什么是永续盘存系统及其工作原理

库存管理直接影响盈利能力，因此是您企业最重要的资产之一。 如果您的库存太少，您可能会面临缺货和失去客户的风险。

如果您的库存过多，您可能不得不处理高昂的仓储费、耗尽的商业资本和负底线。 因此，有效库存管理的重要性怎么强调都不为过。

那么您应该采取哪些步骤来完成有效的库存管理呢？

有效的库存管理需要在有足够的库存来满足客户对您的电子商务业务的需求和有足够的过剩库存来缓冲任何意外的需求增长之间取得平衡。 使这成为可能的系统称为库存管理系统。

从广义上讲，这些盘存系统分为两类：永续盘存系统和定期盘存系统。

两者都可以帮助您管理与库存相关的任务，包括跟踪和记录营业额、运输等。

什么是永续盘存？

永续盘存是一种存货会计过程，它记录存货记录的变化——例如销售、加工和摄取的产品——在发生的那一刻。

换句话说，永续盘存是实时对账的库存。 另一方面，定期盘点需要手动的预定盘点。

永久与定期库存系统

永久和定期库存系统之间的主要区别之一是跟踪库存的方法。 让我们仔细看看。

什么是永续盘存系统？

简单来说，永续盘存系统是一种基于技术的库存管理方法，用于实时跟踪库存的销售或接收。

在这种情况下，技术通常是企业资产管理软件、计算机化销售点系统，或两者兼而有之。

无论使用哪种技术，它都会自动收集数据并在您的库存水平发生变化时显示它们的详细变化。

什么是定期库存系统？

另一方面，定期库存则完全相反。 它是物理完成的，这意味着您的员工必须先对库存进行物理清点，然后才能将其与销售数据进行比较。

记住这一点的一个简单方法是周期性系统“定期”记录数据，而永久系统“永久”在后台运行，记录所有相关的库存信息。

定期库存方法留有很大的错误空间，并且不是最低效的库存管理系统。

什么时候应该为您的电子商务业务使用永续盘存系统？

如果您的零售业务像大多数电子商务品牌一样处理大量销售，那么永久库存系统是最好的前进方式。 然而，即使是小型企业也将从这个库存管理系统中受益，以简化和自动化与库存相关的任务。

永续盘存系统的优缺点

出于各种原因，对于您的电子商务业务而言，永续盘存系统远远优于定期盘存系统。 最大的优势，没有之一，是它显着减少了人为错误。 其他优点包括：

无停机时间

由于一切都依赖于技术，因此使用永续库存管理系统会立即更新库存水平。 您可以告别执行实际库存盘点的耗时任务，以及由此导致的业务停机和错失的销售机会。

作为奖励，您将获得一个更高效并节省员工时间的仓库组织。 您还可以享受更低的供应链成本、改善的现金流以及提高公司的利润。

它可以改善您的预测

准确的预测是有效库存管理的关键组成部分。 网络设备巨头思科在 2001 年经历了糟糕的股票预测后果的惨痛教训。

它不得不注销约 22.5 亿美元的设备部件和原材料作为损失。

您的业​​务可能还没有达到那个规模，但损失就是损失——它仍然很痛苦。 借助永续盘存系统，您可以避免业​​务损失。 因为您可以跟踪所有交易，您可以确保按需提供完整的产品责任。

实时记录数据

永续盘存系统也比定期盘存系统更准确。 原因很简单：因为关键的库存管理任务是自动化的，销售和库存数据一出现就记录下来，这对库存预测和审计有积极的应用。

这对您的电子商务业务意味着，您将在需要时拥有更准确的库存账户。

因此，您可以采取措施避免缺货以及产品和生产短缺。

降低库存管理成本

永续盘存系统提供与您的库存相关的所有指标的综合数据集。 最好的部分是，一旦正确设置了成本计算系统公式，分析这些数据就相对简单（稍后会详细介绍）。

就降低您在库存管理上的花费而言，这具有积极的连锁反应。 借助数据，您可以更准确地预测需求，避免原材料和库存过剩。

您还可以根据需求扩大或缩小库存成本，确保您无需为不需要的存储付费，反之亦然。

永续盘存系统的缺点

在我们讨论永续盘存系统的缺点之前，重要的是要注意，虽然以下一些点被列为缺点，但与替代方案（定期盘存系统）相比，它们更像是轻微的不便。

年度实物库存审计

即使您有一个永久库存管理系统，您也需要实际清点您的库存以同步您的数据。

此计数是必需的，因为记录的库存可能无法准确反映随时间推移的实际库存情况，更不用说考虑直接发货或订单库存，包括破损、被盗货物和收缩损失（与库存相关的风险）你的事）。

如果您正在寻找审核库存的最有效方法，请查看我们关于周期盘点的帖子。

出现缩水的原因有很多，包括供应商错误、员工盗窃和文书工作错误。 对于您的企业来说，这是一个代价高昂的问题，可能会导致利润损失：您无法收回库存成本，也无法出售库存来产生收入。

好消息是，当发现缩水时，可以从您的个人或企业报税表中扣除。 永续盘存系统提供的细致记录可以帮助实现这一点。

持续记录保存和监控

更多数据意味着更多责任。 由于永续盘存系统旨在跟踪和记录每笔库存交易，因此您需要为收集的所有数据建立同样强大的记录保存和监控系统。

为什么？

错误和未正确扫描的项目可能会影响您的库存记录。

幸运的是，您可以通过使用占这些因素大部分的公式（更正）以数学方式处理这个问题。 我们马上就会讲到。

更高的设置成本

由于软件、设备和培训需求，永续盘存系统实施定期库存管理方法的成本可能更高。

但是，初始设置的成本超过了实时库存更新和准确的库存在手会计方面的成本。

这些功能可帮助您的电子商务业务避免缺货，并鼓励员工与库存的接触最少。

永续盘存制下如何追踪库存？

我们已经确定永续盘存系统的工作原理是在购买或出售库存时立即更新库存数量。 以下是系统工作原理的简要说明。

就本指南而言，重点关注五个指标——库存水平、COGS（已售商品成本）、再订购点、采购订单和收到的库存。

注意：当集成到您的业务中时，该流程可能会略有不同，具体取决于您的供应链结构。 我们建议安排演示，以便我们可以自定义 SkuVault 以满足您的特定需求。

1. 库存水平

当产品售出时， RFID（射频识别）或条形码扫描仪用于通知与您的销售点系统链接的库存管理系统借记更新。

然后系统会记录此更改并分发到所有销售渠道。

2. COGS（销货成本）

COGS与您的企业库存水平一样，会实时更新和重新计算。 也就是说，每当一个项目被添加到您的库存中或从您的库存中删除时。

3.重新排序点

持续使用永续库存管理系统会生成历史库存和销售数据，然后可以设置这些数据以根据您的业务销量流量自动更新再订购点，以确保始终保持最佳库存水平。

4. 采购订单

只要 SKU 或商品到达您指定的再订购点，此操作就会自动完成，无需人工干预。 也就是说，新的交易订单会自动生成并发送给您的供应商。

5. 收到的产品

SkuVault 等库存管理系统旨在与仓库管理软件配合使用。 这意味着，一旦在您的仓库收到并扫描库存，它就会在您的库存管理仪表板上自动更新。

从本质上讲，永续盘存系统使用从库存管理过程的每个阶段收集的数据来保持您的供应链平稳运行。 只要系统打开，这些步骤就会无限循环。

永续盘存中的公式

企业使用各种方法来计算可用库存的成本。 无论如何，开票的总库存成本保持不变。

使用永续盘存系统时，这些库存成本计算系统或公式提供了一种更有效的方式来跟踪库存计数。

我们编制了一份最受欢迎的方法列表，以及如何将它们应用于您的业务，如下所示。

先进先出 (FIFO) 方法

这种方法的基本原理很简单：确保按照创建或购买股票的相同顺序购买股票。

如果您手头有易腐烂的货物，此方法很有用。 如果您储存不易腐烂的商品也是有利的，因为长时间存放的商品可能会过时、损坏或无法出售。

将FIFO纳入您的永续盘存流程的最有效方法之一是从仓库后面添加新产品，以确保在订单到达时旧库存是第一个下架的产品。

后进先出 (LIFO) 方法

与按收到订单的顺序计算已售商品成本的先进先出法不同，后进先出法使用最近的库存采购订单的成本计算 COGS（已售商品成本）。

简而言之，库存是根据采购订单的总成本计算和调整的，然后与销售数据进行比较，而不是每次销售都会改变库存水平。

加权平均成本法

加权平均成本法用于确定在任何给定时间已售出多少库存以及当前库存水平。

它的计算方法是销货成本/库存中的库存总数。

成品方法

企业使用成品库存盘点来确定有多少库存可以在下订单后立即发货。 它通常由同时储存原材料和成品的企业使用。

它还用于通过计算库存（原材料和成品）的总成本来预测库存成本。

公式：上一年产成品价值 + (COGM – COGS)

经济订货量

经济订单数量 (EOQ)定义为您的企业应为其库存制定的最佳采购订单，以最大限度地利用仓储空间并最大限度地减少缺货。

它是通过取 [2SD] / H = EOQ 的平方根来计算的。

其中 H 代表持有成本（每单位，每年），

S 是安装费（每个订单包括处理和运输），

D 是需求率（每年销售的平均库存量）。

最后的想法

为您的公司提供更好的库存管理工具是确保其整体成功不可或缺的一部分。 这些工具与永续盘存系统相结合，是有效管理库存的绝佳方式。

然而，选择永续盘存系统只是等式的一部分； 您还需要合适的软件、集成和合作伙伴来优化您的物流工作。 SkuVault 可以成为您所有库存的一站式商店。

SkuVault 使您能够在库存管理任务上花费更少的时间，同时保持对供应链的全面了解。 立即安排演示，我们将向您展示我们如何帮助您开展业务而不是参与其中。