L'organizzazione dei dati in Excel può aiutare a prevenire problemi di inventario
Pubblicato: 2022-02-03
Se stai leggendo questo, probabilmente sei ben consapevole dell'importanza di una buona gestione dell'inventario per far crescere la tua attività di eCommerce.
Ma comprendiamo che non tutti sono pronti a investire in una piattaforma di gestione dell'inventario in piena regola. Dobbiamo utilizzare gli strumenti a nostra disposizione e qualsiasi gestione dell'inventario è meglio di niente.
Per molti, questo significa utilizzare Microsoft Excel come sistema di gestione dell'inventario improvvisato.
Excel è uno degli strumenti più popolari per il monitoraggio dei prodotti. L'utilizzo efficiente di Excel richiede un'adeguata pianificazione e organizzazione dei dati per prevenire problemi ingiustificati.
Excel potrebbe essere un'opzione ragionevole per coloro che cercano un modo a basso costo per gestire il proprio inventario. Nonostante i suoi limiti, ci sono alcuni suggerimenti e trucchi che puoi incorporare nei tuoi fogli di calcolo per renderli più dinamici e interattivi.
Nozioni di base da considerare quando si utilizza Excel per la gestione dell'inventario
Alfabeti in Excel
L'alfabetizzazione in Excel è la manipolazione dei dati 101. La funzione è utile in innumerevoli scenari, come l'organizzazione di elenchi di elementi o numeri in ordine crescente o decrescente.
Il modo più semplice per eseguire l'alfabetizzazione in Excel è utilizzare la funzione "Ordina" situata nella scheda "Dati" della barra multifunzione. La funzione rende possibile l'alfabetizzazione sia di righe che di colonne.
In alternativa, puoi anche utilizzare le scorciatoie "dalla Z alla A" e "dalla A alla Z" per riordinare rapidamente le celle quando hai un piccolo batch di dati.
Ottieni il massimo dalle scorciatoie di Excel
Sebbene le scorciatoie da tastiera potrebbero non sembrare "di base", ti consigliamo vivamente di metterle sotto le dita all'inizio. Qualsiasi professionista di Excel ti dirà che meno tocchi il mouse, più produttivo sarai.
Costruisci queste abitudini ora e ti ringrazierai più tardi. Alcune delle scorciatoie più utili includono:
- Ctrl + barra spaziatrice – per selezionare una colonna
- Ctrl + ' – per copiare dalla cella in alto
- Ctrl + 9 – per nascondere la riga
- Ctrl + 0 – per nascondere la colonna
- Alt + Maiusc + F1 – per inserire un nuovo foglio di lavoro
- F2 : vai alla cella successiva
- Alt + H + D + R – per eliminare una riga
- Alt + = — per sommare automaticamente i numeri
Excel ha più scorciatoie di queste che possono rivelarsi un ottimo risparmio di tempo. Padroneggiali per vivere un'esperienza più semplice.
Crea diversi fogli
A volte potresti avere dati complessi o avere molti dati che si estendono su molte celle. Per renderlo meno opprimente, puoi utilizzare più fogli e collegarli se necessario.
Mentre memorizzi i tuoi dati su più fogli di lavoro, assicurati di etichettarli correttamente per evitare confusione. Così facendo, puoi trovare rapidamente le informazioni che stai cercando.
Tieni presente che qualsiasi nuova cartella di lavoro creata viene fornita con un foglio di lavoro denominato Foglio1. Puoi rinominare questo foglio facendo clic con il pulsante destro del mouse su Foglio1 e scegliendo Rinomina dal menu contestuale.
Potrebbe non sembrare necessario quando hai due o tre fogli. Ma fidati di noi, quando stai litigando con una dozzina di fogli interconnessi (uno scenario di gestione dell'inventario molto comune), ti servirà una convenzione di denominazione logica.
Puoi duplicare il contenuto di un foglio al successivo dallo stesso menu contestuale. Scegli l'opzione Sposta o Copia dal menu contestuale. Fare clic sulla casella di controllo Crea una copia, quindi su OK.
Per rendere le cose più visivamente distinte, puoi cambiare il colore dei tuoi fogli di lavoro. Dal menu del foglio di lavoro, scegli Colore scheda e seleziona il colore desiderato.
Salva la cartella di lavoro come modello
Se utilizzi spesso lo stesso layout per la cartella di lavoro, salvalo come modello in modo da non dover ricominciare da capo ogni volta. È possibile utilizzare un modello personale per creare la cartella di lavoro o scaricare modelli preesistenti da Microsoft Office Online.
Per salvare la cartella di lavoro come modello, imposta la posizione predefinita dei modelli personali.
- Fare clic su File e poi su Opzioni
- Scegli Salva e poi Posizione predefinita dei modelli personali
- Imposta la posizione che preferisci. È possibile utilizzare la posizione del file locale predefinita sopra per guidare come definire la posizione per i modelli.
- Fare clic su OK per salvare le modifiche
- Con la posizione del modello impostata, esporta la cartella di lavoro ma cambia il tipo di file in Modello. Dagli un nome risonante e salva.
- Ora puoi creare nuove cartelle di lavoro dal modello che hai appena salvato.
- Fare clic su File e poi su Nuovo
- Scegli PERSONALE
- Fare doppio clic sul modello
Formule e funzioni di base di Excel per lavorare sui tuoi dati
Indipendentemente dal fatto che tu abbia una conoscenza avanzata di Excel o un principiante, la comprensione delle formule e delle funzioni di base può fare molto per farti risparmiare tempo lavorando sui dati e mantenendo le cose organizzate.
Le formule si riferiscono a qualsiasi operazione dinamica eseguita in una cella. Ad esempio, =B3+B4+B5. D'altra parte, le funzioni sono formule di Excel predefinite, come =SOMMA(B3:B5).
Se gestisci il tuo inventario in Excel, ti consigliamo di avere queste formule in tasca:
- SUM “ =SUM(C8:C30)” aggrega il contenuto della cella nell'intervallo
- AVERAGE “ =AVERAGE(C8:C30)” ottiene una media dei dati nell'intervallo
- COUNT “ =COUNT(C8:C30)” conta le celle numeriche
- COUNTA “ =COUNTA(C8:C30)” conta tutti i tipi di celle
- MAX & MIN quando vuoi ottenere il numero massimo e minimo in un intervallo
- TRIM per affrontare gli spazi indisciplinati
- SE quando si desidera ordinare i dati secondo una logica predeterminata (ad esempio, SE una determinata condizione è vera, ALLORA eseguire un'altra azione)
Lavora con le celle con collegamento ipertestuale per risparmiare tempo
I collegamenti ipertestuali sono comuni nelle pagine Web, ma funzionano benissimo anche in Excel. Puoi facilmente identificare i collegamenti ipertestuali posizionando il cursore su di essi o cercando il testo in stile blu e sottolineato.
Per inserire un collegamento ipertestuale, scegli la cella con il testo o seleziona un'immagine o una forma. Fare clic su Ctrl + K per avviare la finestra di dialogo del collegamento ipertestuale. Passare alla posizione in cui si desidera stabilire un collegamento ipertestuale.
Avrai varie opzioni, tra cui:
- File o pagina Web esistente
- Indirizzo e-mail
- Collegamento al documento corrente
- Crea un nuovo documento a cui collegarti
Il collegamento a un file o a una pagina Web esistente è il collegamento ipertestuale più comunemente utilizzato. Ad esempio, collegandoti al back-end del tuo negozio eCommerce o alla dashboard di Google Analytics.
Modifica o eliminazione di collegamenti ipertestuali
Per modificare o eliminare un collegamento ipertestuale, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella con collegamento ipertestuale e selezionare l'azione desiderata dal menu.
Inoltre, puoi modificare il colore blu predefinito del tuo collegamento ipertestuale nello stesso modo in cui modifichi il colore del testo. Altri casi d'uso per l'inclusione di collegamenti ipertestuali in un contesto di gestione dell'inventario includono:
- Attaccare forme che assomigliano a pulsanti per dare al tuo sistema un tocco più professionale
- Cartelle di lavoro Excel di grandi dimensioni interconnesse, magari messe in silos per posizione del magazzino o fornitore
- Allegare ordini di acquisto, informazioni di tracciamento o altri documenti rilevanti ai dati corrispondenti
Nascondere i dati non necessari
Man mano che le tue abilità in Excel crescono, aumenteranno anche i tuoi fogli. Avere dati che non ti servono a portata di mano ingombrando il tuo spazio di lavoro può distrarre.
Un modo sottovalutato e molto utile per superare questo problema è semplicemente nascondere i dati. Nascondere le sezioni inutilizzate in Excel implica due funzioni:
- Nascondi righe
- Nascondi colonne
Nascondi le righe non utilizzate selezionando la riga nella parte inferiore dell'ultima cella utilizzata. Premi Ctrl + Maiusc + Freccia giù per evidenziare tutte le righe non utilizzate.
Dalla scheda Home, fai clic sulla freccia a discesa nel menu Formato. Scegli l'opzione Nascondi e mostra e fai clic su Nascondi righe.
Nascondi le colonne non utilizzate selezionando la prima intestazione di colonna vuota. Premi Ctrl + Maiusc + Freccia destra per evidenziare le altre colonne non utilizzate.
Dalla scheda Home, fai clic sulla freccia a discesa nel menu Formato. Scegli l'opzione Nascondi e mostra e fai clic su Nascondi colonne.
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Suggerimenti per l'ordinamento in Excel
L'ordinamento alfabetico è un buon inizio, ma quando inizi a gestire oltre 1.000 righe di dati, ti serviranno alcuni modi più strategici per ordinare.
Ordina in ordine numerico
La maggior parte dei gestori dell'inventario preferisce l'ordinamento in ordine numerico crescente perché offre una visualizzazione dei dati organizzata e oggettiva. Inoltre, è facile.
L'operazione di ordinamento viene eseguita dalla scheda Dati della barra multifunzione:
- Scegli la colonna che desideri ordinare
- Passa alla scheda Dati e scegli Ordina
- Scegli la colonna Ordina per e l'ordine (dal più piccolo al più grande)
- Fare clic su OK
È inoltre possibile eseguire l'operazione di ordinamento senza aprire la finestra di dialogo. Nella scheda Dati, fare clic sul comando ascendente per ordinare come desiderato.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di altri metodi di ordinamento a tua disposizione.
Ordina per colore
Ordinare le righe per colore ti consente di ordinare facilmente i dati utilizzando il colore e ottenere le informazioni di inventario desiderate. Ad esempio, puoi decidere che qualsiasi cella colorata in verde appaia in alto (o in basso).
Puoi vedere come impilare questi metodi di ordinamento apra un mondo completamente nuovo di visualizzazione dei dati.
Ordina più colonne
La maggior parte delle volte che lavori in Excel ti richiederà di ordinare più colonne.
Nella maggior parte dei casi, l'impostazione è la seguente: si inizia con un'operazione di ordinamento principale seguita da un ordinamento secondario basato sull'ordinamento primario.
Puoi continuare con la funzione di ordinamento su più di due colonne.
Ordina un intervallo di elementi
L'ordinamento dei dati in un intervallo è una parte cruciale dell'analisi in Excel. Potrebbe comportare la disposizione degli articoli in ordine alfabetico, l'ordinamento dell'inventario dal più alto al più basso o la disposizione degli articoli in base a una determinata combinazione di colori.
Quando ordini la tua gamma di articoli, puoi facilmente visualizzare i dati, ottenere ciò che stai cercando, mantenere tutto organizzato e prendere decisioni informate senza influire sul resto della cartella di lavoro.
Per ordinare un intervallo di elementi, scegli l'intervallo di celle che desideri ordinare, quindi passa alla scheda Dati e scegli Ordina. Crea le definizioni dell'operazione di ordinamento e fai clic su OK per ordinare come desiderato.
Tieni presente che, anche se puoi ordinare un intervallo all'interno di un intervallo, non lo consigliamo. Questo perché i risultati ottenuti non associano l'intervallo ordinato ai dati originali e i dati non sono più accurati.
Aggiungi più livelli a qualsiasi tipo
La parte più semplice del lavoro con Excel è quando devi ordinare solo una colonna. Tuttavia, la maggior parte degli scenari di gestione dell'inventario ti farà lavorare con molti altri.
Ad esempio, potresti avere tre colonne: Regione, Rappresentante di vendita e Vendite. Se un'operazione di ordinamento viene eseguita dalla colonna Regione, quindi da Colonna vendite, è possibile determinare le prestazioni di un rappresentante di vendita in determinate regioni.
Mentre l'ordinamento dei dati in base a una colonna può essere semplice per alcune persone, l'ordinamento di più livelli richiede l'esecuzione di passaggi aggiuntivi. È possibile utilizzare la finestra di dialogo per ottenere l'ordinamento a più livelli.
Passa alla scheda Dati e scegli Ordina. Definire la prima operazione di ordinamento dalla finestra di dialogo e fare clic su Aggiungi livello per ottenere l'ordinamento a più livelli.
Ordinamento più veloce con filtri personalizzati
È possibile individuare e analizzare in modo efficace i dati nei fogli di calcolo utilizzando l'operazione di filtro. Con questo strumento puoi isolare i componenti essenziali di cui hai bisogno in una colonna di dati contenuta in una tabella.
D'altra parte, l'ordinamento consente di ordinare in base all'ordine alfabetico, al numero, alla data e a molti altri criteri.
Quando scegli di filtrare i dati, un menu a discesa si applica a ciascuna delle intestazioni della colonna. Facendo clic sull'icona a discesa vengono visualizzate diverse opzioni per approfondire ulteriormente i dati.
Conclusione
Sebbene Excel sia uno strumento potente che può richiedere anni per essere padroneggiato, mentiremmo se ti dicessimo che è la scelta migliore per la gestione dell'inventario.
Se hai deciso di far crescere rapidamente la tua attività, ti imbatterai presto nei limiti di Excel. Abbiamo scritto altri suggerimenti sull'utilizzo dell'iconico programma Microsoft per la gestione dell'inventario, ma in modo chiaro e semplice: Excel non si adatta bene.
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