Was ist ein Perpetual Inventory System und wie funktioniert es?

Die Bestandsverwaltung beeinflusst direkt die Rentabilität und ist daher einer der wichtigsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens. Wenn Sie zu wenig Lagerbestand haben, riskieren Sie Fehlbestände und den Verlust von Kunden.

Sie müssen sich möglicherweise mit exorbitanten Lagergebühren, aufgebrauchtem Geschäftskapital und einem negativen Endergebnis auseinandersetzen, wenn Sie zu viel Lagerbestand haben. Daher kann die Bedeutung eines effizienten Bestandsmanagements nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Welche Schritte sollten Sie also unternehmen, um eine effektive Bestandsverwaltung zu erreichen?

Eine effektive Bestandsverwaltung erfordert ein Gleichgewicht zwischen ausreichend Lagerbeständen, um die Kundenanforderungen an Ihr E-Commerce-Geschäft zu erfüllen, und ausreichend Überbeständen, um einen unerwarteten Anstieg der Nachfrage abzufedern. Die Systeme, die dies ermöglichen, heißen Warenwirtschaftssysteme.

Im Großen und Ganzen werden diese Bestandssysteme in zwei Kategorien eingeteilt: permanente Bestandssysteme und periodische Bestandssysteme.

Beide helfen Ihnen bei der Verwaltung bestandsbezogener Aufgaben, einschließlich der Verfolgung und Aufzeichnung von Umsätzen, Versand und mehr.

Was ist Perpetual Inventory?

Perpetual Inventory ist ein Prozess der Bestandsbuchhaltung, der Änderungen in Bestandsaufzeichnungen – wie Verkäufe, Verarbeitung und aufgenommene Produkte – im Moment des Auftretens aufzeichnet.

Mit anderen Worten: Perpetual Inventory ist ein Bestandsabgleich in Echtzeit . Die regelmäßige Inventur erfordert andererseits manuelle, geplante Zählungen.

Fortlaufende vs. periodische Bestandssysteme

Einer der Hauptunterschiede zwischen dem permanenten und dem periodischen Inventarsystem ist die Methode, mit der das Inventar verfolgt wird. Lasst uns genauer hinschauen.

Was ist ein Perpetual Inventory System?

Einfach ausgedrückt ist ein kontinuierliches Bestandssystem eine technologiebasierte Methode der Bestandsverwaltung, die verwendet wird, um den Bestand in Echtzeit zu verfolgen, während er verkauft oder erhalten wird.

In diesem Fall handelt es sich bei der Technologie in der Regel entweder um eine Enterprise-Asset-Management-Software, ein computergestütztes Point-of-Sale-System oder beides.

Unabhängig davon, welche Technologie verwendet wird, sammelt es automatisch Daten und zeigt detaillierte Änderungen Ihrer Lagerbestände an, sobald sie auftreten.

Was ist ein periodisches Inventursystem?

Eine periodische Inventur hingegen ist das genaue Gegenteil. Dies geschieht physisch, was bedeutet, dass der Bestand von einem Ihrer Mitarbeiter physisch gezählt werden muss, bevor er mit den Verkaufsdaten verglichen werden kann.

Eine einfache Möglichkeit, sich dies zu merken, besteht darin, dass periodische Systeme „periodisch“ Daten aufzeichnen, während Perpetual-Systeme „permanent“ im Hintergrund laufen und alle relevanten Bestandsinformationen aufzeichnen.

Periodische Inventurmethoden lassen viel Spielraum für Fehler und sind nicht die ineffizientesten Bestandsverwaltungssysteme.

Wann sollten Sie ein Perpetual Inventory System für Ihr E-Commerce-Geschäft verwenden?

Wenn Ihr Einzelhandelsgeschäft ein hohes Verkaufsvolumen abwickelt, wie dies bei den meisten E-Commerce-Marken der Fall ist, ist ein kontinuierliches Bestandssystem der beste Weg nach vorne. Aber auch kleine Unternehmen werden von diesem Bestandsverwaltungssystem profitieren, um bestandsbezogene Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren.

Die Vor- und Nachteile eines Perpetual Inventory Systems

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist einem periodischen Inventarsystem für Ihr E-Commerce-Geschäft aus einer Vielzahl von Gründen weit überlegen. Der größte Vorteil, abgesehen von keinem, besteht darin, dass menschliche Fehler erheblich reduziert werden. Weitere Vorteile sind:

Keine Ausfallzeit

Da alles technologieabhängig ist, werden die Lagerbestände mithilfe des permanenten Bestandsverwaltungssystems sofort aktualisiert. Sie können sich von der zeitaufwändigen Aufgabe der Durchführung einer physischen Inventur sowie den daraus resultierenden Geschäftsausfällen und verpassten Verkaufschancen verabschieden.

Als Bonus erhalten Sie eine effizientere und zeitsparendere Lagerorganisation. Sie profitieren außerdem von niedrigeren Lieferkettenkosten, verbessertem Cashflow und einer Steigerung des Gewinns Ihres Unternehmens.

Es verbessert Ihre Prognose

Genaue Prognosen sind eine entscheidende Komponente eines effektiven Bestandsmanagements. Cisco, der Gigant für Netzwerkausrüstung, musste 2001 die Folgen schlechter Aktienprognosen auf die harte Tour lernen.

Es musste etwa 2,25 Milliarden US-Dollar an Ausrüstungskomponenten und Rohstoffen als Verlust abschreiben.

Ihr Geschäft ist vielleicht noch nicht in dieser Größenordnung, aber ein Verlust ist ein Verlust – es tut immer noch weh. Mit Hilfe eines Perpetual Inventory Systems können Sie einen Verlust für Ihr Unternehmen vermeiden. Da Sie alle Transaktionen nachverfolgen können, können Sie bei Bedarf eine vollständige Produktverantwortung sicherstellen.

Zeichnet Daten in Echtzeit auf

Ein kontinuierliches Inventarsystem ist auch genauer als ein periodisches Inventarsystem. Der Grund dafür ist einfach: Da wichtige Bestandsverwaltungsaufgaben automatisiert sind, werden Verkaufs- und Bestandsdaten erfasst, sobald sie auftreten, was sich positiv auf Bestandsprognosen und -prüfungen auswirkt.

Für Ihr E-Commerce-Geschäft bedeutet dies, dass Sie jederzeit über ein genaueres Bestandskonto verfügen.

Dadurch können Sie Maßnahmen ergreifen, um Fehlbestände sowie Produkt- und Produktionsengpässe zu vermeiden.

Reduziert die Kosten für die Bestandsverwaltung

Ein kontinuierliches Bestandssystem bietet einen umfassenden Datensatz aller Metriken, die sich auf Ihren Bestand beziehen. Das Beste daran ist, dass die Analyse dieser Daten relativ einfach ist, sobald die Kalkulationssystemformel richtig eingerichtet ist (dazu später mehr).

Dies hat einen positiven Nebeneffekt in Bezug auf die Senkung der Geldbeträge, die Sie für die Bestandsverwaltung ausgeben. Mit den Daten können Sie den Bedarf genauer prognostizieren und überschüssige Rohstoffe und Lagerbestände vermeiden.

Sie können auch die Kosten für die Lagerhaltung je nach Bedarf hoch- oder herunterskalieren, um sicherzustellen, dass Sie nicht für Lagerhaltung bezahlen, die Sie nicht benötigen, und umgekehrt.

Nachteile von Perpetual Inventory Systemen

Bevor wir auf die Nachteile des Systems der ständigen Bestandsaufnahme eingehen, ist es wichtig zu beachten, dass einige der folgenden Punkte zwar als Nachteile aufgeführt sind, aber im Vergleich zur Alternative (System der regelmäßigen Bestandsaufnahme) eher geringfügige Unannehmlichkeiten darstellen.

Jährliche Bestandsprüfung

Selbst wenn Sie über ein permanentes Bestandsverwaltungssystem verfügen, müssen Sie Ihren Bestand physisch zählen, um Ihre Daten zu synchronisieren.

Diese Zählung ist erforderlich, da der aufgezeichnete Bestand möglicherweise nicht genau widerspiegelt, was im Laufe der Zeit physisch vorrätig ist, ganz zu schweigen von der Berücksichtigung von Direktlieferungen oder bestelltem Bestand, einschließlich der Berücksichtigung von Bruch, gestohlener Ware und Verlust durch Schwund (die Risiken im Zusammenhang mit der Lagerhaltung sind). deine Sache).

Wenn Sie nach den effizientesten Möglichkeiten suchen, Ihren Bestand zu prüfen, werfen Sie einen Blick auf unseren Beitrag zum Cycle-Counting .

Schwund tritt aus einer Vielzahl von Gründen auf, darunter Lieferantenfehler, Mitarbeiterdiebstahl und Papierkramfehler. Dies ist ein kostspieliges Problem für Ihr Unternehmen, das zu Gewinnverlusten führen kann: Sie können Ihre Bestandskosten nicht wieder hereinholen und Sie können den Bestand nicht verkaufen, um Einnahmen zu erzielen.

Die gute Nachricht ist, dass Schwund von Ihrer persönlichen oder geschäftlichen Steuererklärung abgezogen werden kann, wenn er entdeckt wird. Dabei können die akribischen Aufzeichnungen eines Perpetual Inventory Systems helfen.

Ständige Aufzeichnung und Überwachung

Mehr Daten bedeuten mehr Verantwortung. Da Dauerinventarsysteme darauf ausgelegt sind, jede Inventartransaktion zu verfolgen und aufzuzeichnen, müssen Sie ein ebenso robustes Aufzeichnungs- und Überwachungssystem für alle gesammelten Daten einrichten.

Wieso den?

Fehler und falsch gescannte Artikel können sich auf Ihre Bestandsaufzeichnungen auswirken.

Glücklicherweise können Sie dies mathematisch behandeln, indem Sie Formeln (Korrekturen) verwenden, die die meisten dieser Faktoren berücksichtigen. Dazu kommen wir gleich.

Höhere Einrichtungskosten

Systeme mit kontinuierlicher Bestandsführung können aufgrund der Software-, Ausrüstungs- und Schulungserfordernisse teurer sein, um das periodische Bestandsverwaltungsverfahren zu implementieren.

Die Ersteinrichtung kostet jedoch mehr, als dass sie sich in Echtzeit-Bestandsaktualisierungen und einer genauen Bestandsbuchhaltung bezahlt macht.

Diese Funktionen helfen Ihrem E-Commerce-Geschäft, Fehlbestände zu vermeiden und einen minimalen Mitarbeiterkontakt mit dem Inventar zu fördern.

Wie wird der Bestand in einem System mit kontinuierlicher Bestandsführung verfolgt?

Wir haben bereits festgestellt, dass ein kontinuierliches Inventarsystem funktioniert, indem es die Bestandszahlen sofort aktualisiert, wenn es gekauft oder verkauft wird. Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie das System funktioniert.

Für die Zwecke dieses Leitfadens liegt der Schwerpunkt auf fünf Metriken – Lagerbestand, COGS (Kosten der verkauften Waren), Wiederbestellungspunkte, Bestellungen und erhaltener Bestand.

Hinweis: Der Prozess kann bei der Integration in Ihr Unternehmen leicht abweichen und hängt davon ab, wie Ihre Lieferkette strukturiert ist. Wir empfehlen, eine Demo zu vereinbaren, damit wir SkuVault an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.

1. Lagerbestand

Beim Verkauf eines Produkts wird das mit Ihrem Kassensystem verbundene Warenwirtschaftssystem über einen RFID- (Radio-Frequency Identification) oder Barcode-Scanner über eine Belastungsaktualisierung informiert.

Diese Änderung wird dann vom System erfasst und an alle Verkaufskanäle verteilt.

2. COGS (Kosten der verkauften Waren)

Die COGS werden wie Ihr Unternehmensbestand in Echtzeit aktualisiert und neu berechnet. Das heißt, immer wenn ein Artikel zu Ihrem Inventar hinzugefügt oder daraus entfernt wird.

3. Punkte neu anordnen

Die kontinuierliche Nutzung des permanenten Bestandsverwaltungssystems generiert historische Bestands- und Verkaufsdaten , die dann so eingerichtet werden können, dass Nachbestellungspunkte automatisch mit dem Fluss des Verkaufsvolumens Ihres Unternehmens aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass jederzeit optimale Bestandsniveaus aufrechterhalten werden.

4. Bestellungen

Dies geschieht automatisch, wenn eine SKU oder ein Artikel den von Ihnen angegebenen Nachbestellpunkt erreicht, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Das heißt, es wird automatisch ein neuer Transaktionsauftrag generiert und an Ihren Lieferanten gesendet.

5. Erhaltene Produkte

Bestandsverwaltungssysteme wie SkuVault sind so konzipiert, dass sie gut mit Lagerverwaltungssoftware zusammenarbeiten. Das bedeutet, sobald Lagerbestände in Ihrem Lager eingehen und gescannt werden, werden diese automatisch in Ihrem Bestandsverwaltungs-Dashboard aktualisiert.

Ein kontinuierliches Bestandssystem verwendet im Wesentlichen Daten, die in jeder Phase des Bestandsverwaltungsprozesses gesammelt werden, um den reibungslosen Ablauf Ihrer Lieferkette zu gewährleisten. Diese Schritte werden endlos wiederholt, solange das System eingeschaltet ist.

Formeln in Perpetual Inventory

Unternehmen verwenden verschiedene Methoden, um die Kosten des verfügbaren Inventars zu berücksichtigen. Unabhängig davon bleiben die fakturierten Gesamtbestandskosten konstant.

Wenn Sie ein kontinuierliches Bestandssystem verwenden, bieten diese Bestandskalkulationssysteme oder -formeln eine effizientere Möglichkeit, die Bestandszählungen zu verfolgen.

Wir haben unten eine Liste der beliebtesten Methoden zusammengestellt, sowie wie Sie sie auf Ihr Unternehmen anwenden können.

Der First In, First Out (FIFO)-Ansatz

Das Prinzip, das diesem Ansatz zugrunde liegt, ist einfach: Stellen Sie sicher, dass Aktien in derselben Reihenfolge gekauft werden, in der sie erstellt oder gekauft wurden.

Diese Methode ist nützlich, wenn Sie verderbliche Waren auf Lager halten. Es ist auch von Vorteil, wenn Sie nicht verderbliche Waren lagern, da Artikel, die über einen längeren Zeitraum gelagert wurden, veraltet, beschädigt oder anderweitig unverkäuflich sein können.

Eine der effektivsten Möglichkeiten, FIFO in Ihren Prozess der ständigen Bestandsaufnahme zu integrieren, besteht darin, neue Produkte aus dem hinteren Teil Ihres Lagers hinzuzufügen und sicherzustellen, dass ältere Bestände die ersten aus dem Regal sind, wenn eine Bestellung eintrifft.

Der LIFO-Ansatz (Last In, First Out).

Im Gegensatz zur FIFO-Methode, die die Kosten der verkauften Waren in der Reihenfolge ihres Eingangs berechnet, berechnet die LIFO-Methode die COGS (Kosten der verkauften Waren) anhand der Kosten der letzten Lagerbestellung.

Einfacher ausgedrückt wird der Lagerbestand basierend auf den Gesamtkosten einer Bestellung berechnet und angepasst und dann mit den Verkaufsdaten verglichen, im Gegensatz zu den Lagerbeständen, die sich bei jedem Verkauf ändern.

Gewichteter Durchschnittskostenansatz

Der Ansatz der gewichteten Durchschnittskosten wird verwendet, um zu bestimmen, wie viel Bestand verkauft wurde und wie die aktuellen Lagerbestände zu einem bestimmten Zeitpunkt sind.

Er wird berechnet als COGS/Gesamtzahl des Lagerbestands.

Fertigwarenansatz

Unternehmen verwenden die Bestandszählung für fertige Waren, um festzustellen, wie viel Bestand für den Versand verfügbar ist, sobald eine Bestellung aufgegeben wird. Es wird häufig von Unternehmen verwendet, die sowohl Rohstoffe als auch Fertigwaren lagern.

Es wird auch verwendet, um Bestandskosten zu prognostizieren, indem die Gesamtkosten des Bestands (Rohstoffe und Fertigwaren) berechnet werden.

Formel: Fertigwarenwert des Vorjahres + (COGM – COGS)

Optimale Bestellmenge

Die wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ) ist definiert als die optimale Bestellung, die Ihr Unternehmen für seinen Bestand vornehmen sollte, um den Lagerplatz zu maximieren und Fehlbestände zu minimieren.

Er wird berechnet, indem die Quadratwurzel aus [2SD] / H = EOQ gezogen wird.

Wobei H für Haltekosten (pro Einheit, pro Jahr) steht,

S sind Einrichtungsgebühren (pro Bestellung inklusive Bearbeitung und Versand),

D ist die Nachfragerate (durchschnittliche jährlich verkaufte Lagermenge).

Abschließende Gedanken

Die Bereitstellung besserer Bestandsverwaltungstools für Ihr Unternehmen ist ein wesentlicher Bestandteil des Gesamterfolgs. Diese Tools sind in Kombination mit einem fortlaufenden Inventarsystem eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Inventar effektiv zu verwalten.

Die Auswahl eines Systems mit kontinuierlicher Bestandsführung ist jedoch nur ein Teil der Gleichung; Sie benötigen auch die richtige Software, Integrationen und Partner, um Ihre Logistikbemühungen zu optimieren. SkuVault kann Ihr One-Stop-Shop für alle Bestände sein.

SkuVault ermöglicht es Ihnen, weniger Zeit mit Bestandsverwaltungsaufgaben zu verbringen und gleichzeitig einen vollständigen Einblick in Ihre Lieferkette zu behalten. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie wir Ihnen dabei helfen können, an Ihrem Unternehmen und nicht darin zu arbeiten .