Co to jest system ciągłej inwentaryzacji i jak to działa

Zarządzanie zapasami bezpośrednio wpływa na rentowność i dlatego jest jednym z najważniejszych aktywów Twojej firmy. Jeśli masz za mało zapasów, ryzykujesz brakiem zapasów i utratą klientów.

Być może będziesz musiał poradzić sobie z wygórowanymi opłatami za przechowywanie, wyczerpanym kapitałem biznesowym i ujemnym wynikiem finansowym, jeśli masz zbyt dużo zapasów. W rezultacie nie można przecenić znaczenia efektywnego zarządzania zapasami.

Więc jakie kroki należy podjąć, aby osiągnąć efektywne zarządzanie zapasami?

Skuteczne zarządzanie zapasami wymaga zachowania równowagi między posiadaniem wystarczającej ilości zapasów, aby zaspokoić wymagania klientów w Twojej firmie eCommerce, a posiadaniem wystarczającej ilości nadmiaru zapasów, aby złagodzić nieoczekiwany wzrost popytu. Systemy, które to umożliwiają, nazywane są systemami zarządzania zapasami.

Ogólnie rzecz biorąc, te systemy inwentaryzacji są pogrupowane w dwie kategorie: systemy ciągłej inwentaryzacji i systemy okresowej inwentaryzacji.

Oba pomagają zarządzać zadaniami związanymi z zapasami, w tym śledzeniem i rejestrowaniem obrotów, wysyłką i nie tylko.

Co to jest inwentaryzacja wieczysta?

Inwentaryzacja wieczysta to proces księgowania zapasów, który rejestruje zmiany w ewidencji zapasów — takich jak sprzedaż, przetwarzanie i spożyte produkty — w momencie wystąpienia.

Innymi słowy, zapasy bezterminowe to zapasy uzgadniane w czasie rzeczywistym . Z drugiej strony inwentaryzacja okresowa wymaga ręcznych, planowych liczeń.

Systemy inwentaryzacji wieczystej a okresowe

Jedną z głównych różnic między systemami inwentaryzacji ciągłej i okresowej jest metoda śledzenia zapasów. Przyjrzyjmy się bliżej.

Co to jest system ciągłej inwentaryzacji?

Mówiąc prościej, system ciągłej inwentaryzacji to oparta na technologii metoda zarządzania zapasami, która służy do śledzenia zapasów w momencie ich sprzedaży lub odbioru w czasie rzeczywistym.

W tym przypadku technologia to zazwyczaj oprogramowanie do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, skomputeryzowany system do obsługi punktów sprzedaży lub oba te elementy.

Niezależnie od używanej technologii, automatycznie zbiera dane i wyświetla szczegółowe zmiany w stanach magazynowych w miarę ich pojawiania się.

Co to jest system okresowej inwentaryzacji?

Z drugiej strony inwentaryzacja okresowa jest całkowicie odwrotna. Odbywa się to fizycznie, co oznacza, że ​​zapasy muszą zostać fizycznie policzone przez członka personelu, zanim będą mogły zostać porównane z danymi sprzedaży.

Łatwym sposobem na zapamiętanie tego jest to, że systemy okresowe „okresowo” rejestrują dane, podczas gdy systemy wieczyste „nieustannie” działają w tle, rejestrując wszystkie istotne informacje o inwentarzu.

Metody okresowej inwentaryzacji pozostawiają dużo miejsca na błędy i nie są najbardziej nieefektywnymi systemami zarządzania zapasami.

Kiedy powinieneś używać systemu wieczystej inwentaryzacji w swojej działalności eCommerce?

Jeśli Twoja firma detaliczna obsługuje dużą sprzedaż, tak jak robi to większość marek eCommerce, najlepszym rozwiązaniem jest system stałego inwentaryzacji. Jednak nawet małe firmy odniosą korzyści z tego systemu zarządzania zapasami, aby uprościć i zautomatyzować zadania związane z zapasami.

Zalety i wady systemu ciągłych inwentaryzacji

System ciągłej inwentaryzacji jest znacznie lepszy od systemu okresowej inwentaryzacji dla Twojej firmy eCommerce z wielu powodów. Największą zaletą, bez wyjątku, jest to, że znacznie zmniejsza błąd ludzki. Inne zalety to:

Brak przestojów

Ponieważ wszystko zależy od technologii, stany magazynowe są natychmiast aktualizowane za pomocą systemu ciągłego zarządzania zapasami. Możesz pożegnać się z czasochłonnym zadaniem spisu inwentarza z natury, a także z wynikającymi z tego przestojami biznesowymi i niewykorzystanymi szansami sprzedaży.

Jako bonus otrzymujesz organizację magazynu, która jest bardziej wydajna i oszczędza czas pracowników. Cieszysz się również niższymi kosztami łańcucha dostaw, lepszym przepływem środków pieniężnych i poprawą zysków Twojej firmy.

Poprawia Twoje prognozowanie

Dokładne prognozowanie jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania zapasami. Cisco, gigant sprzętu sieciowego, boleśnie przekonał się o konsekwencjach złego prognozowania zapasów w 2001 roku.

Musiała odpisać około 2,25 miliarda dolarów na komponenty sprzętu i surowce jako stratę.

Twoja firma może nie być jeszcze na taką skalę, ale strata to strata — nadal boli. Dzięki systemowi ciągłego inwentaryzacji możesz uniknąć strat dla swojej firmy. Ponieważ możesz śledzić wszystkie transakcje, możesz zapewnić pełną odpowiedzialność za produkt na żądanie.

Rejestruje dane w czasie rzeczywistym

System ciągłej inwentaryzacji jest również dokładniejszy niż system okresowej inwentaryzacji. Powód tego jest prosty: ponieważ kluczowe zadania związane z zarządzaniem zapasami są zautomatyzowane, dane o sprzedaży i zapasach są rejestrowane natychmiast po ich wystąpieniu, co ma pozytywne zastosowanie do prognozowania zapasów i audytów.

Dla Twojej firmy eCommerce oznacza to, że będziesz mieć dokładniejsze konto asortymentowe, kiedy tylko będziesz tego potrzebować.

Dzięki temu możesz podjąć kroki, aby uniknąć braków magazynowych, a także niedoborów produktów i produkcji.

Zmniejsza koszty zarządzania zapasami

System ciągłej inwentaryzacji zapewnia kompleksowy zestaw danych dotyczących wszystkich wskaźników związanych z inwentarzem. Najlepsze jest to, że po poprawnym skonfigurowaniu formuły systemu kalkulacji kosztów analiza tych danych jest stosunkowo prosta (więcej o tym później).

Ma to pozytywny efekt domina, jeśli chodzi o zmniejszenie ilości pieniędzy, które wydajesz na zarządzanie zapasami. Dzięki danym możesz dokładniej prognozować popyt i unikać nadmiaru surowców i zapasów.

Możesz także skalować w górę lub w dół koszt utrzymywania zapasów w zależności od popytu, upewniając się, że nie płacisz za magazynowanie, którego nie potrzebujesz i na odwrót.

Wady systemów ciągłej inwentaryzacji

Zanim przejdziemy do wad systemu ciągłej inwentaryzacji, należy zauważyć, że chociaż niektóre z poniższych punktów są wymienione jako wady, są bardziej jak drobne niedogodności w porównaniu z alternatywą (system okresowej inwentaryzacji).

Coroczny audyt zapasów fizycznych

Nawet jeśli masz stały system zarządzania zapasami, będziesz musiał fizycznie policzyć zapasy, aby zsynchronizować dane.

Ta liczba jest wymagana, ponieważ zarejestrowane zapasy mogą nie odzwierciedlać dokładnie tego, co jest fizycznie w magazynie w czasie, nie mówiąc już o rozliczaniu wysyłek lub zapasów na zamówienie, w tym uwzględnianiu uszkodzeń, skradzionych towarów i strat spowodowanych skurczem (które są ryzykiem związanym z zapasami w Twój interes).

Jeśli szukasz najskuteczniejszych sposobów audytu zapasów, zapoznaj się z naszym postem na temat liczenia cykli .

Skurcz występuje z różnych powodów, w tym błędów dostawcy, kradzieży pracowników i błędów w dokumentacji. Jest to kosztowny problem dla Twojej firmy, który może skutkować utratą zysków: nie możesz odzyskać kosztów zapasów i nie możesz sprzedawać zapasów, aby generować przychody.

Dobrą wiadomością jest to, że kurczenie się może zostać odliczone od osobistych lub biznesowych deklaracji podatkowych, gdy zostanie wykryte. Mogą w tym pomóc skrupulatne zapisy zapewniane przez system ciągłej inwentaryzacji.

Stałe prowadzenie ewidencji i monitorowanie

Więcej danych oznacza większą odpowiedzialność. Ponieważ systemy ciągłej inwentaryzacji są zaprojektowane tak, aby śledzić i rejestrować każdą transakcję inwentaryzacyjną, konieczne będzie ustanowienie równie solidnego systemu ewidencjonowania i monitorowania wszystkich gromadzonych danych.

Czemu?

Błędy i niepoprawnie zeskanowane przedmioty mogą mieć wpływ na ewidencję zapasów.

Na szczęście można sobie z tym poradzić matematycznie, używając wzorów (poprawek), które uwzględniają większość tych czynników. Dojdziemy do tego za minutę.

Wyższe koszty instalacji

Systemy ciągłej inwentaryzacji mogą być droższe we wdrażaniu metody okresowego zarządzania zapasami ze względu na potrzeby w zakresie oprogramowania, sprzętu i szkoleń.

Jednak początkowa konfiguracja kosztuje więcej niż zwraca się dzięki aktualizacjom zapasów w czasie rzeczywistym i dokładnemu księgowaniu zapasów.

Te funkcje pomagają Twojej firmie eCommerce uniknąć niedoborów zapasów i zachęcają pracowników do minimalnego kontaktu z inwentarzem.

W jaki sposób inwentarz jest śledzony w systemie stałego inwentaryzacji?

Ustaliliśmy już, że system ciągłej inwentaryzacji działa poprzez natychmiastową aktualizację stanów magazynowych w momencie zakupu lub sprzedaży. Oto krótki opis działania systemu.

Na potrzeby tego przewodnika skupiono się na pięciu metrykach — poziomie zapasów, KWS (koszt sprzedanych towarów), punktach ponownego zamawiania, zamówieniach zakupu i otrzymanych zapasach.

Uwaga: proces może się nieznacznie różnić po zintegrowaniu z Twoją firmą i zależy od struktury Twojego łańcucha dostaw. Zalecamy zaplanowanie demonstracji, abyśmy mogli dostosować SkuVault do Twoich konkretnych potrzeb.

1. Poziom zapasów

Kiedy produkt jest sprzedawany, RFID (identyfikacja radiowa) lub skaner kodów kreskowych jest używany do powiadamiania systemu zarządzania zapasami połączonego z systemem Twojego punktu sprzedaży o aktualizacji obciążenia.

Zmiana ta jest następnie rejestrowana przez system i dystrybuowana do wszystkich kanałów sprzedaży.

2. KWS (koszt sprzedanych towarów)

KWS , podobnie jak poziom zapasów Twojej firmy, jest aktualizowany i ponownie obliczany w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że za każdym razem, gdy przedmiot zostanie dodany lub usunięty z twojego ekwipunku.

3. Zmień kolejność punktów

Continuous use of the perpetual inventory management system generates historical inventory and sales data , which can then be set up to automatically update reorder points with the flow of your business's sales volume to ensure that optimal inventory levels are maintained at all times.

4. Zamówienia zakupu

Odbywa się to automatycznie za każdym razem, gdy SKU lub pozycja dotrą do określonego przez Ciebie punktu ponownego zamawiania, bez konieczności interwencji człowieka. Oznacza to, że nowe zlecenie transakcji jest generowane i automatycznie wysyłane do dostawcy.

5. Otrzymane produkty

Systemy zarządzania zapasami, takie jak SkuVault, są zaprojektowane tak, aby dobrze współpracować z oprogramowaniem do zarządzania magazynem. Oznacza to, że gdy tylko towar zostanie odebrany i zeskanowany w Twoim magazynie, jest on automatycznie aktualizowany na pulpicie zarządzania zapasami.

Zasadniczo system ciągłej inwentaryzacji wykorzystuje dane zebrane na każdym etapie procesu zarządzania zapasami, aby zapewnić płynne działanie łańcucha dostaw. Te kroki są zapętlone w nieskończoność tak długo, jak system jest włączony.

Formuły w inwentarzu wieczystym

Firmy stosują różne metody rozliczania kosztów dostępnych zapasów. Niezależnie od tego całkowity zafakturowany koszt zapasów pozostaje stały.

W przypadku korzystania z systemu ciągłych zapasów te systemy lub formuły kalkulacji kosztów zapasów zapewniają bardziej efektywny sposób śledzenia inwentaryzacji zapasów.

Poniżej przygotowaliśmy listę najpopularniejszych metod oraz sposobów ich zastosowania w swojej firmie.

Podejście „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” (FIFO)

Zasada leżąca u podstaw tego podejścia jest prosta: upewnij się, że zapasy są kupowane w tej samej kolejności, w jakiej zostały utworzone lub zakupione.

Ta metoda jest przydatna, jeśli masz pod ręką towary łatwo psujące się. Jest to również korzystne, jeśli przechowujesz towary niepsujące się, ponieważ przedmioty, które były przechowywane przez dłuższy czas, mogą stać się nieaktualne, uszkodzone lub w inny sposób niemożliwe do sprzedaży.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów włączenia FIFO do procesu ciągłej inwentaryzacji jest dodawanie nowych produktów z zaplecza magazynu, dzięki czemu starsze zapasy są pierwszymi z półki po otrzymaniu zamówienia.

Podejście „ostatnie weszło, pierwsze wyszło” (LIFO)

W przeciwieństwie do metody FIFO, która oblicza koszt sprzedanych towarów w kolejności ich otrzymania, metoda LIFO oblicza KWS (koszt sprzedanych towarów) przy użyciu kosztu ostatniego zamówienia zakupu zapasów.

Mówiąc prościej, zapasy są obliczane i korygowane na podstawie całkowitego kosztu zamówienia zakupu, a następnie porównywane z danymi sprzedaży, w przeciwieństwie do poziomów zapasów zmienianych przy każdej sprzedaży.

Podejście ze średnim ważonym kosztem

Podejście oparte na średnim ważonym koszcie służy do określenia ilości sprzedanych zapasów i aktualnych poziomów zapasów w danym momencie.

Jest obliczany jako KWS/całkowita liczba zapasów w magazynie.

Podejście do produktów gotowych

Firmy korzystają z inwentaryzacji zapasów wyrobów gotowych, aby określić, ile zapasów jest dostępnych do wysłania zaraz po złożeniu zamówienia. Jest powszechnie stosowany przez firmy, które przechowują zarówno surowce, jak i wyroby gotowe.

Służy również do prognozowania kosztów zapasów poprzez obliczenie całkowitego kosztu zapasów (surowców i wyrobów gotowych).

Wzór: Wartość wyrobów gotowych z poprzedniego roku + (KWS – KWS)

Ekonomiczna ilość zamówienia

Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ) jest definiowana jako optymalne zamówienie zakupu, które Twoja firma powinna wykonać dla swoich zapasów, aby zmaksymalizować powierzchnię magazynową i zminimalizować braki zapasów.

Oblicza się ją wyciągając pierwiastek kwadratowy z [2SD] / H = EOQ.

Gdzie H oznacza koszt utrzymania (na jednostkę, na rok),

S to opłaty instalacyjne (za zamówienie, w tym obsługa i wysyłka),

D to stopa popytu (średnia ilość sprzedawanych rocznie zapasów).

Końcowe przemyślenia

Zapewnienie Twojej firmie lepszych narzędzi do zarządzania zapasami jest integralną częścią zapewnienia jej ogólnego sukcesu. Narzędzia te, w połączeniu z systemem ciągłej inwentaryzacji, stanowią doskonały sposób na efektywne zarządzanie zapasami.

Jednak wybór systemu wieczystej inwentaryzacji to tylko jedna część równania; będziesz także potrzebować odpowiedniego oprogramowania, integracji i partnerów do optymalizacji działań logistycznych. SkuVault może być Twoim punktem kompleksowej obsługi wszystkich zasobów.

SkuVault pozwala spędzać mniej czasu na zadaniach związanych z zarządzaniem zapasami przy jednoczesnym zachowaniu pełnego wglądu w łańcuch dostaw. Umów się na demo już dziś, a pokażemy Ci, jak możemy pomóc Ci pracować nad Twoją firmą, a nie w niej.