يمكن أن يساعد تنظيم البيانات في Excel في منع مشاكل المخزون
نشرت: 2022-02-03
إذا كنت تقرأ هذا ، فمن المحتمل أنك تدرك جيدًا أهمية الإدارة الجيدة للمخزون في تنمية أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك.
لكننا نتفهم أنه ليس كل شخص مستعدًا للاستثمار في نظام أساسي متكامل لإدارة المخزون. علينا استخدام الأدوات المتاحة لنا ، وأي إدارة مخزون أفضل من عدم وجودها على الإطلاق.
بالنسبة للكثيرين ، هذا يعني استخدام Microsoft Excel كنظام مؤقت لإدارة المخزون.
يعد Excel أحد أكثر الأدوات شيوعًا لتتبع المنتجات. يتطلب الاستخدام الفعال لبرنامج Excel التخطيط السليم وتنظيم البيانات لمنع المشكلات غير المبررة.
يمكن أن يكون Excel خيارًا معقولًا لمن يبحثون عن طريقة منخفضة التكلفة لإدارة مخزونهم. على الرغم من قيودها ، هناك بعض النصائح والحيل التي يمكنك دمجها في جداول البيانات الخاصة بك لجعلها أكثر ديناميكية وتفاعلية.
أساسيات يجب مراعاتها عند استخدام Excel لإدارة المخزون
الترتيب الأبجدي في Excel
الترتيب الأبجدي في Excel هو معالجة البيانات 101. تأتي هذه الميزة في متناول اليد في سيناريوهات لا حصر لها ، مثل تنظيم قوائم العناصر أو الأرقام بترتيب تصاعدي أو تنازلي.
الطريقة الأكثر مباشرة للترتيب الأبجدي في Excel هي استخدام ميزة "الفرز" الموجودة في علامة التبويب "البيانات" في الشريط. تتيح هذه الميزة ترتيب كل من الصفوف والأعمدة أبجديًا.
بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام اختصارات "Z إلى A" و "A إلى Z" لإعادة ترتيب الخلايا بسرعة عندما يكون لديك مجموعة صغيرة من البيانات.
حقق أقصى استفادة من اختصارات Excel
على الرغم من أن اختصارات لوحة المفاتيح قد لا تبدو "أساسية" ، فإننا نوصي بشدة بوضعها تحت أصابعك في وقت مبكر. سيخبرك أي برنامج Excel pro أنه كلما قل لمس الماوس ، زادت إنتاجيتك.
قم ببناء هذه العادات الآن ، وسوف تشكر نفسك لاحقًا. تتضمن بعض الاختصارات الأكثر استخدامًا ما يلي:
- Ctrl + مفتاح المسافة - لتحديد عمود
- Ctrl + ' - للنسخ من الخلية العلوية
- Ctrl + 9 - لإخفاء الصف
- Ctrl + 0 - لإخفاء العمود
- Alt + Shift + F1 - لإدراج ورقة عمل جديدة
- F2 - انتقل إلى خلية المتابعة
- Alt + H + D + R - لحذف صف
- Alt + = - لجمع الأرقام تلقائيًا
يحتوي Excel على اختصارات أكثر من تلك التي يمكن أن توفر الكثير من الوقت. إتقانهم للحصول على تجربة أبسط.
قم بإنشاء عدة أوراق
في بعض الأحيان قد يكون لديك بيانات معقدة أو لديك الكثير من البيانات التي تغطي العديد من الخلايا. لجعل الأمر أقل إرهاقًا ، يمكنك استخدام أوراق متعددة وربطها ببعضها البعض حسب الضرورة.
أثناء تخزين بياناتك في جداول بيانات متعددة ، تأكد من تصنيفها بشكل صحيح لتجنب الالتباس. عند القيام بذلك ، يمكنك العثور بسرعة على المعلومات التي تبحث عنها.
يرجى ملاحظة أن أي مصنف جديد تقوم بإنشائه يأتي مع ورقة عمل واحدة تسمى الورقة 1. يمكنك إعادة تسمية هذه الورقة بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق الورقة 1 واختيار إعادة تسمية من قائمة السياق.
قد لا يبدو الأمر ضروريًا عندما يكون لديك ورقتين أو ثلاث أوراق. لكن ثق بنا ، عندما تتجادل في عشرات الأوراق المترابطة (سيناريو شائع جدًا لإدارة المخزون) ، فأنت تريد اصطلاح تسمية منطقي.
يمكنك نسخ محتوى ورقة إلى أخرى من نفس قائمة السياق. اختر خيار النقل أو النسخ من قائمة السياق. انقر فوق مربع الاختيار إنشاء نسخة ، ثم موافق.
لجعل الأشياء أكثر تميزًا بصريًا ، يمكنك تغيير لون أوراق العمل الخاصة بك. من قائمة ورقة العمل ، اختر Tab Color وحدد اللون المطلوب.
احفظ المصنف كقالب
إذا كنت تستخدم نفس التخطيط لمصنفك بشكل متكرر ، فاحفظه كقالب حتى لا تضطر إلى البدء من نقطة الصفر في كل مرة. يمكنك استخدام قالب شخصي لإنشاء المصنف أو تنزيل قوالب موجودة مسبقًا من Microsoft Office Online.
لحفظ المصنف كقالب ، قم بتعيين موقع القوالب الشخصية الافتراضية.
- انقر فوق ملف ثم خيارات
- اختر حفظ ثم موقع القوالب الشخصية الافتراضية
- اضبط الموقع الذي تفضله. يمكنك استخدام موقع الملف المحلي الافتراضي أعلاه لتوجيه كيفية تحديد موقع القوالب.
- انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات
- مع تعيين موقع القالب ، قم بتصدير المصنف الخاص بك ولكن قم بتغيير نوع الملف الخاص به إلى قالب. أعطه اسمًا رنانًا واحفظه.
- يمكنك الآن إنشاء مصنفات جديدة من القالب الذي قمت بحفظه للتو.
- انقر فوق ملف ثم جديد
- اختر شخصي
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق القالب الخاص بك
صيغ ووظائف Excel الأساسية للعمل على بياناتك
سواء كانت لديك معرفة متقدمة ببرنامج Excel أو بدأت في العمل ، فإن فهم الصيغ والوظائف الأساسية يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في توفير وقتك في العمل على البيانات والحفاظ على تنظيم الأشياء.
تشير الصيغ إلى أي عملية ديناميكية تقوم بتنفيذها في خلية. على سبيل المثال ، = B3 + B4 + B5. من ناحية أخرى ، الوظائف عبارة عن صيغ Excel محددة مسبقًا ، مثل = SUM (B3: B5).
إذا كنت تدير مخزونك في Excel ، فستحتاج إلى وضع هذه الصيغ في جيبك الخلفي:
- يقوم SUM " = SUM (C8: C30)" بتجميع محتويات الخلية في النطاق
- يحصل AVERAGE " = AVERAGE (C8: C30)" على متوسط البيانات في النطاق
- تحسب COUNT " = COUNT (C8: C30)" الخلايا الرقمية
- تحسب COUNTA " = COUNTA (C8: C30)" كافة أنواع الخلايا
- MAX & MIN عندما تريد الحصول على الحد الأقصى والحد الأدنى من العدد في النطاق
- TRIM للتعامل مع المساحات الجامحة
- إذا كنت تريد فرز البيانات وفقًا لمنطق محدد مسبقًا (على سبيل المثال ، إذا كان شرط معين صحيحًا ، فقم بتنفيذ إجراء آخر)
اعمل مع الخلايا ذات الارتباطات التشعبية لتوفير الوقت
تعتبر الارتباطات التشعبية شائعة في صفحات الويب ، ولكنها تعمل أيضًا بشكل رائع في Excel. يمكنك بسهولة تحديد الارتباطات التشعبية عن طريق وضع المؤشر فوقها أو البحث عن النص الأزرق الذي تحته خط.
لإدراج ارتباط تشعبي ، اختر الخلية التي تحتوي على نص أو حدد صورة أو شكلًا. انقر فوق Ctrl + K لبدء مربع حوار الارتباط التشعبي. انتقل إلى الموقع حيث ترغب في إنشاء ارتباط تشعبي.
سيكون لديك العديد من الخيارات ، بما في ذلك:
- ملف موجود أو صفحة ويب موجودة
- عنوان بريد الكتروني
- ارتباط بالمستند الحالي
- قم بإنشاء مستند جديد للارتباط به
الارتباط بملف موجود أو صفحة ويب هو الارتباط التشعبي الأكثر استخدامًا. على سبيل المثال ، الربط بخلفية متجر التجارة الإلكترونية أو لوحة تحكم Google Analytics.
تحرير أو حذف الارتباطات التشعبية
لتحرير ارتباط تشعبي أو حذفه ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية التي تحتوي على ارتباط تشعبي وحدد الإجراء المطلوب من القائمة.
يمكنك أيضًا تحرير اللون الأزرق الافتراضي للارتباط التشعبي بنفس طريقة تحرير لون النص. تتضمن المزيد من حالات الاستخدام لتضمين الارتباطات التشعبية في سياق إدارة المخزون ما يلي:
- إرفاق أشكال تشبه الأزرار لإضفاء لمسة احترافية على نظامك
- ربط مصنفات Excel الكبيرة ، ربما يتم عزلها عن طريق موقع المستودع أو المورد
- إرفاق أوامر الشراء أو معلومات التتبع أو المستندات الأخرى ذات الصلة بالبيانات المقابلة
إخفاء البيانات غير الضرورية
مع نمو مهاراتك في Excel ، ستنمو أوراقك أيضًا. قد يؤدي وجود بيانات لا تحتاجها إلى ازدحام مساحة العمل إلى تشتيت الانتباه.
طريقة مفيدة للغاية للتغلب على هذا الأمر هي ببساطة إخفاء البيانات. يتضمن إخفاء الأقسام غير المستخدمة في Excel وظيفتين:
- إخفاء الصفوف
- إخفاء الأعمدة
إخفاء الصفوف غير المستخدمة عن طريق تحديد الصف الموجود أسفل آخر خلية مستخدمة. اضغط على Ctrl + Shift + سهم لأسفل لتمييز جميع الصفوف غير المستخدمة.
من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة في قائمة "تنسيق". اختر خيار Hide & Unhide وانقر على Hide Rows.
إخفاء الأعمدة غير المستخدمة عن طريق تحديد رأس العمود الفارغ الأول. اضغط على Ctrl + Shift + سهم لليمين لتمييز الأعمدة الأخرى غير المستخدمة.
من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة في قائمة "تنسيق". اختر خيار Hide & Unhide وانقر على Hide Columns.
احصل على النمو بشكل أسرع
لمعرفة المزيد حول SkuVault ، أكثر برامج إدارة المخزون سهولة في العالم ، ما عليك سوى إكمال النموذج.
نصائح احترافية للفرز في Excel
يعد الفرز أبجديًا بداية جيدة ، ولكن عندما تبدأ في التعامل مع أكثر من 1000 صف من البيانات ، ستحتاج إلى المزيد من الطرق الإستراتيجية للفرز.
قم بالفرز بالترتيب العددي
يفضل معظم مديري المخزون الفرز بترتيب رقمي تصاعدي لأنه يوفر طريقة عرض بيانات منظمة وموضوعية. بالإضافة إلى أنه سهل.
يتم تنفيذ عملية الفرز من علامة تبويب البيانات في الشريط:
- اختر العمود الذي ترغب في فرزه
- انتقل إلى علامة التبويب البيانات واختر فرز
- اختر العمود فرز حسب والترتيب (من الأصغر إلى الأكبر)
- انقر فوق موافق
يمكنك أيضًا إجراء عملية الفرز بدون فتح مربع الحوار. أثناء وجودك في علامة التبويب البيانات ، انقر فوق الأمر التصاعدي للفرز حسب الرغبة.
فيما يلي بعض الأمثلة على طرق الفرز الأخرى المتاحة لك.
فرز حسب اللون
يتيح لك ترتيب صفوفك حسب اللون فرز البيانات بسهولة باستخدام اللون والحصول على معلومات المخزون التي تريدها. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقرر ظهور أي خلية ملونة باللون الأخضر في الأعلى (أو في الأسفل).
يمكنك أن ترى كيف يؤدي تكديس طرق الفرز هذه إلى فتح عالم جديد تمامًا من تصور البيانات.
فرز أعمدة متعددة
سيتطلب منك معظم الوقت الذي تعمل فيه في Excel فرز عدة أعمدة.
في معظم الحالات ، يكون الإعداد كما يلي: تبدأ بعملية فرز أولية متبوعة بفرز ثانوي يعتمد على الفرز الأساسي.
يمكنك الاستمرار في وظيفة الفرز لأكثر من عمودين فقط.
فرز مجموعة من العناصر
يعد فرز البيانات في النطاق جزءًا مهمًا من التحليل في Excel. يمكن أن يتضمن ترتيب العناصر بترتيب أبجدي ، أو فرز مخزونك من الأعلى إلى الأدنى ، أو ترتيب العناصر حسب نظام ألوان معين.
عندما تقوم بفرز مجموعة العناصر الخاصة بك ، يمكنك بسهولة تصور البيانات والحصول على ما تبحث عنه والحفاظ على كل شيء منظمًا واتخاذ قرارات مستنيرة دون التأثير على بقية المصنف الخاص بك.
لفرز نطاق من العناصر ، اختر نطاق الخلايا الذي ترغب في فرزه ثم انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" واختر "فرز". قم بعمل تعريفات عملية الفرز الخاصة بك وانقر فوق "موافق" للفرز حسب الرغبة.
يرجى ملاحظة أنه على الرغم من أنه يمكنك فرز نطاق داخل نطاق ، فإننا لا نوصي به. ذلك لأن النتائج التي تم الحصول عليها لا تربط النطاق الذي تم فرزه بالبيانات الأصلية ، ولم تعد البيانات دقيقة.
إضافة مستويات متعددة إلى أي نوع
أبسط جزء من العمل مع Excel هو عندما تضطر إلى فرز عمود واحد فقط. ومع ذلك ، ستجعلك معظم سيناريوهات إدارة المخزون تعمل مع المزيد.
على سبيل المثال ، قد يكون لديك ثلاثة أعمدة - المنطقة ومندوب المبيعات والمبيعات. إذا تم تنفيذ عملية فرز بواسطة عمود المنطقة ، ثم بواسطة عمود المبيعات ، يمكنك تحديد أداء مندوب المبيعات في مناطق معينة.
في حين أن فرز البيانات حسب عمود واحد قد يكون أمرًا سهلاً بالنسبة لبعض الأشخاص ، فإن فرز مستويات متعددة يتطلب منك اتخاذ خطوات إضافية. يمكنك استخدام مربع الحوار لتحقيق الفرز متعدد المستويات.
انتقل إلى علامة التبويب البيانات واختر فرز. حدد عملية الفرز الأولى من مربع الحوار وانقر فوق إضافة مستوى لتحقيق فرز متعدد المستويات.
الفرز بشكل أسرع باستخدام المرشحات المخصصة
يمكنك تحديد موقع البيانات وتحليلها بشكل فعال في جداول البيانات باستخدام عملية التصفية. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك عزل المكونات الأساسية التي تحتاجها في عمود من البيانات المضمنة في جدول.
من ناحية أخرى ، يتيح الفرز الفرز بناءً على الترتيب الأبجدي والرقم والتاريخ والعديد من المعايير الأخرى.
عندما تختار تصفية البيانات ، يتم تطبيق قائمة منسدلة على كل عنوان من عناوين الأعمدة. يؤدي النقر فوق رمز القائمة المنسدلة إلى إظهار العديد من الخيارات لمزيد من البحث في البيانات.
خاتمة
بينما يعد Excel أداة قوية يمكن أن تستغرق سنوات لإتقانها ، فإننا سنكون كاذبين إذا قلنا لك أنه الخيار الأفضل لإدارة المخزون.
إذا كنت قد وضعت قلبك على تنمية عملك بسرعة ، فسوف تصطدم قريبًا بقيود Excel. لقد كتبنا المزيد من النصائح حول استخدام برنامج Microsoft الشهير لإدارة المخزون ، ولكنه سهل وبسيط: Excel لا يتسع نطاقه بشكل جيد.
تحتاج شركات التجارة الإلكترونية ذات التفكير المستقبلي إلى حل برمجي مرن يواكب المتطلبات المتغيرة باستمرار. SkuVault موجود لتلبية هذه الحاجة حتى يتمكن أصحاب الأعمال من العودة إلى العمل في أعمالهم بدلاً من العمل فيه.
لمعرفة المزيد حول SkuVault ، انقر فوق الارتباط لجدولة عرض توضيحي اليوم. أو ، إذا كنت جديدًا ، فقم بالاشتراك في مدونتنا للحصول على المزيد من المقالات المتعمقة حول إدارة المخزون والتجارة الإلكترونية والخدمات اللوجستية.