L'organisation des données dans Excel peut aider à prévenir les problèmes d'inventaire
Publié: 2022-02-03
Si vous lisez ceci, vous êtes probablement bien conscient de l'importance d'une bonne gestion des stocks dans la croissance de votre entreprise de commerce électronique.
Mais nous comprenons que tout le monde n'est pas prêt à investir dans une plateforme complète de gestion des stocks. Nous devons utiliser les outils à notre disposition, et toute gestion des stocks vaut mieux que rien du tout.
Pour beaucoup, cela signifie utiliser Microsoft Excel comme système de gestion des stocks de fortune.
Excel est l'un des outils les plus populaires pour le suivi des produits. Une utilisation efficace d'Excel nécessite une planification et une organisation appropriées des données pour éviter les problèmes injustifiés.
Excel pourrait être une option raisonnable pour ceux qui recherchent un moyen peu coûteux de gérer leur inventaire. Malgré ses limites, il existe quelques trucs et astuces que vous pouvez intégrer dans vos feuilles de calcul pour les rendre plus dynamiques et interactives.
Notions de base à prendre en compte lors de l'utilisation d'Excel pour la gestion des stocks
Alphabétiser dans Excel
L'alphabétisation dans Excel est la manipulation de données 101. Cette fonctionnalité est utile dans d'innombrables scénarios, tels que l'organisation de listes d'éléments ou de nombres dans l'ordre croissant ou décroissant.
Le moyen le plus simple de classer par ordre alphabétique dans Excel consiste à utiliser la fonction "Trier" située dans l'onglet "Données" du ruban. La fonctionnalité permet de classer par ordre alphabétique les lignes et les colonnes.
Alternativement, vous pouvez également utiliser les raccourcis "Z à A" et "A à Z" pour réorganiser rapidement les cellules lorsque vous avez un petit lot de données.
Tirez le meilleur parti des raccourcis Excel
Bien que les raccourcis clavier puissent ne pas sembler "basiques", nous vous recommandons fortement de les mettre sous vos doigts dès le début. N'importe quel professionnel d'Excel vous dira que moins vous touchez la souris, plus vous serez productif.
Construisez ces habitudes maintenant et vous vous remercierez plus tard. Certains des raccourcis les plus pratiques incluent :
- Ctrl + Barre d'espace - pour sélectionner une colonne
- Ctrl + ' – pour copier depuis la cellule du haut
- Ctrl + 9 - pour masquer la ligne
- Ctrl + 0 - pour masquer la colonne
- Alt + Maj + F1 - pour insérer une nouvelle feuille de calcul
- F2 - accédez à la cellule précédente
- Alt + H + D + R - pour supprimer une ligne
- Alt + = - pour additionner automatiquement les nombres
Excel a plus de raccourcis que ceux-ci qui peuvent s'avérer être un gain de temps considérable. Maîtrisez-les pour avoir une expérience plus simple.
Créer plusieurs feuilles
Parfois, vous pouvez avoir des données complexes ou avoir beaucoup de données couvrant de nombreuses cellules. Pour le rendre moins écrasant, vous pouvez utiliser plusieurs feuilles et les relier si nécessaire.
Lorsque vous stockez vos données sur plusieurs feuilles de calcul, assurez-vous de les étiqueter correctement pour éviter toute confusion. Ce faisant, vous pouvez trouver rapidement les informations que vous recherchez.
Veuillez noter que tout nouveau classeur que vous créez est accompagné d'une feuille de calcul intitulée Sheet1. Vous pouvez renommer cette feuille en cliquant avec le bouton droit sur Sheet1 et en choisissant Renommer dans le menu contextuel.
Cela peut ne pas sembler nécessaire lorsque vous avez deux ou trois feuilles. Mais faites-nous confiance, lorsque vous vous débattez avec une douzaine de feuilles interconnectées (un scénario de gestion des stocks très courant), vous aurez besoin d'une convention de dénomination logique.
Vous pouvez dupliquer le contenu d'une feuille à l'autre à partir du même menu contextuel. Choisissez l'option Déplacer ou Copier dans le menu contextuel. Cochez la case Créer une copie, puis OK.
Pour rendre les choses plus distinctes visuellement, vous pouvez changer la couleur de vos feuilles de calcul. Dans le menu de la feuille de calcul, choisissez Couleur de l'onglet et sélectionnez la couleur souhaitée.
Enregistrer le classeur en tant que modèle
Si vous utilisez fréquemment la même mise en page pour votre classeur, enregistrez-la en tant que modèle afin de ne pas avoir à recommencer à zéro à chaque fois. Vous pouvez utiliser un modèle personnel pour créer le classeur ou télécharger des modèles préexistants à partir de Microsoft Office Online.
Pour enregistrer votre classeur en tant que modèle, définissez l'emplacement des modèles personnels par défaut.
- Cliquez sur Fichier puis sur Options
- Choisissez Enregistrer, puis Emplacement des modèles personnels par défaut
- Définissez l'emplacement que vous préférez. Vous pouvez utiliser l'emplacement de fichier local par défaut ci-dessus pour vous guider dans la définition de l'emplacement des modèles.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications
- Avec l'emplacement du modèle défini, exportez votre classeur mais modifiez son type de fichier en modèle. Donnez-lui un nom qui résonne et enregistrez.
- Vous pouvez maintenant créer de nouveaux classeurs à partir du modèle que vous venez d'enregistrer.
- Cliquez sur Fichier puis sur Nouveau
- Choisissez PERSONNEL
- Double-cliquez sur votre modèle
Formules et fonctions Excel de base pour travailler sur vos données
Que vous ayez une connaissance avancée d'Excel ou que vous débutiez, comprendre les formules et les fonctions de base peut vous faire gagner du temps en travaillant sur des données et en gardant les choses organisées.
Les formules font référence à toute opération dynamique que vous exécutez dans une cellule. Par exemple, =B3+B4+B5. D'autre part, les fonctions sont des formules Excel prédéfinies, telles que =SUM(B3:B5).
Si vous gérez votre inventaire dans Excel, vous voudrez avoir ces formules dans votre poche arrière :
- SUM " =SUM(C8:C30)" agrège le contenu des cellules dans la plage
- MOYENNE " =AVERAGE(C8:C30)" obtient une moyenne des données dans la plage
- COUNT " =COUNT(C8:C30)" compte les cellules numériques
- COUNTA " =COUNTA(C8:C30)" compte tous les types de cellules
- MAX & MIN lorsque vous souhaitez obtenir le nombre maximum et minimum dans une plage
- TRIM pour gérer les espaces indisciplinés
- SI lorsque vous souhaitez trier les données selon une logique prédéterminée (par exemple, SI une certaine condition est vraie, ALORS effectuez une autre action)
Travailler avec des cellules hyperliées pour gagner du temps
Les hyperliens sont courants sur les pages Web, mais ils fonctionnent également très bien dans Excel. Vous pouvez facilement identifier les hyperliens en plaçant votre curseur dessus ou en recherchant le texte de style bleu et souligné.
Pour insérer un lien hypertexte, choisissez la cellule contenant du texte ou sélectionnez une image ou une forme. Cliquez sur Ctrl + K pour lancer la boîte de dialogue du lien hypertexte. Accédez à l'emplacement où vous souhaitez établir un lien hypertexte.
Plusieurs options s'offrent à vous, notamment :
- Fichier ou page Web existant
- Adresse e-mail
- Lien vers le document actuel
- Créer un nouveau document à lier
Le lien vers un fichier ou une page Web existant est le lien hypertexte le plus couramment utilisé. Par exemple, un lien vers le backend de votre boutique de commerce électronique ou le tableau de bord Google Analytics.
Modifier ou supprimer des hyperliens
Pour modifier ou supprimer un lien hypertexte, cliquez avec le bouton droit sur la cellule contenant le lien hypertexte et sélectionnez l'action souhaitée dans le menu.
En outre, vous pouvez modifier la couleur bleue par défaut de votre lien hypertexte de la même manière que vous modifiez la couleur du texte. D'autres cas d'utilisation pour inclure des hyperliens dans un contexte de gestion d'inventaire incluent :
- Attacher des formes qui ressemblent à des boutons pour donner à votre système une touche plus professionnelle
- Interconnexion de grands classeurs Excel, peut-être cloisonnés par emplacement d'entrepôt ou fournisseur
- Joindre des bons de commande, des informations de suivi ou d'autres documents pertinents aux données correspondantes
Masquer les données inutiles
Au fur et à mesure que vos compétences Excel se développeront, vos feuilles augmenteront également. Avoir des données dont vous n'avez pas besoin à portée de main pour encombrer votre espace de travail peut être distrayant.
Un moyen sous-estimé et très utile de surmonter cela consiste simplement à cacher des données. Masquer les sections inutilisées dans votre Excel implique deux fonctions :
- Masquer les lignes
- Masquer les colonnes
Masquez les lignes inutilisées en sélectionnant la ligne au bas de la dernière cellule utilisée. Appuyez sur Ctrl + Maj + Flèche vers le bas pour mettre en surbrillance toutes les lignes inutilisées.
Dans l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche déroulante du menu Format. Choisissez l'option Masquer et afficher et cliquez sur Masquer les lignes.
Masquez les colonnes inutilisées en sélectionnant le premier en-tête de colonne vide. Appuyez sur Ctrl + Maj + Flèche droite pour mettre en surbrillance les autres colonnes inutilisées.
Dans l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche déroulante du menu Format. Choisissez l'option Masquer et afficher et cliquez sur Masquer les colonnes.
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Conseils professionnels pour le tri dans Excel
Trier par ordre alphabétique est un bon début, mais lorsque vous commencez à traiter plus de 1 000 lignes de données, vous aurez besoin de méthodes de tri plus stratégiques.
Trier par ordre numérique
La plupart des gestionnaires d'inventaire préfèrent le tri par ordre numérique croissant car il offre une vue des données organisée et objective. De plus, c'est facile.
L'opération de tri s'effectue depuis l'onglet Données du ruban :
- Choisissez la colonne que vous souhaitez trier
- Accédez à l'onglet Données et choisissez Trier
- Choisissez la colonne Trier par et l'ordre (du plus petit au plus grand)
- Cliquez sur OK
Vous pouvez également effectuer l'opération de tri sans ouvrir la boîte de dialogue. Dans l'onglet Données, cliquez sur la commande ascendante pour trier comme vous le souhaitez.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'autres méthodes de tri à votre disposition.
Trier par couleur
Le classement de vos lignes par couleur vous permet de trier facilement les données à l'aide de couleurs et d'obtenir les informations d'inventaire souhaitées. Par exemple, vous pouvez décider que toute cellule colorée en vert apparaisse en haut (ou en bas).
Vous pouvez voir comment l'empilement de ces méthodes de tri ouvre un tout nouveau monde de visualisation des données.
Trier plusieurs colonnes
La plupart du temps, vous travaillez dans Excel, vous devrez trier plusieurs colonnes.
Dans la plupart des cas, la configuration est la suivante : vous commencez par une opération de tri primaire suivie d'un tri secondaire basé sur le tri primaire.
Vous pouvez continuer avec la fonction de tri sur plus de deux colonnes.
Trier une plage d'éléments
Le tri des données dans une plage est une partie cruciale de l'analyse dans Excel. Cela peut impliquer d'organiser les articles par ordre alphabétique, de trier votre inventaire du plus élevé au plus bas ou d'organiser les articles selon un certain schéma de couleurs.
Lorsque vous triez votre gamme d'éléments, vous pouvez facilement visualiser les données, obtenir ce que vous recherchez, tout organiser et prendre des décisions éclairées sans affecter le reste de votre classeur.
Pour trier une plage d'éléments, choisissez la plage de cellules que vous souhaitez trier, puis passez à l'onglet Données et choisissez Trier. Faites vos définitions d'opération de tri et cliquez sur OK pour trier comme vous le souhaitez.
Veuillez noter que même si vous pouvez trier une plage dans une plage, nous ne le recommandons pas. En effet, les résultats obtenus n'associent pas la plage triée aux données d'origine et les données ne sont plus exactes.
Ajouter plusieurs niveaux à n'importe quel tri
La partie la plus simple du travail avec Excel consiste à trier une seule colonne. Cependant, la plupart des scénarios de gestion des stocks vous feront travailler avec beaucoup plus.
Par exemple, vous pouvez avoir trois colonnes - Région, Représentant commercial et Ventes. Si une opération de tri est effectuée par la colonne Region, puis par Sales Column, vous pouvez déterminer les performances d'un commercial dans des régions particulières.
Alors que le tri des données par une colonne peut être simple pour certaines personnes, le tri sur plusieurs niveaux nécessite que vous preniez des mesures supplémentaires. Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue pour effectuer un tri à plusieurs niveaux.
Accédez à l'onglet Données et choisissez Trier. Définissez la première opération de tri dans la boîte de dialogue et cliquez sur Ajouter un niveau pour obtenir un tri à plusieurs niveaux.
Trier plus rapidement avec des filtres personnalisés
Vous pouvez localiser et analyser efficacement les données dans les feuilles de calcul à l'aide de l'opération de filtrage. Avec cet outil, vous pouvez isoler les composants essentiels dont vous avez besoin dans une colonne de données contenue dans une table.
D'autre part, le tri permet de trier en fonction de l'ordre alphabétique, du numéro, de la date et de nombreux autres critères.
Lorsque vous choisissez de filtrer les données, un menu déroulant s'applique à chacun des en-têtes de votre colonne. Cliquer sur l'icône déroulante révèle plusieurs options pour approfondir les données.
Conclusion
Bien qu'Excel soit un outil puissant qui peut prendre des années à maîtriser, nous mentirions si nous vous disions que c'est le meilleur choix pour la gestion des stocks.
Si vous avez à cœur de développer rapidement votre entreprise, vous vous heurterez bientôt aux limites d'Excel. Nous avons écrit plus de conseils sur l'utilisation du programme emblématique de Microsoft pour la gestion des stocks, mais clair et simple : Excel ne s'adapte pas bien.
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