在 Excel 中组织数据有助于防止库存问题

已发表: 2022-02-03

在excel中组织数据

如果您正在阅读本文，您可能很清楚良好的库存管理对于发展电子商务业务的重要性。

但我们知道，并不是每个人都准备好投资一个成熟的库存管理平台。 我们必须使用可用的工具，任何库存管理总比没有好。

对于许多人来说，这意味着使用 Microsoft Excel 作为临时库存管理系统。

Excel 是最流行的产品跟踪工具之一。 有效利用 Excel 需要正确规划和组织数据，以防止出现不必要的问题。

对于那些寻求低成本管理库存方式的人来说，Excel 可能是一个合理的选择。 尽管有其局限性，但您可以将一些提示和技巧合并到电子表格中，以使它们更具动态性和交互性。

使用 Excel 进行库存管理时要考虑的基础知识

在 Excel 中按字母顺序排列

Excel 中的字母排序是数据操作 101。该功能在无数场景中派上用场，例如按升序或降序组织项目或数字列表。

在 Excel 中按字母顺序排列最直接的方法是使用功能区“数据”选项卡中的“排序”功能。 该功能可以按字母顺序排列行和列。

或者，当您有少量数据时，您还可以使用“Z 到 A”和“A 到 Z”快捷方式快速重新排序单元格。

充分利用 Excel 快捷方式

虽然键盘快捷键可能看起来并不“基本”，但我们强烈建议您尽早掌握这些快捷键。 任何 Excel 专业人士都会告诉您，您触摸鼠标的次数越少，您的工作效率就越高。

现在就养成这些习惯，你以后会感谢自己的。 一些最方便的快捷方式包括：

  • Ctrl + 空格键- 选择一列
  • Ctrl + ' - 从顶部单元格复制
  • Ctrl + 9 – 隐藏行
  • Ctrl + 0 – 隐藏列
  • Alt + Shift + F1 - 插入新工作表
  • F2 - 导航到进行中的单元格
  • Alt + H + D + R – 删除一行
  • Alt + = — 自动求和数字

Excel 具有比这些更多的快捷方式，这些快捷方式可以证明是节省时间的好方法。 掌握它们以获得更简单的体验。

创建多个工作表

有时您可能有复杂的数据或有很多数据跨越多个单元格。 为了让它感觉不那么不堪重负，您可以使用多张纸并根据需要将它们相互链接。

当您将数据存储在多个电子表格中时，请确保正确标记它们以避免混淆。 这样，您可以快速找到您要查找的信息。

请注意，您创建的任何新工作簿都带有一个标记为 Sheet1 的工作表。 您可以通过右键单击 Sheet1 并从上下文菜单中选择重命名来重命名此工作表。

当你有两三张纸时，这似乎没有必要。 但是请相信我们，当您处理十几个相互关联的工作表（一种非常常见的库存管理场景）时，您会需要一个合乎逻辑的命名约定。

您可以从同一个上下文菜单将一张纸的内容复制到下一张。 从上下文菜单中选择移动或复制选项。 单击复选框创建副本，然后单击确定。

为了使事物在视觉上更加明显，您可以更改工作表的颜色。 从工作表菜单中，选择选项卡颜色并选择所需的颜色。

将工作簿另存为模板

如果您经常为工作簿使用相同的布局，请将其另存为模板，这样您就不必每次都从头开始。 您可以使用个人模板来创建工作簿或从 Microsoft Office Online 下载预先存在的模板。

要将您的工作簿另存为模板，请设置默认的个人模板位置。

  1. 单击文件，然后单击选项
  2. 选择保存，然后选择默认个人模板位置
  3. 设置您喜欢的位置。 您可以使用上述默认本地文件位置来指导如何定义模板的位置。
  4. 单击确定以保存更改
  5. 设置模板的位置后，导出您的工作簿，但将其文件类型更改为模板。 给它一个响亮的名字并保存。
  6. 您现在可以从刚刚保存的模板创建新工作簿。
  7. 单击文件，然后单击新建
  8. 选择个人
  9. 双击您的模板

用于处理数据的基本 Excel 公式和函数

无论您具有 Excel 的高级知识还是入门知识，了解基本公式和函数都可以大大节省您处理数据的时间并让事情井井有条。

公式是指您在单元格中执行的任何动态操作。 例如，=B3+B4+B5。 另一方面，函数是预定义的 Excel 公式，例如 =SUM(B3:B5)。

如果您在 Excel 中管理您的库存，您会希望将这些公式放在您的口袋里：

  • SUM “ =SUM(C8:C30)” 聚合范围内的单元格内容
  • AVERAGE “ =AVERAGE(C8:C30)” 获取范围内数据的平均值
  • COUNT “ =COUNT(C8:C30)” 对数字单元格进行计数
  • COUNTA “ =COUNTA(C8:C30)” 计算所有细胞类型
  • MAX & MIN当你想获得一个范围内的最大和最小数字时
  • TRIM处理不规则空间
  • IF当您想按照预定逻辑对数据进行排序时（例如，如果某个条件为真，则执行另一个操作）

使用超链接单元格以节省时间

超链接在网页上很常见，但它们在 Excel 中也很有效。 您可以通过将光标放在超链接上或查找带下划线的蓝色文本来轻松识别超链接。

要插入超链接，请选择包含文本的单元格或选择图片或形状。 单击 Ctrl + K 以启动超链接对话框。 导航到您要建立超链接的位置。

您将有多种选择，包括：

  • 现有文件或网页
  • 电子邮件地址
  • 链接到当前文档
  • 创建要链接到的新文档

链接到现有文件或网页是最常用的超链接。 例如，链接到您的电子商务商店后端或 Google Analytics（分析）仪表板。

编辑或删除超链接

要编辑或删除超链接，请右键单击带有超链接的单元格，然后从菜单中选择所需的操作。

此外，您可以像编辑文本颜色一样编辑超链接的默认蓝色。 在库存管理上下文中包含超链接的更多用例包括：

  • 附加类似于按钮的形状，为您的系统提供更专业的触感
  • 互连大型 Excel 工作簿，可能由仓库位置或供应商孤立
  • 将采购订单、跟踪信息或其他相关文件附加到相应数据

隐藏不必要的数据

随着您的 Excel 技能的增长，您的工作表也会增长。 将不需要的数据方便地弄乱您的工作空间可能会分散您的注意力。

克服这一问题的一种被低估且非常有用的方法是简单地隐藏数据。 在 Excel 中隐藏未使用的部分涉及两个功能：

  1. 隐藏行
  2. 隐藏列

通过选择最后使用的单元格底部的行来隐藏未使用的行。 按 Ctrl + Shift + 向下箭头突出显示所有未使用的行。

在“主页”选项卡中，单击“格式”菜单上的下拉箭头。 选择隐藏和取消隐藏选项，然后单击隐藏行。

通过选择第一个空列标题来隐藏未使用的列。 按 Ctrl + Shift + 右箭头突出显示其他未使用的列。

在“主页”选项卡中，单击“格式”菜单上的下拉箭头。 选择隐藏和取消隐藏选项，然后单击隐藏列。

快速成长

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  • 此字段用于验证目的，应保持不变。

Warehouse worker crouching down and checking boxes on shelves with scanner. Female worker scanning boxes in rack.

在 Excel 中排序的专业提示

按字母顺序排序是一个好的开始，但是当您开始处理 1,000 多行数据时，您将需要一些更具战略性的排序方式。

按数字顺序排序

大多数库存经理更喜欢按数字升序排序，因为它提供了一个有组织的、客观的数据视图。 另外，这很容易。

从功能区的数据选项卡执行排序操作：

  1. 选择您要排序的列
  2. 导航到数据选项卡并选择排序
  3. 选择按列排序和顺序（从小到大）
  4. 点击确定

您也可以在不打开对话框的情况下执行排序操作。 在“数据”选项卡上，单击升序命令以根据需要进行排序。

以下是您可以使用的其他排序方法的一些示例。

按颜色排序

按颜色对行进行排序使您可以轻松地使用颜色对数据进行排序并获得所需的库存信息。 例如，您可以决定将任何以绿色着色的单元格显示在顶部（或底部）。

您可以看到堆叠这些排序方法如何打开一个全新的数据可视化世界。

对多列进行排序

大多数情况下，您在 Excel 中工作需要您对多个列进行排序。

在大多数情况下，设置如下：从主排序操作开始，然后是基于主排序的辅助排序。

您可以继续对不止两列使用排序功能。

对一系列项目进行排序

对范围内的数据进行排序是 Excel 分析的关键部分。 它可能涉及按字母顺序排列物品，将您的库存从最高到最低排序，或者按照某种配色方案排列物品。

当您对一系列项目进行排序时，您可以轻松地可视化数据、获取所需内容、保持一切井井有条并做出明智的决定，而不会影响工作簿的其余部分。

要对一系列项目进行排序，请选择要排序的单元格范围，然后移动到数据选项卡并选择排序。 进行排序操作定义，然后单击“确定”以根据需要进行排序。

请注意，即使您可以对范围内的范围进行排序，我们也不建议这样做。 那是因为得到的结果没有将排序后的范围与原始数据关联起来，数据不再准确。

将多个级别添加到任何排序

使用 Excel 最简单的部分是您只需对一列进行排序。 但是，大多数库存管理方案会让您处理更多问题。

例如，您可能有三列——区域、销售代表和销售。 如果按区域列执行排序操作，然后按销售列，您可以确定销售代表在特定区域的表现。

虽然对于某些人来说按一列对数据进行排序可能很简单，但对多个级别进行排序需要您采取额外的步骤。 您可以使用对话框来实现多级排序。

导航到数据选项卡并选择排序。 从对话框中定义第一个排序操作，点击Add Level，实现多级排序。

使用自定义过滤器更快地排序

您可以使用过滤器操作有效地定位和分析电子表格中的数据。 使用此工具，您可以隔离表中包含的数据列中所需的基本组件。

另一方面，排序可以根据字母顺序、数字、日期和许多其他标准进行排序。

当您选择过滤数据时，下拉菜单将应用于您的每个列标题。 单击下拉图标可显示用于进一步深入研究数据的几个选项。

结论

虽然 Excel 是一个强大的工具，可能需要数年时间才能掌握，但如果我们告诉您它是库存管理的最佳选择，那我们就是在撒谎。

如果您下定决心快速发展业务，那么您很快就会遇到 Excel 的局限性。 我们已经编写了更多关于使用 Microsoft 标志性程序进行库存管理的技巧，但简单明了：Excel 不能很好地扩展。

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