Niezbędny przepis na smaczny format e-maili

Każdego dnia przeciętny pracownik biurowy otrzymuje aż 121 e-maili . Oznacza to, że masz odciętą pracę, próbując przyciągnąć uwagę odbiorcy. Wysyłanie gotowych szablonów wiadomości e-mail nie wystarczy; aby pokonać konkurencję i naprawdę się wyróżnić, Twój e-mail musi być pyszny.

Każdy wiersz e-maila musi prowadzić odbiorcę do następnego, aż do podpisania. Aby każda linia była zrozumiała i dobrze wyważona, ważne jest, aby były poprawnie sformatowane.

Możesz wysyłać zimne e-maile, kontynuację, prośbę, wprowadzenie, cokolwiek; oto podstawowe elementy, bez których Twój e-mail nie może się obejść.

Pięć kluczowych składników liżącego palca e-maila:

1. Wiersz tematu
2. Powitanie
3. Ciało
4. Linia zamknięcia
5. Podpis

Wygląda łatwo? To nic nowego. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu konkretnemu etapowi przygotowania wiadomości e-mail, na którą otrzymasz odpowiedzi.

1. Odrobina tematu

Spójrz na swoją skrzynkę odbiorczą, co widzisz?

Wiersze tematyczne!

Wiersz tematu e-maila to Twoja stopa w drzwiach odbiorcy. Idealny wiersz tematu sprowadza się do wybranych słów, użytej długości i oferowanej wartości.

Mimo że jest to najkrótsza część wiadomości e-mail, wiersz tematu odgrywa kluczową rolę w podejmowaniu decyzji, czy wiadomość zostanie otwarta, czy wyrzucona do kosza. Możesz mieć najpiękniejszy e-mail w historii, ale bez chwytliwego, profesjonalnego tematu może nigdy nie ujrzeć światła dziennego.

Najlepsze wiersze tematu wiadomości e-mail zaznacz wszystkie te pola:

• Długość od 1 do 5 słów .
• Podsumowanie głównych intencji treści e-maila.
• Ładnie wiązany z pierwszą linią ciała.
• Wyczyść wiadomość do odbiorcy określającą typ wiadomości e-mail (początkowa, odpowiedź [re:], forward [fwd:] lub kontynuacja).
• Przyciągnij uwagę potencjalnych klientów i wyskocz, gdy skanują swoją skrzynkę odbiorczą.

Jako dodatkową wskazówkę, Darshan Somashekar, założyciel startupu zajmującego się treningiem mózgu Solitaired, sugeruje przetestowanie tematu zaczynającego się małymi literami. Wyjaśnia: „Pomaga to wyróżnić się w temacie i sprawia, że ​​komunikacja jest mniej formalna”

Jasne i zwięzłe jest kluczem do stworzenia idealnego tematu. Opisz zwięźle, co czeka na odbiorcę w wiadomości e-mail i pamiętaj o użytkownikach mobilnych . Nigdy nie przekraczaj 7 słów w temacie.

2. Szczypta serdecznego powitania

Ustalenie, jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail — zwłaszcza gdy piszesz do kogoś, kogo nie znasz zbyt dobrze — jest wyzwaniem.

Czy „Hej” jest zbyt zwyczajne? Czy „Kochanie” jest zbyt formalne? Czy „Rano!” zbyt wesoły?

Jeśli uważasz, że powitanie w wiadomości e-mail nie jest ważne, to się mylisz. Sposób, w jaki zaczynasz e-mail, nadaje ton i kształtuje postrzeganie Ciebie przez adresata. Może również określić, czy kontynuują czytanie. Więc tak, to ważne.

Mamy zwycięzcę. Chociaż jest neutralny i prosty, nie może się nie udać.

Pozdrowienia, których należy unikać:

"Do tych których może to dotyczyć…". To nie XIX wiek, stary. To zimny i bezosobowy sposób na rozpoczęcie wiadomości e-mail. Odbiorca może pomyśleć: „Cóż, to mnie nie dotyczy… Nie muszę czytać dalej”.

„Drogi Panie/Pani/Pani. [nazwisko], …” / „Szanowny Panie lub Pani, …”. Zbyt formalne. W rzeczywistości całe „Kochanie…” również brzmi staroświecko. Poza tym to pozdrowienie mówi odbiorcy, że nie masz pojęcia, kim on jest. Dlaczego mieliby być zainteresowani tym, co masz do powiedzenia?

"[Imię]!". To jest nieformalne i nagłe. Potem, kiedy dodasz wykrzyknik, staje się to po prostu denerwujące.

"Cześć…". To powitanie również brzmi nagle; brakuje mu dostosowania, które jest konieczne, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy.

Dołączenie imienia i nazwiska osoby w wiadomości e-mail jest kluczowym sposobem na zwrócenie jej uwagi.

3. Postępuj zgodnie z pyskatą regułą C&S dla formatu treści wiadomości e-mail

Średnio użytkownik czyta tylko 20% treści na Twojej stronie (źródło: Nielsen Norman Group). Ten sam los czeka na Twój e-mail.

Pierwsza myśl, jaka pojawia się w twoim umyśle, to: „20%? Czy to jakiś żart? Spędziłem godziny na tworzeniu idealnie sformułowanego e-maila tylko po to, aby zignorować cztery piąte tego?!”.

Niestety to prawda...

Jest jeden bardzo prosty powód tego dość przygnębiającego faktu… skanowanie . Badania eye-trackingowe wykazały, że większość ludzi czyta treści online we wzorcu „F” (źródło: Nielsen Norman Group).

Twój odbiorca wiadomości e-mail musi otrzymać określoną cenną informację i nie chce czytać długiej wiadomości e-mail, aby ją znaleźć.

Postaw się na chwilę za oczami odbiorcy. Oczekujesz, że znajdziesz odpowiedź na pytanie, jakąś przydatną radę, ofertę, a docelowo rozwiązanie. Skanujesz treść w tym celu. Jeśli nie znajdziesz go wystarczająco szybko, wrócisz prosto do swojej skrzynki odbiorczej.

Krótko mówiąc, Twój e-mail powinien być zwięzły i łatwy do zeskanowania.

Jak mam to zrobić?

• Staraj się, aby język był prosty, a treść wartościowa. Pamiętaj, masz do czynienia z zapracowaną osobą, która w ciągu kilku sekund zdecyduje o przydatności Twojego e-maila. Postaraj się, aby treść była przyjemna dla oka. Ludzie chcą łatwo czytać e-maile, bez zmagania się z technicznym żargonem i marketingowym zamętem.
• Używaj akapitów składających się z jednego lub dwóch zdań. Podziel swoje myśli na nowe akapity i sformatuj ważne elementy pogrubioną czcionką (np. Twoja oferta, zapytanie, aktualizacje itp.). Biała przestrzeń ułatwia odbiorcy dostrzeżenie treści wiadomości e-mail;
• Nie wyjaśniaj przesadnie. Szanuj czas odbiorcy. Jeśli Twój e-mail jest przytłoczony zbyt dużą ilością informacji, na pewno pozostanie nieprzeczytany, nie mówiąc już o braku odpowiedzi. Nie owij się w bawełnę; przejdź od razu do sedna. W razie potrzeby dołącz dokument z bardziej szczegółowymi informacjami lub ofertę wysłania na żądanie odbiorcy;
• Nie rób tego zbyt krzykliwego. Chociaż grafika i nietypowe czcionki są dopuszczalne w e-mailach marketingowych, e-mail biznesowy nie wymaga żadnej z tych pułapek. Nie wszyscy klienci poczty e-mail będą poprawnie wyświetlać Twoje formatowanie, więc trzymaj się domyślnej czcionki 11- lub 12-punktowej i czarnego tekstu. Oszczędnie używaj pogrubionego tekstu i kursywy.

Potrzebujesz więcej wskazówek dotyczących pisania bezbłędnych profesjonalnych e-maili? Oto pełny przewodnik wraz z listą kontrolną; nie możesz się pomylić.

4. Dopraw to szczególnym zamknięciem

Podpis to ostatni element, którym możesz przykuć uwagę odbiorcy; Twoja ostatnia szansa na otrzymanie odpowiedzi na Twój e-mail.

O prawidłowej linii zamknięcia decyduje indywidualna sytuacja. Zastanówmy się nad codziennymi kontekstami zawodowymi, w których możesz się znaleźć. Oto kilka przykładów, jak najlepiej zakończyć wiadomość e-mail.

Czekasz na spotkanie lub dalszą współpracę z kimś. Aby pozostać z nimi w kontakcie, ważne jest, aby zaoferować możliwość przyszłej komunikacji:

Oferujesz pomoc odbiorcy. Na przykład możesz wysyłać im treści lub nowe informacje, które są dla nich cenne.

Chcesz wysłać notatkę gratulacyjną. Każdy lubi otrzymywać komplementy i pozdrowienia. Zakończ swój e-mail ostateczną notatką, która potwierdza ich osiągnięcie. Zachęca to do dalszej współpracy i buduje pozytywne nastawienie Ciebie i Twojej firmy.

Odbiorca coś dla Ciebie zrobił, więc musisz wyrazić mu swoją wdzięczność :

Wskazówka: użyj emotikonów

Emoji w biznesie i marketingu stają się coraz bardziej popularne. Pomagają ukierunkować ton wiadomości. Możesz sprawić, by wiadomość wyglądała na bardziej spersonalizowaną i przyjazną, więc używaj jej, jeśli masz taki ton. Ale tutaj zachowaj równowagę, aby nie przesadzić.

5. Umieść swój podpis e-mail jak wisienka na wierzchu

Aby wzmocnić pozytywne wrażenie o sobie, dołącz swój podpis e-maila na końcu e-maila. Skonfigurowanie odpowiedniego podpisu w wiadomości e-mail to okazja, aby jasno powiedzieć, kim jesteś, nad czym pracujesz i ułatwić innym kontakt z Tobą.

Jeśli oglądasz, aby przyciągnąć ich uwagę i pozostać w głowie klienta, musisz wyjść poza swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Przekształć podstawowy podpis e-mail w narzędzie marketingowe, wstawiając:

• logo firmy;
• imponujące nagrody zdobyte przez Ciebie lub Twoją firmę;
• Twoje zdjęcie;
• elementy marki;
• banery promocyjne;
• linki do mediów społecznościowych.

Ale nie musisz wybierać wszystkich wymienionych punktów. Na przykład, jeśli dołączysz zarówno zdjęcie, jak i logo, Twój podpis będzie zbyt przeładowany i zagmatwany. Uważaj, aby podpisy w wiadomościach e-mail były krótkie i na temat; nierozsądne byłoby posiadanie podpisu obejmującego pół strony.

Zrównoważ zawartość i projekt. Skuteczne podpisy e-mail są oparte na minimalistycznych projektach. Dodaj 2 kolory, na przykład: jeden w logo, a drugi w ikonach lub nazwie marki. Ale upewnij się, że kolory pasują do siebie.

Nie zapomnij o wezwaniu do działania . CTA jest dokładnie tym, co zachęca klientów do interakcji z Tobą. Akcja, którą chcesz, aby podjęli, może być praktycznie wszystkim i zależy od Twoich celów. Dzięki CTA Twój klient może pobrać ebooka, dowiedzieć się o specjalnych ofertach i zniżkach, zarezerwować demo i tak dalej.

Masz ochotę na więcej? Dowiedz się, jak stworzyć niezapomniany podpis e-mail, tutaj!

Sprawdź te proste szablony, które można kopiować i wklejać!

Zimny ​​e-mail

Pisanie zimnych e-maili to nie tylko sprzedaż, to sztuka. Musisz zbudować silne połączenie i sprawić, by potencjalny klient Ci zaufał, nigdy się z nim nie spotykając. Skuteczna personalizacja z odrobiną oryginalności to klucz do wyróżnienia się w sprzedaży B2B. Wypróbuj ten szablon i uzyskaj odpowiedzi:

E-mail uzupełniający

Wysyłanie kolejnych wiadomości e-mail o sprzedaży to skuteczny sposób na zaangażowanie lub ponowne zaangażowanie potencjalnych klientów w rozmowę, która może ostatecznie doprowadzić ich do zawarcia transakcji. Może mógłbyś zapewnić zniżkę grupową; istotne, gdy masz pewność, że Twój produkt jest przydatny nie tylko dla jednej osoby z firmy, ale dla kilku z nich. Spójrz na ten e-mail.

Poczta dotykowa

Jeśli po pewnym czasie skontaktujesz się z nami ponownie, korzystną opcją jest okazanie zainteresowania ich firmą za pośrednictwem poczty e-mail. Jeśli potencjalny klient ma bloga lub jest aktywny w mediach społecznościowych, możesz taktownie odpowiedzieć na coś, co publikuje. Oto jak możesz to zrobić: