Excelでデータを整理すると、在庫の問題を防ぐのに役立ちます
公開: 2022-02-03
あなたがこれを読んでいるなら、あなたはおそらくあなたのeコマースビジネスを成長させる上で良い在庫管理の重要性をよく知っているでしょう。
しかし、誰もが本格的な在庫管理プラットフォームに投資する準備ができているわけではないことを私たちは理解しています。 利用可能なツールを使用する必要があり、在庫管理はまったくないよりも優れています。
多くの人にとって、これはMicrosoftExcelをその場しのぎの在庫管理システムとして使用することを意味します。
Excelは、製品を追跡するための最も人気のあるツールの1つです。 Excelを効率的に利用するには、不当な問題を防ぐためにデータを適切に計画および整理する必要があります。
Excelは、在庫を管理するための低コストの方法を探している人にとって合理的なオプションである可能性があります。 その制限にもかかわらず、スプレッドシートをより動的でインタラクティブにするためにスプレッドシートに組み込むことができるいくつかのヒントとコツがあります。
在庫管理にExcelを使用する際に考慮すべき基本事項
Excelでアルファベット順
Excelでのアルファベット順は、データ操作101です。この機能は、アイテムや番号のリストを昇順または降順で整理するなど、数え切れないほどのシナリオで役立ちます。
Excelでアルファベット順に並べ替える最も簡単な方法は、リボンの[データ]タブにある[並べ替え]機能を使用することです。 この機能により、行と列の両方をアルファベット順に並べ替えることができます。
または、「ZからA」および「AからZ」のショートカットを使用して、データのバッチが少ない場合にセルをすばやく並べ替えることもできます。
Excelのショートカットを最大限に活用する
キーボードショートカットは「基本的」ではないように思われるかもしれませんが、早い段階でこれらを手に入れることを強くお勧めします。 Excelのプロなら誰でも、マウスに触れる回数が少ないほど、生産性が上がると言うでしょう。
今すぐこれらの習慣を身に付けてください。後で自分に感謝します。 最も便利なショートカットには、次のものがあります。
- Ctrl +スペースバー–列を選択します
- Ctrl +' –一番上のセルからコピーします
- Ctrl + 9 –行を非表示にします
- Ctrl + 0 –列を非表示にします
- Alt + Shift + F1 –新しいワークシートを挿入します
- F2 –前のセルに移動します
- Alt + H + D + R –行を削除します
- Alt + = —数値を自動合計する
Excelには、これらよりも多くのショートカットがあり、時間を大幅に節約できます。 より簡単な体験をするためにそれらを習得してください。
複数のシートを作成する
複雑なデータがある場合や、多くのセルにまたがる大量のデータがある場合があります。 圧倒されないように、複数のシートを利用して、必要に応じて連結することができます。
データを複数のスプレッドシートに保存するときは、混乱を避けるために適切なラベルを付けてください。 そうすることで、あなたはあなたが探している情報を素早く見つけることができます。
作成する新しいワークブックには、Sheet1というラベルの付いたワークシートが1つ付属していることに注意してください。 Sheet1を右クリックし、コンテキストメニューから[名前の変更]を選択すると、このシートの名前を変更できます。
2、3枚あれば必要ないかもしれません。 ただし、相互にリンクされた1ダースのシート（非常に一般的な在庫管理シナリオ）をラングリングする場合は、論理的な命名規則が必要になります。
同じコンテキストメニューから、あるシートの内容を次のシートに複製できます。 コンテキストメニューから[移動]または[コピー]オプションを選択します。 [コピーを作成]チェックボックスをクリックして、[OK]をクリックします。
物事をより視覚的に区別するために、ワークシートの色を変更できます。 ワークシートメニューから、[タブの色]を選択し、目的の色を選択します。
ブックをテンプレートとして保存する
ブックに同じレイアウトを頻繁に使用する場合は、毎回最初からやり直す必要がないように、それをテンプレートとして保存してください。 個人用テンプレートを使用してワークブックを作成したり、MicrosoftOfficeOnlineから既存のテンプレートをダウンロードしたりできます。
ブックをテンプレートとして保存するには、デフォルトの個人用テンプレートの場所を設定します。
- [ファイル]、[オプション]の順にクリックします
- [保存]、[デフォルトの個人用テンプレートの場所]の順に選択します
- お好みの場所を設定してください。 上記のデフォルトのローカルファイルの場所を使用して、テンプレートの場所を定義する方法をガイドできます。
- [OK]をクリックして変更を保存します
- テンプレートの場所を設定したら、ブックをエクスポートしますが、ファイルタイプをテンプレートに変更します。 共鳴する名前を付けて保存します。
- これで、保存したテンプレートから新しいワークブックを作成できます。
- [ファイル]、[新規]の順にクリックします
- 個人を選択
- テンプレートをダブルクリックします
データを操作するための基本的なExcelの数式と関数
Excelの高度な知識があるか、始めたばかりかに関わらず、基本的な数式と関数を理解することは、データの作業と整理の時間を節約するのに大いに役立ちます。
数式は、セルで実行する動的な操作を指します。 たとえば、= B3 + B4+B5です。 一方、関数は= SUM（B3：B5）などの事前定義されたExcel数式です。
Excelで在庫を管理している場合は、次の数式を後ポケットに入れておく必要があります。
- SUM“ = SUM（C8：C30）”は、範囲内のセルの内容を集約します
- AVERAGE“ = AVERAGE（C8：C30）”は、範囲内のデータの平均を取得します
- COUNT“ = COUNT（C8：C30）”は数値セルをカウントします
- COUNTA“ = COUNTA（C8：C30）”はすべてのセルタイプをカウントします
- 範囲内の最大数と最小数を取得する場合のMAXとMIN
- 手に負えないスペースに対処するためのTRIM
- 所定のロジックに従ってデータをソートする場合（たとえば、特定の条件が真の場合、別のアクションを実行します）
ハイパーリンクされたセルを操作して時間を節約する
ハイパーリンクはWebページでは一般的ですが、Excelでもうまく機能します。 ハイパーリンクの上にカーソルを置くか、青色で下線付きのスタイルのテキストを探すことで、ハイパーリンクを簡単に識別できます。
ハイパーリンクを挿入するには、テキストのあるセルを選択するか、画像または図形を選択します。 Ctrl + Kをクリックして、ハイパーリンクダイアログボックスを起動します。 ハイパーリンクを確立する場所に移動します。
次のようなさまざまなオプションがあります。
- 既存のファイルまたはWebページ
- 電子メールアドレス
- 現在のドキュメントへのリンク
- リンクする新しいドキュメントを作成する
既存のファイルまたはWebページへのリンクは、最も一般的に使用されるハイパーリンクです。 たとえば、eコマースストアのバックエンドやGoogleアナリティクスダッシュボードにリンクします。
ハイパーリンクの編集または削除
ハイパーリンクを編集または削除するには、ハイパーリンクのあるセルを右クリックして、メニューから目的のアクションを選択します。
また、テキストの色を編集するのと同じ方法で、ハイパーリンクのデフォルトの青色を編集できます。 在庫管理コンテキストにハイパーリンクを含めるためのその他のユースケースには、次のものがあります。
- ボタンに似た形状を取り付けて、システムをよりプロフェッショナルなタッチにします
- おそらく倉庫の場所やサプライヤーによってサイロ化された、大きなExcelワークブックの相互リンク
- 対応するデータへの発注書、追跡情報、またはその他の関連文書の添付
不要なデータを隠す
Excelのスキルが上がると、シートも増えます。 ワークスペースを手軽に整理する必要のないデータがあると、気が散ることがあります。
これを克服するための過小評価された非常に便利な方法は、単にデータを隠すことです。 Excelで未使用のセクションを非表示にするには、次の2つの機能があります。
- 行を非表示にする
- 列を非表示にする
最後に使用したセルの下部にある行を選択して、未使用の行を非表示にします。 Ctrl + Shift +下矢印を押して、未使用のすべての行を強調表示します。
[ホーム]タブで、[フォーマット]メニューのドロップダウン矢印をクリックします。 [非表示と再表示]オプションを選択し、[行を非表示]をクリックします。
最初の空の列ヘッダーを選択して、未使用の列を非表示にします。 Ctrl + Shift +右矢印を押して、他の未使用の列を強調表示します。
[ホーム]タブで、[フォーマット]メニューのドロップダウン矢印をクリックします。 [非表示と再表示]オプションを選択し、[列を非表示]をクリックします。
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Excelで並べ替える際のヒント
アルファベット順に並べ替えるのは良いスタートですが、1,000行以上のデータを処理し始めるときは、より戦略的な並べ替え方法が必要になります。
数値順に並べ替える
ほとんどの在庫管理者は、整理された客観的なデータビューを提供するため、番号の昇順で並べ替えることを好みます。 さらに、それは簡単です。
並べ替え操作は、リボンの[データ]タブから実行されます。
- 並べ替える列を選択します
- [データ]タブに移動し、[並べ替え]を選択します
- [並べ替え]列と順序（最小から最大）を選択します
- [OK]をクリックします
ダイアログボックスを開かずに並べ替え操作を実行することもできます。 [データ]タブで、昇順コマンドをクリックして、必要に応じて並べ替えます。
以下は、自由に使用できる他の並べ替え方法の例です。
色で並べ替え
行を色で並べ替えると、色を使用してデータを簡単に並べ替え、必要な在庫情報を取得できます。 たとえば、緑色で色付けされたセルを上（または下）に表示するように決定できます。
これらの並べ替え方法を積み重ねることで、データ視覚化のまったく新しい世界がどのように開かれるかがわかります。
複数の列を並べ替える
ほとんどの場合、Excelで作業するには、複数の列を並べ替える必要があります。
ほとんどの場合、セットアップは次のとおりです。プライマリソート操作から開始し、次にプライマリソートに基づくセカンダリソートを実行します。
ソート機能を2列以上に続けることができます。
アイテムの範囲を並べ替える
範囲内のデータの並べ替えは、Excelでの分析の重要な部分です。 これには、アイテムをアルファベット順に並べたり、在庫を高いものから低いものに並べ替えたり、特定の配色ごとにアイテムを並べたりすることが含まれます。
アイテムの範囲を並べ替えると、データを簡単に視覚化し、探しているものを取得し、すべてを整理し、他のブックに影響を与えることなく情報に基づいた決定を行うことができます。
アイテムの範囲を並べ替えるには、並べ替えるセル範囲を選択してから、[データ]タブに移動して[並べ替え]を選択します。 並べ替え操作の定義を作成し、[OK]をクリックして必要に応じて並べ替えます。
範囲内で範囲を並べ替えることはできますが、お勧めしませんのでご注意ください。 これは、取得された結果が並べ替えられた範囲を元のデータに関連付けておらず、データが正確でなくなったためです。
任意の並べ替えに複数のレベルを追加
Excelでの作業の最も簡単な部分は、1つの列だけを並べ替える必要がある場合です。 ただし、ほとんどの在庫管理シナリオでは、さらに多くのシナリオで作業する必要があります。
たとえば、Region、Sales Rep、Salesの3つの列があるとします。 ソート操作が[地域]列で実行され、次に[販売]列で実行される場合、特定の地域での営業担当者のパフォーマンスを判断できます。
1つの列でデータを並べ替えるのは簡単な人もいますが、複数のレベルで並べ替えるには、追加の手順を実行する必要があります。 ダイアログボックスを使用して、複数レベルの並べ替えを実行できます。
[データ]タブに移動し、[並べ替え]を選択します。 ダイアログボックスから最初の並べ替え操作を定義し、[レベルの追加]をクリックして、複数レベルの並べ替えを実行します。
カスタムフィルターを使用した高速ソート
フィルタ操作を使用して、スプレッドシート内のデータを効果的に見つけて分析できます。 このツールを使用すると、テーブルに含まれるデータの列で必要な重要なコンポーネントを分離できます。
一方、並べ替えを使用すると、アルファベット順、番号、日付、およびその他の多くの基準に基づいて並べ替えることができます。
データのフィルタリングを選択すると、ドロップダウンメニューが各列の見出しに適用されます。 ドロップダウンアイコンをクリックすると、データをさらにドリルダウンするためのいくつかのオプションが表示されます。
結論
Excelは習得するのに何年もかかる強力なツールですが、在庫管理に最適だと言ったら嘘をつきます。
ビジネスを迅速に成長させることに心を決めている場合は、すぐにExcelの制限にぶつかることになります。 在庫管理にMicrosoftの象徴的なプログラムを使用するためのヒントをさらに作成しましたが、わかりやすくシンプルです。Excelは適切に拡張できません。
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