La ricetta indispensabile per un gustoso formato email

Ogni giorno, l'impiegato medio riceve ben 121 e-mail . Ciò significa che hai il tuo lavoro tagliato fuori cercando di attirare l'attenzione del destinatario. L'invio di modelli di e-mail già pronti non è abbastanza buono; per battere la concorrenza e distinguersi davvero , la tua email deve essere deliziosa.

Ogni riga della tua e-mail deve guidare il destinatario a quello successivo, fino all'approvazione. Per rendere ogni riga comprensibile e ben bilanciata, è fondamentale che siano formattate correttamente.

Potresti inviare un'e-mail fredda, un follow-up, una richiesta, una presentazione, qualunque cosa; ecco gli elementi essenziali di cui la tua email non può fare a meno.

I cinque ingredienti chiave di un'e-mail da leccarsi le dita:

1. Linea tematica
2. Saluto
3. Corpo
4. Linea di chiusura
5. Firma

Sembra facile? Non è niente di nuovo. Diamo un'occhiata più da vicino a ogni passaggio specifico per preparare un'e-mail che riceve risposte.

1. Una spolverata di oggetto

Guarda la tua casella di posta, cosa vedi?

Linee dell'oggetto!

La riga dell'oggetto dell'email è il tuo piede nella porta del destinatario. L'oggetto perfetto si riduce alle parole che scegli, alla lunghezza che usi e al valore che offri.

Nonostante sia la parte più breve della tua email, la riga dell'oggetto gioca un ruolo chiave nel decidere se la tua email viene aperta o gettata nel cestino. Potresti avere l'e-mail più bella di sempre, ma senza un oggetto accattivante e professionale , potrebbe non vedere mai la luce del giorno.

Le migliori righe dell'oggetto dell'email seleziona tutte queste caselle:

• Tra 1-5 parole di lunghezza.
• Intenzione chiave del corpo dell'e-mail riassunta.
• Legato bene con la prima linea del corpo.
• Cancella il messaggio al destinatario in merito al tipo di email contenuto (iniziale, rispondi [re:], inoltra [fwd:] o follow-up.
• Attira l'attenzione dei tuoi potenziali clienti e salta fuori quando scansionano la loro casella di posta.

Come suggerimento bonus, Darshan Somashekar, fondatore della startup di addestramento del cervello Solitaired, suggerisce di testare una riga dell'oggetto che inizia in minuscolo. Spiega "Aiuta la linea dell'oggetto a risaltare e rende la comunicazione meno formale"

Chiaro e conciso è la chiave per generare la linea dell'oggetto perfetta. Descrivi in ​​modo conciso cosa aspetta il destinatario all'interno della tua email e tieni a mente gli utenti mobili . Non superare mai le 7 parole nella riga dell'oggetto.

2. Un pizzico di cordiale benvenuto

Capire come iniziare un'e-mail, specialmente quando scrivi a qualcuno che non conosci molto bene, è una sfida.

"Ehi" è troppo casual? "Caro" è eccessivamente formale? è "Mattina!" troppo allegro?

Se ritieni che l'e-mail di saluto non sia importante, ti sbagli. Il modo in cui inizi un'e-mail dà il tono e modella la percezione che il destinatario ha di te. Può anche determinare se continuano a leggere. Quindi sì, è importante.

Abbiamo un vincitore. Sebbene sia neutro e semplice, non può andare storto.

Saluti da evitare:

"Per chi è coinvolto…". Non è il 19° secolo, amico. Questo è un modo freddo e impersonale per avviare un messaggio di posta elettronica. Il destinatario potrebbe pensare: "Beh, questo non mi riguarda... non ho bisogno di continuare a leggere".

“Caro signor/signora/signora. [cognome], …” / “Gentile signore o signora, …”. Troppo formale. In effetti, anche tutto il "Caro..." suona fuori moda. Inoltre, questo saluto dice al destinatario che non hai idea di chi siano. Perché dovrebbero essere interessati a ciò che hai da dire?

"[Nome di battesimo]!". Questo è informale e brusco. Poi, quando punti sul punto esclamativo, diventa solo fastidioso.

"Ciao…". Anche questo saluto suona brusco; manca della personalizzazione necessaria per attirare l'attenzione di un destinatario.

Includere il nome della persona in un'e-mail è un modo fondamentale per attirare la sua attenzione.

3. Segui la regola C&S impertinente per il formato del corpo della tua email

In media, un utente legge solo il 20% del contenuto della tua pagina (Fonte: Nielsen Norman Group). Lo stesso destino attende la tua email.

Il primo pensiero che ti viene in mente è del tipo: “20%? E 'una sorta di scherzo? Ho passato ore a creare un'e-mail perfettamente formulata solo per vederne ignorati i quattro quinti?!”.

purtroppo è vero..

C'è una ragione molto semplice per questo fatto piuttosto deprimente... la scansione di file . Studi di eye-tracking hanno rilevato che la maggior parte delle persone legge i contenuti online secondo uno schema a "F" (Fonte: Nielsen Norman Group).

Il destinatario dell'e-mail deve ricevere una specifica informazione preziosa e non vuole leggere un'e-mail lunga per trovarla.

Mettiti per un secondo dietro gli occhi del destinatario. Ti aspetti di trovare una risposta a una domanda, qualche consiglio utile, un'offerta o, in definitiva, una soluzione. Esegui la scansione del contenuto per questo obiettivo. Se non lo trovi abbastanza velocemente, torni direttamente nella tua casella di posta.

Per farla breve, la tua email dovrebbe essere concisa e scansionabile.

Come lo faccio?

• Mantieni il linguaggio semplice e il contenuto prezioso. Ricorda, hai a che fare con una persona impegnata che deciderà sull'utilità della tua email in pochi secondi. Cerca di rendere i tuoi contenuti piacevoli alla vista. Le persone vogliono leggere facilmente un'e-mail, senza dover lottare con il gergo tecnico e la confusione di marketing.
• Usa paragrafi composti da una o due frasi. Suddividi i tuoi pensieri in nuovi paragrafi e formatta gli elementi importanti in grassetto (esempio: la tua offerta, la tua richiesta, gli aggiornamenti, ecc.). Lo spazio bianco rende più facile per un destinatario percepire il contenuto del corpo dell'e-mail;
• Non esagerare. Rispetta il tempo del destinatario. Se la tua email è sopraffatta da troppe informazioni, è destinata a rimanere non letta, per non parlare di risposta. Non girare intorno al cespuglio; vai dritto al punto. Ove necessario, allegare un documento con informazioni più dettagliate o proporre di inviarne uno su richiesta del destinatario;
• Non renderlo troppo appariscente. Mentre la grafica e i caratteri insoliti sono accettabili nelle e-mail di marketing, un'e-mail aziendale non ha bisogno di nessuno di questi simboli. Non tutti i client di posta elettronica visualizzeranno correttamente la formattazione, quindi attieniti a un carattere predefinito a 11 o 12 punti e al testo nero. Usa testo in grassetto e corsivo con parsimonia.

Hai bisogno di altri suggerimenti per scrivere e-mail professionali impeccabili? Ecco una guida completa, insieme a una lista di controllo; non puoi sbagliare.

4. Ravviva con una chiusura particolare

Il sign-off è l'ultimo elemento che puoi utilizzare per attirare l'attenzione del destinatario; la tua ultima possibilità di ricevere risposta alla tua email.

La linea di chiusura corretta deve essere decisa dalla situazione individuale. Pensiamo ad alcuni contesti professionali quotidiani in cui potresti trovarti. Ecco alcuni esempi di come terminare la tua email nel miglior modo possibile.

Stai aspettando un incontro o un'ulteriore collaborazione con qualcuno. Per rimanere in contatto con loro, è importante offrire la possibilità di comunicazione futura:

Stai offrendo aiuto al destinatario. Ad esempio, potresti inviare loro contenuti o nuove informazioni che sono preziose per loro.

Vuoi inviare una nota di congratulazioni. A tutti piace ricevere complimenti e saluti. Termina la tua e-mail con una nota finale che riconosce la loro realizzazione. Questo incoraggia un'ulteriore cooperazione e concepisce un atteggiamento positivo nei tuoi confronti e nella tua azienda.

Il destinatario ha fatto qualcosa per te, quindi devi esprimergli la tua gratitudine :

Suggerimento: usa le emoticon

Le emoji nel mondo degli affari e del marketing stanno diventando sempre più popolari. Aiutano a guidare il tono di un messaggio. Puoi rendere un messaggio più personalizzato e amichevole, quindi usali se questo è il tono che stai cercando. Ma qui mantieni un equilibrio per non esagerare.

5. Metti la tua firma e-mail come una ciliegina sulla torta

Per rafforzare l'impressione positiva di te stesso, includi la tua firma e-mail alla fine della tua e-mail. L'impostazione di una firma e-mail adeguata è un'opportunità per chiarire chi sei, a cosa stai lavorando e consentire alle persone di contattarti facilmente.

Se guardi per catturare la sua attenzione e rimanere nella testa di un cliente, devi andare oltre il tuo nome e le informazioni di contatto. Trasforma una semplice firma e-mail in uno strumento di marketing inserendo:

• un logo aziendale;
• premi impressionanti che tu o la tua azienda avete vinto;
• la tua foto;
• elementi del marchio;
• banner promozionali;
• collegamenti ai social media.

Ma non è necessario scegliere tutti i punti menzionati. Ad esempio, se includi sia una foto che un logo, la tua firma diventa troppo sovraccarica e confusa. Fai attenzione a mantenere le firme e-mail brevi e puntuali; non sarebbe saggio avere una firma che si estende su mezza pagina.

Bilancia contenuto e design. Firme e-mail efficaci sono basate su design minimalisti. Aggiungi 2 colori, ad esempio: uno in un logo e un altro nelle icone o nel nome del marchio. Ma assicurati che i colori corrispondano tra loro.

Non dimenticare l' invito all'azione . Il CTA è esattamente ciò che incoraggia i tuoi clienti a interagire con te. L'azione che vuoi che facciano potrebbe essere qualsiasi cosa e dipende dai tuoi obiettivi. Con un CTA, il tuo cliente può scaricare un ebook, venire a conoscenza di alcune offerte speciali e sconti, prenotare una demo e così via.

Affamato di più? Scopri come creare una firma e-mail memorabile, qui!

Dai un'occhiata a questi semplici modelli copia-incolla!

Email fredda

Scrivere email fredde non è solo vendere, è un'arte. Devi creare una forte connessione e fare in modo che un potenziale cliente si fidi di te senza mai incontrarlo. Una personalizzazione efficace con un tocco di originalità è la chiave per distinguersi nelle vendite B2B. Prova questo modello e ottieni risposte:

E-mail di follow-up

L'invio di e-mail di follow-up delle vendite è un modo efficace per coinvolgere o coinvolgere nuovamente i potenziali clienti in una conversazione che potrebbe alla fine portarli a un accordo chiuso. Forse potresti fornire uno sconto di gruppo; rilevante quando sei sicuro che il tuo prodotto sia utile, non solo per una persona dell'azienda, ma per molti di loro. Dai un'occhiata a questa email.

Email Touch-Base

Se ti ricontatti dopo un po', l'opzione vincente è mostrare il tuo interesse per la loro azienda tramite e-mail. Se il tuo potenziale cliente ha un blog o è attivo sui social media, puoi rispondere con tatto a qualcosa che pubblica. Ecco come puoi farlo: