Verileri Excel'de Düzenlemek Envanter Sorunlarını Önlemeye Yardımcı Olabilir
Yayınlanan: 2022-02-03
Bunu okuyorsanız, muhtemelen e-ticaret işinizi büyütmede iyi envanter yönetiminin öneminin farkındasınızdır.
Ancak herkesin tam gelişmiş bir envanter yönetimi platformuna yatırım yapmaya hazır olmadığını anlıyoruz. Elimizdeki araçları kullanmalıyız ve herhangi bir envanter yönetimi hiç olmamasından iyidir.
Birçoğu için bu, Microsoft Excel'i geçici bir envanter yönetim sistemi olarak kullanmak anlamına gelir.
Excel, ürünleri izlemek için en popüler araçlardan biridir. Excel'in verimli kullanımı, istenmeyen sorunları önlemek için verilerin uygun şekilde planlanmasını ve düzenlenmesini gerektirir.
Excel, envanterlerini yönetmek için düşük maliyetli bir yol arayanlar için makul bir seçenek olabilir. Sınırlamalarına rağmen, onları daha dinamik ve etkileşimli hale getirmek için e-tablolarınıza dahil edebileceğiniz bazı ipuçları ve püf noktaları vardır.
Envanter Yönetimi için Excel Kullanırken Dikkat Edilmesi Gereken Temel Bilgiler
Excel'de alfabetik hale getirin
Excel'de alfabetik yazmak, veri işleme 101'dir. Bu özellik, öğe listelerini veya sayıları artan veya azalan düzende düzenlemek gibi sayısız senaryoda kullanışlıdır.
Excel'de alfabetik sıralamanın en basit yolu, şeridin "Veri" sekmesinde bulunan "Sırala" özelliğini kullanmaktır. Bu özellik, hem satırları hem de sütunları alfabetik hale getirmeyi mümkün kılar.
Alternatif olarak, küçük bir veri grubunuz olduğunda hücreleri hızla yeniden sıralamak için "Z'den A'ya" ve "A'dan Z'ye" kısayollarını da kullanabilirsiniz.
Excel Kısayollarından En İyi Şekilde Yararlanın
Klavye kısayolları "temel" görünmese de, bunları erkenden parmaklarınızın altına almanızı şiddetle öneririz. Herhangi bir Excel uzmanı, fareye ne kadar az dokunursanız, o kadar üretken olacağınızı söyleyecektir.
Bu alışkanlıkları şimdi oluşturun, daha sonra kendinize teşekkür edeceksiniz. En kullanışlı kısayollardan bazıları şunlardır:
- Ctrl + Ara Çubuğu – bir sütun seçmek için
- Ctrl + ' - üst hücreden kopyalamak için
- Ctrl + 9 - satırı gizlemek için
- Ctrl + 0 - sütunu gizlemek için
- Alt + Shift + F1 – yeni bir çalışma sayfası eklemek için
- F2 - devam eden hücreye gidin
- Alt + H + D + R – bir satırı silmek için
- Alt + = — sayıları otomatik toplamak için
Excel'de bunlardan çok daha fazla kısayol vardır ve bunlar harika bir zaman tasarrufu sağlar. Daha basit bir deneyime sahip olmak için onlara hakim olun.
Birkaç Sayfa Oluşturun
Bazen karmaşık verileriniz olabilir veya birçok hücreye yayılan çok sayıda veriniz olabilir. Daha az bunaltıcı hissettirmek için birden fazla sayfa kullanabilir ve bunları gerektiği gibi birbirine bağlayabilirsiniz.
Verilerinizi birden çok e-tabloda saklarken, karışıklığı önlemek için bunları doğru şekilde etiketlediğinizden emin olun. Bu sayede aradığınız bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Lütfen oluşturduğunuz her yeni çalışma kitabının Sayfa1 etiketli bir çalışma sayfasıyla geldiğini unutmayın. Sayfa1'e sağ tıklayıp içerik menüsünden Yeniden Adlandır'ı seçerek bu sayfayı yeniden adlandırabilirsiniz.
İki veya üç sayfanız olduğunda gerekli görünmeyebilir. Ancak bize güvenin, birbirine bağlı bir düzine sayfayla (çok yaygın bir envanter yönetimi senaryosu) uğraşırken, mantıklı bir adlandırma kuralı isteyeceksiniz.
Aynı bağlam menüsünden bir sayfanın içeriğini diğerine kopyalayabilirsiniz. Bağlam menüsünden Taşı veya Kopyala seçeneğini seçin. Bir kopya oluştur onay kutusunu ve ardından Tamam'ı tıklayın.
İşleri daha görsel olarak ayırt etmek için çalışma sayfalarınızın rengini değiştirebilirsiniz. Çalışma sayfası menüsünden Sekme Rengi'ni seçin ve istediğiniz rengi seçin.
Çalışma Kitabını Şablon Olarak Kaydet
Çalışma kitabınız için sık sık aynı düzeni kullanıyorsanız, her seferinde sıfırdan başlamak zorunda kalmamak için onu şablon olarak kaydedin. Çalışma kitabını oluşturmak veya önceden var olan şablonları Microsoft Office Online'dan indirmek için kişisel bir şablon kullanabilirsiniz.
Çalışma kitabınızı şablon olarak kaydetmek için varsayılan kişisel şablonlar konumunu ayarlayın.
- Dosya ve ardından Seçenekler'e tıklayın
- Kaydet'i ve ardından Varsayılan kişisel şablonlar konumunu seçin
- Tercih ettiğiniz konumu ayarlayın. Şablonlar için konumun nasıl tanımlanacağına rehberlik etmesi için yukarıdaki Varsayılan yerel dosya konumunu kullanabilirsiniz.
- Değişiklikleri kaydetmek için Tamam'a tıklayın
- Şablonun konumu ayarlandığında, çalışma kitabınızı dışa aktarın ancak dosya türünü Şablon olarak değiştirin. Ona yankı uyandıran bir ad verin ve kaydedin.
- Artık az önce kaydettiğiniz Şablondan yeni çalışma kitapları oluşturabilirsiniz.
- Dosya'ya ve ardından Yeni'ye tıklayın
- KİŞİSEL seçin
- Şablonunuza çift tıklayın
Verileriniz Üzerinde Çalışacak Temel Excel Formülleri ve İşlevleri
İster ileri düzeyde Excel bilgisine sahip olun ister yeni başlayın, temel formülleri ve işlevleri anlamak, veriler üzerinde çalışırken ve işleri düzenli tutmada size zaman kazandırmada uzun bir yol kat edebilir.
Formüller, bir hücrede yürüttüğünüz herhangi bir dinamik işlemi ifade eder. Örneğin, =B3+B4+B5. Öte yandan, işlevler =SUM(B3:B5) gibi önceden tanımlanmış Excel formülleridir.
Envanterinizi Excel'de yönetiyorsanız, bu formüllerin arka cebinizde olmasını isteyeceksiniz:
- SUM " =SUM(C8:C30)" aralıktaki hücre içeriğini toplar
- ORTALAMA " =ORTALAMA(C8:C30)" aralıktaki verilerin ortalamasını alır
- COUNT " =COUNT(C8:C30)" sayısal hücreleri sayar
- COUNTA " =COUNTA(C8:C30)" tüm hücre türlerini sayar
- Bir aralıktaki maksimum ve minimum sayıyı almak istediğinizde MAX & MIN
- Asi boşluklarla başa çıkmak için TRIM
- EĞER verileri önceden belirlenmiş bir mantığa göre sıralamak istediğinizde (örneğin, EĞER belirli bir koşul doğruysa, SONRA başka bir işlem gerçekleştirin)
Zamandan Kazanmak için Köprülü Hücrelerle Çalışın
Köprüler web sayfalarında yaygındır, ancak Excel'de de harika çalışırlar. İmlecinizi üzerlerine getirerek veya mavi ve altı çizili metni arayarak köprüleri kolayca tanımlayabilirsiniz.
Köprü eklemek için metin içeren hücreyi seçin veya bir resim veya şekil seçin. Köprü İletişim kutusunu başlatmak için Ctrl + K'ye tıklayın. Köprü oluşturmak istediğiniz konuma gidin.
Aşağıdakiler dahil çeşitli seçeneklere sahip olacaksınız:
- Mevcut dosya veya web sayfası
- E
- Geçerli belgeye bağlantı
- Bağlanmak için yeni bir belge oluşturun
Mevcut bir dosyaya veya web sayfasına bağlantı vermek, en sık kullanılan köprüdür. Örneğin, e-Ticaret mağazanızın arka ucuna veya Google Analytics kontrol panelinize bağlantı vermek.
Köprüleri düzenleme veya silme
Bir köprüyü düzenlemek veya silmek için, köprünün bulunduğu hücreye sağ tıklayın ve menüden istediğiniz eylemi seçin.
Ayrıca, metin rengini düzenlediğiniz şekilde köprünüzün varsayılan mavi rengini de düzenleyebilirsiniz. Envanter yönetimi bağlamında köprüleri dahil etmek için daha fazla kullanım örneği şunları içerir:
- Sisteminize daha profesyonel bir dokunuş kazandırmak için düğmelere benzeyen şekiller ekleme
- Büyük Excel çalışma kitaplarını birbirine bağlama, belki de depo yeri veya tedarikçi tarafından silolar
- İlgili verilere satın alma siparişlerini, takip bilgilerini veya diğer ilgili belgeleri ekleme
Gereksiz Verileri Gizleme
Excel becerileriniz arttıkça, sayfalarınız da artacaktır. İhtiyacınız olmayan verilere sahip olmak, çalışma alanınızı karmaşık hale getirmek dikkatinizi dağıtabilir.
Bunun üstesinden gelmenin yetersiz ve oldukça kullanışlı bir yolu, basitçe verileri gizlemektir. Excel'inizde kullanılmayan bölümleri gizlemek iki işlevi içerir:
- Satırları gizle
- Sütunları gizle
Son kullanılan hücrenin altındaki satırı seçerek kullanılmayan satırları gizleyin. Kullanılmayan tüm satırları vurgulamak için Ctrl + Shift + Aşağı Ok tuşlarına basın.
Giriş sekmesinden, Biçim menüsündeki açılır oka tıklayın. Gizle ve Göster seçeneğini seçin ve Satırları Gizle'ye tıklayın.
İlk boş sütun başlığını seçerek kullanılmayan sütunları gizleyin. Kullanılmayan diğer sütunları vurgulamak için Ctrl + Shift + Sağ Ok tuşlarına basın.
Giriş sekmesinden, Biçim menüsündeki açılır oka tıklayın. Gizle ve Göster seçeneğini seçin ve Sütunları Gizle'ye tıklayın.
Daha Hızlı Büyümek
Dünyanın en sezgisel envanter yönetimi yazılımı olan SkuVault hakkında daha fazla bilgi edinmek için formu doldurmanız yeterlidir.
Excel'de Sıralama için Profesyonel İpuçları
Alfabetik olarak sıralamak iyi bir başlangıçtır, ancak 1000'den fazla veri satırıyla uğraşmaya başladığınızda, sıralamak için daha stratejik yöntemler isteyeceksiniz.
Sayısal Sıraya Göre Sırala
Çoğu envanter yöneticisi, organize, nesnel bir veri görünümü sunduğu için artan sayısal düzende sıralamayı tercih eder. Ayrıca, kolay.
Sıralama işlemi, şeridin Veri sekmesinden gerçekleştirilir:
- Sıralamak istediğiniz sütunu seçin
- Veri sekmesine gidin ve Sırala'yı seçin
- Sıralama ölçütü sütununu ve sırayı seçin (en küçükten büyüğe)
- Tamam'ı tıklayın
Sıralama işlemini Diyalog kutusunu açmadan da gerçekleştirebilirsiniz. Veri sekmesindeyken, istediğiniz şekilde sıralamak için artan komutu tıklayın.
Aşağıda, emrinizde olan diğer sıralama yöntemlerinin bazı örnekleri bulunmaktadır.
Renge göre sırala
Satırlarınızı renge göre sıralamak, verileri renk kullanarak kolayca sıralamanıza ve istediğiniz envanter bilgilerini almanıza olanak tanır. Örneğin, yeşil renkli herhangi bir hücrenin üstte (veya altta) görünmesine karar verebilirsiniz.
Bu sıralama yöntemlerini yığınlamanın nasıl tamamen yeni bir veri görselleştirme dünyası açtığını görebilirsiniz.
Birden Çok Sütunu Sırala
Excel'de çalıştığınız çoğu zaman birden çok sütunu sıralamanız gerekir.
Çoğu durumda kurulum şu şekildedir: Birincil sıralama işlemiyle başlarsınız, ardından birincil Sıralamaya göre ikincil bir sıralama izlersiniz.
Sıralama işlevine iki sütundan fazlasına kadar devam edebilirsiniz.
Bir Ürün Aralığını Sıralayın
Verileri bir aralıkta sıralamak, Excel'deki analizin çok önemli bir parçasıdır. Öğeleri alfabetik sıraya göre düzenlemeyi, envanterinizi en yüksekten en düşüğe sıralamayı veya öğeleri belirli bir renk şemasına göre düzenlemeyi içerebilir.
Öğe aralığınızı sıraladığınızda, verileri kolayca görselleştirebilir, aradığınızı bulabilir, her şeyi düzenli tutabilir ve çalışma kitabınızın geri kalanını etkilemeden bilinçli kararlar verebilirsiniz.
Bir öğe aralığını sıralamak için, sıralamak istediğiniz hücre aralığını seçin ve ardından Veri sekmesine gidin ve Sırala'yı seçin. Sıralama işlemi tanımlarınızı yapın ve istediğiniz şekilde sıralamak için Tamam'a tıklayın.
Bir aralık içindeki bir aralığı sıralayabilmenize rağmen, bunu önermediğimizi lütfen unutmayın. Bunun nedeni, elde edilen sonuçların sıralanan aralığı orijinal verilerle ilişkilendirmemesi ve verilerin artık doğru olmamasıdır.
Herhangi Bir Sıralamaya Birden Çok Düzey Ekleyin
Excel ile çalışmanın en basit kısmı, yalnızca bir sütunu sıralamanız gerektiği zamandır. Bununla birlikte, çoğu envanter yönetimi senaryosu, çok daha fazlasıyla çalışmanızı sağlayacaktır.
Örneğin, Bölge, Satış Temsilcisi ve Satış olmak üzere üç sütununuz olabilir. Bölge sütununa ve ardından Satış Sütuna göre bir sıralama işlemi gerçekleştirilirse, belirli bölgelerdeki bir satış temsilcisinin performansını belirleyebilirsiniz.
Verileri bir sütuna göre sıralamak bazı insanlar için basit olabilirken, birden çok düzeyi sıralamak için ek adımlar atmanız gerekir. Çok düzeyli sıralama elde etmek için İletişim kutusunu kullanabilirsiniz.
Veri sekmesine gidin ve Sırala'yı seçin. Diyalog kutusundan ilk sıralama işlemini tanımlayın ve çok seviyeli sıralama elde etmek için Seviye Ekle'ye tıklayın.
Özel Filtrelerle Daha Hızlı Sıralama
Filtre işlemini kullanarak elektronik tablolardaki verileri etkili bir şekilde bulabilir ve analiz edebilirsiniz. Bu araçla, ihtiyacınız olan temel bileşenleri bir tabloda bulunan bir veri sütununda yalıtabilirsiniz.
Sıralama ise alfabetik sıraya, sayıya, tarihe ve daha pek çok kritere göre sıralama yapmayı mümkün kılar.
Verileri filtrelemeyi seçtiğinizde, sütun başlıklarınızın her biri için bir açılır menü uygulanır. Açılır simgeye tıklamak, verileri daha ayrıntılı incelemek için çeşitli seçenekleri ortaya çıkarır.
Çözüm
Excel, ustalaşması yıllar alabilen güçlü bir araç olsa da, envanter yönetimi için en iyi seçim olduğunu söylersek yalan söylemiş oluruz.
Kalbinizi işinizi hızlı bir şekilde büyütmeye ayarladıysanız, yakında Excel'in sınırlamalarıyla karşılaşacaksınız. Envanter yönetimi için Microsoft'un ikonik programını kullanma hakkında daha fazla ipucu yazdık , ancak basit ve basit: Excel iyi ölçeklenmiyor.
İleri görüşlü e-ticaret işletmeleri, sürekli değişen taleplere ayak uyduran çevik bir yazılım çözümüne ihtiyaç duyar. SkuVault, bu ihtiyaca hizmet etmek için vardır, böylece işletme sahipleri, işlerinde çalışmak yerine işlerinde çalışmaya devam edebilirler.
SkuVault hakkında daha fazla bilgi edinmek için bugün bir demo planlamak için bağlantıya tıklayın. Veya yeniyseniz, envanter yönetimi, e-ticaret ve lojistik hakkında daha ayrıntılı makaleler için blogumuza abone olun.