Tono perfetto: colpisci le note alte con il tuo tono multimediale

Come responsabile delle pubbliche relazioni, non c'è pubblico più duro di un giornalista.

Potrebbe essere quello; la fine dell'articolo. Potrei tranquillamente continuare a scrivere un altro articolo su come l'automazione delle vendite può salvare la tua attività, purtroppo non lo farò. È importante che ci occupiamo di ottenere il nostro tono giusto, quindi quando lanciamo un prodotto, otteniamo la copertura mediatica che merita. Come comunità, dobbiamo sviluppare una cultura di condivisione di suggerimenti, suggerimenti ed esperienze di cui abbiamo bisogno per vincere tutte quelle pubblicazioni importanti. Se possiamo insegnarci l'un l'altro a pensare come i giornalisti... non ha prezzo.

Bill Gates una volta ha detto " se fossi sceso al mio ultimo dollaro, lo spenderei per le pubbliche relazioni" . Penso che sia giusto dire... Bill Gates sa una cosa o due sugli affari.

Cosa vuoi da una campagna di pubbliche relazioni e si allinea a ciò che vuole il giornalista?

Per prima cosa, definiamo gli obiettivi che vuoi segnare dalla tua campagna di pubbliche relazioni. Molto probabilmente, sono un aumento del traffico del sito Web, forti backlink, nuovi clienti attraverso la tua porta e una maggiore consapevolezza del marchio. Sì, fantastico, wow, fantastico... ma i giornalisti non si preoccupano di nessuna di queste cose.

Allora di cosa si preoccupano i giornalisti? Si preoccupano dei contenuti esclusivi, del coinvolgimento e di un articolo che diventa virale. Chiediti, un elenco intitolato "Le 8 migliori pasticcerie di biscotti nell'emisfero settentrionale" è interessante per un giornalista? Bene, potresti cogliere lo strano goloso... ma in generale no. Sono sotto pressione per generare clic e visualizzazioni, quindi la tua storia deve distinguersi dal rumore di fondo bianco. Oh, a proposito, quel rumore bianco diventa costantemente più forte.

Non abbiamo bisogno di insistere sul fatto che dobbiamo essere selettivi riguardo ai nostri giornalisti; L'80% degli editori rifiuta una presentazione a causa della sua irrilevanza. Non presentare la tua lista di biscotti a un sito Web di recensioni hardware. Studia attentamente quali argomenti copre un giornalista e trova una lacuna nei loro contenuti da colmare.

Come si può stabilire una relazione significativa con un giornalista?

Prima di inviare la tua prima presentazione, conosci le persone a cui vorresti avvicinarti. Non esiste un modo semplice per costruire una relazione credibile con i media e la competizione per il tempo di un giornalista è feroce. Non c'è modo di aggirarlo. Invece, prima impariamo come attirare l'attenzione in modo efficace, meglio è. Ecco alcuni brevi suggerimenti che faranno molto per colmare il divario tra te e un giornalista.

Rispettali come persone

Come ci si sente quando un vecchio compagno di classe si rivolge a te, non per riconnettersi, ma per ottenere quel dolce sconto per il personale dal negozio in cui lavori? Sì, quello. La stessa sensazione vale per un giornalista che apre un'e-mail per vedere che la prima cosa è che vuoi qualcosa da loro. Egoismo è la prima parola che mi viene in mente.

Gioca il gioco lungo; fai piccoli passi. Ogni interazione e ogni conversazione dovrebbero gradualmente basarsi sulla precedente, fino a quando non hai aperto un canale di comunicazione chiaro e scorrevole. Solo così puoi ottenere risultati coerenti e positivi con un editore.

Condividi e interagisci con i loro contenuti

La maggior parte dei media è attiva sui propri social, in particolare Twitter. Seguili, condividi i loro contenuti, complimentati con il loro lavoro e, in generale, interagisci con loro. Se hai qualcosa di significativo da aggiungere, non aver paura di commentarlo. Vai ancora oltre e diventa un distributore non ufficiale del lavoro di un giornalista; condividi le loro storie sui profili social della tua azienda e includile nella tua newsletter settimanale o nella sezione news del loro sito web. Vogliono visibilità; Daglielo.

Lo State of Journalist Report 2020 ha riportato che al 75% dei giornalisti piace quando li segui sui social media. Quindi, quando invii la prima e-mail a un giornalista, la tua recente conversazione dovrebbe essere fresca nella sua mente con il tuo nome che suona le campane nella loro testa. Usa Twitter per costruire una relazione, quindi fai la tua presentazione tramite e-mail.

Sii sincero e non mostrare un falso apprezzamento. Un giornalista è un maestro di parole e annuserà l'insincerità in un istante. Allo stesso modo, non esagerare con i complimenti; a nessuno piace un brivido.

Offri le tue risorse

Dopo aver seguito un giornalista, essere venuto a conoscenza del suo contenuto e aver saputo di cosa si tratta, dovresti condividere le tue conoscenze con loro. Se vedi il loro articolo e pensi di avere la risorsa di terze parti perfetta per condividerlo, non aver paura di suggerirlo. Assicurati solo che la risorsa non sia correlata alla tua azienda poiché potresti sembrare non sincero.

Un altro modo per contattarti è offrire un feedback per un pezzo che ha particolarmente colpito con te. Ad esempio, se un giornalista è specializzato in recensioni di prodotti, offri il tuo feedback sul prodotto che ha recensito.

Dai di più; prendi meno.

L'anatomia di un'e-mail con un tono perfetto

Dopo aver selezionato i media e i giornalisti rilevanti per il tuo settore, connesso con loro sui social media, esaminato attentamente gli argomenti trattati, verificato il loro stile di scrittura e scoperto almeno un po' di loro come persona, è finalmente è tempo di creare la tua presentazione. Immergiamoci in ciò che rende un passo di successo; un soggetto affascinante, una storia avvincente e un CTA chiaro e incisivo.

L'affascinante linea tematica

L'unica cosa che una riga dell'oggetto deve fare è convincere il destinatario ad aprire la tua email. In media, i giornalisti ricevono circa 200 lanci ogni giorno. Ciò significa che devi distinguerti. Un noioso " Vorrei contribuire al tuo blog" o "Vorrei inviare una storia esclusiva" non bastano.

In generale, la riga dell'oggetto dell'e-mail dovrebbe essere un riepilogo completo della storia. Deve essere sia accattivante che significativo. Sii versatile e assicurati che sia abbastanza corto da poter essere letto su un telefono cellulare. Fallo tra 6-8 parole.

Ecco alcuni suggerimenti per aprire la tua email

• Personalizzalo. L'aggiunta del nome del destinatario è un gancio psicologico per loro, che gli fa prestare attenzione.

Ovviamente assicurati di scrivere bene il loro nome...

• Usa i numeri. In primo luogo, questo dimostra che sai esattamente di cosa scriverai. In secondo luogo, lasci un'impressione esperta su un destinatario.

• Includi le impostazioni locali in una riga dell'oggetto durante la presentazione ai media locali. Puoi anche sperimentare con un'emoji. Se stai lanciando qualcosa di specifico per l'Ucraina, perché non includere la bandiera ucraina lì?

"Abbiamo ricevuto 220.000 installazioni al mese come app di fitness sul Play Store ucraino".

Alcuni giornalisti richiedono idee presentate per specificare che sono idee presentate nella riga dell'oggetto. In questo caso, inizia semplicemente la riga dell'oggetto con " Idea per la storia: .." e poi diventa creativo. Tutto sommato, guarda i titoli che il giornalista o i media che stai proponendo di utilizzare e attieniti al loro stile di scrittura.

Il corpo irresistibile

La riga dell'oggetto non è la fine del tuo viaggio di personalizzazione. Anche l'introduzione alla tua email deve essere specifica per la persona e dovresti iniziare la tua storia mettendola in relazione con la persona a cui la stai scrivendo. Inoltre, vai dritto al punto. Se pensi di essere scortese facendo questo, non farlo. Un giornalista è una persona impegnata e apprezzerà la tua franchezza.

Dopodiché, fai una breve sinossi della tua idea, fornisci dettagli sul motivo per cui ritieni che sia un articolo interessante per il loro particolare pubblico di lettori. Evidenzia le risorse proprietarie che hai utilizzato, come interviste o studi secondari a cui intendi fare riferimento.

MuckRack afferma che la lunghezza ideale di una presentazione e-mail è di circa 150 parole . Se riesci a spiegare adeguatamente il tuo articolo in meno, perfetto. Se di più, devi rileggere di nuovo il tuo discorso e definire quali parti sono assolutamente essenziali e quali no. Formalità come " Spero che questa email ti trovi bene" sono ridondanti.

Dovresti anche rendere la tua email visivamente accattivante seguendo questi suggerimenti di formattazione.

• Metti le informazioni più importanti in alto, spostando le interazioni personali nell'ultima parte dell'e-mail.
• Mantieni i paragrafi brevi e aggiungi uno spazio bianco per chiarezza.
• Evidenzia le parole più importanti in grassetto .
• Utilizzare i punti elenco, ove applicabile.
• Se hai un comunicato stampa, un video o immagini, includili come link invece di inserirli nell'e-mail.

Infine, se desideri allegare documenti di supporto, assicurati che i file non siano troppo grandi, di facile accesso e leggibili su ogni sistema operativo.

Un CTA chiaro e incisivo

Quindi hai la tua email aperta, letta e il tuo destinatario è in linea. Devi coinvolgerli impostando un chiaro passaggio successivo che devono eseguire dopo aver letto la tua e-mail. Non lasciare spazio per indovinare; indica chiaramente cosa vuoi che faccia il giornalista dopo aver letto il tuo discorso.

Non lasciarlo con un generico "non vedo l'ora di sentirti presto". Sii specifico, proattivo e offri un chiaro passo successivo.

Non c'è un singolo CTA che posso offrire in questo articolo per far accettare i tuoi media. A seconda che tu stia proponendo una storia aziendale, una versione di un prodotto o qualche ricerca, le tue frasi finali saranno completamente diverse.

Essere utile; non terminare il tuo discorso in questo modo.

Attesa! Non dimenticare di seguire

Il 55% dei giornalisti afferma che va bene per loro ricevere un follow-up su un campo senza risposta.

Se credi davvero nella tua storia e sei sicuro che la tua conoscenza può aiutare i giornalisti a ottenere l'esposizione che bramano così disperatamente, non dimenticare di dare seguito. Un semplice messaggio può trasformare il tuo fallimento percepito in un successo. Un seguito vale sempre la pena provare. La tua email potrebbe essere semplicemente andata persa, forse l'hai appena inviata al momento sbagliato, non hai inserito correttamente la riga dell'oggetto o potresti semplicemente essere sfuggito di mente.

Tuttavia, prima di inviare un follow-up, è consigliabile assicurarsi che la prima e-mail sia stata letta. In caso contrario, potrebbe essere sufficiente semplicemente aggiornare la riga dell'oggetto con qualcosa di un po' più incisivo.

Una strategia di follow-up è quella di essere breve e dolce, senza aggiungere dettagli alla tua presentazione. In questo caso, il tuo unico obiettivo è catturare l'attenzione di un giornalista.

Un'altra opzione è dare seguito e aggiungere più valore al tuo messaggio originale. Puoi offrire contenuti esclusivi che non sono stati indicati nel messaggio originale, come dati di ricerca proprietari, testimonianze di un cliente o una descrizione tecnica del tuo prodotto.

Se non ricevi una risposta dal tuo follow-up, non preoccuparti. Vai avanti. La tua storia potrebbe non essere rilevante per un giornalista in quel particolare momento. Ricordalo e invia un'altra presentazione quando hai sviluppato qualcosa di più rilevante per loro.

Se ricevi una risposta e la tua storia va online, ben fatto! Non dimenticare di ringraziare il giornalista per averlo realizzato. Fai quel qualcosa in più e aiuta la loro storia a ottenere più visibilità condividendola sui tuoi canali di social media.

Uff... fatto.

Ma torneremo. Le pubbliche relazioni sono impegnative e un articolo non è sufficiente per pubblicare i tuoi contenuti in modo coerente. È una curva di apprendimento continua e non finisce assolutamente con il tuo tono. Si tratta di relazioni, comunicazione, valore e tempestività.

Buona fortuna, e vai a prenderli campione.