在 Excel 中組織數據有助於防止庫存問題

已發表: 2022-02-03

在excel中組織數據

如果您正在閱讀本文，您可能很清楚良好的庫存管理對於發展電子商務業務的重要性。

但我們知道，並不是每個人都準備好投資一個成熟的庫存管理平台。 我們必須使用可用的工具，任何庫存管理總比沒有好。

對於許多人來說，這意味著使用 Microsoft Excel 作為臨時庫存管理系統。

Excel 是最流行的產品跟踪工具之一。 有效利用 Excel 需要正確規劃和組織數據，以防止出現不必要的問題。

對於那些尋求低成本管理庫存方式的人來說，Excel 可能是一個合理的選擇。 儘管有其局限性，但您可以將一些提示和技巧合併到電子表格中，以使它們更具動態性和交互性。

使用 Excel 進行庫存管理時要考慮的基礎知識

在 Excel 中按字母順序排列

Excel 中的字母排序是數據操作 101。該功能在無數場景中派上用場，例如按升序或降序組織項目或數字列表。

在 Excel 中按字母順序排列最直接的方法是使用功能區“數據”選項卡中的“排序”功能。 該功能可以按字母順序排列行和列。

或者，當您有少量數據時，您還可以使用“Z 到 A”和“A 到 Z”快捷方式快速重新排序單元格。

充分利用 Excel 快捷方式

雖然鍵盤快捷鍵可能看起來並不“基本”，但我們強烈建議您儘早掌握這些快捷鍵。 任何 Excel 專業人士都會告訴您，您觸摸鼠標的次數越少，您的工作效率就越高。

現在就養成這些習慣，你以後會感謝自己的。 一些最方便的快捷方式包括：

  • Ctrl + 空格鍵- 選擇一列
  • Ctrl + ' - 從頂部單元格複製
  • Ctrl + 9 – 隱藏行
  • Ctrl + 0 – 隱藏列
  • Alt + Shift + F1 - 插入新工作表
  • F2 - 導航到進行中的單元格
  • Alt + H + D + R – 刪除一行
  • Alt + = — 自動求和數字

Excel 具有比這些更多的快捷方式，這些快捷方式可以證明是節省時間的好方法。 掌握它們以獲得更簡單的體驗。

創建多個工作表

有時您可能有復雜的數據或有很多數據跨越多個單元格。 為了讓它感覺不那麼不堪重負，您可以使用多張紙並根據需要將它們相互鏈接。

當您將數據存儲在多個電子表格中時，請確保正確標記它們以避免混淆。 這樣，您可以快速找到您要查找的信息。

請注意，您創建的任何新工作簿都帶有一個標記為 Sheet1 的工作表。 您可以通過右鍵單擊 Sheet1 並從上下文菜單中選擇重命名來重命名此工作表。

當你有兩三張紙時，這似乎沒有必要。 但是請相信我們，當您處理十幾個相互關聯的工作表（一種非常常見的庫存管理場景）時，您會需要一個合乎邏輯的命名約定。

您可以從同一個上下文菜單將一張紙的內容複製到下一張。 從上下文菜單中選擇移動或複制選項。 單擊複選框創建副本，然後單擊確定。

為了使事物在視覺上更加明顯，您可以更改工作表的顏色。 從工作表菜單中，選擇選項卡顏色並選擇所需的顏色。

將工作簿另存為模板

如果您經常為工作簿使用相同的佈局，請將其另存為模板，這樣您就不必每次都從頭開始。 您可以使用個人模板來創建工作簿或從 Microsoft Office Online 下載預先存在的模板。

要將您的工作簿另存為模板，請設置默認的個人模板位置。

  1. 單擊文件，然後單擊選項
  2. 選擇保存，然後選擇默認個人模板位置
  3. 設置您喜歡的位置。 您可以使用上述默認本地文件位置來指導如何定義模板的位置。
  4. 單擊確定以保存更改
  5. 設置模板的位置後，導出您的工作簿，但將其文件類型更改為模板。 給它一個響亮的名字並保存。
  6. 您現在可以從剛剛保存的模板創建新工作簿。
  7. 單擊文件，然後單擊新建
  8. 選擇個人
  9. 雙擊您的模板

用於處理數據的基本 Excel 公式和函數

無論您具有 Excel 的高級知識還是入門知識，了解基本公式和函數都可以大大節省您處理數據的時間並讓事情井井有條。

公式是指您在單元格中執行的任何動態操作。 例如，=B3+B4+B5。 另一方面，函數是預定義的 Excel 公式，例如 =SUM(B3:B5)。

如果您在 Excel 中管理您的庫存，您會希望將這些公式放在您的口袋裡：

  • SUM “ =SUM(C8:C30)” 聚合範圍內的單元格內容
  • AVERAGE “ =AVERAGE(C8:C30)” 獲取範圍內數據的平均值
  • COUNT “ =COUNT(C8:C30)” 對數字單元格進行計數
  • COUNTA “ =COUNTA(C8:C30)” 計算所有細胞類型
  • MAX & MIN當你想獲得一個範圍內的最大和最小數字時
  • TRIM處理不規則空間
  • IF當您想按照預定邏輯對數據進行排序時（例如，如果某個條件為真，則執行另一個操作）

使用超鏈接單元格以節省時間

超鏈接在網頁上很常見，但它們在 Excel 中也很有效。 您可以通過將光標放在超鏈接上或查找帶下劃線的藍色文本來輕鬆識別超鏈接。

要插入超鏈接，請選擇包含文本的單元格或選擇圖片或形狀。 單擊 Ctrl + K 以啟動超鏈接對話框。 導航到您要建立超鏈接的位置。

您將有多種選擇，包括：

  • 現有文件或網頁
  • 電子郵件地址
  • 鏈接到當前文檔
  • 創建要鏈接到的新文檔

鏈接到現有文件或網頁是最常用的超鏈接。 例如，鏈接到您的電子商務商店後端或 Google Analytics（分析）儀表板。

編輯或刪除超鏈接

要編輯或刪除超鏈接，請右鍵單擊帶有超鏈接的單元格，然後從菜單中選擇所需的操作。

此外，您可以像編輯文本顏色一樣編輯超鏈接的默認藍色。 在庫存管理上下文中包含超鏈接的更多用例包括：

  • 附加類似於按鈕的形狀，為您的系統提供更專業的觸感
  • 互連大型 Excel 工作簿，可能由倉庫位置或供應商孤立
  • 將採購訂單、跟踪信息或其他相關文件附加到相應數據

隱藏不必要的數據

隨著您的 Excel 技能的增長，您的工作表也會增長。 將不需要的數據方便地弄亂您的工作空間可能會分散您的注意力。

克服這一問題的一種被低估且非常有用的方法是簡單地隱藏數據。 在 Excel 中隱藏未使用的部分涉及兩個功能：

  1. 隱藏行
  2. 隱藏列

通過選擇最後使用的單元格底部的行來隱藏未使用的行。 按 Ctrl + Shift + 向下箭頭突出顯示所有未使用的行。

在“主頁”選項卡中，單擊“格式”菜單上的下拉箭頭。 選擇隱藏和取消隱藏選項，然後單擊隱藏行。

通過選擇第一個空列標題來隱藏未使用的列。 按 Ctrl + Shift + 右箭頭突出顯示其他未使用的列。

在“主頁”選項卡中，單擊“格式”菜單上的下拉箭頭。 選擇隱藏和取消隱藏選項，然後單擊隱藏列。

快速成長

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  • 此字段用於驗證目的，應保持不變。

Warehouse worker crouching down and checking boxes on shelves with scanner. Female worker scanning boxes in rack.

在 Excel 中排序的專業提示

按字母順序排序是一個好的開始，但是當您開始處理 1,000 多行數據時，您將需要一些更具戰略性的排序方式。

按數字順序排序

大多數庫存經理更喜歡按數字升序排序，因為它提供了一個有組織的、客觀的數據視圖。 另外，這很容易。

從功能區的數據選項卡執行排序操作：

  1. 選擇您要排序的列
  2. 導航到數據選項卡並選擇排序
  3. 選擇按列排序和順序（從小到大）
  4. 點擊確定

您也可以在不打開對話框的情況下執行排序操作。 在“數據”選項卡上，單擊升序命令以根據需要進行排序。

以下是您可以使用的其他排序方法的一些示例。

按顏色排序

按顏色對行進行排序使您可以輕鬆地使用顏色對數據進行排序並獲得所需的庫存信息。 例如，您可以決定將任何以綠色著色的單元格顯示在頂部（或底部）。

您可以看到堆疊這些排序方法如何打開一個全新的數據可視化世界。

對多列進行排序

大多數情況下，您在 Excel 中工作需要您對多個列進行排序。

在大多數情況下，設置如下：從主排序操作開始，然後是基於主排序的輔助排序。

您可以繼續對不止兩列使用排序功能。

對一系列項目進行排序

對范圍內的數據進行排序是 Excel 分析的關鍵部分。 它可能涉及按字母順序排列物品，將您的庫存從最高到最低排序，或者按照某種配色方案排列物品。

當您對一系列項目進行排序時，您可以輕鬆地可視化數據、獲取所需內容、保持一切井井有條並做出明智的決定，而不會影響工作簿的其餘部分。

要對一系列項目進行排序，請選擇要排序的單元格範圍，然後移動到數據選項卡並選擇排序。 進行排序操作定義，然後單擊“確定”以根據需要進行排序。

請注意，即使您可以對范圍內的範圍進行排序，我們也不建議這樣做。 那是因為得到的結果沒有將排序後的範圍與原始數據關聯起來，數據不再準確。

將多個級別添加到任何排序

使用 Excel 最簡單的部分是您只需對一列進行排序。 但是，大多數庫存管理方案會讓您處理更多問題。

例如，您可能有三列——區域、銷售代表和銷售。 如果按區域列執行排序操作，然後按銷售列，您可以確定銷售代表在特定區域的表現。

雖然對於某些人來說按一列對數據進行排序可能很簡單，但對多個級別進行排序需要您採取額外的步驟。 您可以使用對話框來實現多級排序。

導航到數據選項卡並選擇排序。 從對話框中定義第一個排序操作，點擊Add Level，實現多級排序。

使用自定義過濾器更快地排序

您可以使用過濾器操作有效地定位和分析電子表格中的數據。 使用此工具，您可以隔離表中包含的數據列中所需的基本組件。

另一方面，排序可以根據字母順序、數字、日期和許多其他標准進行排序。

當您選擇過濾數據時，下拉菜單將應用於您的每個列標題。 單擊下拉圖標可顯示用於進一步深入研究數據的幾個選項。

結論

雖然 Excel 是一個強大的工具，可能需要數年時間才能掌握，但如果我們告訴您它是庫存管理的最佳選擇，那我們就是在撒謊。

如果您下定決心快速發展業務，那麼您很快就會遇到 Excel 的局限性。 我們已經編寫了更多關於使用 Microsoft 標誌性程序進行庫存管理的技巧，但簡單明了：Excel 不能很好地擴展。

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