La organización de datos en Excel puede ayudar a prevenir problemas de inventario
Publicado: 2022-02-03
Si está leyendo esto, probablemente sea consciente de la importancia de una buena gestión de inventario para hacer crecer su negocio de comercio electrónico.
Pero entendemos que no todo el mundo está listo para invertir en una plataforma completa de gestión de inventario. Tenemos que usar las herramientas disponibles para nosotros, y cualquier gestión de inventario es mejor que ninguna.
Para muchos, esto significa usar Microsoft Excel como un sistema de gestión de inventario improvisado.
Excel es una de las herramientas más populares para el seguimiento de productos. La utilización eficiente de Excel requiere una planificación y organización adecuadas de los datos para evitar problemas injustificados.
Excel podría ser una opción razonable para aquellos que buscan una forma económica de administrar su inventario. A pesar de sus limitaciones, hay algunos consejos y trucos que puedes incorporar a tus hojas de cálculo para hacerlas más dinámicas e interactivas.
Conceptos básicos a tener en cuenta al usar Excel para la gestión de inventario
Alfabetizar en Excel
Ordenar alfabéticamente en Excel es la manipulación de datos 101. La función es útil en innumerables escenarios, como organizar listas de elementos o números en orden ascendente o descendente.
La forma más sencilla de ordenar alfabéticamente en Excel es usar la función "Ordenar" ubicada en la pestaña "Datos" de la cinta. La función permite ordenar alfabéticamente tanto las filas como las columnas.
Alternativamente, también puede usar los accesos directos "Z a A" y "A a Z" para reordenar rápidamente las celdas cuando tiene un pequeño lote de datos.
Aproveche al máximo los accesos directos de Excel
Si bien los atajos de teclado pueden no parecer "básicos", recomendamos encarecidamente tenerlos bajo los dedos desde el principio. Cualquier profesional de Excel le dirá que cuanto menos toque el mouse, más productivo será.
Construye estos hábitos ahora y te lo agradecerás más tarde. Algunos de los atajos más prácticos incluyen:
- Ctrl + barra espaciadora : para seleccionar una columna
- Ctrl + ' – para copiar desde la celda superior
- Ctrl + 9 – para ocultar fila
- Ctrl + 0 – para ocultar la columna
- Alt + Shift + F1 : para insertar una nueva hoja de trabajo
- F2 : navegar a la celda anterior
- Alt + H + D + R – para eliminar una fila
- Alt + = — para suma automática de números
Excel tiene más atajos que estos que pueden resultar un gran ahorro de tiempo. Domínelos para tener una experiencia más sencilla.
Crear varias hojas
A veces puede tener datos complejos o tener muchos datos que abarcan muchas celdas. Para que se sienta menos abrumador, puede utilizar varias hojas y vincularlas según sea necesario.
A medida que almacena sus datos en varias hojas de cálculo, asegúrese de etiquetarlos correctamente para evitar confusiones. Al hacerlo, puede encontrar rápidamente la información que está buscando.
Tenga en cuenta que cualquier nuevo libro de trabajo que cree viene con una hoja de trabajo etiquetada como Hoja1. Puede cambiar el nombre de esta hoja haciendo clic con el botón derecho en Hoja1 y eligiendo Cambiar nombre en el menú contextual.
Puede que no parezca necesario cuando tienes dos o tres hojas. Pero confíe en nosotros, cuando esté discutiendo una docena de hojas interrelacionadas (un escenario de gestión de inventario muy común), querrá una convención de nomenclatura lógica.
Puede duplicar el contenido de una hoja a la siguiente desde el mismo menú contextual. Elija la opción Mover o Copiar del menú contextual. Haga clic en la casilla de verificación Crear una copia, luego en Aceptar.
Para que las cosas se distingan más visualmente, puede cambiar el color de sus hojas de trabajo. En el menú de la hoja de trabajo, elija Color de pestaña y seleccione el color deseado.
Guardar el libro de trabajo como plantilla
Si usa con frecuencia el mismo diseño para su libro de trabajo, guárdelo como una plantilla para que no tenga que empezar desde cero cada vez. Puede usar una plantilla personal para crear el libro de trabajo o descargar plantillas preexistentes de Microsoft Office Online.
Para guardar su libro de trabajo como una plantilla, establezca la ubicación predeterminada de las plantillas personales.
- Haga clic en Archivo y luego en Opciones
- Elija Guardar y luego Ubicación predeterminada de plantillas personales
- Establece la ubicación que prefieras. Puede usar la ubicación de archivo local predeterminada anterior para guiar cómo definir la ubicación de las plantillas.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
- Con la ubicación de la Plantilla configurada, exporte su libro de trabajo pero cambie su tipo de archivo a Plantilla. Dale un nombre resonante y guárdalo.
- Ahora puede crear nuevos libros de trabajo a partir de la plantilla que acaba de guardar.
- Haga clic en Archivo y luego en Nuevo
- Elija PERSONAL
- Haga doble clic en su plantilla
Fórmulas y funciones básicas de Excel para trabajar con sus datos
Ya sea que tenga un conocimiento avanzado de Excel o esté comenzando, comprender las fórmulas y funciones básicas puede ser de gran ayuda para ahorrarle tiempo al trabajar con datos y mantener las cosas organizadas.
Las fórmulas hacen referencia a cualquier operación dinámica que ejecute en una celda. Por ejemplo, =B3+B4+B5. Por otro lado, las funciones son fórmulas de Excel predefinidas, como =SUMA(B3:B5).
Si está administrando su inventario en Excel, querrá tener estas fórmulas en su bolsillo trasero:
- SUMA " =SUMA(C8:C30)" agrega el contenido de la celda en el rango
- PROMEDIO “ =PROMEDIO(C8:C30)” obtiene un promedio de datos en el rango
- CONTAR " = CONTAR (C8: C30)" cuenta celdas numéricas
- COUNTA “ =COUNTA(C8:C30)” cuenta todos los tipos de celdas
- MAX y MIN cuando desea obtener el número máximo y mínimo en un rango
- TRIM para lidiar con espacios rebeldes
- SI cuando desea ordenar los datos según una lógica predeterminada (por ejemplo, SI cierta condición es verdadera, ENTONCES realice otra acción)
Trabaje con celdas con hipervínculos para ahorrar tiempo
Los hipervínculos son comunes en las páginas web, pero también funcionan muy bien en Excel. Puede identificar fácilmente los hipervínculos colocando el cursor sobre ellos o buscando el texto con estilo azul y subrayado.
Para insertar un hipervínculo, elija la celda con texto o seleccione una imagen o forma. Haga clic en Ctrl + K para iniciar el cuadro de diálogo de hipervínculo. Navegue a la ubicación donde le gustaría establecer un hipervínculo.
Tendrás varias opciones, incluyendo:
- Archivo o página web existente
- Dirección de correo electrónico
- Enlace al documento actual
- Crear un nuevo documento para enlazar
La vinculación a un archivo o página web existente es el hipervínculo más utilizado. Por ejemplo, vincularse al backend de su tienda de comercio electrónico o al panel de control de Google Analytics.
Edición o eliminación de hipervínculos
Para editar o eliminar un hipervínculo, haga clic derecho en la celda con hipervínculo y seleccione la acción deseada del menú.
Además, puede editar el color azul predeterminado de su hipervínculo de la misma manera que edita el color del texto. Más casos de uso para incluir hipervínculos en un contexto de gestión de inventario incluyen:
- Adjuntar formas que se asemejan a botones para darle a su sistema un toque más profesional
- Interconexión de grandes libros de Excel, tal vez aislados por ubicación de almacén o proveedor
- Adjuntar órdenes de compra, información de seguimiento u otros documentos relevantes a los datos correspondientes
Ocultar datos innecesarios
A medida que crezcan sus habilidades en Excel, también lo harán sus hojas. Tener datos que no necesita a mano y abarrotar su espacio de trabajo puede ser una distracción.
Una forma subestimada y muy útil de superar esto es simplemente ocultar datos. Ocultar secciones no utilizadas en su Excel implica dos funciones:
- Ocultar filas
- Ocultar columnas
Oculte las filas no utilizadas seleccionando la fila en la parte inferior de la última celda utilizada. Presione Ctrl + Shift + Flecha hacia abajo para resaltar todas las filas no utilizadas.
En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha desplegable del menú Formato. Elija la opción Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar filas.
Oculte las columnas no utilizadas seleccionando el primer encabezado de columna vacío. Presione Ctrl + Shift + Flecha derecha para resaltar las otras columnas no utilizadas.
En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha desplegable del menú Formato. Elija la opción Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar columnas.
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Consejos profesionales para ordenar en Excel
Ordenar alfabéticamente es un buen comienzo, pero cuando comience a manejar más de 1000 filas de datos, querrá algunas formas más estratégicas de ordenar.
Ordenar en orden numérico
La mayoría de los administradores de inventario prefieren clasificar en orden numérico ascendente porque ofrece una vista de datos objetiva y organizada. Además, es fácil.
La operación de clasificación se realiza desde la pestaña Datos de la cinta:
- Elija la columna que le gustaría ordenar
- Navegue a la pestaña Datos y elija Ordenar
- Elija la columna Ordenar por y el orden (de menor a mayor)
- Haga clic en Aceptar
También puede realizar la operación de clasificación sin abrir el cuadro de diálogo. Mientras está en la pestaña Datos, haga clic en el comando ascendente para ordenar como desee.
A continuación se muestran algunos ejemplos de otros métodos de clasificación a su disposición.
Ordenar por color
Ordenar sus filas por color le permite ordenar fácilmente los datos usando el color y obtener la información de inventario que desea. Por ejemplo, puede decidir que cualquier celda coloreada en verde aparezca en la parte superior (o en la parte inferior).
Puede ver cómo el apilamiento de estos métodos de clasificación abre un mundo completamente nuevo de visualización de datos.
Ordenar varias columnas
La mayor parte del tiempo que trabaje en Excel requerirá que ordene varias columnas.
En la mayoría de los casos, la configuración es la siguiente: comienza con una operación de clasificación primaria seguida de una clasificación secundaria basada en la clasificación principal.
Puede continuar con la función de clasificación en más de dos columnas.
Ordenar un rango de elementos
Ordenar datos en un rango es una parte crucial del análisis en Excel. Podría implicar organizar los artículos en orden alfabético, ordenar su inventario del más alto al más bajo u ordenar los artículos según un determinado esquema de color.
Cuando ordena su rango de elementos, puede visualizar fácilmente los datos, obtener lo que está buscando, mantener todo organizado y tomar decisiones informadas sin afectar el resto de su libro de trabajo.
Para ordenar un rango de elementos, elija el rango de celdas que le gustaría ordenar y luego muévase a la pestaña Datos y elija Ordenar. Haga sus definiciones de operaciones de ordenación y haga clic en Aceptar para ordenar como desee.
Tenga en cuenta que aunque puede ordenar un rango dentro de un rango, no lo recomendamos. Esto se debe a que los resultados obtenidos no asocian el rango ordenado con los datos originales y los datos ya no son precisos.
Agregue múltiples niveles a cualquier tipo
La parte más simple de trabajar con Excel es cuando tiene que ordenar solo una columna. Sin embargo, la mayoría de los escenarios de administración de inventario lo harán trabajar con muchos más.
Por ejemplo, puede tener tres columnas: Región, Representante de ventas y Ventas. Si se realiza una operación de clasificación por la columna Región, luego por la Columna de ventas, puede determinar el desempeño de un representante de ventas en regiones particulares.
Mientras que ordenar datos por una columna puede ser sencillo para algunas personas, ordenar varios niveles requiere que tome medidas adicionales. Puede utilizar el cuadro de diálogo para lograr una clasificación de varios niveles.
Vaya a la pestaña Datos y elija Ordenar. Defina la primera operación de clasificación desde el cuadro de diálogo y haga clic en Agregar nivel para lograr una clasificación de varios niveles.
Clasificación más rápida con filtros personalizados
Puede localizar y analizar datos de forma eficaz en hojas de cálculo mediante la operación de filtro. Con esta herramienta, puede aislar los componentes esenciales que necesita en una columna de datos contenida en una tabla.
Por otro lado, la clasificación permite clasificar según el orden alfabético, el número, la fecha y muchos otros criterios.
Cuando elige filtrar datos, se aplica un menú desplegable a cada uno de los encabezados de su columna. Al hacer clic en el ícono desplegable, se revelan varias opciones para profundizar más en los datos.
Conclusión
Si bien Excel es una herramienta poderosa que puede llevar años dominar, estaríamos mintiendo si le dijéramos que es la mejor opción para la gestión de inventario.
Si tiene el corazón puesto en hacer crecer su negocio rápidamente, pronto se encontrará con las limitaciones de Excel. Hemos escrito más consejos sobre el uso del icónico programa de Microsoft para la gestión de inventario, pero simple y llanamente: Excel no escala bien.
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