ما هو نظام الجرد الدائم وكيف يعمل

تؤثر إدارة المخزون بشكل مباشر على الربحية ، وبالتالي فهي أحد أهم أصول عملك. إذا كان لديك مخزون قليل جدًا ، فإنك تخاطر بنفاد المخزون وفقدان العملاء.

قد تضطر إلى التعامل مع رسوم التخزين الباهظة ، ورأس المال التجاري المستنزف ، والنتيجة النهائية السلبية إذا كان لديك مخزون كبير جدًا. نتيجة لذلك ، لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة المخزون الفعالة.

إذن ما هي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحقيق إدارة فعالة للمخزون؟

تتطلب الإدارة الفعالة للمخزون تحقيق توازن بين وجود مخزون كافٍ لتلبية طلبات العملاء في أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك وامتلاك مخزون فائض كافٍ للتخفيف من أي زيادة غير متوقعة في الطلب. الأنظمة التي تجعل هذا ممكنًا تسمى أنظمة إدارة المخزون.

بشكل عام ، يتم تجميع أنظمة الجرد هذه في فئتين: أنظمة الجرد الدائم وأنظمة الجرد الدوري.

يساعدك كلاهما في إدارة المهام المتعلقة بالمخزون ، بما في ذلك تتبع وتسجيل معدل الدوران والشحن والمزيد.

ما هو الجرد الدائم؟

الجرد الدائم هو عملية محاسبة المخزون التي تسجل التغييرات في سجلات المخزون - مثل المبيعات والمعالجة والمنتجات المبتلعة - في لحظة حدوثها.

بمعنى آخر ، المخزون الدائم هو مخزون تمت تسويته في الوقت الفعلي . من ناحية أخرى ، يتطلب الجرد الدوري عمليات التعداد اليدوية المجدولة.

مقابل نظم الجرد الدوري

أحد الاختلافات الرئيسية بين أنظمة الجرد الدائم والدوري هو الطريقة التي يتم بها تتبع المخزون. دعونا نلقي نظرة فاحصة.

ما هو نظام الجرد الدائم؟

بعبارات بسيطة ، يعد نظام الجرد الدائم طريقة قائمة على التكنولوجيا لإدارة المخزون تُستخدم لتتبع المخزون عند بيعه أو استلامه في الوقت الفعلي.

في هذه الحالة ، تكون التكنولوجيا عادةً إما برنامج إدارة أصول مؤسسي أو نظام نقاط بيع محوسب أو كليهما.

بغض النظر عن التكنولوجيا المستخدمة ، فإنه يجمع البيانات تلقائيًا ويعرض التغييرات التفصيلية على مستويات المخزون عند حدوثها.

ما هو نظام الجرد الدوري؟

من ناحية أخرى ، فإن الجرد الدوري هو عكس ذلك تمامًا. يتم إجراؤه فعليًا ، مما يعني أنه يجب حساب المخزون ماديًا بواسطة أحد أعضاء فريق العمل لديك قبل مقارنته ببيانات المبيعات.

طريقة سهلة لتذكر ذلك هي أن الأنظمة الدورية تسجل البيانات "بشكل دوري" ، بينما الأنظمة الدائمة تعمل "بشكل دائم" في الخلفية ، وتسجل جميع معلومات المخزون ذات الصلة.

طرق الجرد الدورية تترك مجالًا كبيرًا للخطأ وليست أكثر أنظمة إدارة المخزون فاعلية.

متى يجب عليك استخدام نظام الجرد الدائم لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك؟

إذا كان نشاط البيع بالتجزئة الخاص بك يتعامل مع حجم كبير من المبيعات ، كما تفعل معظم العلامات التجارية للتجارة الإلكترونية ، فإن نظام المخزون الدائم هو أفضل طريقة للمضي قدمًا. ومع ذلك ، حتى الشركات الصغيرة ستستفيد من نظام إدارة المخزون هذا لتبسيط وأتمتة المهام المتعلقة بالمخزون.

مزايا وعيوب نظام الجرد الدائم

يعد نظام الجرد الدائم أفضل بكثير من نظام الجرد الدوري لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك لمجموعة متنوعة من الأسباب. أكبر ميزة ، باستثناء أي شيء ، هي أنها تقلل بشكل كبير من الخطأ البشري. تشمل المزايا الأخرى ما يلي:

لا توقف

نظرًا لأن كل شيء يعتمد على التكنولوجيا ، يتم تحديث مستويات المخزون على الفور باستخدام نظام إدارة المخزون الدائم. يمكنك أن تقول وداعًا للمهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً لإجراء جرد مادي للمخزون ، فضلاً عن توقف العمل الناتج عن ذلك وفرص المبيعات الضائعة.

كمكافأة ، تحصل على مؤسسة مستودع أكثر كفاءة وتوفر وقت الموظفين. يمكنك أيضًا الاستمتاع بتكاليف سلسلة التوريد المنخفضة ، وتحسين التدفق النقدي ، وزيادة أرباح شركتك.

يحسن التنبؤ الخاص بك

التنبؤ الدقيق هو عنصر حاسم في الإدارة الفعالة للمخزون. تعلمت شركة Cisco ، الشركة العملاقة لمعدات الشبكات ، بالطريقة الصعبة حول عواقب التنبؤ السيئ بالمخزون في عام 2001.

كان عليها شطب حوالي 2.25 مليار دولار من مكونات المعدات والمواد الخام كخسارة.

قد لا يكون عملك على هذا النطاق حتى الآن ، لكن الخسارة هي خسارة - لا تزال مؤلمة. بمساعدة نظام جرد دائم ، يمكنك تجنب خسارة عملك. نظرًا لأنه يمكنك تتبع جميع المعاملات ، يمكنك ضمان المساءلة الكاملة عن المنتج عند الطلب.

يسجل البيانات في الوقت الحقيقي

كما أن نظام الجرد الدائم أكثر دقة من نظام الجرد الدوري. والسبب في ذلك بسيط: نظرًا لأن مهام إدارة المخزون الرئيسية تتم تلقائيًا ، يتم تسجيل بيانات المبيعات والمخزون بمجرد حدوثها ، والتي لها تطبيقات إيجابية للتنبؤ بالمخزون ومراجعة الحسابات.

ما يعنيه هذا بالنسبة لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك هو أنه سيكون لديك حساب مخزون أكثر دقة كلما احتجت إليه.

نتيجة لذلك ، يمكنك اتخاذ خطوات لتجنب نفاد المخزون ، فضلاً عن نقص المنتج والإنتاج.

يقلل من تكاليف إدارة المخزون

يوفر نظام الجرد الدائم مجموعة بيانات شاملة لجميع المقاييس المتعلقة بالمخزون الخاص بك. أفضل جزء هو أنه بمجرد إعداد صيغة نظام التكلفة بشكل صحيح ، يكون تحليل هذه البيانات بسيطًا نسبيًا (المزيد حول هذا لاحقًا).

هذا له تأثير إيجابي من حيث خفض مبلغ المال الذي تنفقه على إدارة المخزون. باستخدام البيانات ، يمكنك توقع الطلب بدقة أكبر وتجنب فائض المواد الخام والمخزون.

يمكنك أيضًا زيادة أو تقليل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون بناءً على الطلب ، مما يضمن أنك لا تدفع مقابل التخزين الذي لا تحتاجه والعكس صحيح.

عيوب أنظمة الجرد الدائم

قبل أن ندخل في عيوب نظام الجرد الدائم ، من المهم ملاحظة أنه في حين يتم سرد بعض النقاط التالية على أنها سلبيات ، فإنها تشبه إلى حد كبير مضايقات بسيطة عند مقارنتها بالبديل (نظام الجرد الدوري).

تدقيق المخزون المادي السنوي

حتى إذا كان لديك نظام دائم لإدارة المخزون ، فستحتاج إلى عد مخزونك فعليًا من أجل مزامنة بياناتك.

هذا العد مطلوب لأن المخزون المسجل قد لا يعكس بدقة ما هو موجود فعليًا في المخزون بمرور الوقت ، ناهيك عن احتساب انخفاض الشحنات أو المخزون عند الطلب ، بما في ذلك المحاسبة عن الكسر والسلع المسروقة والخسارة من الانكماش (وهي مخاطر مرتبطة بالمخزون في عملك).

إذا كنت تبحث عن أكثر الطرق فعالية لمراجعة مخزونك ، فقم بإلقاء نظرة على منشورنا الخاص بالعد الدوري .

يحدث الانكماش لعدة أسباب ، بما في ذلك خطأ المورد وسرقة الموظف وأخطاء الأعمال الورقية. إنها مشكلة مكلفة لعملك ويمكن أن تؤدي إلى خسارة في الربح: لا يمكنك استرداد تكاليف المخزون ، ولا يمكنك بيع المخزون لتوليد الإيرادات.

والخبر السار هو أنه يمكن خصم الانكماش من إقراراتك الضريبية الشخصية أو التجارية عند اكتشافها. يمكن أن تساعد السجلات الدقيقة التي يوفرها نظام الجرد الدائم في ذلك.

حفظ السجلات بشكل مستمر ومراقبتها

المزيد من البيانات يعني المزيد من المسؤولية. نظرًا لأن أنظمة الجرد الدائم مصممة لتتبع كل معاملة مخزون وتسجيلها ، فستحتاج إلى إنشاء نظام قوي لحفظ السجلات والمراقبة لجميع البيانات التي تم جمعها.

لماذا ا؟

يمكن أن يكون للأخطاء والعناصر التي تم مسحها ضوئيًا بشكل غير صحيح تأثير على سجلات المخزون الخاصة بك.

لحسن الحظ ، يمكنك التعامل مع هذا رياضيًا باستخدام الصيغ (التصحيحات) التي تمثل غالبية هذه العوامل. سنصل إلى ذلك في غضون دقيقة.

تكاليف إعداد أعلى

قد تكون أنظمة الجرد الدائم أكثر تكلفة لتنفيذ طريقة إدارة المخزون الدورية نتيجة لاحتياجات البرامج والمعدات والتدريب.

ومع ذلك ، فإن الإعداد الأولي يكلف أكثر مما يدفع لنفسه في تحديثات المخزون في الوقت الفعلي والمحاسبة الدقيقة للمخزون.

تساعد هذه الميزات أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك على تجنب نفاد المخزون وتشجع على الحد الأدنى من اتصال الموظفين بالمخزون.

كيف يتم تعقب المخزون في ظل نظام الجرد الدائم؟

لقد أثبتنا بالفعل أن نظام الجرد الدائم يعمل عن طريق التحديث الفوري لأعداد المخزون عند شرائه أو بيعه. فيما يلي ملخص سريع لكيفية عمل النظام.

لغرض هذا الدليل ، ينصب التركيز على خمسة مقاييس - مستوى المخزون ، تكلفة البضائع المباعة (تكلفة البضائع المباعة) ، نقاط إعادة الطلب ، أوامر الشراء ، والمخزون المستلم.

ملحوظة: قد تختلف العملية قليلاً عند دمجها في عملك وتعتمد على كيفية تنظيم سلسلة التوريد الخاصة بك. نوصي بجدولة عرض توضيحي حتى نتمكن من تخصيص SkuVault ليناسب احتياجاتك الخاصة.

1. مستوى المخزون

عند بيع منتج ما ، يتم استخدام RFID (تعريف التردد اللاسلكي) أو ماسح الباركود لإخطار نظام إدارة المخزون المرتبط بنظام نقطة البيع لديك بتحديث الخصم.

ثم يتم تسجيل هذا التغيير بواسطة النظام وتوزيعه على جميع قنوات المبيعات.

2. COGS (تكلفة البضائع المباعة)

يتم تحديث COGS ، مثل مستوى مخزون عملك ، وإعادة حسابه في الوقت الفعلي. أي كلما تمت إضافة عنصر إلى مخزونك أو إزالته منه.

3. إعادة ترتيب النقاط

يؤدي الاستخدام المستمر لنظام إدارة المخزون الدائم إلى إنشاء بيانات المخزون والمبيعات التاريخية ، والتي يمكن بعد ذلك إعدادها لتحديث نقاط إعادة الطلب تلقائيًا مع تدفق حجم مبيعات عملك لضمان الحفاظ على مستويات المخزون المثلى في جميع الأوقات.

4. أوامر الشراء

يتم ذلك تلقائيًا عندما يصل SKU أو عنصر إلى نقطة إعادة الترتيب التي تحددها ، دون الحاجة إلى تدخل بشري. أي أنه يتم إنشاء أمر معاملة جديد وإرساله إلى المورد الخاص بك تلقائيًا.

5. المنتجات المستلمة

تم تصميم أنظمة إدارة المخزون مثل SkuVault للعمل بشكل جيد مع برامج إدارة المستودعات. هذا يعني أنه بمجرد استلام المخزون وفحصه في المستودع الخاص بك ، يتم تحديثه تلقائيًا على لوحة معلومات إدارة المخزون.

يستخدم نظام الجرد الدائم ، في جوهره ، البيانات التي تم جمعها من كل مرحلة من مراحل عملية إدارة المخزون للحفاظ على سلسلة التوريد الخاصة بك تعمل بسلاسة. يتم تكرار هذه الخطوات إلى أجل غير مسمى طالما أن النظام قيد التشغيل.

الصيغ في الجرد الدائم

تستخدم الشركات طرقًا مختلفة لحساب تكلفة المخزون المتاح. بغض النظر ، تظل تكلفة المخزون الإجمالية التي تم تحرير فواتير بها ثابتة.

عند استخدام نظام جرد دائم ، توفر أنظمة أو صيغ تكلفة المخزون هذه طريقة أكثر فاعلية لتتبع جرد المخزون.

لقد قمنا بتجميع قائمة بالطرق الأكثر شيوعًا ، بالإضافة إلى كيفية تطبيقها على عملك ، أدناه.

نهج الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO)

المبدأ الذي يقوم عليه هذا النهج بسيط: تأكد من شراء المخزون بنفس الترتيب الذي تم إنشاؤه به أو شراؤه.

هذه الطريقة مفيدة إذا كنت تحتفظ بالسلع القابلة للتلف في متناول اليد. من المفيد أيضًا تخزين سلع غير قابلة للتلف لأن العناصر التي تم تخزينها لفترة طويلة من الوقت قد تصبح قديمة أو تالفة أو غير قابلة للبيع.

تتمثل إحدى أكثر الطرق فعالية لدمج FIFO في عملية المخزون الدائمة في إضافة منتجات جديدة من الجزء الخلفي من مخزونك ، مما يضمن أن يكون المخزون الأقدم هو أول ما يتم طرحه عند وصول الطلب.

نهج الوارد أخيرًا يصرف أولاً (LIFO)

بخلاف طريقة FIFO ، التي تحسب تكلفة البضائع المباعة بترتيب استلامها ، تحسب طريقة LIFO COGS (تكلفة البضائع المباعة) باستخدام تكلفة أحدث أمر شراء مخزون.

بعبارات أبسط ، يتم حساب المخزون وتعديله بناءً على التكلفة الإجمالية لأمر الشراء ثم مقارنته ببيانات المبيعات ، على عكس مستويات المخزون التي يتم تغييرها مع كل عملية بيع.

نهج متوسط ​​التكلفة المرجح

يتم استخدام نهج متوسط ​​التكلفة المرجح لتحديد كمية المخزون المباع ومستويات المخزون الحالية في أي وقت معين.

يتم حسابه على أنه تكلفة البضائع المباعة (COGS) / إجمالي عدد المخزون في المخزون.

نهج البضائع الجاهزة

تستخدم الشركات جرد مخزون البضائع الجاهزة لتحديد مقدار المخزون المتاح للشحن بمجرد تقديم الطلب. يتم استخدامه بشكل شائع من قبل الشركات التي تخزن كل من المواد الخام والسلع النهائية.

يتم استخدامه أيضًا للتنبؤ بتكاليف المخزون عن طريق حساب التكلفة الإجمالية للمخزون (المواد الخام والسلع التامة الصنع).

الصيغة: قيمة البضائع النهائية للعام السابق + (COGM - COGS)

كمية الطلب الاقتصادي

تُعرَّف كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) على أنها أمر الشراء الأمثل الذي يجب أن تقوم به شركتك لمخزونها لزيادة مساحة التخزين إلى الحد الأقصى وتقليل نفاد المخزون.

يتم حسابه بأخذ الجذر التربيعي لـ [2SD] / H = EOQ.

حيث تشير H إلى تكلفة الحيازة (لكل وحدة ، في السنة) ،

S هي رسوم الإعداد (لكل طلب بما في ذلك المناولة والشحن) ،

D هو معدل الطلب (متوسط ​​كمية المخزون المباع سنويًا).

افكار اخيرة

يعد تزويد شركتك بأدوات أفضل لإدارة المخزون جزءًا لا يتجزأ من ضمان نجاحها بشكل عام. تعتبر هذه الأدوات ، عند دمجها مع نظام جرد دائم ، طريقة ممتازة لإدارة مخزونك بشكل فعال.

ومع ذلك ، فإن اختيار نظام الجرد الدائم هو جزء واحد فقط من المعادلة ؛ ستحتاج أيضًا إلى البرامج والتكاملات والشركاء المناسبين لتحسين جهودك اللوجستية. يمكن أن يكون SkuVault متجرك الشامل لكل مخزون.

يمكّنك SkuVault من قضاء وقت أقل في مهام إدارة المخزون مع الحفاظ على رؤية كاملة لسلسلة التوريد الخاصة بك. قم بجدولة عرض توضيحي اليوم وسنوضح لك كيف يمكننا مساعدتك في العمل على عملك وليس فيه .