O que é um Sistema de Inventário Perpétuo e como ele funciona

A gestão de estoque influencia diretamente na lucratividade e, portanto, é um dos ativos mais importantes do seu negócio. Se você tiver pouco estoque, corre o risco de falta de estoque e perda de clientes.

Você pode ter que lidar com taxas de armazenamento exorbitantes, capital de negócios drenado e um resultado negativo se tiver muito estoque. Como resultado, a importância de uma gestão de estoque eficiente não pode ser exagerada.

Então, quais etapas você deve tomar para realizar um gerenciamento de estoque eficaz?

O gerenciamento eficaz de estoque requer um equilíbrio entre ter estoque suficiente para atender às demandas dos clientes em seu negócio de comércio eletrônico e ter estoque em excesso suficiente para amortecer qualquer aumento inesperado na demanda. Os sistemas que tornam isso possível são chamados de Sistemas de Gerenciamento de Estoque.

Em linhas gerais, esses sistemas de estoque são agrupados em duas categorias: sistemas de estoque perpétuo e sistemas de estoque periódico.

Ambos ajudam você a gerenciar tarefas relacionadas ao estoque, incluindo rastreamento e registro de rotatividade, remessa e muito mais.

O que é Inventário Perpétuo?

O Inventário Perpétuo é um processo de contabilidade de estoque que registra alterações nos registros de estoque — como vendas, processamento e produtos ingeridos — no momento da ocorrência.

Em outras palavras, o estoque permanente é o estoque reconciliado em tempo real . O inventário periódico, por outro lado, requer contagens manuais e programadas.

Sistemas de Inventário Perpétuo vs. Periódico

Uma das principais diferenças entre os sistemas de inventário permanente e periódico é o método pelo qual o inventário é rastreado. Vamos olhar mais de perto.

O que é um Sistema de Inventário Perpétuo?

Em termos simples, um sistema de estoque permanente é um método baseado em tecnologia de gerenciamento de estoque usado para rastrear o estoque à medida que é vendido ou recebido em tempo real.

Nesse caso, a tecnologia normalmente é um software de gerenciamento de ativos corporativos, um sistema computadorizado de ponto de venda ou ambos.

Independentemente de qual tecnologia é usada, ela coleta dados automaticamente e exibe alterações detalhadas nos níveis de estoque à medida que ocorrem.

O que é um Sistema de Inventário Periódico?

Um inventário periódico, por outro lado, é totalmente o oposto. Isso é feito fisicamente, o que significa que o estoque deve ser contado fisicamente por um membro de sua equipe antes de poder ser comparado aos dados de vendas.

Uma maneira fácil de lembrar isso é que os sistemas periódicos registram dados “periodicamente”, enquanto os sistemas perpétuos estão “perpetuamente” rodando em segundo plano, registrando todas as informações de inventário relevantes.

Os métodos de inventário periódico deixam muito espaço para erros e não são os sistemas de gerenciamento de inventário mais ineficientes.

Quando você deve usar um sistema de inventário perpétuo para seu negócio de comércio eletrônico?

Se o seu negócio de varejo lida com um alto volume de vendas, como a maioria das marcas de comércio eletrônico, um sistema de estoque perpétuo é o melhor caminho a seguir. No entanto, até mesmo as pequenas empresas se beneficiarão desse sistema de gerenciamento de estoque para simplificar e automatizar as tarefas relacionadas ao estoque.

As vantagens e desvantagens de um sistema de inventário perpétuo

Um sistema de inventário perpétuo é muito superior a um sistema de inventário periódico para o seu negócio de comércio eletrônico por vários motivos. A maior vantagem, sem exceção, é que reduz significativamente o erro humano. Outras vantagens incluem:

Sem tempo de inatividade

Como tudo depende da tecnologia, os níveis de estoque são atualizados instantaneamente usando o sistema de gerenciamento de estoque permanente. Você pode dizer adeus à tarefa demorada de realizar uma contagem de estoque físico, bem como ao tempo de inatividade comercial resultante e às oportunidades de vendas perdidas.

Como bônus, você obtém uma organização de depósito mais eficiente e economiza tempo dos funcionários. Você também desfruta de custos mais baixos na cadeia de suprimentos, fluxo de caixa aprimorado e um aumento nos resultados de sua empresa.

Melhora sua previsão

A previsão precisa é um componente crítico do gerenciamento de estoque eficaz. A Cisco, gigante dos equipamentos de rede, aprendeu da maneira mais difícil sobre as consequências da má previsão de ações em 2001.

Ela teve que dar baixa em cerca de US$ 2,25 bilhões em componentes de equipamentos e matérias-primas como prejuízo.

Sua empresa pode não estar nessa escala ainda, mas uma perda é uma perda – ainda dói. Com a ajuda de um sistema de inventário permanente, você pode evitar uma perda para o seu negócio. Como você pode acompanhar todas as transações, pode garantir total responsabilidade pelo produto sob demanda.

Registra dados em tempo real

Um sistema de inventário permanente também é mais preciso do que um sistema de inventário periódico. A razão para isso é simples: como as principais tarefas de gerenciamento de estoque são automatizadas, os dados de vendas e estoque são registrados assim que ocorrem, o que tem aplicações positivas para previsão de estoque e auditorias.

O que isso significa para o seu negócio de comércio eletrônico é que você terá uma conta de inventário mais precisa sempre que precisar.

Como resultado, você pode tomar medidas para evitar rupturas de estoque, bem como escassez de produtos e produção.

Reduz os custos de gerenciamento de estoque

Um sistema de inventário permanente fornece um conjunto de dados abrangente de todas as métricas relacionadas ao seu inventário. A melhor parte é que, uma vez que a fórmula do sistema de custeio esteja configurada corretamente, a análise desses dados é relativamente simples (mais sobre isso mais adiante).

Isso tem um efeito positivo em termos de redução da quantidade de dinheiro que você gasta no gerenciamento de estoque. Com os dados, você pode prever a demanda com mais precisão e evitar o excesso de matéria-prima e estoque.

Você também pode aumentar ou diminuir o custo de manutenção de estoque com base na demanda, garantindo que não esteja pagando por armazenamento desnecessário e vice-versa.

Desvantagens dos Sistemas de Inventário Perpétuo

Antes de entrarmos nos contras do sistema de inventário perpétuo, é importante notar que, embora alguns dos pontos a seguir sejam listados como contras, eles são mais como pequenos inconvenientes quando comparados à alternativa (sistema de inventário periódico).

Auditoria Anual de Estoque Físico

Mesmo se você tiver um sistema de gerenciamento de inventário permanente, precisará contar fisicamente seu inventário para sincronizar seus dados.

Essa contagem é necessária porque o inventário registrado pode não refletir com precisão o que está fisicamente em estoque ao longo do tempo, muito menos contabilizar remessas descartadas ou inventário sob pedido, incluindo contabilização de quebras, mercadorias roubadas e perda por encolhimento (que são riscos associados ao estoque em seu negócio).

Se você está procurando as formas mais eficientes de auditar seu inventário, dê uma olhada em nosso post sobre contagem cíclica .

O encolhimento ocorre por vários motivos, incluindo erro do fornecedor, roubo de funcionários e erros de papelada. É um problema caro para o seu negócio que pode resultar em perda de lucro: você não pode recuperar seus custos de estoque e não pode vender o estoque para gerar receita.

A boa notícia é que o encolhimento pode ser deduzido de suas declarações de impostos pessoais ou comerciais quando for descoberto. Os registros meticulosos fornecidos por um sistema de inventário permanente podem ajudar nisso.

Manutenção e monitoramento constante de registros

Mais dados significa mais responsabilidade. Como os sistemas de inventário permanente são projetados para rastrear e registrar todas as transações de inventário, você precisará estabelecer um sistema de manutenção e monitoramento de registros igualmente robusto para todos os dados coletados.

Por quê?

Erros e itens digitalizados incorretamente podem afetar seus registros de inventário.

Felizmente, você pode lidar com isso matematicamente usando fórmulas (correções) que respondem pela maioria desses fatores. Chegaremos a isso em um minuto.

Custos de configuração mais altos

Os sistemas de inventário perpétuo podem ser mais caros para implementar o método de gerenciamento de inventário periódico como resultado das necessidades de software, equipamentos e treinamento.

No entanto, a configuração inicial custa mais do que se paga em atualizações de estoque em tempo real e contabilidade precisa de estoque disponível.

Esses recursos ajudam sua empresa de comércio eletrônico a evitar rupturas de estoque e incentivam o contato mínimo dos funcionários com o inventário.

Como o estoque é rastreado em um sistema de estoque perpétuo?

Já estabelecemos que um sistema de inventário permanente funciona atualizando instantaneamente as contagens de estoque à medida que ele é comprado ou vendido. Aqui está um breve resumo de como o sistema funciona.

Para os propósitos deste guia, o foco está em cinco métricas – nível de estoque, CPV (custo das mercadorias vendidas), pontos de reabastecimento, pedidos de compra e estoque recebido.

Observação: o processo pode diferir um pouco quando integrado ao seu negócio e depende de como sua cadeia de suprimentos está estruturada. Recomendamos agendar uma demonstração para que possamos personalizar o SkuVault para atender às suas necessidades específicas.

1. Nível de estoque

Quando um produto é vendido, um RFID (identificação por radiofrequência) ou leitor de código de barras é usado para notificar o sistema de gerenciamento de estoque vinculado ao seu sistema de ponto de venda sobre uma atualização de débito.

Essa alteração é então registrada pelo sistema e distribuída para todos os canais de vendas.

2. CPV (Custo das Mercadorias Vendidas)

O CPV , assim como o nível de estoque da sua empresa, é atualizado e recalculado em tempo real. Ou seja, sempre que um item é adicionado ou removido do seu inventário.

3. Reordenar Pontos

O uso contínuo do sistema de gerenciamento de estoque permanente gera dados históricos de estoque e vendas , que podem ser configurados para atualizar automaticamente os pontos de reabastecimento com o fluxo do volume de vendas da sua empresa para garantir que os níveis ideais de estoque sejam mantidos em todos os momentos.

4. Pedidos de compra

Isso é feito automaticamente sempre que um SKU ou item atinge o ponto de reabastecimento especificado, sem a necessidade de intervenção humana. Ou seja, um novo pedido de transação é gerado e enviado ao seu fornecedor automaticamente.

5. Produtos Recebidos

Sistemas de gerenciamento de estoque como o SkuVault são projetados para funcionar bem com software de gerenciamento de armazém. Isso significa que assim que o estoque é recebido e digitalizado em seu depósito, ele é atualizado automaticamente em seu painel de gerenciamento de estoque.

Um sistema de inventário permanente, em essência, usa dados coletados de cada estágio do processo de gerenciamento de inventário para manter sua cadeia de suprimentos funcionando sem problemas. Essas etapas são repetidas indefinidamente enquanto o sistema estiver ligado.

Fórmulas no Inventário Perpétuo

As empresas usam vários métodos para contabilizar o custo do estoque disponível. Independentemente disso, o custo total do estoque faturado permanece constante.

Ao usar um sistema de estoque permanente, esses sistemas ou fórmulas de custeio de estoque fornecem uma maneira mais eficiente de acompanhar as contagens de estoque.

Compilamos uma lista dos métodos mais populares, bem como como você pode aplicá-los ao seu negócio, abaixo.

A abordagem primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO)

O princípio subjacente a essa abordagem é simples: garantir que o estoque seja comprado na mesma ordem em que foi criado ou comprado.

Este método é útil se você mantiver produtos perecíveis à mão. Também é vantajoso se você estocar bens não perecíveis porque os itens que foram armazenados por um longo período de tempo podem ficar desatualizados, danificados ou não vendáveis.

Uma das maneiras mais eficazes de incorporar o FIFO em seu processo de inventário permanente é adicionar novos produtos na parte de trás de seu almoxarifado, garantindo que o estoque mais antigo seja o primeiro a sair da prateleira quando um pedido chegar.

A abordagem Last In, First Out (LIFO)

Ao contrário do método FIFO, que calcula o custo das mercadorias vendidas na ordem em que foram recebidas, o método LIFO calcula o CPV (custo das mercadorias vendidas) usando o custo do pedido de compra de estoque mais recente.

Em termos mais simples, o estoque é calculado e ajustado com base no custo total de um pedido de compra e, em seguida, comparado aos dados de vendas, em contraste com os níveis de estoque sendo alterados a cada venda.

Abordagem de Custo Médio Ponderado

A abordagem de custo médio ponderado é usada para determinar quanto estoque foi vendido e quais são os níveis de estoque atuais em um determinado momento.

É calculado como CPV/número total de estoque em estoque.

Abordagem de produtos acabados

As empresas usam a contagem de estoque de produtos acabados para determinar quanto estoque está disponível para envio assim que um pedido é feito. É comumente usado por empresas que estocam matérias-primas e produtos acabados.

Também é usado para prever os custos de estoque, calculando o custo total do estoque (matérias-primas e produtos acabados).

Fórmula: Valor do produto acabado do ano anterior + (COGM – CPV)

Quantidade de pedido econômico

A quantidade de pedido econômico (EOQ) é definida como o pedido de compra ideal que sua empresa deve fazer para seu estoque para maximizar o espaço de armazenamento e minimizar a falta de estoque.

É calculado tomando a raiz quadrada de [2SD] / H = EOQ.

Onde H significa Custo de Manutenção (por unidade, por ano),

S é taxas de configuração (por pedido, incluindo manuseio e envio),

D é a taxa de demanda (quantidade média de estoque vendida anualmente).

Pensamentos finais

Fornecer à sua empresa melhores ferramentas de gerenciamento de estoque é parte integrante de garantir seu sucesso geral. Essas ferramentas, quando combinadas com um sistema de estoque permanente, são uma excelente maneira de gerenciar seu estoque com eficiência.

No entanto, selecionar um sistema de estoque permanente é apenas uma parte da equação; você também precisará do software, das integrações e dos parceiros certos para otimizar seus esforços de logística. O SkuVault pode ser seu balcão único para todo o inventário.

O SkuVault permite que você gaste menos tempo em tarefas de gerenciamento de estoque, mantendo uma visão completa de sua cadeia de suprimentos. Agende uma demonstração hoje e mostraremos como podemos ajudá-lo a trabalhar em seu negócio e não nele.