Mengatur Data di Excel Dapat Membantu Mencegah Masalah Inventaris
Diterbitkan: 2022-02-03
Jika Anda membaca ini, Anda mungkin sangat menyadari pentingnya manajemen inventaris yang baik dalam mengembangkan bisnis eCommerce Anda.
Tetapi kami memahami bahwa tidak semua orang siap untuk berinvestasi dalam platform manajemen inventaris yang lengkap. Kami harus menggunakan alat yang tersedia bagi kami, dan manajemen inventaris apa pun lebih baik daripada tidak sama sekali.
Bagi banyak orang, ini berarti menggunakan Microsoft Excel sebagai sistem manajemen inventaris darurat.
Excel adalah salah satu alat paling populer untuk melacak produk. Pemanfaatan Excel yang efisien membutuhkan perencanaan dan pengorganisasian data yang tepat untuk mencegah masalah yang tidak beralasan.
Excel bisa menjadi pilihan yang masuk akal bagi mereka yang mencari cara berbiaya rendah untuk mengelola inventaris mereka. Terlepas dari keterbatasannya, ada beberapa tip dan trik yang dapat Anda masukkan ke dalam spreadsheet agar lebih dinamis dan interaktif.
Dasar-dasar yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menggunakan Excel untuk Manajemen Inventaris
Abjad di Excel
Abjad di Excel adalah manipulasi data 101. Fitur ini berguna dalam skenario yang tak terhitung jumlahnya, seperti mengatur daftar item atau angka dalam urutan menaik atau menurun.
Cara paling mudah untuk menyusun abjad di Excel adalah dengan menggunakan fitur "Urutkan" yang terletak di tab "Data" pada pita. Fitur ini memungkinkan untuk mengurutkan baris dan kolom menurut abjad.
Atau, Anda juga dapat menggunakan pintasan "Z ke A" dan "A ke Z" untuk menyusun ulang sel dengan cepat saat Anda memiliki sejumlah kecil data.
Maksimalkan Pintasan Excel
Meskipun pintasan keyboard mungkin tidak tampak “dasar”, kami sangat menyarankan untuk menggunakannya sejak dini. Excel pro mana pun akan memberi tahu Anda bahwa semakin sedikit Anda menyentuh mouse, semakin produktif Anda.
Bangun kebiasaan ini sekarang, dan Anda akan berterima kasih pada diri sendiri nanti. Beberapa pintasan paling praktis meliputi:
- Ctrl + Spasi – untuk memilih kolom
- Ctrl + ' – untuk menyalin dari sel atas
- Ctrl + 9 – untuk menyembunyikan baris
- Ctrl + 0 – untuk menyembunyikan kolom
- Alt + Shift + F1 – untuk menyisipkan lembar kerja baru
- F2 – arahkan ke sel selanjutnya
- Alt + H + D + R – untuk menghapus baris
- Alt + = — untuk menjumlahkan angka secara otomatis
Excel memiliki lebih banyak pintasan daripada ini yang terbukti menjadi penghemat waktu yang hebat. Kuasai mereka untuk mendapatkan pengalaman yang lebih sederhana.
Buat Beberapa Lembar
Terkadang Anda mungkin memiliki data yang kompleks atau memiliki banyak data yang mencakup banyak sel. Untuk membuatnya terasa lebih ringan, Anda dapat menggunakan beberapa lembar dan menghubungkannya sesuai kebutuhan.
Saat Anda menyimpan data Anda di beberapa spreadsheet, pastikan untuk memberi label dengan benar untuk menghindari kebingungan. Dengan begitu, Anda dapat dengan cepat menemukan informasi yang Anda cari.
Harap dicatat bahwa setiap buku kerja baru yang Anda buat dilengkapi dengan satu lembar kerja berlabel Sheet1. Anda dapat mengganti nama sheet ini dengan mengklik kanan pada Sheet1 dan memilih Rename dari menu konteks.
Tampaknya tidak perlu ketika Anda memiliki dua atau tiga lembar. Tapi percayalah pada kami, ketika Anda memperdebatkan selusin lembar yang saling terkait (skenario manajemen inventaris yang sangat umum), Anda akan menginginkan konvensi penamaan yang logis.
Anda dapat menduplikasi konten dari satu lembar ke lembar berikutnya dari menu konteks yang sama. Pilih opsi Pindahkan atau Salin dari menu konteks. Klik kotak centang Buat salinan, lalu OK.
Untuk membuat sesuatu lebih menonjol secara visual, Anda dapat mengubah warna lembar kerja Anda. Dari menu lembar kerja, pilih Tab Color dan pilih warna yang diinginkan.
Simpan Buku Kerja sebagai Template
Jika Anda sering menggunakan tata letak yang sama untuk buku kerja Anda, simpan sebagai templat sehingga Anda tidak harus memulai dari awal setiap saat. Anda dapat menggunakan templat pribadi untuk membuat buku kerja atau mengunduh templat yang sudah ada sebelumnya dari Microsoft Office Online.
Untuk menyimpan buku kerja Anda sebagai templat, atur lokasi templat pribadi default.
- Klik File dan kemudian Opsi
- Pilih Simpan dan kemudian Lokasi templat pribadi default
- Tetapkan lokasi yang Anda inginkan. Anda dapat menggunakan Lokasi file lokal default di atas untuk memandu cara menentukan lokasi untuk template.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan
- Dengan set lokasi Templat, ekspor buku kerja Anda tetapi ubah jenis filenya menjadi Templat. Beri nama yang beresonansi dan simpan.
- Anda sekarang dapat membuat buku kerja baru dari Templat yang baru saja Anda simpan.
- Klik File dan kemudian Baru
- Pilih PRIBADI
- Klik dua kali pada Template Anda
Rumus dan Fungsi Excel Dasar untuk Mengerjakan Data Anda
Baik Anda memiliki pengetahuan lanjutan tentang Excel atau memulai, memahami rumus dan fungsi dasar dapat sangat menghemat waktu Anda mengerjakan data dan menjaga semuanya tetap teratur.
Rumus merujuk ke operasi dinamis apa pun yang Anda jalankan dalam sel. Misalnya, =B3+B4+B5. Di sisi lain, fungsi adalah rumus Excel yang telah ditentukan sebelumnya, seperti =SUM(B3:B5).
Jika Anda mengelola inventaris Anda di Excel, Anda pasti ingin memiliki rumus ini di saku belakang Anda:
- SUM “ =SUM(C8:C30)” menggabungkan konten sel dalam rentang
- RATA-RATA “ =AVERAGE(C8:C30)” mendapatkan rata-rata data dalam rentang
- COUNT “ =COUNT(C8:C30)” menghitung sel numerik
- COUNTA “ =COUNTA(C8:C30)” menghitung semua jenis sel
- MAX & MIN ketika Anda ingin mendapatkan jumlah maksimum dan minimum dalam suatu rentang
- TRIM untuk menangani ruang yang sulit diatur
- JIKA ketika Anda ingin mengurutkan data sesuai logika yang telah ditentukan (misalnya, JIKA kondisi tertentu benar, MAKA lakukan tindakan lain)
Bekerja Dengan Sel Hyperlink untuk Menghemat Waktu
Hyperlink umum di halaman web, tetapi mereka juga berfungsi dengan baik di Excel. Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi hyperlink dengan menempatkan kursor di atasnya atau mencari teks bergaya biru dan bergaris bawah.
Untuk menyisipkan hyperlink, pilih sel dengan teks atau pilih gambar atau bentuk. Klik Ctrl + K untuk meluncurkan kotak Dialog hyperlink. Arahkan ke lokasi di mana Anda ingin membuat hyperlink.
Anda akan memiliki berbagai opsi, termasuk:
- File atau halaman web yang ada
- Alamat email
- Tautan ke dokumen saat ini
- Buat dokumen baru untuk ditautkan
Menautkan ke file atau halaman web yang ada adalah hyperlink yang paling umum digunakan. Misalnya, menautkan ke backend toko eCommerce Anda atau dasbor Google Analytics.
Mengedit atau menghapus hyperlink
Untuk mengedit atau menghapus hyperlink, klik kanan pada sel dengan hyperlink dan pilih tindakan yang diinginkan dari menu.
Selain itu, Anda dapat mengedit warna biru default hyperlink Anda dengan cara yang sama seperti Anda mengedit warna teks. Lebih banyak kasus penggunaan untuk menyertakan hyperlink dalam konteks manajemen inventaris meliputi:
- Melampirkan bentuk yang menyerupai tombol untuk memberikan sentuhan yang lebih profesional pada sistem Anda
- Menghubungkan buku kerja Excel besar, mungkin dibatasi oleh lokasi gudang atau pemasok
- Melampirkan pesanan pembelian, informasi pelacakan, atau dokumen lain yang relevan ke data terkait
Menyembunyikan Data yang Tidak Perlu
Saat keterampilan Excel Anda tumbuh, begitu juga lembar Anda. Memiliki data yang tidak Anda butuhkan mengacaukan ruang kerja Anda dapat mengganggu.
Cara yang diremehkan dan sangat berguna untuk mengatasinya adalah dengan menyembunyikan data. Menyembunyikan bagian yang tidak digunakan di Excel Anda melibatkan dua fungsi:
- Sembunyikan baris
- Sembunyikan kolom
Sembunyikan baris yang tidak digunakan dengan memilih baris di bagian bawah sel yang terakhir digunakan. Tekan Ctrl + Shift + Panah Bawah untuk menyorot semua baris yang tidak digunakan.
Dari tab Beranda, klik panah tarik-turun pada menu Format. Pilih opsi Sembunyikan & Perlihatkan dan klik Sembunyikan Baris.
Sembunyikan kolom yang tidak digunakan dengan memilih tajuk kolom kosong pertama. Tekan Ctrl + Shift + Panah Kanan untuk menyorot kolom lain yang tidak digunakan.
Dari tab Beranda, klik panah tarik-turun pada menu Format. Pilih opsi Hide & Unhide dan klik Hide Columns.
Tumbuh Lebih Cepat
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang SkuVault, perangkat lunak manajemen inventaris paling intuitif di dunia, cukup lengkapi formulirnya.
Pro-tips untuk Mengurutkan di Excel
Mengurutkan menurut abjad adalah awal yang baik, tetapi ketika Anda mulai berurusan dengan 1.000+ baris data, Anda memerlukan beberapa cara yang lebih strategis untuk menyortir.
Urutkan dalam Urutan Numerik
Sebagian besar manajer inventaris lebih suka menyortir dalam urutan numerik menaik karena menawarkan tampilan data yang terorganisir dan objektif. Selain itu, mudah.
Operasi pengurutan dilakukan dari tab Data pada pita:
- Pilih kolom yang ingin Anda urutkan
- Arahkan ke tab Data dan pilih Urutkan
- Pilih kolom Urutkan menurut dan urutannya (terkecil hingga terbesar)
- Klik Oke
Anda juga dapat melakukan operasi pengurutan tanpa membuka kotak Dialog. Saat berada di tab Data, klik perintah ascending untuk mengurutkan sesuai keinginan.
Berikut adalah beberapa contoh metode penyortiran lain yang Anda inginkan.
Urutkan berdasarkan Warna
Memesan baris menurut warna memungkinkan Anda mengurutkan data dengan mudah menggunakan warna dan mendapatkan informasi inventaris yang Anda inginkan. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa sel apa pun yang berwarna hijau akan muncul di atas (atau di bawah).
Anda dapat melihat bagaimana menumpuk metode penyortiran ini membuka dunia visualisasi data yang sama sekali baru.
Urutkan Beberapa Kolom
Sebagian besar waktu Anda bekerja di Excel akan mengharuskan Anda untuk mengurutkan beberapa kolom.
Dalam kebanyakan kasus, penyiapannya adalah sebagai berikut: Anda memulai dengan operasi pengurutan utama diikuti oleh pengurutan sekunder berdasarkan pengurutan utama.
Anda dapat melanjutkan dengan fungsi sortir ke lebih dari dua kolom.
Urutkan Rentang Item
Menyortir data dalam rentang adalah bagian penting dari analisis di Excel. Ini bisa melibatkan mengatur item dalam urutan abjad, menyortir inventaris Anda dari yang tertinggi ke terendah, atau mengatur item per skema warna tertentu.
Saat Anda mengurutkan rentang item, Anda dapat dengan mudah memvisualisasikan data, mendapatkan apa yang Anda cari, menjaga semuanya tetap teratur, dan membuat keputusan yang tepat tanpa memengaruhi sisa buku kerja Anda.
Untuk mengurutkan rentang item, pilih rentang sel yang ingin Anda urutkan, lalu pindah ke tab Data dan pilih Urutkan. Buat definisi operasi sortir Anda dan klik OK untuk mengurutkan sesuai keinginan.
Harap perhatikan bahwa meskipun Anda dapat mengurutkan rentang dalam rentang, kami tidak merekomendasikannya. Itu karena hasil yang diperoleh tidak mengaitkan rentang yang diurutkan dengan data asli, dan data tidak lagi akurat.
Tambahkan Beberapa Level ke Semua Jenis
Bagian paling sederhana dari bekerja dengan Excel adalah ketika Anda harus mengurutkan hanya satu kolom. Namun, sebagian besar skenario manajemen inventaris akan membuat Anda bekerja dengan lebih banyak lagi.
Misalnya, Anda mungkin memiliki tiga kolom – Wilayah, Perwakilan Penjualan, dan Penjualan. Jika operasi pengurutan dilakukan oleh kolom Wilayah, maka dengan Kolom Penjualan, Anda dapat menentukan kinerja perwakilan penjualan di wilayah tertentu.
Sementara mengurutkan data menurut satu kolom mungkin mudah bagi sebagian orang, mengurutkan beberapa tingkat mengharuskan Anda mengambil langkah tambahan. Anda dapat menggunakan kotak Dialog untuk mencapai penyortiran beberapa tingkat.
Arahkan ke tab Data dan pilih Urutkan. Tentukan operasi pengurutan pertama dari kotak Dialog dan klik Tambah Level untuk mencapai penyortiran beberapa level.
Menyortir Lebih Cepat Dengan Filter Khusus
Anda dapat secara efektif menemukan dan menganalisis data dalam spreadsheet menggunakan operasi filter. Dengan alat ini, Anda dapat mengisolasi komponen penting yang Anda butuhkan dalam kolom data yang terdapat dalam tabel.
Di sisi lain, pengurutan memungkinkan pengurutan berdasarkan urutan abjad, nomor, tanggal, dan banyak kriteria lainnya.
Saat Anda memilih untuk memfilter data, menu tarik-turun berlaku untuk setiap judul kolom Anda. Mengklik ikon tarik-turun mengungkapkan beberapa opsi untuk menelusuri data lebih lanjut.
Kesimpulan
Meskipun Excel adalah alat canggih yang dapat membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk dikuasai, kami berbohong jika kami memberi tahu Anda bahwa itu adalah pilihan terbaik untuk manajemen inventaris.
Jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda dengan cepat, Anda akan segera menghadapi keterbatasan Excel. Kami telah menulis lebih banyak tip tentang penggunaan program ikonik Microsoft untuk manajemen inventaris, tetapi sederhana dan sederhana: Excel tidak dapat diskalakan dengan baik.
Bisnis eCommerce yang berpikiran maju membutuhkan solusi perangkat lunak gesit yang mengikuti tuntutan yang terus berubah. SkuVault hadir untuk melayani kebutuhan itu sehingga pemilik bisnis dapat kembali mengerjakan bisnis mereka alih-alih di dalamnya.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang SkuVault, klik tautan untuk menjadwalkan demo hari ini. Atau, jika Anda baru, berlangganan blog kami untuk artikel yang lebih mendalam tentang manajemen inventaris, eCommerce, dan logistik.