Организация данных в Excel может помочь предотвратить проблемы с инвентаризацией
Опубликовано: 2022-02-03
Если вы читаете это, вы, вероятно, хорошо осведомлены о важности хорошего управления запасами для развития вашего бизнеса электронной коммерции.
Но мы понимаем, что не все готовы инвестировать в полноценную платформу управления запасами. Мы должны использовать доступные нам инструменты, и любое управление запасами лучше, чем ничего.
Для многих это означает использование Microsoft Excel в качестве импровизированной системы управления запасами.
Excel — один из самых популярных инструментов для отслеживания товаров. Эффективное использование Excel требует надлежащего планирования и организации данных для предотвращения нежелательных проблем.
Excel может быть разумным вариантом для тех, кто ищет недорогой способ управления своими запасами. Несмотря на его ограничения, есть несколько советов и приемов, которые вы можете включить в свои электронные таблицы, чтобы сделать их более динамичными и интерактивными.
Основы, которые следует учитывать при использовании Excel для управления запасами
Расставить по алфавиту в Excel
Алфавитизация в Excel — это манипулирование данными 101. Эта функция удобна в бесчисленных сценариях, таких как организация списков элементов или чисел в порядке возрастания или убывания.
Самый простой способ упорядочить в Excel по алфавиту — использовать функцию «Сортировка», расположенную на вкладке «Данные» на ленте. Эта функция позволяет расположить в алфавитном порядке как строки, так и столбцы.
Кроме того, вы также можете использовать ярлыки «от Z до A» и «от A до Z», чтобы быстро изменить порядок ячеек, когда у вас есть небольшой пакет данных.
Максимально используйте ярлыки Excel
Хотя сочетания клавиш могут показаться не «базовыми», мы настоятельно рекомендуем заранее изучить их. Любой профессионал Excel скажет вам, что чем меньше вы касаетесь мыши, тем продуктивнее вы будете.
Выработайте эти привычки сейчас, и вы поблагодарите себя позже. Некоторые из самых удобных ярлыков включают в себя:
- Ctrl+Пробел – выделить столбец
- Ctrl + ' — скопировать из верхней ячейки
- Ctrl + 9 — скрыть строку
- Ctrl + 0 — скрыть столбец
- Alt + Shift + F1 — вставить новый рабочий лист
- F2 — перейти к текущей ячейке
- Alt+H+D+R — удалить строку
- Alt + = — для автоматического суммирования чисел
В Excel есть больше ярлыков, чем эти, которые могут значительно сэкономить время. Освойте их, чтобы получить более простой опыт.
Создать несколько листов
Иногда у вас могут быть сложные данные или много данных, охватывающих множество ячеек. Чтобы сделать его менее громоздким, вы можете использовать несколько листов и связывать их по мере необходимости.
Поскольку вы храните свои данные в нескольких электронных таблицах, убедитесь, что они правильно помечены, чтобы избежать путаницы. При этом вы сможете быстро найти интересующую вас информацию.
Обратите внимание, что любая новая рабочая книга, которую вы создаете, поставляется с одним рабочим листом с меткой Sheet1. Вы можете переименовать этот лист, щелкнув правой кнопкой мыши на Sheet1 и выбрав Rename из контекстного меню.
Это может показаться необязательным, когда у вас есть два или три листа. Но поверьте нам, когда вы работаете с дюжиной взаимосвязанных листов (очень распространенный сценарий управления запасами), вам понадобится логическое соглашение об именах.
Вы можете дублировать содержимое одного листа на другой из того же контекстного меню. Выберите пункт «Переместить или скопировать» в контекстном меню. Установите флажок Создать копию, затем ОК.
Чтобы сделать вещи более заметными, вы можете изменить цвет своих рабочих листов. В меню рабочего листа выберите Цвет вкладки и выберите нужный цвет.
Сохраните книгу как шаблон
Если вы часто используете один и тот же макет для своей книги, сохраните его как шаблон, чтобы вам не приходилось каждый раз начинать с нуля. Вы можете использовать личный шаблон для создания книги или загрузить уже существующие шаблоны из Microsoft Office Online.
Чтобы сохранить книгу в качестве шаблона, задайте расположение личных шаблонов по умолчанию.
- Нажмите «Файл», а затем «Параметры».
- Выберите «Сохранить», а затем «Расположение личных шаблонов по умолчанию».
- Установите место, которое вы предпочитаете. Вы можете использовать указанное выше расположение локальных файлов по умолчанию, чтобы указать, как определить расположение для шаблонов.
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения
- Установив местоположение шаблона, экспортируйте свою книгу, но измените ее тип файла на «Шаблон». Дайте ему резонирующее имя и сохраните.
- Теперь вы можете создавать новые рабочие книги из только что сохраненного шаблона.
- Нажмите «Файл», а затем «Создать».
- Выберите ЛИЧНОЕ
- Дважды щелкните на своем шаблоне
Основные формулы и функции Excel для работы с вашими данными
Независимо от того, обладаете ли вы продвинутыми знаниями Excel или только начинаете, понимание основных формул и функций может иметь большое значение для экономии вашего времени при работе с данными и организации работы.
Формулы относятся к любой динамической операции, выполняемой в ячейке. Например, =B3+B4+B5. С другой стороны, функции — это предопределенные формулы Excel, такие как =СУММ(B3:B5).
Если вы управляете своими запасами в Excel, вам понадобятся эти формулы:
- СУММ « =СУММ(C8:C30)» объединяет содержимое ячейки в диапазоне
- СРЗНАЧ " =СРЗНАЧ(C8:C30)" получает среднее значение данных в диапазоне
- COUNT « =COUNT(C8:C30)» подсчитывает числовые ячейки
- COUNTA « =COUNTA(C8:C30)» подсчитывает все типы ячеек
- MAX & MIN , когда вы хотите получить максимальное и минимальное число в диапазоне
- TRIM для борьбы с непослушными пробелами
- ЕСЛИ , когда вы хотите отсортировать данные в соответствии с заранее определенной логикой (например, ЕСЛИ определенное условие истинно, ТО выполните другое действие)
Работайте с ячейками с гиперссылками, чтобы сэкономить время
Гиперссылки распространены на веб-страницах, но они также отлично работают в Excel. Вы можете легко идентифицировать гиперссылки, наведя на них курсор или выполнив поиск синего и подчеркнутого текста.
Чтобы вставить гиперссылку, выберите ячейку с текстом или выберите изображение или фигуру. Нажмите Ctrl + K, чтобы открыть диалоговое окно гиперссылки. Перейдите к месту, где вы хотите установить гиперссылку.
У вас будут различные варианты, в том числе:
- Существующий файл или веб-страница
- Адрес электронной почты
- Ссылка на текущий документ
- Создайте новый документ для ссылки на
Ссылка на существующий файл или веб-страницу является наиболее часто используемой гиперссылкой. Например, ссылка на серверную часть вашего магазина электронной коммерции или панель управления Google Analytics.
Редактирование или удаление гиперссылок
Чтобы отредактировать или удалить гиперссылку, щелкните правой кнопкой мыши ячейку с гиперссылкой и выберите в меню нужное действие.
Кроме того, вы можете изменить синий цвет гиперссылки по умолчанию так же, как вы редактируете цвет текста. Другие варианты использования для включения гиперссылок в контекст управления запасами включают:
- Прикрепление форм, напоминающих кнопки, чтобы придать вашей системе более профессиональный вид.
- Связывание больших книг Excel, возможно, разделенных по расположению склада или поставщику
- Прикрепление заказов на покупку, информации об отслеживании или других соответствующих документов к соответствующим данным
Скрытие ненужных данных
По мере роста ваших навыков работы с Excel будут расти и ваши листы. Наличие ненужных данных, загромождающих рабочее пространство, может отвлекать.
Недооцененный и очень полезный способ преодолеть это — просто скрыть данные. Скрытие неиспользуемых разделов в вашем Excel включает в себя две функции:
- Скрыть строки
- Скрыть столбцы
Скройте неиспользуемые строки, выбрав строку в нижней части последней использованной ячейки. Нажмите Ctrl + Shift + стрелка вниз, чтобы выделить все неиспользуемые строки.
На вкладке «Главная» щелкните стрелку раскрывающегося списка в меню «Формат». Выберите параметр «Скрыть и показать» и нажмите «Скрыть строки».
Скройте неиспользуемые столбцы, выбрав заголовок первого пустого столбца. Нажмите Ctrl + Shift + стрелка вправо, чтобы выделить другие неиспользуемые столбцы.
На вкладке «Главная» щелкните стрелку раскрывающегося списка в меню «Формат». Выберите параметр «Скрыть и показать» и нажмите «Скрыть столбцы».
Расти быстрее
Чтобы узнать больше о SkuVault, самом интуитивно понятном в мире программном обеспечении для управления запасами, просто заполните форму.
Советы по сортировке в Excel
Сортировка по алфавиту — хорошее начало, но когда вы начнете работать с более чем 1000 строк данных, вам понадобятся более стратегические способы сортировки.
Сортировать в числовом порядке
Большинство менеджеров по запасам предпочитают сортировку в возрастающем числовом порядке, поскольку она обеспечивает организованное и объективное представление данных. Кроме того, это легко.
Операция сортировки выполняется на вкладке Данные ленты:
- Выберите столбец, который вы хотите отсортировать
- Перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Сортировка».
- Выберите столбец «Сортировать по» и порядок (от меньшего к большему).
- Нажмите ОК
Вы также можете выполнить операцию сортировки, не открывая диалоговое окно. На вкладке «Данные» щелкните команду по возрастанию, чтобы отсортировать по желанию.
Ниже приведены некоторые примеры других доступных вам методов сортировки.
Сортировать по цвету
Упорядочивание строк по цвету позволяет легко сортировать данные по цвету и получать необходимую информацию о запасах. Например, вы можете решить, что любая ячейка, окрашенная в зеленый цвет, будет отображаться сверху (или снизу).
Вы можете видеть, как объединение этих методов сортировки открывает совершенно новый мир визуализации данных.
Сортировка нескольких столбцов
Большую часть времени, когда вы работаете в Excel, вам потребуется сортировать несколько столбцов.
В большинстве случаев настройка выглядит следующим образом: вы начинаете с операции первичной сортировки, за которой следует вторичная сортировка на основе первичной сортировки.
Вы можете продолжить использовать функцию сортировки более чем для двух столбцов.
Сортировка диапазона элементов
Сортировка данных в диапазоне является важной частью анализа в Excel. Это может включать в себя расположение предметов в алфавитном порядке, сортировку вашего инвентаря от большего к меньшему или расположение предметов в соответствии с определенной цветовой схемой.
Когда вы сортируете свой диапазон элементов, вы можете легко визуализировать данные, получать то, что ищете, держать все в порядке и принимать обоснованные решения, не затрагивая остальную часть вашей книги.
Чтобы отсортировать диапазон элементов, выберите диапазон ячеек, который вы хотите отсортировать, а затем перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Сортировка». Задайте определения операции сортировки и нажмите OK, чтобы выполнить сортировку по желанию.
Обратите внимание, что даже если вы можете сортировать диапазон внутри диапазона, мы не рекомендуем это делать. Это связано с тем, что полученные результаты не связывают отсортированный диапазон с исходными данными, и данные перестают быть точными.
Добавить несколько уровней к любому виду
Самая простая часть работы с Excel — это когда вам нужно отсортировать только один столбец. Однако в большинстве сценариев управления запасами вам придется работать со многими другими.
Например, у вас может быть три столбца — «Регион», «Торговый представитель» и «Продажи». Если операция сортировки выполняется по столбцу «Регион», то по столбцу «Продажи» можно определить эффективность работы торгового представителя в конкретных регионах.
В то время как сортировка данных по одному столбцу может быть простой для некоторых людей, сортировка по нескольким уровням требует от вас дополнительных действий. Вы можете использовать диалоговое окно для достижения многоуровневой сортировки.
Перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Сортировка». Определите первую операцию сортировки в диалоговом окне и нажмите «Добавить уровень», чтобы добиться многоуровневой сортировки.
Сортировка быстрее с пользовательскими фильтрами
Вы можете эффективно находить и анализировать данные в электронных таблицах, используя операцию фильтрации. С помощью этого инструмента вы можете изолировать необходимые компоненты в столбце данных, содержащихся в таблице.
С другой стороны, сортировка позволяет сортировать по алфавитному порядку, числу, дате и многим другим критериям.
Когда вы выбираете фильтрацию данных, раскрывающееся меню применяется к каждому из заголовков вашего столбца. Щелкнув значок раскрывающегося списка, вы увидите несколько вариантов дальнейшего детализации данных.
Вывод
Хотя Excel — мощный инструмент, на освоение которого могут уйти годы, мы бы солгали, если бы сказали вам, что это лучший выбор для управления запасами.
Если вы настроены на быстрое развитие своего бизнеса, вы скоро столкнетесь с ограничениями Excel. Мы написали больше советов по использованию легендарной программы Microsoft для управления запасами, но они просты и понятны: Excel плохо масштабируется.
Дальновидным предприятиям электронной коммерции требуется гибкое программное решение, отвечающее постоянно меняющимся требованиям. SkuVault существует для удовлетворения этой потребности, чтобы владельцы бизнеса могли вернуться к работе над своим бизнесом, а не в нем.
Чтобы узнать больше о SkuVault, щелкните ссылку, чтобы запланировать демонстрацию сегодня. Или, если вы новичок, подпишитесь на наш блог, чтобы получать более подробные статьи об управлении запасами, электронной коммерции и логистике.