Excel에서 데이터를 구성하면 재고 문제를 방지하는 데 도움이 됩니다.
게시 됨: 2022-02-03
이 글을 읽고 계시다면 전자 상거래 비즈니스 성장에 있어 우수한 재고 관리의 중요성을 잘 알고 계실 것입니다.
그러나 모든 사람이 본격적인 재고 관리 플랫폼에 투자할 준비가 된 것은 아니라는 점을 이해합니다. 우리는 우리가 사용할 수 있는 도구를 사용해야 하며 재고 관리는 전혀 하지 않는 것보다 낫습니다.
많은 사람들에게 이것은 Microsoft Excel을 임시 재고 관리 시스템으로 사용하는 것을 의미합니다.
Excel은 제품 추적에 가장 많이 사용되는 도구 중 하나입니다. Excel을 효율적으로 사용하려면 불필요한 문제를 방지하기 위해 적절한 계획과 데이터 구성이 필요합니다.
Excel은 재고를 관리하는 저렴한 방법을 찾는 사람들에게 합리적인 선택이 될 수 있습니다. 제한 사항에도 불구하고 스프레드시트에 통합하여 보다 동적이고 대화식으로 만들 수 있는 몇 가지 팁과 요령이 있습니다.
재고 관리에 Excel을 사용할 때 고려해야 할 기본 사항
Excel에서 알파벳순으로 지정
Excel의 알파벳순은 데이터 조작입니다.
Excel에서 알파벳순으로 정렬하는 가장 간단한 방법은 리본의 "데이터" 탭에 있는 "정렬" 기능을 사용하는 것입니다. 이 기능을 사용하면 행과 열을 모두 알파벳순으로 정렬할 수 있습니다.
또는 "Z에서 A" 및 "A에서 Z" 바로 가기를 사용하여 소량의 데이터 배치가 있는 경우 셀을 빠르게 재정렬할 수도 있습니다.
Excel 바로 가기를 최대한 활용
키보드 단축키가 "기본"이 아닌 것처럼 보일 수 있지만 초기에 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 모든 Excel 전문가는 마우스를 덜 만질수록 생산성이 높아진다고 말합니다.
지금 이러한 습관을 들이면 나중에 스스로에게 감사할 것입니다. 가장 편리한 단축키는 다음과 같습니다.
- Ctrl + 스페이스바 – 열 선택
- Ctrl + ' - 맨 위 셀에서 복사
- Ctrl + 9 – 행 숨기기
- Ctrl + 0 – 열 숨기기
- Alt + Shift + F1 – 새 워크시트 삽입
- F2 – 진행 중인 셀로 이동
- Alt + H + D + R – 행 삭제
- Alt + = — 숫자 자동 합계
Excel에는 이보다 더 많은 바로 가기가 있어 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 더 간단한 경험을 위해 마스터하십시오.
여러 시트 작성
때로는 복잡한 데이터가 있거나 많은 셀에 걸쳐 있는 많은 데이터가 있을 수 있습니다. 부담을 덜기 위해 여러 장을 활용하고 필요에 따라 서로 연결할 수 있습니다.
데이터를 여러 스프레드시트에 저장할 때 혼동을 피하기 위해 적절하게 레이블을 지정해야 합니다. 이렇게 하면 원하는 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
새로 만드는 모든 통합 문서에는 Sheet1이라는 워크시트가 함께 제공됩니다. Sheet1을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 상황에 맞는 메뉴에서 이름 바꾸기를 선택하여 이 시트의 이름을 바꿀 수 있습니다.
2~3장의 시트가 있으면 필요하지 않을 수도 있습니다. 그러나 우리를 믿으십시오. 12개의 서로 연결된 시트(매우 일반적인 재고 관리 시나리오)를 랭글링할 때 논리적인 명명 규칙이 필요할 것입니다.
동일한 컨텍스트 메뉴에서 한 시트의 내용을 다음 시트로 복제할 수 있습니다. 상황에 맞는 메뉴에서 이동 또는 복사 옵션을 선택합니다. 복사본 만들기 확인란을 클릭한 다음 확인을 클릭합니다.
시각적으로 더 구별하기 위해 워크시트의 색상을 변경할 수 있습니다. 워크시트 메뉴에서 탭 색상을 선택하고 원하는 색상을 선택합니다.
통합 문서를 템플릿으로 저장
통합 문서에 대해 동일한 레이아웃을 자주 사용하는 경우 매번 처음부터 시작할 필요가 없도록 템플릿으로 저장합니다. 개인 템플릿을 사용하여 통합 문서를 만들거나 Microsoft Office Online에서 기존 템플릿을 다운로드할 수 있습니다.
통합 문서를 템플릿으로 저장하려면 기본 개인 템플릿 위치를 설정합니다.
- 파일을 클릭한 다음 옵션을 클릭합니다.
- 저장을 선택한 다음 기본 개인 템플릿 위치를 선택합니다.
- 원하는 위치를 설정하세요. 위의 기본 로컬 파일 위치를 사용하여 템플릿 위치를 정의하는 방법을 안내할 수 있습니다.
- 확인을 클릭하여 변경 사항을 저장하십시오
- 템플릿의 위치가 설정된 상태에서 통합 문서를 내보내되 파일 형식을 템플릿으로 변경합니다. 감동적인 이름을 지정하고 저장하십시오.
- 이제 방금 저장한 템플릿에서 새 통합 문서를 만들 수 있습니다.
- 파일을 클릭한 다음 새로 만들기를 클릭합니다.
- 개인을 선택
- 템플릿을 두 번 클릭하십시오.
데이터 작업을 위한 기본 Excel 공식 및 함수
Excel에 대한 고급 지식이 있든 시작하든 상관없이 기본 수식과 함수를 이해하면 데이터 작업 시간을 절약하고 항목을 정리하는 데 많은 도움이 될 수 있습니다.
수식은 셀에서 실행하는 모든 동적 작업을 나타냅니다. 예를 들어 =B3+B4+B5입니다. 반면에 함수는 =SUM(B3:B5)와 같이 미리 정의된 Excel 수식입니다.
Excel에서 재고를 관리하는 경우 뒷주머니에 다음 공식을 넣고 싶을 것입니다.
- SUM " =SUM(C8:C30)"은 범위의 셀 내용을 집계합니다.
- AVERAGE " =AVERAGE(C8:C30)"은 범위 내 데이터의 평균을 얻습니다.
- COUNT " =COUNT(C8:C30)" 숫자 셀 개수
- COUNTA " =COUNTA(C8:C30)"은 모든 셀 유형을 계산합니다.
- 범위의 최대값과 최소값을 얻으려면 MAX & MIN
- 다루기 힘든 공간을 다루는 TRIM
- IF 는 미리 정해진 로직에 따라 데이터를 정렬하고 싶을 때(예를 들어, 특정 조건이 참이면 다른 작업을 수행)
하이퍼링크된 셀로 작업하여 시간 절약
하이퍼링크는 웹 페이지에서 일반적이지만 Excel에서도 잘 작동합니다. 하이퍼링크 위에 커서를 놓거나 파란색과 밑줄이 있는 스타일 텍스트를 찾아 하이퍼링크를 쉽게 식별할 수 있습니다.
하이퍼링크를 삽입하려면 텍스트가 있는 셀을 선택하거나 그림이나 도형을 선택합니다. Ctrl + K를 클릭하여 하이퍼링크 대화 상자를 시작합니다. 하이퍼링크를 설정하려는 위치로 이동합니다.
다음과 같은 다양한 옵션이 있습니다.
- 기존 파일 또는 웹 페이지
- 이메일 주소
- 현재 문서에 대한 링크
- 연결할 새 문서 만들기
기존 파일이나 웹 페이지에 연결하는 것이 가장 일반적으로 사용되는 하이퍼링크입니다. 예를 들어 전자 상거래 상점 백엔드 또는 Google Analytics 대시보드에 연결합니다.
하이퍼링크 편집 또는 삭제
하이퍼링크를 편집하거나 삭제하려면 하이퍼링크가 있는 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 메뉴에서 원하는 작업을 선택합니다.
또한 텍스트 색상을 편집하는 것과 같은 방식으로 하이퍼링크의 기본 파란색을 편집할 수 있습니다. 재고 관리 컨텍스트에 하이퍼링크를 포함하는 더 많은 사용 사례는 다음과 같습니다.
- 시스템에 보다 전문적인 터치를 제공하기 위해 버튼과 유사한 모양 부착
- 창고 위치 또는 공급업체별로 분리된 대용량 Excel 통합 문서를 상호 연결
- 해당 데이터에 구매 주문서, 추적 정보 또는 기타 관련 문서 첨부
불필요한 데이터 숨기기
Excel 기술이 성장함에 따라 시트도 성장합니다. 필요하지 않은 데이터가 작업 공간을 어지럽히면 산만해질 수 있습니다.
이를 극복하는 과소평가되고 매우 유용한 방법은 단순히 데이터를 숨기는 것입니다. Excel에서 사용하지 않는 섹션을 숨기려면 다음 두 가지 기능이 필요합니다.
- 행 숨기기
- 열 숨기기
마지막으로 사용한 셀의 맨 아래에 있는 행을 선택하여 사용하지 않는 행을 숨깁니다. Ctrl + Shift + 아래쪽 화살표를 눌러 사용하지 않는 모든 행을 강조 표시합니다.
홈 탭의 형식 메뉴에서 드롭다운 화살표를 클릭합니다. 숨기기 및 숨기기 해제 옵션을 선택하고 행 숨기기를 클릭합니다.
첫 번째 빈 열 머리글을 선택하여 사용하지 않는 열을 숨깁니다. Ctrl + Shift + 오른쪽 화살표를 눌러 사용하지 않는 다른 열을 강조 표시합니다.
홈 탭의 형식 메뉴에서 드롭다운 화살표를 클릭합니다. 숨기기 및 숨기기 해제 옵션을 선택하고 열 숨기기를 클릭합니다.
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Excel에서 정렬하기 위한 전문가 팁
알파벳순으로 정렬하는 것이 좋은 시작이지만 1,000개 이상의 데이터 행을 처리하기 시작하면 좀 더 전략적인 정렬 방법이 필요할 것입니다.
번호순으로 정렬
대부분의 재고 관리자는 체계적이고 객관적인 데이터 보기를 제공하기 때문에 숫자 오름차순으로 정렬하는 것을 선호합니다. 게다가 쉽습니다.
정렬 작업은 리본의 데이터 탭에서 수행됩니다.
- 정렬하려는 열을 선택하십시오.
- 데이터 탭으로 이동하여 정렬을 선택합니다.
- 정렬 기준 열 및 순서(가장 작은 것부터 큰 것)를 선택합니다.
- 확인을 클릭하십시오
대화 상자를 열지 않고도 정렬 작업을 수행할 수도 있습니다. 데이터 탭에서 오름차순 명령을 클릭하여 원하는 대로 정렬합니다.
다음은 마음대로 사용할 수 있는 다른 정렬 방법의 몇 가지 예입니다.
색상별 정렬
색상별로 행을 정렬하면 색상을 사용하여 데이터를 쉽게 정렬하고 원하는 인벤토리 정보를 얻을 수 있습니다. 예를 들어, 녹색으로 표시된 모든 셀이 상단(또는 하단)에 표시되도록 결정할 수 있습니다.
이러한 정렬 방법을 쌓으면 데이터 시각화의 완전히 새로운 세계가 열리는 것을 볼 수 있습니다.
여러 열 정렬
Excel에서 작업하는 대부분의 경우 여러 열을 정렬해야 합니다.
대부분의 경우 설정은 다음과 같습니다. 기본 정렬 작업으로 시작한 다음 기본 정렬을 기반으로 하는 보조 정렬입니다.
두 개 이상의 열에 대해 정렬 기능을 계속할 수 있습니다.
항목 범위 정렬
범위의 데이터를 정렬하는 것은 Excel에서 분석의 중요한 부분입니다. 여기에는 알파벳 순서로 항목을 정렬하거나 인벤토리를 가장 높은 것에서 가장 낮은 것으로 정렬하거나 특정 색 구성표에 따라 항목을 정렬하는 것이 포함될 수 있습니다.
항목 범위를 정렬하면 통합 문서의 나머지 부분에 영향을 주지 않고 데이터를 쉽게 시각화하고, 원하는 것을 얻고, 모든 것을 정리하고, 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.
항목 범위를 정렬하려면 정렬할 셀 범위를 선택한 다음 데이터 탭으로 이동하고 정렬을 선택합니다. 정렬 작업 정의를 만들고 확인을 클릭하여 원하는 대로 정렬합니다.
범위 내에서 범위를 정렬할 수는 있지만 권장하지 않습니다. 얻은 결과가 정렬된 범위를 원본 데이터와 연결하지 않고 데이터가 더 이상 정확하지 않기 때문입니다.
모든 정렬에 여러 수준 추가
Excel 작업의 가장 간단한 부분은 하나의 열만 정렬해야 하는 경우입니다. 그러나 대부분의 인벤토리 관리 시나리오에서는 더 많은 작업을 수행해야 합니다.
예를 들어 Region, Sales Rep 및 Sales의 세 열이 있을 수 있습니다. 정렬 작업이 지역 열을 기준으로 수행된 다음 영업 열 기준으로 수행되는 경우 특정 지역에서 영업 담당자의 성과를 결정할 수 있습니다.
어떤 사람들에게는 한 열을 기준으로 데이터를 정렬하는 것이 간단할 수 있지만 여러 수준을 정렬하려면 추가 단계를 수행해야 합니다. 대화 상자를 사용하여 다단계 정렬을 수행할 수 있습니다.
데이터 탭으로 이동하여 정렬을 선택합니다. 대화 상자에서 첫 번째 정렬 작업을 정의하고 수준 추가를 클릭하여 다중 수준 정렬을 수행합니다.
사용자 정의 필터로 더 빠르게 정렬
필터 작업을 사용하여 스프레드시트에서 데이터를 효과적으로 찾고 분석할 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 테이블에 포함된 데이터 열에서 필요한 필수 구성 요소를 분리할 수 있습니다.
반면에 정렬을 사용하면 알파벳 순서, 숫자, 날짜 및 기타 여러 기준에 따라 정렬할 수 있습니다.
데이터 필터링을 선택하면 드롭다운 메뉴가 각 열의 머리글에 적용됩니다. 드롭다운 아이콘을 클릭하면 데이터를 추가로 드릴다운할 수 있는 몇 가지 옵션이 표시됩니다.
결론
Excel은 숙달하는 데 몇 년이 걸릴 수 있는 강력한 도구이지만 재고 관리를 위한 최선의 선택이라고 한다면 거짓말입니다.
비즈니스를 빠르게 성장시키는 데 마음을 정했다면 곧 Excel의 한계에 부딪히게 될 것입니다. 재고 관리를 위해 Microsoft의 상징적인 프로그램을 사용하는 방법에 대해 더 많은 팁을 작성 했지만 간단하고 간단합니다. Excel은 잘 확장되지 않습니다.
미래 지향적인 전자 상거래 비즈니스에는 끊임없이 변화하는 요구 사항을 충족하는 민첩한 소프트웨어 솔루션이 필요합니다. SkuVault는 이러한 요구를 충족하기 위해 존재하므로 비즈니스 소유자가 비즈니스 대신 다시 작업에 복귀할 수 있습니다.
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