Apa itu Sistem Inventaris Abadi dan Bagaimana Cara Kerjanya

Manajemen inventaris secara langsung memengaruhi profitabilitas dan, oleh karena itu, merupakan salah satu aset terpenting bisnis Anda. Jika Anda memiliki terlalu sedikit persediaan, Anda berisiko kehabisan stok dan kehilangan pelanggan.

Anda mungkin harus berurusan dengan biaya penyimpanan yang terlalu tinggi, modal bisnis yang terkuras, dan laba negatif jika Anda memiliki terlalu banyak persediaan. Akibatnya, pentingnya manajemen persediaan yang efisien tidak dapat dilebih-lebihkan.

Jadi langkah apa yang harus Anda ambil untuk mencapai manajemen persediaan yang efektif?

Manajemen inventaris yang efektif membutuhkan keseimbangan antara memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan klien pada bisnis eCommerce Anda dan memiliki stok berlebih yang cukup untuk meredam peningkatan permintaan yang tidak terduga. Sistem yang memungkinkan hal ini disebut Sistem Manajemen Inventaris.

Secara garis besar, sistem persediaan ini dikelompokkan menjadi dua kategori: sistem persediaan perpetual dan sistem persediaan periodik.

Keduanya membantu Anda mengelola tugas terkait inventaris, termasuk melacak dan mencatat perputaran, pengiriman, dan banyak lagi.

Apa itu Inventaris Perpetual?

Inventaris Perpetual adalah proses akuntansi inventaris yang mencatat perubahan dalam catatan inventaris — seperti penjualan, pemrosesan, dan produk yang dikonsumsi — pada saat terjadinya.

Dengan kata lain, persediaan perpetual adalah persediaan yang direkonsiliasi secara real-time . Persediaan periodik, di sisi lain, membutuhkan manual, penghitungan terjadwal.

Sistem Inventaris Perpetual vs. Periodik

Salah satu perbedaan utama antara sistem persediaan perpetual dan periodik adalah metode pelacakan persediaan. Mari kita lihat lebih dekat.

Apa itu Sistem Inventaris Perpetual?

Secara sederhana, sistem inventaris perpetual adalah metode manajemen inventaris berbasis teknologi yang digunakan untuk melacak stok saat dijual atau diterima secara real-time.

Dalam hal ini, teknologi biasanya berupa perangkat lunak manajemen aset perusahaan, sistem point-of-sale terkomputerisasi, atau keduanya.

Terlepas dari teknologi mana yang digunakan, ia mengumpulkan data secara otomatis dan menampilkan perubahan mendetail pada tingkat stok Anda saat terjadi.

Apa itu Sistem Inventaris Berkala?

Sebuah persediaan periodik, di sisi lain, adalah kebalikan total. Hal ini dilakukan secara fisik, yang berarti bahwa stok harus dihitung secara fisik oleh anggota staf Anda sebelum dapat dibandingkan dengan data penjualan.

Cara mudah untuk mengingat ini adalah bahwa sistem periodik "secara berkala" merekam data, sementara sistem abadi "terus-menerus" berjalan di latar belakang, merekam semua informasi inventaris yang relevan.

Metode persediaan periodik meninggalkan banyak ruang untuk kesalahan dan bukan merupakan sistem manajemen persediaan yang paling tidak efisien.

Kapan Anda Harus Menggunakan Sistem Inventaris Perpetual untuk Bisnis eCommerce Anda?

Jika bisnis ritel Anda menangani volume penjualan yang tinggi, seperti yang dilakukan sebagian besar merek eCommerce, sistem inventaris perpetual adalah cara terbaik ke depan. Namun, bahkan usaha kecil akan mendapat manfaat dari sistem manajemen inventaris ini untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas terkait inventaris.

Keuntungan dan Kerugian dari Sistem Inventaris Perpetual

Sistem inventaris perpetual jauh lebih unggul daripada sistem inventaris periodik untuk bisnis eCommerce Anda karena berbagai alasan. Keuntungan terbesar, tidak ada bar, adalah bahwa hal itu secara signifikan mengurangi kesalahan manusia. Keuntungan lainnya termasuk:

Tidak Ada Waktu Henti

Karena semuanya bergantung pada teknologi, tingkat stok diperbarui secara instan menggunakan sistem manajemen inventaris perpetual. Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada tugas yang memakan waktu untuk melakukan penghitungan inventaris fisik, serta waktu henti bisnis yang dihasilkan dan peluang penjualan yang terlewatkan.

Sebagai bonus, Anda mendapatkan organisasi gudang yang lebih efisien dan menghemat waktu karyawan. Anda juga menikmati biaya rantai pasokan yang lebih rendah, arus kas yang lebih baik, dan peningkatan laba perusahaan Anda.

Ini Meningkatkan Peramalan Anda

Peramalan yang akurat merupakan komponen penting dari manajemen persediaan yang efektif. Cisco, raksasa peralatan jaringan, belajar dengan susah payah tentang konsekuensi peramalan stok yang buruk pada tahun 2001.

Itu harus menghapus sekitar $2,25 miliar dalam komponen peralatan, dan bahan mentah, sebagai kerugian.

Bisnis Anda mungkin belum mencapai skala itu, tetapi kerugian tetaplah kerugian — itu masih menyakitkan. Dengan bantuan sistem persediaan perpetual, Anda dapat menghindari kerugian pada bisnis Anda. Karena Anda dapat melacak semua transaksi, Anda dapat memastikan akuntabilitas produk penuh sesuai permintaan.

Merekam Data secara Real-Time

Sistem persediaan perpetual juga lebih akurat daripada sistem persediaan periodik. Alasannya sederhana: karena tugas utama manajemen inventaris otomatis, data penjualan dan inventaris dicatat segera setelah terjadi, yang memiliki aplikasi positif untuk peramalan dan audit stok.

Apa artinya ini bagi bisnis eCommerce Anda adalah Anda akan memiliki akun inventaris yang lebih akurat kapan pun Anda membutuhkannya.

Akibatnya, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menghindari kehabisan stok, serta kekurangan produk dan produksi.

Mengurangi Biaya Manajemen Inventaris

Sistem inventaris perpetual menyediakan kumpulan data komprehensif dari semua metrik yang terkait dengan inventaris Anda. Bagian terbaiknya adalah setelah rumus sistem penetapan biaya disiapkan dengan benar, menganalisis data ini relatif sederhana (lebih lanjut tentang ini nanti).

Ini memiliki efek positif dalam hal menurunkan jumlah uang yang Anda keluarkan untuk manajemen inventaris. Dengan data tersebut, Anda dapat memperkirakan permintaan dengan lebih akurat dan menghindari kelebihan bahan baku dan stok.

Anda juga dapat meningkatkan atau menurunkan biaya penyimpanan stok berdasarkan permintaan, memastikan bahwa Anda tidak membayar untuk penyimpanan yang tidak Anda perlukan dan sebaliknya.

Kekurangan Sistem Inventaris Perpetual

Sebelum kita masuk ke kontra dari sistem persediaan perpetual, penting untuk dicatat bahwa sementara beberapa poin berikut terdaftar sebagai kontra, mereka lebih seperti ketidaknyamanan kecil bila dibandingkan dengan alternatif (sistem persediaan periodik).

Audit Stok Fisik Tahunan

Bahkan jika Anda memiliki sistem manajemen inventaris terus-menerus, Anda perlu menghitung inventaris Anda secara fisik untuk menyinkronkan data Anda.

Hitungan ini diperlukan karena inventaris yang tercatat mungkin tidak secara akurat mencerminkan apa yang secara fisik ada dalam stok dari waktu ke waktu, apalagi memperhitungkan pengiriman drop atau inventaris sesuai pesanan, termasuk memperhitungkan kerusakan, barang curian, dan kerugian karena penyusutan (yang merupakan risiko yang terkait dengan stok dalam persediaan). urusanmu).

Jika Anda mencari cara paling efisien untuk mengaudit inventaris Anda, lihat postingan kami tentang penghitungan siklus .

Penyusutan terjadi karena berbagai alasan, termasuk kesalahan pemasok, pencurian karyawan, dan kesalahan dokumen. Ini adalah masalah mahal untuk bisnis Anda yang dapat mengakibatkan hilangnya keuntungan: Anda tidak dapat menutup biaya inventaris Anda, dan Anda tidak dapat menjual inventaris untuk menghasilkan pendapatan.

Kabar baiknya adalah bahwa penyusutan dapat dikurangkan dari pengembalian pajak pribadi atau bisnis Anda ketika ditemukan. Catatan teliti yang disediakan oleh sistem persediaan perpetual dapat membantu dalam hal ini.

Pencatatan dan Pemantauan Konstan

Lebih banyak data berarti lebih banyak tanggung jawab. Karena sistem inventaris perpetual dirancang untuk melacak dan mencatat setiap transaksi inventaris, Anda perlu membangun sistem pencatatan dan pemantauan yang sama kuatnya untuk semua data yang dikumpulkan.

Mengapa?

Kesalahan dan item yang dipindai secara tidak benar dapat berdampak pada catatan inventaris Anda.

Untungnya, Anda dapat menangani ini secara matematis dengan menggunakan rumus (koreksi) yang menjelaskan sebagian besar faktor ini. Kami akan membahasnya sebentar lagi.

Biaya Pengaturan Lebih Tinggi

Sistem persediaan perpetual mungkin lebih mahal untuk menerapkan metode manajemen persediaan periodik sebagai akibat dari kebutuhan perangkat lunak, peralatan, dan pelatihan.

Namun, biaya penyiapan awal lebih besar daripada biayanya sendiri dalam pembaruan inventaris waktu nyata dan akuntansi stok yang akurat.

Fitur-fitur ini membantu bisnis eCommerce Anda menghindari kehabisan stok dan mendorong kontak karyawan minimal dengan inventaris.

Bagaimana Inventaris Dilacak Di Bawah Sistem Inventaris Perpetual?

Kami telah menetapkan bahwa sistem inventaris perpetual bekerja dengan memperbarui jumlah stok secara instan saat dibeli atau dijual. Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang cara kerja sistem.

Untuk tujuan panduan ini, fokusnya adalah pada lima metrik — tingkat persediaan, HPP (harga pokok penjualan), titik pemesanan ulang, pesanan pembelian, dan stok yang diterima.

Catatan: prosesnya mungkin sedikit berbeda saat diintegrasikan ke dalam bisnis Anda dan bergantung pada bagaimana rantai pasokan Anda terstruktur. Kami merekomendasikan untuk menjadwalkan demo sehingga kami dapat menyesuaikan SkuVault agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

1. Tingkat Inventaris

Saat produk dijual, RFID (identifikasi frekuensi radio) atau pemindai kode batang digunakan untuk memberi tahu sistem manajemen inventaris yang terkait dengan sistem tempat penjualan Anda tentang pembaruan debit.

Perubahan ini kemudian dicatat oleh sistem dan didistribusikan ke semua saluran penjualan.

2. HPP (Harga Pokok Penjualan)

HPP , seperti tingkat inventaris bisnis Anda, diperbarui dan dihitung ulang secara waktu nyata. Artinya, setiap kali item ditambahkan atau dihapus dari inventaris Anda.

3. Atur Ulang Poin

Penggunaan sistem manajemen inventaris perpetual secara terus-menerus menghasilkan inventaris historis dan data penjualan , yang kemudian dapat diatur untuk memperbarui titik pemesanan ulang secara otomatis dengan aliran volume penjualan bisnis Anda untuk memastikan bahwa tingkat inventaris yang optimal dipertahankan setiap saat.

4. Pesanan Pembelian

Ini dilakukan secara otomatis setiap kali SKU atau item mencapai titik pemesanan ulang yang Anda tentukan, tanpa perlu campur tangan manusia. Artinya, pesanan transaksi baru dibuat dan dikirim ke pemasok Anda secara otomatis.

5. Produk yang Diterima

Sistem manajemen inventaris seperti SkuVault dirancang untuk bekerja dengan baik dengan perangkat lunak manajemen gudang. Artinya, segera setelah stok diterima dan dipindai di gudang Anda, stok akan diperbarui secara otomatis di dasbor manajemen inventaris Anda.

Sistem inventaris perpetual, pada dasarnya, menggunakan data yang dikumpulkan dari setiap tahap proses manajemen inventaris untuk menjaga rantai pasokan Anda berjalan dengan lancar. Langkah-langkah ini diulang tanpa batas selama sistem dihidupkan.

Rumus dalam Persediaan Abadi

Bisnis menggunakan berbagai metode untuk memperhitungkan biaya persediaan yang tersedia. Terlepas dari itu, total biaya persediaan yang ditagih tetap konstan.

Saat menggunakan sistem persediaan perpetual, sistem atau formula penetapan biaya persediaan ini memberikan cara yang lebih efisien untuk melacak jumlah persediaan.

Kami telah menyusun daftar metode yang paling populer, serta bagaimana Anda dapat menerapkannya ke bisnis Anda, di bawah ini.

Pendekatan Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO)

Prinsip yang mendasari pendekatan ini sederhana: pastikan bahwa stok dibeli dalam urutan yang sama saat dibuat atau dibeli.

Metode ini berguna jika Anda menyimpan barang-barang yang mudah rusak. Juga menguntungkan jika Anda menyimpan barang-barang yang tidak mudah rusak karena barang-barang yang telah disimpan untuk waktu yang lama dapat menjadi usang, rusak, atau tidak dapat dijual.

Salah satu cara paling efektif untuk memasukkan FIFO ke dalam proses inventaris abadi Anda adalah dengan menambahkan produk baru dari bagian belakang ruang penyimpanan Anda, memastikan stok lama adalah yang pertama dari rak saat pesanan tiba.

Pendekatan Terakhir Masuk Pertama Keluar (LIFO)

Berbeda dengan metode FIFO, yang menghitung harga pokok penjualan sesuai urutan penerimaannya, metode LIFO menghitung HPP (harga pokok penjualan) menggunakan harga pokok pesanan pembelian saham terbaru.

Dalam istilah yang lebih sederhana, persediaan dihitung dan disesuaikan berdasarkan total biaya pesanan pembelian dan kemudian dibandingkan dengan data penjualan, berbeda dengan tingkat persediaan yang berubah pada setiap penjualan.

Pendekatan Biaya Rata-Rata Tertimbang

Pendekatan biaya rata-rata tertimbang digunakan untuk menentukan berapa banyak stok yang telah terjual dan berapa tingkat persediaan saat ini pada waktu tertentu.

Ini dihitung sebagai COGS / jumlah total stok dalam inventaris.

Pendekatan Barang Jadi

Bisnis menggunakan penghitungan persediaan barang jadi untuk menentukan berapa banyak stok yang tersedia untuk dikirim segera setelah pesanan dilakukan. Ini biasanya digunakan oleh bisnis yang menyimpan bahan mentah dan barang jadi.

Ini juga digunakan untuk meramalkan biaya persediaan dengan menghitung total biaya persediaan (bahan mentah dan barang jadi).

Rumus: Nilai Barang Jadi Tahun Sebelumnya + (COGM – COGS)

Kuantitas Pesanan Ekonomi

Kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) didefinisikan sebagai pesanan pembelian optimal yang harus dibuat bisnis Anda untuk inventarisnya guna memaksimalkan ruang pergudangan dan meminimalkan kehabisan stok.

Ini dihitung dengan mengambil akar kuadrat dari [2SD] / H = EOQ.

Dimana H adalah singkatan dari Holding Cost (per unit, per year),

S adalah biaya Setup (per pesanan termasuk penanganan dan pengiriman),

D adalah tingkat permintaan (jumlah rata-rata stok yang terjual setiap tahun).

Pikiran Akhir

Memberi perusahaan Anda alat manajemen inventaris yang lebih baik adalah bagian integral untuk memastikan kesuksesannya secara keseluruhan. Alat-alat ini, bila dikombinasikan dengan sistem inventaris abadi, adalah cara terbaik untuk mengelola inventaris Anda secara efektif.

Namun, memilih sistem persediaan perpetual hanyalah salah satu bagian dari persamaan; Anda juga memerlukan perangkat lunak, integrasi, dan mitra yang tepat untuk mengoptimalkan upaya logistik Anda. SkuVault dapat menjadi toko serba ada Anda untuk semua inventaris.

SkuVault memberdayakan Anda untuk menghabiskan lebih sedikit waktu pada tugas-tugas manajemen inventaris sambil mempertahankan wawasan lengkap tentang rantai pasokan Anda. Jadwalkan demo hari ini dan kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana kami dapat membantu Anda mengerjakan bisnis Anda dan bukan di dalamnya.