Organizarea datelor în Excel poate ajuta la prevenirea problemelor de inventar
Publicat: 2022-02-03
Dacă citiți asta, probabil că sunteți conștient de importanța unei bune gestionări a stocurilor în dezvoltarea afacerii dvs. de comerț electronic.
Dar înțelegem că nu toată lumea este pregătită să investească într-o platformă completă de gestionare a stocurilor. Trebuie să folosim instrumentele disponibile și orice gestionare a stocurilor este mai bună decât deloc.
Pentru mulți, acest lucru înseamnă utilizarea Microsoft Excel ca un sistem improvizat de gestionare a inventarului.
Excel este unul dintre cele mai populare instrumente de urmărire a produselor. Utilizarea eficientă a Excel necesită o planificare și organizare adecvată a datelor pentru a preveni problemele nejustificate.
Excel ar putea fi o opțiune rezonabilă pentru cei care caută o modalitate ieftină de a-și gestiona inventarul. În ciuda limitărilor sale, există câteva sfaturi și trucuri pe care le puteți încorpora în foile de calcul pentru a le face mai dinamice și mai interactive.
Elemente de bază de luat în considerare atunci când utilizați Excel pentru gestionarea inventarului
Scrie alfabet în Excel
Alfabetizarea în Excel este manipularea datelor 101. Caracteristica este utilă în nenumărate scenarii, cum ar fi organizarea listelor de articole sau numere în ordine crescătoare sau descrescătoare.
Cel mai simplu mod de a alfabetiza în Excel este să utilizați funcția „Sortați” situată în fila „Date” a panglicii. Caracteristica face posibilă alfabetizarea atât a rândurilor, cât și a coloanelor.
Alternativ, puteți utiliza, de asemenea, comenzile rapide „Z la A” și „A la Z” pentru a reordona rapid celulele atunci când aveți un lot mic de date.
Profitați la maximum de comenzile rapide Excel
Deși este posibil ca comenzile rapide de la tastatură să nu pară „de bază”, vă recomandăm cu căldură să le țineți sub degete din timp. Orice profesionist Excel vă va spune că cu cât atingeți mai puțin mouse-ul, cu atât veți fi mai productiv.
Construiește-ți aceste obiceiuri acum și îți vei mulțumi mai târziu. Unele dintre cele mai utile comenzi rapide includ:
- Ctrl + bara de spațiu – pentru a selecta o coloană
- Ctrl + ' – pentru a copia din celula de sus
- Ctrl + 9 – pentru a ascunde rândul
- Ctrl + 0 – pentru a ascunde coloana
- Alt + Shift + F1 - pentru a insera o nouă foaie de lucru
- F2 – navigați la celula în curs
- Alt + H + D + R – pentru a șterge un rând
- Alt + = — pentru a suma automat numerele
Excel are mai multe comenzi rapide decât acestea, care se pot dovedi a fi o economie mare de timp. Stăpânește-le pentru a avea o experiență mai simplă.
Creați mai multe foi
Uneori este posibil să aveți date complexe sau să aveți o mulțime de date care acoperă mai multe celule. Pentru a face să se simtă mai puțin copleșitor, puteți utiliza mai multe foi și le puteți interconecta după cum este necesar.
Pe măsură ce stocați datele pe mai multe foi de calcul, asigurați-vă că le etichetați corect pentru a evita confuzia. Procedând astfel, puteți găsi rapid informațiile pe care le căutați.
Vă rugăm să rețineți că orice registru de lucru nou pe care îl creați vine cu o foaie de lucru etichetată Sheet1. Puteți redenumi această foaie făcând clic dreapta pe Sheet1 și alegând Redenumire din meniul contextual.
Poate că nu vi se pare necesar când aveți două sau trei foi. Dar credeți-ne, atunci când vă certați cu o duzină de foi interconectate (un scenariu foarte comun de gestionare a stocurilor), veți dori o convenție logică de denumire.
Puteți duplica conținutul unei foi în alta din același meniu contextual. Alegeți opțiunea Mutare sau Copiere din meniul contextual. Faceți clic pe caseta de selectare Creați o copie, apoi pe OK.
Pentru a face lucrurile mai distinse vizual, puteți schimba culoarea foilor de lucru. Din meniul foii de lucru, alegeți Fila Culoare și selectați culoarea dorită.
Salvați registrul de lucru ca șablon
Dacă utilizați frecvent același aspect pentru registrul de lucru, salvați-l ca șablon, astfel încât să nu trebuiască să începeți de la zero de fiecare dată. Puteți utiliza un șablon personal pentru a crea registrul de lucru sau puteți descărca șabloane preexistente din Microsoft Office Online.
Pentru a salva registrul de lucru ca șablon, setați locația implicită a șabloanelor personale.
- Faceți clic pe Fișier și apoi pe Opțiuni
- Alegeți Salvare și apoi Locație implicită a șabloanelor personale
- Setați locația pe care o preferați. Puteți utiliza locația implicită a fișierului local de mai sus pentru a ghida cum să definiți locația pentru șabloane.
- Faceți clic pe OK pentru a salva modificările
- Cu locația șablonului setată, exportați registrul de lucru, dar schimbați tipul de fișier la șablon. Dați-i un nume rezonant și salvați.
- Acum puteți crea registre noi de lucru din șablonul pe care tocmai l-ați salvat.
- Faceți clic pe Fișier și apoi pe Nou
- Alege PERSONAL
- Faceți dublu clic pe șablonul dvs
Formule și funcții Excel de bază pentru a lucra asupra datelor dvs
Indiferent dacă aveți cunoștințe avansate despre Excel sau dacă aveți început, înțelegerea formulelor și funcțiilor de bază vă poate ajuta să economisiți timp în lucrul la date și să mențineți lucrurile organizate.
Formulele se referă la orice operație dinamică pe care o executați într-o celulă. De exemplu, =B3+B4+B5. Pe de altă parte, funcțiile sunt formule Excel predefinite, cum ar fi =SUM(B3:B5).
Dacă vă gestionați inventarul în Excel, veți dori să aveți aceste formule în buzunarul din spate:
- SUM „ =SUM(C8:C30)” agregează conținutul celulelor din interval
- AVERAGE „ =AVERAGE(C8:C30)” obține o medie a datelor din interval
- COUNT „ =COUNT(C8:C30)” numără celulele numerice
- COUNTA „ =COUNTA(C8:C30)” numără toate tipurile de celule
- MAX & MIN atunci când doriți să obțineți numărul maxim și minim dintr-un interval
- TRIM pentru a face față spațiilor indisciplinate
- DACĂ atunci când doriți să sortați datele conform unei logici predeterminate (de exemplu, DACĂ o anumită condiție este adevărată, atunci efectuați o altă acțiune)
Lucrați cu celule hiperlinkate pentru a economisi timp
Hyperlinkurile sunt comune pe paginile web, dar funcționează excelent și în Excel. Puteți identifica cu ușurință hyperlinkurile plasând cursorul peste ele sau căutând textul cu stil albastru și subliniat.
Pentru a insera un hyperlink, alegeți celula cu text sau selectați o imagine sau o formă. Faceți clic pe Ctrl + K pentru a lansa caseta de dialog hyperlink. Navigați la locația în care doriți să stabiliți un hyperlink.
Veți avea diverse opțiuni, inclusiv:
- Fișier sau pagină web existentă
- Adresa de e-mail
- Link către documentul curent
- Creați un document nou la care să faceți legătura
Legătura către un fișier sau o pagină web existentă este cel mai frecvent utilizat hyperlink. De exemplu, conectarea la backend-ul magazinului de comerț electronic sau la tabloul de bord Google Analytics.
Editarea sau ștergerea hyperlinkurilor
Pentru a edita sau șterge un hyperlink, faceți clic dreapta pe celula cu hyperlink și selectați acțiunea dorită din meniu.
De asemenea, puteți edita culoarea albastră implicită a hyperlinkului în același mod în care editați culoarea textului. Mai multe cazuri de utilizare pentru includerea de hyperlinkuri într-un context de gestionare a inventarului includ:
- Atașarea formelor care seamănă cu butoanele pentru a oferi sistemului dumneavoastră o notă mai profesională
- Interconectarea unor registre mari de lucru Excel, probabil izolate în funcție de locația depozitului sau de furnizor
- Atașarea comenzilor de cumpărare, informații de urmărire sau alte documente relevante la datele corespunzătoare
Ascunderea datelor inutile
Pe măsură ce abilitățile tale Excel cresc, la fel și foile tale vor crește. Dacă aveți date de care nu aveți nevoie la îndemână, vă aglomerați spațiul de lucru poate distra atenția.
O modalitate subestimată și extrem de utilă de a depăși acest lucru este pur și simplu ascunderea datelor. Ascunderea secțiunilor neutilizate în Excel implică două funcții:
- Ascunde rândurile
- Ascundeți coloanele
Ascundeți rândurile neutilizate selectând rândul din partea de jos a ultimei celule utilizate. Apăsați Ctrl + Shift + Săgeata în jos pentru a evidenția toate rândurile neutilizate.
Din fila Acasă, faceți clic pe săgeata drop-down din meniul Format. Alegeți opțiunea Ascundere și afișare și faceți clic pe Ascundere rânduri.
Ascundeți coloanele neutilizate selectând primul antet de coloană gol. Apăsați Ctrl + Shift + Săgeata dreapta pentru a evidenția celelalte coloane neutilizate.
Din fila Acasă, faceți clic pe săgeata drop-down din meniul Format. Alegeți opțiunea Ascundere și afișare și faceți clic pe Ascundere coloane.
Creșteți mai repede
Pentru a afla mai multe despre SkuVault, cel mai intuitiv software de gestionare a stocurilor din lume, pur și simplu completați formularul.
Sfaturi pro pentru sortarea în Excel
Sortarea alfabetică este un început bun, dar atunci când începeți să vă ocupați de peste 1.000 de rânduri de date, veți dori câteva modalități mai strategice de sortare.
Sortați în ordine numerică
Majoritatea managerilor de inventar preferă sortarea în ordine numerică crescătoare, deoarece oferă o vizualizare organizată, obiectivă a datelor. În plus, este ușor.
Operația de sortare se efectuează din fila Date a panglicii:
- Alegeți coloana pe care doriți să o sortați
- Navigați la fila Date și alegeți Sortare
- Alegeți coloana Sortare după și ordinea (de la cel mai mic la cel mai mare)
- Faceți clic pe OK
De asemenea, puteți efectua operația de sortare fără a deschide caseta de dialog. În fila Date, faceți clic pe comanda ascendentă pentru a sorta după cum doriți.
Mai jos sunt câteva exemple de alte metode de sortare pe care le aveți la dispoziție.
Sortați după Culoare
Ordonarea rândurilor după culoare vă permite să sortați cu ușurință datele folosind culoare și să obțineți informațiile de inventar dorite. De exemplu, puteți decide ca orice celulă colorată în verde să apară în partea de sus (sau în partea de jos).
Puteți vedea cum stivuirea acestor metode de sortare deschide o lume cu totul nouă a vizualizării datelor.
Sortați mai multe coloane
De cele mai multe ori lucrați în Excel vă va cere să sortați mai multe coloane.
În cele mai multe cazuri, configurarea este următoarea: începeți cu o operație de sortare primară urmată de o sortare secundară bazată pe sortarea primară.
Puteți continua cu funcția de sortare la mai mult decât două coloane.
Sortați o serie de articole
Sortarea datelor într-un interval este o parte crucială a analizei în Excel. Ar putea implica aranjarea articolelor în ordine alfabetică, sortarea inventarului de la cel mai mare la cel mai mic sau aranjarea articolelor după o anumită schemă de culori.
Când sortați gama de articole, puteți vizualiza cu ușurință datele, puteți obține ceea ce căutați, să păstrați totul organizat și să luați decizii informate, fără a afecta restul registrului de lucru.
Pentru a sorta o serie de articole, alegeți intervalul de celule pe care doriți să o sortați, apoi treceți la fila Date și alegeți Sortare. Faceți definițiile operației de sortare și faceți clic pe OK pentru a sorta după cum doriți.
Vă rugăm să rețineți că, deși puteți sorta un interval în cadrul unui interval, nu îl recomandăm. Asta pentru că rezultatele obținute nu asociază intervalul sortat cu datele originale, iar datele nu mai sunt exacte.
Adăugați mai multe niveluri la orice fel
Cea mai simplă parte a lucrului cu Excel este atunci când trebuie să sortați o singură coloană. Cu toate acestea, majoritatea scenariilor de gestionare a stocurilor vă vor face să lucrați cu multe altele.
De exemplu, este posibil să aveți trei coloane – Regiune, Reprezentant de vânzări și Vânzări. Dacă o operațiune de sortare este efectuată de coloana Regiune, apoi de coloana de vânzări, puteți determina performanța unui reprezentant de vânzări în anumite regiuni.
În timp ce sortarea datelor după o coloană poate fi simplă pentru unele persoane, sortarea mai multor niveluri necesită să luați pași suplimentari. Puteți utiliza caseta de dialog pentru a realiza sortarea pe mai multe niveluri.
Navigați la fila Date și alegeți Sortare. Definiți prima operațiune de sortare din caseta de dialog și faceți clic pe Adăugare nivel pentru a realiza sortarea pe mai multe niveluri.
Sortare mai rapidă cu filtre personalizate
Puteți localiza și analiza în mod eficient datele din foile de calcul folosind operația de filtrare. Cu acest instrument, puteți izola componentele esențiale de care aveți nevoie într-o coloană de date conținută într-un tabel.
Pe de altă parte, sortarea face posibilă sortarea în funcție de ordine alfabetică, număr, dată și multe alte criterii.
Când alegeți să filtrați datele, se aplică un meniu derulant pentru fiecare dintre titlurile coloanei dvs. Făcând clic pe pictograma drop-down dezvăluie mai multe opțiuni pentru detalierea în continuare a datelor.
Concluzie
În timp ce Excel este un instrument puternic, care poate dura ani de zile pentru a stăpâni, am minți dacă ți-am spune că este cea mai bună alegere pentru gestionarea stocurilor.
Dacă ți-ai pus inima să-ți dezvolți afacerea rapid, te vei lovi în curând de limitările Excel. Am scris mai multe sfaturi despre utilizarea programului emblematic Microsoft pentru gestionarea inventarului, dar simplu și simplu: Excel nu se scalează bine.
Afacerile de comerț electronic cu gândire avansată au nevoie de o soluție software agilă care să țină pasul cu cerințele în continuă schimbare. SkuVault există pentru a satisface această nevoie, astfel încât proprietarii de afaceri să poată reveni să lucreze la afacerea lor în loc să lucreze în ea.
Pentru a afla mai multe despre SkuVault, faceți clic pe link pentru a programa o demonstrație astăzi. Sau, dacă sunteți nou, abonați-vă la blogul nostru pentru articole mai aprofundate despre gestionarea stocurilor, comerțul electronic și logistică.