放参与过滤器。 有问题的数据可能包括一年多前最后一次打开电子邮件的收件人、之前隐藏的数据和可能被硬退回的旧地址。 如果需要打开参与过滤器，则有两种最佳发送方式的思路：
根据参与度预先加载您的发送，以增加参与订阅者接收和查看消息的可能性。 这种方法的潜在缺点是，它可能会冒几天的风险将邮件发送给可能看不到邮件的完全未参与的收件人，或者邮件可能会被阻止。
确保每次发送都有参与和未参与的收件人的混合，例如，比例为 60/40。 这样做可以用更活跃的地址队列来稀释不参与的受众，但可能会有一个点，即不参与的人超过参与的人。 理想情况下，如果未参与的观众多于参与的观众，则可以为特定参与窗口（例如 12 个月以上）以外的接收者使用备用渠道。
发送中
当第一封邮件发出时，请密切监控您的指标——尤其是打开率、软和硬退信、退订和投诉。 这些是发送问题的关键迹象。 请记住，由于活动的性质，打开率可能会比您通常看到的要低一些。
打开率低表明参与度低，并且可能表明电子邮件被过滤到垃圾邮件文件夹而不是收件箱。 在邮箱级别监控您的打开率以检查影响并确保您不会仅在一个邮箱中被过滤。
高比例的硬退回表明数据质量差。 主要指标是电子邮件地址拼写错误或因未使用而停用的帐户。 如果观察到高硬退回率，您将需要调查您的收集点和数据卫生实践，以更好地确定根本原因。
高比例的软退回可能表示邮箱已满，可能会被邮箱提供商放弃或阻止。 它还可能表明存在发送信誉问题，邮箱提供商由此选择延迟或完全阻止接受邮件。
大量垃圾邮件投诉将说明收件人是否欢迎该邮件或单击具有破坏性的“垃圾邮件”按钮。
发送后
发送后，组织事后分析以了解哪些有效，哪些无效。 根据您在开始时设定的目标，您可能会确定您已成功接触到尽可能多的收件人，或者由于太多电子邮件被拒绝或阻止而未履行法律义务。
此外，请考虑您正在进行的营销活动。 您是否看到此发送的后遗症会阻止您发送常规邮件？ 如果是这样，请考虑联系您的 Braze 交付能力专家寻求帮助。
关键要点
通过电子邮件发送的法律强制消息可能存在风险，会对您的电子邮件送达率和成功向收件人发送电子邮件的能力产生长期影响。 但是，可以通过深思熟虑、计划和致力于电子邮件交付最佳实践来最大程度地降低风险。
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